工程檔案的保密管理工作

韓健

該文通過對工程檔案保密管理工作的介紹，結(jié)合目前工程檔案保密管理工作方法及在冶金設(shè)計(jì)院多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對工程檔案保密管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容及管理方法進(jìn)行了探討。

1 引言

工程檔案主要存在于設(shè)計(jì)院或與建設(shè)相關(guān)的企業(yè)中，這是由工程檔案的產(chǎn)生特點(diǎn)所決定的。工程檔案是在工程建設(shè)活動中形成的，為重要的工程項(xiàng)目文件材料，包括工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件及附圖、主要設(shè)備材料表、概算書、施工圖、施工圖設(shè)計(jì)說明書、計(jì)算書、預(yù)算書等。工程檔案凝聚了工程設(shè)計(jì)人員的心血與智慧，是建設(shè)工程施工的依據(jù)，是設(shè)計(jì)院的重要技術(shù)支撐，也是國家的知識產(chǎn)權(quán)和寶貴財(cái)富。

工程檔案中涉及到的設(shè)計(jì)、產(chǎn)品信息等屬于企業(yè)或國家的核心秘密，關(guān)系到一個(gè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的進(jìn)程，甚至關(guān)系到國家的建設(shè)發(fā)展、利益及安全。為確保核心秘密的安全，必須做好工程檔案的保密管理工作。

2 管理方法

為了更好的完成工程檔案的保密管理工作，本人結(jié)合目前檔案保密管理工作方法，及在設(shè)計(jì)院多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)就以下幾個(gè)內(nèi)容進(jìn)行探討。

制度建設(shè)。完善的制度是工程檔案保密管理工作的基礎(chǔ)。一般地，檔案利用規(guī)章制度有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

在正常的檔案利用規(guī)章制度之下，對于保密方面，為了適應(yīng)檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，企業(yè)的工程檔案保密管理應(yīng)建立以下三個(gè)制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知有關(guān)科室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動；③建立保密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)保密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

隊(duì)伍建設(shè)。專業(yè)、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是工程檔案保密管理工作的要素。工程檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)，有高度的保密意識，把保守國家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨(dú)立處理工作中出現(xiàn)的一般問題。

管理體系建設(shè)。健全的管理體系是工程檔案保密管理工作的保障。具體內(nèi)容可分為：

成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組。成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長或分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)任組長，其他黨組成員任副組長，部門負(fù)責(zé)人任組員，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全院檔案保密工作。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源此外，進(jìn)一步健全保密和密碼工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，把領(lǐng)導(dǎo)干部履行責(zé)任制的情況納入黨組學(xué)習(xí)會和領(lǐng)導(dǎo)干部年度績效考核內(nèi)容。根據(jù)人員調(diào)整情況，及時(shí)調(diào)整保密領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)保密工作目標(biāo)責(zé)任管理，將日常工作和保密工作同布置、同安排、同要求，確保各項(xiàng)檔案保密工作任務(wù)的落實(shí)，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

加強(qiáng)保密檔案的日常管理。保密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

要加強(qiáng)保密檔案的科學(xué)管理。管理人員在調(diào)密工作中容易把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以某年某工程的檔案劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含保密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對與所查檔案無關(guān)的保密文件進(jìn)行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及保密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立保密文件統(tǒng)計(jì)臺賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。

技術(shù)支持建設(shè)。硬件、軟件、配套設(shè)施等技術(shù)支持是工程檔案保密管理工作的后盾。

檔案庫房的設(shè)立是配套設(shè)施的主要體現(xiàn)。從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，都應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。從企業(yè)檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

對于電子化的檔案文件，網(wǎng)絡(luò)安全尤為重要。將網(wǎng)上信息實(shí)行物理隔離的辦法是相對簡單并易操作的。這主要包括以下幾個(gè)方面：

設(shè)計(jì)院等企業(yè)的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)分離，嚴(yán)禁涉密機(jī)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)，并對于涉密計(jì)算機(jī)，統(tǒng)一采取口令設(shè)置，避免造成資料泄密。對可以上外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)要配備信息網(wǎng)絡(luò)的信息過濾系統(tǒng)、自我隔離系統(tǒng)和信息防護(hù)系統(tǒng)等。

禁止任何計(jì)算機(jī)私自安裝無線設(shè)備。給計(jì)算機(jī)安裝防火墻，殺毒軟件并定期進(jìn)行升級，要建立起萬無一失的安全網(wǎng)關(guān)防護(hù)體系、HTTPS加密傳輸?shù)冗m合企業(yè)自身的一些核心安全機(jī)制。

嚴(yán)格落實(shí)《移動存儲設(shè)備管理辦法》，利用新技術(shù)手段加強(qiáng)對移動存儲設(shè)備的使用進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。對內(nèi)網(wǎng)上使用的移動存儲設(shè)備進(jìn)行注冊、加密，讓外來移動存儲設(shè)備“進(jìn)不來”，讓內(nèi)網(wǎng)使用的移動存儲設(shè)備“拿不走”，內(nèi)部使用的移動存儲介質(zhì)在外網(wǎng)計(jì)算機(jī)上“不能用、改不了”。本設(shè)計(jì)院針對工程圖紙等CAD文件進(jìn)行加密處理，效果良好。

完善涉密計(jì)算機(jī)、移動磁介質(zhì)、涉密筆記本電腦、多功能一體機(jī)等辦公設(shè)備的購置、領(lǐng)取、使用、清退、維修、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理要求，抓好全過程安全保密職責(zé)的監(jiān)督和落實(shí)。

應(yīng)設(shè)有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員及時(shí)對企業(yè)單位的計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)安裝補(bǔ)丁，修補(bǔ)漏洞，及時(shí)升級防病毒軟件和病毒代碼庫，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面掃描，清除病毒、木馬。本設(shè)計(jì)院在科室設(shè)置中，專門設(shè)有科技部下屬的計(jì)算機(jī)室負(fù)責(zé)這部分工作。

加強(qiáng)對各種涉密載體的管理，對密件、密品的制作、傳閱、銷毀等各環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程監(jiān)管，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)。

工程檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)的歷史資料，是權(quán)威性的參考依據(jù)，是企業(yè)及國家的核心秘密。只有做好了工程檔案保密管理工作，才能為我國工程行業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)、可靠、有效的數(shù)據(jù)與知識技術(shù)，為我國可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。