論中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對(duì)策

徐榮梅

摘 要： 在學(xué)校管理工作中，檔案管理有十分重要的作用，是對(duì)一個(gè)學(xué)校的管理水平進(jìn)行衡量的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此我們必須充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，找到當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中存在的問題，并制定適當(dāng)?shù)膶?duì)策改進(jìn)檔案管理工作，保障其正常進(jìn)行。

關(guān)鍵詞： 中學(xué)檔案管理 工作現(xiàn)狀 加強(qiáng)對(duì)策

中學(xué)檔案是對(duì)中學(xué)工作的一個(gè)真實(shí)的寫照，通過檔案可以反映中學(xué)在各個(gè)階段工作與活動(dòng)的情況。因此，必須對(duì)中學(xué)檔案管理的工作給予高度的重視，我們通過對(duì)當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作進(jìn)行積極的思考、研究，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作過程中存在的問題，并討論如何對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

一、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理規(guī)章制度不健全

我國早在1987年9月5日就出臺(tái)了《檔案法》，但是在中學(xué)檔案管理工作中，由于缺乏與本校實(shí)際相結(jié)合的檔案管理規(guī)章制度，有法不依的情況比較嚴(yán)重，導(dǎo)致在中學(xué)檔案管理工作中時(shí)常出現(xiàn)檔案歸檔分類不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，在檔案的使用過程中沒有一個(gè)比較合理的使用制度，導(dǎo)致檔案丟失、殘缺等現(xiàn)象較為嚴(yán)重。此外，雖然各地也有《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，但是在法規(guī)具體落實(shí)過程中，由于沒有一套與《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》的規(guī)章制度，導(dǎo)致《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》在中學(xué)檔案管理工作中落實(shí)不到位，很多學(xué)校仍是按原有的老辦法進(jìn)行處理，給中學(xué)檔案管理工作帶來諸多不便。

2.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，是做好中學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。目前，很多中學(xué)由于資金缺乏，加上學(xué)校對(duì)中學(xué)檔案管理工作重視程度較低，導(dǎo)致在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面嚴(yán)重不足，現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化管理設(shè)備更是少之又少。由于檔案管理設(shè)施落后，導(dǎo)致中學(xué)檔案管工作中，很多珍貴的、具有極高價(jià)值的檔案資料只能保存在條件極差的檔案室內(nèi)，同時(shí)現(xiàn)代化的管理設(shè)備和現(xiàn)代化的管理手段不足，使檔案工作難度加大，很多中學(xué)檔案管理工作者只能通過傳統(tǒng)手工的方式進(jìn)行記載、整理、編目、檢索等工作。

3.檔案管理的理念落后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作越來越重視，對(duì)檔案管理質(zhì)量提出更高品質(zhì)的要求，這就需要在檔案管理工作中樹立全新的檔案管理理念和管理模式，以適應(yīng)檔案管理新要求。但是，目前大多數(shù)中學(xué)學(xué)校檔案管理工作者的管理理念和管理模式仍舊停留在傳統(tǒng)的舊模式和舊觀念上，在檔案資料來源上，只是被動(dòng)地接收與存放，使得檔案資源相對(duì)匱乏；在檔案的管理過程中，沒有進(jìn)行科學(xué)分門別類和科學(xué)系統(tǒng)的整理，導(dǎo)致檔案資源利用率極低；在管理手段上，仍采用手工管理，而現(xiàn)代的管理手段少之又少，造成管理效率低下。

二、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

1.增強(qiáng)意識(shí)領(lǐng)導(dǎo)重視是前提是關(guān)鍵

目前，各中學(xué)檔案室都依照《檔案法》的規(guī)定制訂了各項(xiàng)規(guī)章制度，如《保密制度》、《安全制度》、《借閱制度》、《銷毀制度》等，并做到制度上墻，但實(shí)際上卻是流于形式。因?yàn)橹贫鹊呢瀼乇仨氁揽啃姓α?，沒有強(qiáng)有力的行政管理將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的，更談不上保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教師進(jìn)行檔案意識(shí)教育是迫在眉睫的一件大事。很多領(lǐng)導(dǎo)和教師都對(duì)檔案的性質(zhì)、意義和歷史作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，任意銷毀檔案的現(xiàn)象比比皆是，從而使一些重要資料流失，甚至造成歷史的遺憾。

2.建立健全檔案信息開發(fā)利用制度

建立健全有關(guān)檔案信息開發(fā)利用制度和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的基本前提。學(xué)校應(yīng)建立綜合檔案室，配備專管人員，做到機(jī)構(gòu)健全、人員落實(shí)，每年檔案工作訂目標(biāo)、有計(jì)劃，并列入學(xué)校和分管領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程和年度考核目標(biāo)，檔案工作任務(wù)分解到部門，職責(zé)明確，建立規(guī)范化的檔案管理利用開發(fā)制度，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在具體細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開展。

3.樹立正確的檔案觀

很多重視文字資料輕視實(shí)物資料都是因?yàn)槿狈φ_的檔案觀，所以需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們形成正確的檔案觀。同時(shí)，必須讓檔案管理人員擁有正確的服務(wù)觀，檔案管理并不是為了管理而管理，它需要為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)，是為了學(xué)校實(shí)現(xiàn)求生存、謀發(fā)展的總體目標(biāo)而服務(wù)的。檔案管理工作是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，檔案管理不僅涉及對(duì)檔案本身的管理，而且與其他部門有密切的聯(lián)系，因此必須多與其他的部門進(jìn)行接觸。

綜上所述，為進(jìn)一步加強(qiáng)新形勢下的中學(xué)檔案管理工作，學(xué)校一定要及時(shí)采取措施，不斷加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)心支持力度，完善相應(yīng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，健全和學(xué)校整體發(fā)展適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，并將檔案管理工作納入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，為本校檔案管理工作創(chuàng)造更好的發(fā)展環(huán)境，使檔案管理和學(xué)校整體共同發(fā)展，讓本校檔案管理工作的質(zhì)量得到更大的提高。

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