開源BPM系統(tǒng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

文/霍建同 李云春 楊秀梅

開源BPM系統(tǒng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

文/霍建同 李云春 楊秀梅

高校信息化建設(shè)，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，從管理信息化，逐步向服務(wù)信息化轉(zhuǎn)變。業(yè)務(wù)流程管理與再造，做為提高業(yè)務(wù)效率和服務(wù)滿意度的重要手段，在高校信息化過程中也發(fā)揮著越來越重要的作用，同時，也對業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)提出了以下要求：

業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)要能夠方便、快速地構(gòu)建業(yè)務(wù)流程，并使流程運轉(zhuǎn)起來。

業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)具有報表分析功能，能夠通過真實業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反映出業(yè)務(wù)流程的瓶頸，從而進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

本文通過介紹開源BPM軟件ProcessMaker在高校中信息化中的應(yīng)用，說明如何通過業(yè)務(wù)流程管理，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造。

工作流技術(shù)與業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)

工作流技術(shù)（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機(jī)以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示，并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個參與者之間，利用計算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或是任務(wù)。工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System,WfMS）的主要功能是通過計算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程之間以及群體成員之間的信息交互。

業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM)，是一套達(dá)成企業(yè)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)整合的全面管理模式。BPM涵蓋了人員、設(shè)備、桌面應(yīng)用系統(tǒng)、企業(yè)級用等內(nèi)容的優(yōu)化組合，從而實現(xiàn)跨應(yīng)用、跨部門、跨合作伙伴與客戶的企業(yè)運作。 BPM通常以Internet方式實現(xiàn)信息傳遞、數(shù)據(jù)同步、業(yè)務(wù)監(jiān)控和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)升級優(yōu)化。顯而易見，BPM不但涵蓋了傳統(tǒng)“工作流”的流程傳遞、流程監(jiān)控的范疇，而且突破了傳統(tǒng)“工作流”技術(shù)的瓶頸。BPM的推出，是工作流技術(shù)和企業(yè)管理理念的一次劃時代飛躍。

開源業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)ProcessMaker

ProcessMaker（下文簡稱PM）是一個開源的業(yè)務(wù)流程管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的，基于表單和審批的流程流轉(zhuǎn)。PM基于B/S架構(gòu)，使用php語言開發(fā)，實現(xiàn)了通過簡單的拖拽設(shè)計流程和表單，被評為2013年工作流和業(yè)務(wù)流程管理最佳開源軟件。PM的整體架構(gòu)設(shè)計如圖1所示。

PM架構(gòu)中使用了大量的開源代碼，并且提供了Web Service接口，供外部系統(tǒng)調(diào)用，同時還提供了插件的功能，用戶可以自己編寫插件，來連接第三方系統(tǒng)或者擴(kuò)展系統(tǒng)功能。

從功能上講，PM主要分為流程設(shè)計和流程運轉(zhuǎn)兩部分。

流程設(shè)計主要分為流程圖設(shè)計、表單設(shè)計和權(quán)限設(shè)計。流程圖設(shè)計，主要是根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則，在瀏覽器中，使用拖拽的方式，繪制流程圖。流程圖的主要元素為任務(wù)和流轉(zhuǎn)規(guī)則。任務(wù)是流程的一個節(jié)點，需要用戶完成一定的動作，大部分動作是填寫表單，有得時也可以使上傳文檔。流轉(zhuǎn)規(guī)則表示流程的流轉(zhuǎn)方向，主要分為順序流轉(zhuǎn)，基于條件的流轉(zhuǎn)，基于判斷的流程等方式。

流程圖設(shè)計完成之后，則需要設(shè)計表單。表單的設(shè)計主要通過圖形界面的表單編輯器完成。表單編輯器提供了大部分常用的表單控件，如文本框、下拉框、單選框、復(fù)選框、日期等，還可以在表單中加入JS代碼，完成數(shù)據(jù)的驗證與計算等功能。表單設(shè)計完成之后，需要在流程圖中，將任務(wù)節(jié)點同表單關(guān)聯(lián)起來，即指定每個任務(wù)節(jié)點完成哪些表單。

表單設(shè)計完成之后，要進(jìn)行權(quán)限設(shè)計。權(quán)限設(shè)計包括指定任務(wù)的執(zhí)行人，以及每個用戶或者角色對表單及流程的權(quán)限。

圖1 PM整體架構(gòu)設(shè)計

圖2 校園卡補辦流程

應(yīng)用實例

本部分通過網(wǎng)絡(luò)信息中心校園卡補辦的業(yè)務(wù)，說明使用業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)上網(wǎng)之后，對業(yè)務(wù)的優(yōu)化。

未使用PM系統(tǒng)之前，用戶補辦校園卡，首先需要到網(wǎng)絡(luò)信息中心提交一個校園卡補辦申請單，然后在第二天上午十點之后，到網(wǎng)絡(luò)信息中心取卡。網(wǎng)絡(luò)信息中心的工作人員，在收到校園卡補辦申請單之后，將信息錄入到收費系統(tǒng)中，記錄收費情況。第二天早上10點之前，工作人員會統(tǒng)一將昨天補辦的校園卡信息，一個一個地錄入到校園卡補辦系統(tǒng)中，進(jìn)行補卡操作。在整個過程中，用戶需要填寫一個單子，包括用戶的基本信息，并且需要到網(wǎng)絡(luò)信息中心兩次；網(wǎng)絡(luò)信息中心的工作人員需要把錄入兩次用戶的基本信息，一次錄入到收費系統(tǒng)中，另外一次錄入到校園卡系統(tǒng)中。實際流程如圖2所示。

使用PM系統(tǒng)實現(xiàn)校園卡補辦業(yè)務(wù)，首先將PM同學(xué)校的統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行了集成，這樣，用戶需要補卡的時候，首先只需要登錄系統(tǒng)，補充下聯(lián)系方式，并提交即可。由于集成了統(tǒng)一身份認(rèn)證，用戶也無需填寫個人的基本信息。

對于網(wǎng)絡(luò)信息中心的工作人員來說，由于PM通過插件，同收費系統(tǒng)和一卡通系統(tǒng)進(jìn)行了集成，因此，工作人員不再需要錄入用戶的基本信息，只需要在每個工作日上午10點之前，在校園卡系統(tǒng)中確認(rèn)辦卡，同時在用戶取卡時，確認(rèn)收費情況即可。

通過引用BPM系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)信息中心的工作人員減少了大量的錄入工作，用戶也減少了錄入，并且只需要到網(wǎng)絡(luò)中心一次即可，既提高了工作效率，又提高了用戶滿意度。

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造，有兩種不同的思路，一種是通過對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行建模和分析，進(jìn)行流程的優(yōu)化和再造；另一種是先通過業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)（BPMS），實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的信息化，然后，通過對系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，找到業(yè)務(wù)流程的瓶頸，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和再造。在實際的工作過程中，可以針對不同業(yè)務(wù)的復(fù)雜度和實際情況，選擇以上實施思路，也可以把兩種方式結(jié)合起來使用。

（作者單位為北京航空航天大學(xué)網(wǎng)絡(luò)信息中心）

清華大學(xué)發(fā)布《中國高校教師投影使用現(xiàn)狀及偏好調(diào)查報告》

日前，清華大學(xué)信息化技術(shù)中心針對北京、上海、華東、華南、西南、西北、內(nèi)蒙等9個片區(qū)的近3000位高校教師進(jìn)行了深入的調(diào)研，并完成《中國高校教師投影使用現(xiàn)狀及偏好調(diào)查報告》。調(diào)查顯示，對比度、穩(wěn)定性和亮度是目前全國高校教師選擇投影機(jī)的三大重要標(biāo)準(zhǔn)。

此次調(diào)查的目標(biāo)是希望通過了解教師日常使用投影教學(xué)的狀況，進(jìn)而得知教師對投影教學(xué)的真正需求，以總結(jié)出未來選購?fù)队皺C(jī)的參考指標(biāo)，讓科技能真正符合并滿足教學(xué)第一線的教師們的真實需求。主持調(diào)查的清華大學(xué)信息化技術(shù)中心鐘曉流教授表示，“通過調(diào)查研究分析得知，在教學(xué)過程中，文字文本位列教學(xué)投影內(nèi)容的第一位，有超過一半的教師使用文字內(nèi)容占其教學(xué)內(nèi)容的60%以上。為清楚呈現(xiàn)文字內(nèi)容，對比度躍升為選購教育投影機(jī)極為重要的指標(biāo)之一。”

該調(diào)查報告中還具體展示了在教學(xué)過程中，教師對于需投影的教學(xué)內(nèi)容的使用情況和應(yīng)用體驗。具體包括：

投影已成為重要教學(xué)工具。就教師的投影使用頻率的調(diào)查，有近75%的教師每周使用2～3次以上的投影機(jī)輔助教學(xué)，其中有20%甚至每天都在使用；在地區(qū)分配上，以上海和內(nèi)蒙古使用投影最為頻繁。

文字內(nèi)容首當(dāng)其沖。在所有被調(diào)查的老師中，高達(dá)67.5%的老師（共1819位）將“文字內(nèi)容”選擇為“其教學(xué)過程中投影最多的內(nèi)容”，超過一半的老師在教學(xué)中使用的文字內(nèi)容高達(dá)60%以上，甚至有30位教師認(rèn)為其教學(xué)中的文字內(nèi)容達(dá)100%；不難看出，文字內(nèi)容是當(dāng)前教師授課中最常用于投影的教學(xué)內(nèi)容。

圖片內(nèi)容使用程度低于文字內(nèi)容。有45%的受訪教師認(rèn)為，圖片內(nèi)容是其教學(xué)內(nèi)容中位列第二位的投影內(nèi)容。但是在這些教師中，88%的教師使用圖片的比例小于40%，甚至有近1/4的教師使用圖片的比例不足20%。

不同教學(xué)專業(yè)的投影偏好不同。在文字的投影效果中，85%以上的受訪教師最看重的投影效果是“線條清晰度”和“畫面對比度”，只有13%的教師認(rèn)為“色彩”很重要；而在圖片和視頻的投影效果中，大部分專業(yè)的教師認(rèn)為“畫面流暢度”和“畫面對比度”最重要，只有21.1%的教師選擇“色彩”最重要。選擇“色彩”的主要是藝術(shù)類教師。

教師們普遍認(rèn)為“穩(wěn)定性”、“亮度”和“對比度”是最重要的三大指標(biāo)，但是當(dāng)前對它們的滿意程度卻未成正比。為此，教師們提出了多項建議，包括希望投影設(shè)備的使用更為便捷智能，與教學(xué)更好地融合；希望進(jìn)一步改進(jìn)投影機(jī)的功能，提高亮度、對比度，實現(xiàn)使用時無需考慮環(huán)境光的影響等。