中醫(yī)藥研究生教育信息化建設(shè)的相關(guān)思考

朱 磊，鄺衛(wèi)紅，史亞飛，任金玲

（廣州中醫(yī)藥大學(xué)，廣東 廣州 510405）

在當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛普及的現(xiàn)實(shí)背景下，隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大和管理要求的日益提高，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，提高管理工作的效率和水平已成為一種非常有效的手段和途經(jīng)。近年來我國(guó)研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)張，各高校在校生人數(shù)、畢業(yè)生人數(shù)、授予學(xué)位人數(shù)隨之逐年攀高，對(duì)研究生院（處）的學(xué)生教務(wù)、學(xué)籍、培養(yǎng)、畢業(yè)、學(xué)位、就業(yè)等日常管理工作提出了更高的要求。為了提高研究生業(yè)務(wù)管理工作效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、研究生院、各二級(jí)單位、相關(guān)職能部門、導(dǎo)師、學(xué)生之間的互動(dòng)平臺(tái)，建立適合研究生管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)研究生計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，推動(dòng)研究生教育發(fā)展的必要舉措。

1 中醫(yī)藥研究生教育進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性

研究生教育信息化水平對(duì)教育信息資源的開發(fā)利用程度起到了重要助推作用，也成為衡量學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志［1］，因而開展專業(yè)化研究生教育管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化管理在當(dāng)前我國(guó)中醫(yī)藥院校勢(shì)在必行，理由如下：

1.1 形勢(shì)發(fā)展需要

2003年起我國(guó)碩士研究生開始大規(guī)模擴(kuò)招，以調(diào)整研究生教育結(jié)構(gòu)，順應(yīng)我國(guó)高等教育大眾化和普及化的發(fā)展趨勢(shì)。以廣州中醫(yī)藥大學(xué)為例，近年來研究生辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大（2004年報(bào)名超過千人，2012年首破兩千，2013年達(dá)2，328人），學(xué)生人數(shù)不斷增多（目前在校研究生人數(shù)超過4，000人），培養(yǎng)類型復(fù)雜多樣（全日制、兼讀制、七年制、非醫(yī)攻博、同等學(xué)歷、中醫(yī)師承、來華留學(xué)生多類型并存；學(xué)歷教育博士、博士專業(yè)學(xué)位、學(xué)歷教育碩士、碩士專業(yè)學(xué)位多層次兼容）。同時(shí)，近年來國(guó)家研究生教育整體趨勢(shì)逐步從規(guī)模擴(kuò)張向內(nèi)涵發(fā)展實(shí)行戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)移，學(xué)位與研究生教育工作環(huán)節(jié)更加細(xì)致、流程更加繁瑣、要求更加嚴(yán)格。不僅是增加了工作量，更增大了工作難度，管理稍不到位，就容易出現(xiàn)失誤。尤其是在研究生教育服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬（學(xué)歷即時(shí)注冊(cè)、學(xué)位網(wǎng)上認(rèn)證等），學(xué)生維權(quán)意識(shí)普遍增強(qiáng)的大環(huán)境下，對(duì)于學(xué)校和研究生管理相關(guān)部門而言，可謂任務(wù)越來越重，責(zé)任越來越大，風(fēng)險(xiǎn)越來越高。因而，原有的管理模式和辦公手段已不能充分適應(yīng)新形勢(shì)變化的需要。參考國(guó)內(nèi)外院校的成功經(jīng)驗(yàn)，大膽地走“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化”之路，實(shí)行計(jì)算機(jī)化教育管理是中醫(yī)藥院校研究生教育科學(xué)化發(fā)展的必然選擇。

1.2 管理流程需要

研究生管理是研究生院的主要日常工作之一，涉及到校、院、系（所、中心、基地）、師、生等不同層級(jí)，因此，理想狀態(tài)下的研究生教育管理應(yīng)該是一整套細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、銜接的規(guī)范流程。研究生從入學(xué)到畢業(yè)全過程中涉及招生辦、培養(yǎng)辦、學(xué)位辦、思政科、管理科、就業(yè)中心、二級(jí)單位、財(cái)務(wù)處、科技處、外事處（境外生）、后勤集團(tuán)等各級(jí)管理部門。如何采取有效措施，使用先進(jìn)手段，借以保障各部門之間信息流通、數(shù)據(jù)共享、增進(jìn)效率，是提高研究生管理水平必須解決的問題。

1.3 業(yè)務(wù)實(shí)際需要

研究生教務(wù)教學(xué)管理工作是研究生教育中的一個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)，是整個(gè)研究生管理的核心和基礎(chǔ)。面對(duì)紛繁復(fù)雜，種類繁多的數(shù)據(jù)和報(bào)表（如招生錄取數(shù)據(jù)，學(xué)籍注冊(cè)數(shù)據(jù)，學(xué)歷電子注冊(cè)、學(xué)位授予信息年報(bào)、就業(yè)去向登記、高基報(bào)表統(tǒng)計(jì)等等），手工處理方式已經(jīng)很難跟上現(xiàn)代化管理的步伐，稍有不慎，就可能使學(xué)生權(quán)益蒙受損失，給學(xué)校聲譽(yù)帶來?yè)p害。這已不單是人手短缺、任務(wù)量大的問題，而是工作質(zhì)量、辦公效率和事業(yè)安全的問題。隨著計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，各個(gè)方面都對(duì)研究生教務(wù)管理工作提出了更高的要求。盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行科學(xué)管理，已經(jīng)成為擺在整個(gè)研究生教育工作者面前亟待解決的課題之一。

2 中醫(yī)藥研究生教育實(shí)行信息化管理的優(yōu)越性

調(diào)研結(jié)果表明，全國(guó)大部分中醫(yī)院校已采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息化管理后在規(guī)范工作流程、提高工作效率、部門間共享數(shù)據(jù)、降低數(shù)據(jù)錯(cuò)漏率、實(shí)現(xiàn)校院分層管理、研究生分類指導(dǎo)、緊跟國(guó)家變化、即時(shí)信息發(fā)布等諸多方面均能夠發(fā)揮重要的作用，與原有管理模式和辦公手段相比，具有不可替代的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，具體表現(xiàn)在：

規(guī)范化管理，流程更加科學(xué)。研究生管理工作包括學(xué)生從入學(xué)開始到畢業(yè)全過程，包括招收錄取、學(xué)籍注冊(cè)、繳費(fèi)登記、導(dǎo)師選擇、培養(yǎng)計(jì)劃制定、課程選擇和考試、成績(jī)錄入與發(fā)布、論文評(píng)閱與答辯申請(qǐng)、學(xué)位審核與評(píng)定、學(xué)位授予、就業(yè)去向登記、學(xué)歷電子注冊(cè)、學(xué)位授予信息年報(bào)等十多個(gè)管理流程和模塊。管理流程的科學(xué)化和規(guī)范化對(duì)于學(xué)校研究生管理水平的提升將產(chǎn)生重大影響。

多部門信息共享，數(shù)據(jù)上報(bào)準(zhǔn)確度提高。管理系統(tǒng)依照國(guó)家、地方省市數(shù)據(jù)上報(bào)要求內(nèi)置報(bào)表模板，根據(jù)需要選擇上報(bào)數(shù)據(jù)內(nèi)容，采取學(xué)生自主填報(bào)，分級(jí)管理審批，定期維護(hù)升級(jí)等工作管理模式，實(shí)現(xiàn)信息部門間共享，提高上報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，降低人工失誤幾率。

實(shí)現(xiàn)校院兩級(jí)化管理。校院兩級(jí)化管理是研究生培養(yǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，隨著研究生招生人數(shù)的急劇增加，傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能滿足學(xué)生專業(yè)結(jié)構(gòu)逐漸細(xì)化的要求，學(xué)校勢(shì)必需要將研究生培養(yǎng)的工作逐步下放給系部和導(dǎo)師。同時(shí)，系統(tǒng)平臺(tái)提供的導(dǎo)師（管理部門）與學(xué)生互動(dòng)配合，對(duì)話操作的形式，有助于學(xué)生了解研究生教育流程，實(shí)現(xiàn)自我管理、自我服務(wù)、自我教育。

緊跟國(guó)家變化，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)。近年來我國(guó)學(xué)位與研究生教育工作發(fā)展迅速，改革積極、變化較多，如何更好地適應(yīng)新形勢(shì)變化，及時(shí)調(diào)整、妥善應(yīng)對(duì)，是各大高校均應(yīng)思考并尋求解決的課題。開發(fā)軟件系統(tǒng)的專業(yè)公司，為保證自己產(chǎn)品獲得長(zhǎng)期穩(wěn)定的認(rèn)可，會(huì)充分發(fā)揮其專業(yè)團(tuán)隊(duì)和資源技術(shù)優(yōu)勢(shì)，早于高校做出反應(yīng)，設(shè)計(jì)研發(fā)與國(guó)家變化要求對(duì)接的新功能、新模塊（比如數(shù)據(jù)報(bào)表的格式更新和替換），以滿足新老客戶的需要（管理系統(tǒng)提供免費(fèi)升級(jí)和更新服務(wù)）。

不同類型研究生分類指導(dǎo)。目前我國(guó)研究生類型多種多樣，從入學(xué)模式來分，除國(guó)家統(tǒng)招外，還有委培生、代培生、進(jìn)修生；從學(xué)位類型來分，有學(xué)術(shù)型學(xué)位研究生和專業(yè)學(xué)位研究生；從層次來分，有碩士生和博士生；從考試形式來分，有統(tǒng)考生、單考生，還有免試生；從教學(xué)模式來分，有全日制和非全日制等等。不同的研究生類型由于培養(yǎng)方式不同將給傳統(tǒng)的研究生教學(xué)模式提出新的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以根據(jù)不同類型構(gòu)建個(gè)性化培養(yǎng)模塊，制定培養(yǎng)計(jì)劃，通過網(wǎng)絡(luò)終端在線對(duì)不同類型研究生進(jìn)行分類指導(dǎo)。

盯緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格管控過程。論文和答辯作為研究生培養(yǎng)中費(fèi)時(shí)最長(zhǎng)的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于提高研究生創(chuàng)新能力、科研能力也不容質(zhì)疑。但是受限于從事研究生教育管理工作人數(shù)的限制，單純依靠人力監(jiān)督，不可避免地在一定程度上會(huì)影響到流程管控的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和及時(shí)性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的啟用可以實(shí)現(xiàn)全方位監(jiān)控，針對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施跟蹤定位，從而節(jié)省了時(shí)間、提高了質(zhì)量。

3 關(guān)于加強(qiáng)中醫(yī)藥研究生教育信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，全員提高認(rèn)識(shí)

從某種意義上講，研究生教育管理信息化建設(shè)是涉及整個(gè)學(xué)校層面上的系統(tǒng)化工程，需要協(xié)調(diào)教務(wù)教學(xué)、科研管理、人才培養(yǎng)，招標(biāo)審計(jì)、財(cái)務(wù)設(shè)備等方面力量，如果沒有學(xué)校高層的重視、支持以及各級(jí)部門的通力配合將是難以實(shí)現(xiàn)的。而且，高層做好頂層設(shè)計(jì)，有助于防止出現(xiàn)過度分散化開發(fā)傾向［2］，多部門協(xié)同參與建設(shè)，有利于解決高校信息化建設(shè)不夠規(guī)范、共享程度低的問題［1］。因此，領(lǐng)導(dǎo)層面需加強(qiáng)信息化建設(shè)重要性和時(shí)代性的科學(xué)認(rèn)識(shí)，各級(jí)部門要形成信息化服務(wù)、規(guī)范化管理的先進(jìn)理念。只有學(xué)校上下加強(qiáng)重視、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，才能保障研究生教育信息化建設(shè)的整體有序發(fā)展。

3.2 繼續(xù)教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

全面提高信息化管理水平需要一支素質(zhì)高、懂得并掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、富有開拓精神的管理隊(duì)伍［3］。而現(xiàn)實(shí)情況是，絕大多數(shù)中醫(yī)藥院校中從事研究生教育管理的老師并不具備專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的知識(shí)背景，因此為更好地操作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用信息平臺(tái)為我們的實(shí)際工作服務(wù)，最大限度利用電腦將人腦從機(jī)械性、事務(wù)性工作中解放出來，從而讓人腦有時(shí)間去思考和解決需要?jiǎng)?chuàng)造性的問題［4］。邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)行政管理人員進(jìn)行不同層次地培訓(xùn)，使其全面了解和及時(shí)掌握管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)是非常必要的。建設(shè)擁有先進(jìn)管理意識(shí)和掌握信息化技術(shù)的管理人員隊(duì)伍是學(xué)位與研究生教育信息化建設(shè)和技術(shù)創(chuàng)新能力的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)的重要保證［1］。

3.3 保障經(jīng)費(fèi)投入，科技帶動(dòng)生產(chǎn)

以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇［5］。中醫(yī)藥院校領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)部門要明確在招生規(guī)模擴(kuò)大、學(xué)科專業(yè)增加和改革積極深化的新背景下，研究生教育若要跟上形勢(shì)變化，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須有意識(shí)地推進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)的深度融合，以完善的信息化手段代替手工管理模式來提高工作效率和節(jié)約工作成本。做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，落實(shí)資金投入，逐步建立信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入保障機(jī)制，從而確保建設(shè)工作優(yōu)質(zhì)長(zhǎng)效。

3.4 選擇專業(yè)公司，注重維護(hù)售后

由于一般中醫(yī)藥院校不像理工科類綜合性大學(xué)在計(jì)算機(jī)、信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面擁有學(xué)科、平臺(tái)和人才優(yōu)勢(shì)，不具備完全自主設(shè)計(jì)研發(fā)整套研究生管理系統(tǒng)的能力，因而可以選擇一些技術(shù)力量強(qiáng)、業(yè)界口碑好和用戶反饋佳的專業(yè)公司，引進(jìn)在同類院校中具有較高使用率的成熟管理系統(tǒng)直接投入使用，既可以少走彎路、節(jié)省時(shí)間，也可以降低成本、增加效率。但同時(shí)因業(yè)務(wù)（項(xiàng)目）外包，高校要特別注意相關(guān)產(chǎn)品的運(yùn)行維護(hù)和售后服務(wù)，需要與專業(yè)公司在雙方簽訂合作協(xié)議時(shí)即對(duì)所涉事項(xiàng)做好約束限定，一旦出現(xiàn)維護(hù)不及時(shí)或服務(wù)不到位，反復(fù)溝通無果引發(fā)糾紛，也使自身獲得追究對(duì)方法律責(zé)任的憑證?？傊?，選擇專業(yè)的公司，引進(jìn)成熟的產(chǎn)品，注重維護(hù)管理與售后服務(wù)，外加必要的法律維權(quán)意識(shí)，才能切實(shí)做好研究生教育信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)投入產(chǎn)出效益最大化。

［1］宋 丹，潘洪冰，張建紅.學(xué)位與研究生教育信息化建設(shè)的若干思考［J］.大連理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2008，29（2）：89－92.

［2］張 輝，劉明利，生玉海，等.研究生教育管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)［J］.學(xué)位與研究生教育，2013（5）：36－40.

［3］程 雯，孫海霞，劉存勇.關(guān)于信息化在研究生教育管理工作中的探討［J］.繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2007，21（33）：40－42.

［4］孫 陽(yáng)，余伯陽(yáng).信息化技術(shù)在研究生管理工作中的應(yīng)用與思考［J］.藥學(xué)教育，2007，23（3）：29－32.

［5］教育部.教育部關(guān)于印發(fā)教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011－2020年）（教技〔2012〕5號(hào)）的通知［EB／OL］.http：／／www.moe.gov.cn／publicfiles／business／htmlfiles／moe／s3342／201203／133322.html.（2012－03－13）［2013－10－06］.