綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策

韋群慧 廣西南寧市第六人民醫(yī)院 530003

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄［1］。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成之一，隨著當(dāng)前醫(yī)療體制改革不斷地深入，其也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，由以往的邊緣化管理逐漸向管理的內(nèi)核靠近。作為綜合性醫(yī)院檔案管理者在新時(shí)期應(yīng)在注重全面了解醫(yī)院的發(fā)展動(dòng)態(tài)以及檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析并找出解決問(wèn)題的良策，促使醫(yī)院檔案管理走向良性發(fā)展的道路?，F(xiàn)將筆者所在醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀以及如何發(fā)展淺談如下。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 院方領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，檔案管理質(zhì)量偏低 醫(yī)院檔案

管理水平的高低可以折射出醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。當(dāng)前，各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍存在僅注重醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)人才的培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)的發(fā)展以及醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理在醫(yī)院管理工作中所起的積累經(jīng)驗(yàn)與規(guī)劃未來(lái)等價(jià)值，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的指導(dǎo)作用認(rèn)識(shí)不足，抱著走過(guò)場(chǎng)、應(yīng)付檢查的心態(tài)對(duì)待醫(yī)院檔案管理工作，因此，不能充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使得部分檔案出現(xiàn)遺失、不完整、利用率低等問(wèn)題，醫(yī)院檔案管理工作處于停滯不前、水平偏低的階段。

1.2 工作制度尚不完善，檔案實(shí)用價(jià)值未能充分發(fā)揮 醫(yī)院管理中，大部分的醫(yī)院都是按照國(guó)家衛(wèi)生部門所制定的要求來(lái)確立醫(yī)院的管理制度以及各部門工作人員的相關(guān)職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)卻比較少，部分醫(yī)院甚至沒(méi)有將檔案管理質(zhì)量納入醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的目標(biāo)考核之中，加上醫(yī)院內(nèi)部部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致部分重要檔案存在歸檔不及時(shí)、存檔率偏低等現(xiàn)象。這樣無(wú)法高效率地對(duì)醫(yī)療管理、科學(xué)研究等工作提供借鑒和利用［2］。檔案的實(shí)用價(jià)值在醫(yī)院的管理工作中未能得到體現(xiàn)。

1.3 檔案管理人員個(gè)人能力不高，檔案管理整體水平受到制約 當(dāng)前各醫(yī)院在日常工作中普遍存在僅重視醫(yī)療技術(shù)人才的培養(yǎng)與繼續(xù)教育，而檔案管理人員較少有獲得繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，因此導(dǎo)致其不能及時(shí)獲取最新的檔案管理理念與方法，檔案管理僅停滯在傳統(tǒng)手工操作階段，檔案質(zhì)量較低。同時(shí)檔案管理人員中也存在認(rèn)為檔案管理工作不重要的思想誤區(qū)，工作積極性不高，因此很難將醫(yī)院檔案按照要求做到規(guī)范化與細(xì)致化，這樣使得整個(gè)醫(yī)院檔案管理水平的發(fā)展都受到了制約。

1.4 現(xiàn)代化配套設(shè)施跟不上，檔案管理模式還處于傳統(tǒng)手工操作階段 隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也開(kāi)始廣泛應(yīng)用于人們生活與工作中，醫(yī)院管理模式也實(shí)現(xiàn)了信息化，但很多醫(yī)院檔案管理還處于傳統(tǒng)手工檔案階段，未進(jìn)行電子化管理，沒(méi)有建立獨(dú)立的醫(yī)院內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，醫(yī)院內(nèi)部各科室間不能通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。而繁雜的檔案資料通過(guò)傳統(tǒng)手工操作，常出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)與抄寫(xiě)錯(cuò)誤，反復(fù)調(diào)用原件也會(huì)使得檔案原件紙張受損等問(wèn)題出現(xiàn)，這些都將直接影響檔案的安全性、完整性。

2 提高醫(yī)院檔案管理水平的幾點(diǎn)策略

2.1 管理階層提高思想認(rèn)識(shí)，更新檔案管理理念 理念是行動(dòng)的先導(dǎo)、行為的準(zhǔn)則，它將直接影響醫(yī)院開(kāi)展實(shí)際工作的成效［3］。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理決策與督促者，其重視與支持是做好檔案工作的關(guān)鍵［4］。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并把檔案管理納入醫(yī)院日常管理工作之中，學(xué)習(xí)與借鑒其他醫(yī)院先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)本院實(shí)際情況制定行之有效的檔案管理制度，將檔案管理工作做到規(guī)范化、科學(xué)化與明細(xì)化。制定詳細(xì)的檔案管理細(xì)則，關(guān)心醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，并做到明確獎(jiǎng)懲制度，責(zé)任到人。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，組織檔案管理人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，將檔案管理質(zhì)量與績(jī)效工資掛鉤，讓檔案管理人員能切身感受到高質(zhì)量的檔案管理對(duì)其的收益，從而充分調(diào)動(dòng)工作激情，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的全面提升。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要改變以往只重視醫(yī)療技術(shù)而輕檔案管理的思想，將醫(yī)療技術(shù)管理與醫(yī)院檔案管理放到同等重要的地位，努力做到兩手抓與共同進(jìn)步，讓醫(yī)療技術(shù)與檔案管理工作共同成為醫(yī)院日常管理工作中不可或缺的組成部分。

2.2 合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源，發(fā)揮醫(yī)院檔案的實(shí)用價(jià)值

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成，是醫(yī)院精神形成的基礎(chǔ)［5］。醫(yī)院檔案管理是一個(gè)連續(xù)、動(dòng)態(tài)、長(zhǎng)期的管理過(guò)程，內(nèi)容與形式需要不斷地更新與改進(jìn)。在不涉及單位機(jī)密與個(gè)人隱私的前提下，醫(yī)院可積極地有針對(duì)性的向醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)放檔案資料，通過(guò)更深層次地開(kāi)發(fā)與利用檔案資源，提高檔案的利用率，同時(shí)也有利于醫(yī)院內(nèi)部信息流通與管理，從而提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，更有利于醫(yī)院整體的形象。

如何合理開(kāi)發(fā)與利用醫(yī)院檔案資源，實(shí)現(xiàn)其在醫(yī)院管理中的重要作用，筆者認(rèn)為可以從兩個(gè)方面入手：（1）積極開(kāi)展醫(yī)療檔案創(chuàng)效工作。醫(yī)院檔案管理專職人員應(yīng)通過(guò)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集、加工與分析等技術(shù)手段，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)進(jìn)行跟蹤與超前服務(wù)，從而有效促進(jìn)檔案資料為醫(yī)院發(fā)揮高效能。（2）醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)對(duì)醫(yī)院各種檔案資料進(jìn)行總結(jié)與匯編，并建立電子檔案與醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享，為醫(yī)院的科研機(jī)構(gòu)改革、人事變動(dòng)和職稱評(píng)定等提供準(zhǔn)確而詳實(shí)的第一手資料。

2.3 建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員自身素質(zhì)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，逐步健全與完善檔案管理工作，使檔案管理工作中的歸檔調(diào)檔、保存保密、庫(kù)存管理與銷毀等各項(xiàng)工作均能有法可依、有章可循，避免檔案管理工作中存在的放任與隨意性，確保醫(yī)院檔案管理工作的健康、良性發(fā)展。同時(shí)檔案管理人員還應(yīng)加強(qiáng)相互間的交流與學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理人員的職業(yè)道德與業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)納入培養(yǎng)人才的計(jì)劃之中，通過(guò)各種培訓(xùn)與教育手段提高檔案管理隊(duì)伍的整體水平。應(yīng)定期舉辦各種檔案技能與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，定期聘請(qǐng)檔案管理方面相關(guān)專家與經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人才親臨醫(yī)院指導(dǎo)檔案管理工作，對(duì)檔案管理中取得的成績(jī)應(yīng)充分肯定，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正，使醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化。檔案管理人員自身也應(yīng)培養(yǎng)大局、全局與責(zé)任意識(shí)，愛(ài)崗敬業(yè)，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，尤其是當(dāng)今的信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)管理模式的推廣與普及，檔案管理人員更應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)并能熟練操作計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，努力提高醫(yī)院檔案管理水平。同時(shí)還應(yīng)注意對(duì)被借閱與調(diào)出的檔案高度負(fù)責(zé)，跟蹤其流向并給予詳細(xì)記錄，限制檔案的借閱與歸檔時(shí)間，避免應(yīng)用過(guò)程中的損壞與流失。檔案管理人員應(yīng)由過(guò)去的被動(dòng)進(jìn)行檔案管理轉(zhuǎn)向積極主動(dòng)管理，自覺(jué)貫徹醫(yī)院管理政策，樹(shù)立正確的檔案管理觀，用實(shí)際行動(dòng)與工作成效實(shí)現(xiàn)自身在檔案管理工作中的價(jià)值。

2.4 加快硬件建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化 傳統(tǒng)檔案管理存在手工操作繁瑣、信息儲(chǔ)備少、檢索速度慢等缺點(diǎn)，已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理追求準(zhǔn)確、高效的目標(biāo)。醫(yī)院在檔案管理方面應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，加大檔案管理中必要的基礎(chǔ)設(shè)施與辦公設(shè)備的投入，為醫(yī)院檔案管理配置計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，并通過(guò)檔案管理系統(tǒng)專用軟件對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行電子立卷、編排、檢索、統(tǒng)計(jì)與借閱等管理工作，促進(jìn)檔案管理走向電子化、信息化、自動(dòng)化，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作效能。同時(shí)依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，為醫(yī)院檔案管理配置專門的辦公室、閱檔室與庫(kù)房，添置保護(hù)檔案所必需的一些硬件設(shè)施，如空調(diào)、消防器材、監(jiān)控器材等，努力為檔案管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。

醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題［6］。檔案管理的現(xiàn)代化要求，是時(shí)代發(fā)展的需要，可以促使檔案管理工作人員采用系統(tǒng)工程、電子網(wǎng)絡(luò)以及目標(biāo)管理等科學(xué)管理手段進(jìn)行創(chuàng)新工作，因此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)采用現(xiàn)代化技術(shù)手段、多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行檔案服務(wù)與管理。但應(yīng)注意在檔案管理由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型為現(xiàn)代化模式期間，不能對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行全盤否定，應(yīng)將其與現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合互為補(bǔ)充，一方面不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理，另一方面選擇適宜本院檔案管理的系統(tǒng)軟件并建立檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的改革與進(jìn)步。

醫(yī)院檔案管理質(zhì)量高低是衡量醫(yī)院管理水平高低的重要標(biāo)志，其在醫(yī)院管理中有著舉足輕重的地位。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及其檔案管理人員必須認(rèn)真分析本院檔案管理現(xiàn)狀，更新檔案管理意識(shí)與提高檔案管理水平，并依據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況制定一套行之有效地提升檔案管理質(zhì)量的措施，努力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、電子化與現(xiàn)代化。

［1］ 張浩，魯先群.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策〔J〕.安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，12（5）：13－14.

［2］ 趙玉玲.淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策〔J〕.中國(guó)醫(yī)藥指南，2013，11（34）：578－579.

［3］ 張曦.淺談如何做好三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院檔案管理工作〔J〕.北方藥學(xué)，2012，9（10）：77.

［4］ 馮東晉.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策〔J〕.中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，（13）：234.

［5］ 李江峰，張慧，陳霞.綜合性醫(yī)院檔案管理運(yùn)行機(jī)制研究〔J〕.中國(guó)醫(yī)藥指南，2012，10（9）：615－617.

［6］ 孫希文.談現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的三要素〔J〕.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，24（6）：173－174.