對(duì)檔案資源的利用及釋放方式分析

鄭樂(lè)

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案工作要多渠道開(kāi)發(fā)檔案來(lái)源，以新的視角、新的思維認(rèn)識(shí)檔案資源的涵蓋面，從而開(kāi)發(fā)更廣的更具有價(jià)值的資源渠道?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)信息時(shí)代來(lái)臨帶給我們機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理必然也呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢(shì)。未來(lái)檔案管理工作將順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷革新，應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析，大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)、科技與文化，分析并實(shí)踐各種舉措促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作；多渠道運(yùn)用；資源釋放

1 提高對(duì)檔案工作宗旨

用一個(gè)從事檔案工作人員的實(shí)際行動(dòng)詮釋檔案的工作宗旨，是促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的基石。從事檔案工作的人員都能深深體會(huì)到，做好檔案利用服務(wù)，除了掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，個(gè)人必須做到“三心”，即責(zé)任心、細(xì)心、耐心：（1）責(zé)任心是基礎(chǔ)。檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，隨著業(yè)務(wù)工作的不斷發(fā)展與擴(kuò)大，查檔利用者越來(lái)越多，范圍越來(lái)越廣，檔案利用率也越來(lái)越高，這就促使我對(duì)館藏檔案的熟悉程度要相應(yīng)提高，利用工作也就由以前的被動(dòng)提供向主動(dòng)開(kāi)發(fā)快速轉(zhuǎn)變。所以，沒(méi)有高度的責(zé)任心是做不好檔案利用工作的。（2）細(xì)心是關(guān)鍵。在查檔利用工作中，查檔服務(wù)的每一個(gè)對(duì)象都是獨(dú)立的，要滿足每一位查檔者的要求，細(xì)心尤其重要。在工作中，經(jīng)常遇到不同需求的人同時(shí)查閱的情況，有時(shí)一次接待10多人次。利用需求不同、各自所需檔案材料并不是一目了然等諸多因素，都給檔案提供帶來(lái)了難度，這就要求工作人員反應(yīng)夠快，心夠細(xì)，才能找到查檔者所需檔案材料。（3）耐心是保障。這一點(diǎn)，在為內(nèi)退人員查檔提供服務(wù)時(shí)體會(huì)最深。因此，沒(méi)有耐心是做不好檔案利用服務(wù)工作的，耐心是讓查檔者滿意的最基本的保證。筆者從事檔案工作的一個(gè)小結(jié)歸納，責(zé)任心、細(xì)心和耐心是從事查檔利用工作的體會(huì)，讓“三心”成為工作中的一部分，為了公司企業(yè)內(nèi)部檔案事業(yè)的騰飛，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2 加強(qiáng)多渠道對(duì)檔案來(lái)源的開(kāi)發(fā)利用

2.1 開(kāi)放性渠道

作為檔案工作人員思維應(yīng)掙脫出來(lái)，去搜集那些本來(lái)應(yīng)該歸檔而流落的資源。從社會(huì)而言，如重要的著作，重要的發(fā)明創(chuàng)造，有發(fā)展前景的學(xué)術(shù)體系，重要的歷史見(jiàn)證、文物，新的自然現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)等等；從我們的實(shí)際工作而言，如承載我營(yíng)銷部榮譽(yù)的真實(shí)記錄、記載我營(yíng)銷部發(fā)展的企業(yè)文化記錄等等。讓我們的視角稍稍寬拓一些，發(fā)現(xiàn)應(yīng)該屬于檔案工作的各種材料，開(kāi)辟檔案工作更加光輝燦爛的天地。檔案工作人員在實(shí)際工作中，已經(jīng)作了一些有益的探索，如建立起照片檔案、電子檔案。通過(guò)試探，更堅(jiān)定了開(kāi)創(chuàng)室藏新局面的思路，更豐富了檔案工作的內(nèi)容。檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)記載，如何將企業(yè)的檔案資源記載沉淀為企業(yè)有用的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)挖掘企業(yè)檔案的隱性知識(shí)（存在于員工個(gè)人的大腦之中）和顯性知識(shí)（包括企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、檔案；從企業(yè)外部收集而來(lái)的圖書(shū)、情報(bào)），發(fā)揮其最大化價(jià)值，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力，快速響應(yīng)能力，提高企業(yè)效率和員工技能素質(zhì)，是檔案知識(shí)管理的核心內(nèi)容。這就要求我們提高對(duì)檔案知識(shí)管理能力，檔案知識(shí)管理要充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和商業(yè)智能對(duì)檔案資源庫(kù)進(jìn)行深度挖掘出知識(shí)，把不同系統(tǒng)中信息資源，例如存放在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、文件服務(wù)器等的信息，映射成統(tǒng)一的“知識(shí)地圖”，建立團(tuán)隊(duì)協(xié)作和通信的專家網(wǎng)絡(luò)，使知識(shí)能在內(nèi)部和外部得到共享和發(fā)布。即實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的管理應(yīng)該是一種知識(shí)的管理，這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)充分肯定。區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案信息資源多以數(shù)據(jù)庫(kù)、信息庫(kù)的形式出現(xiàn)，除了紙質(zhì)檔案以外，網(wǎng)上檔案信息還有圖形、圖像、聲音、視頻信息等，因而，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，檔案管理的對(duì)象會(huì)更加多樣化，管理方法更加智能化。管理的范圍擴(kuò)大化，與知識(shí)管理、信息管理更加融合在一起。傳統(tǒng)檔案管理著重于對(duì)檔案文獻(xiàn)特征的描述，網(wǎng)上信息資源則應(yīng)深入到檔案所包含的知識(shí)單元和信息單元中去。這對(duì)于檔案管理和檔案人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)全新的課題。

2.2 搶救性渠道

許多資料顯示，比如在全國(guó)已形成巨大影響的晉商文化資源、古建筑文化資源，還有其他如宗教、經(jīng)濟(jì)、文學(xué)、藝術(shù)、革命歷史資源，這些歷史的文化積累都很深厚，但是由于歷史的原因，有一些流散在民間、有的儲(chǔ)存在一些老人的記憶中，更可惜的是許多重大歷史資源已丟失。在實(shí)際工作，深感到資源丟失的可惜，搶救工作非常必要。結(jié)合我處實(shí)際而言，每次有人員變動(dòng)，清理辦公用品時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)現(xiàn)一些老照片：記載了我處在公司立功受獎(jiǎng)的一瞬；有時(shí)還會(huì)發(fā)現(xiàn)整盤(pán)的錄相帶，記載了我處某些重大會(huì)議的全過(guò)程，可能有很多影響我處發(fā)展轉(zhuǎn)變的重要決策都在此間產(chǎn)生，卻就這樣被丟失遺忘了，對(duì)于我們這無(wú)疑是一種損失。因此，加強(qiáng)檔案收集工作是非常必要的。

2.3 研究性開(kāi)發(fā)渠道

歷史過(guò)程不可再現(xiàn)，歷史資料不可再得，迫使我們開(kāi)辟另一個(gè)資源渠道，就是科學(xué)研究成果這一條渠道，在一定程度上彌補(bǔ)資源的斷流，也可以形成另一種獨(dú)特的資源源頭。結(jié)合我們的實(shí)際工作，就是要充分利用現(xiàn)有檔案資源，匯編例如大事記等編研材料，讓其服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的案頭，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的查考資料。

3 遵循有效的檔案資源釋放方式

3.1 傳統(tǒng)的檔案資源釋放方式

傳統(tǒng)的檔案資源的釋放，常用的有兩種方式：一種是查閱。這種方式大多是個(gè)人行為，修史編志、工作查考，然而卻是很有效的，查閱者可以獲得預(yù)期的知識(shí)和信息。另一種是如《檔案法》上規(guī)定的，定期公布目錄，這種方式是集中釋放，也能起到向全社會(huì)釋放信息量的目的。除上面提到的丙種釋放方式是屬于程序性釋放外，還有研究性釋放、專題性釋放、探索性釋放：（1）研究性釋放。這種方式是專業(yè)研究機(jī)構(gòu)，有選擇地選用檔案資源中的某些部分，進(jìn)行深入研究，使檔案資源發(fā)揮更大的作用，如太岳革命史研究、魏晉思想探源等。（2）專題性釋放。這種方式是根據(jù)本館檔案資源的層面，以某一類資源匯成體系，建立專題專論，向有關(guān)部門(mén)定向釋放，以利于檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)。如古建筑體系、醫(yī)學(xué)體系等。（3）探索性釋放。這種方式本身無(wú)定式，目的在于將靜態(tài)資源通過(guò)某種釋放方式變成動(dòng)態(tài)資源，活躍資源所貯存的勢(shì)能。

3.2 何遵循檔案資源釋放方式，促進(jìn)企業(yè)檔案的發(fā)展

對(duì)企業(yè)檔案工作來(lái)說(shuō)，我們需要做的就是：（1）強(qiáng)化檔案和各類資料的收集。對(duì)屬于歸檔范圍之內(nèi)的檔案，不論何種載體，尤其是聲像檔案包括的各種照片、錄音、錄像帶，以及計(jì)算機(jī)形成的各類電子文件，都應(yīng)當(dāng)收集。（2）科學(xué)管理室藏檔案。檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)，檔案的保管是一項(xiàng)科學(xué)性的工作。（3）開(kāi)放利用各種檔案。檔案工作者必須確立新的檔案觀，要善于抓住機(jī)遇，根據(jù)客觀存在的多方知識(shí)需求，尋找適用檔案，最大限度地滿足廣大職工的需要。并要充分發(fā)揮其指導(dǎo)功能、監(jiān)督功能，才能起到知識(shí)經(jīng)濟(jì)和檔案工作相輔相成、相得益彰的效果。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述， 加強(qiáng)企業(yè)檔案資源的利用及釋放，是提高企業(yè)管理水平的重大舉措，在改善企業(yè)現(xiàn)狀，發(fā)展經(jīng)濟(jì)方面發(fā)揮著重要的作用。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為運(yùn)輸檔案的管理提供了極大的方便，加強(qiáng)和提高檔案管理水平，這樣能夠有效的提高檔案的利用及釋放，同時(shí)能夠更好的提高檔案的管理效率，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的保障性服務(wù)，還能節(jié)省大量的人力物力。保證企業(yè)檔案建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)保障。