新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策

丁紅

[摘要] 伴隨醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院管理工作日益嚴(yán)格，醫(yī)院檔案管理在整個醫(yī)院管理中較容易被忽略，應(yīng)引起相關(guān)工作人員的重視。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作體制不健全，存在較多弊端，管理人員意識不夠，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證。為了解決這一問題，本文從分析傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題中得出新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；新醫(yī)改；現(xiàn)代化問題；對策

[中圖分類號] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C [文章編號] 1673-9701（2014）02-0116-03

The problems of modernization of hospital archives management and countermeasures under the new situation

DING Hong

Personnel Section，Xiangyang Hospital Affiliated to Medical College of Hubei，Xiangyang 441000，China

[Abstract] With the deepening of the medical reform， the hospital management becoming more and more strict， and the management of hospital archives is easily overlooked in the management of the hospital，so it should cause the relevant staff attention.The traditional hospital archives management system is not perfect， and there are many drawbacks， management consciousness is not enough， so the integrity and continuity of information is difficult to guarantee .In order to solve this problem， the paper draws the new ideas of hospital archives management under the new situation from the analysis of the file management in the traditional hospital.

[key words] Archival management in hospital； New medical reform； Modernization； Countermeasure

伴隨我國新醫(yī)改方案的逐漸落實，政府日益深化新醫(yī)改，新醫(yī)改對醫(yī)院管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是一種特殊的信息資源，是醫(yī)院各項活動形成的歷史記錄，主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同的信息材料，可為臨床醫(yī)學(xué)提供依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是整個醫(yī)院管理的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，使其科學(xué)化，糾正以往的檔案管理的弊端，保證醫(yī)院檔案的完整性和連續(xù)性[1，2]。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全以及相關(guān)的操作不夠規(guī)范是如今醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責(zé)任和分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，不能充分發(fā)揮各個科室的職能，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，且各個部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，且可能重復(fù)收集信息，浪費(fèi)資源的同時增加了查找的困難，不能實現(xiàn)管理的科學(xué)化[3]。

1.2 缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神

大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護(hù)理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。由于醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職人員對檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3 現(xiàn)代化管理水平低

由于目前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業(yè)精神，檔案管理的現(xiàn)代化步伐緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工提取數(shù)據(jù)，出錯概率較高，且難以保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，難以適應(yīng)新形勢新醫(yī)改的發(fā)展趨勢[6]。在實際工作中，多數(shù)醫(yī)院只重視對醫(yī)療設(shè)備的考察、論證、引進(jìn)。引進(jìn)新的醫(yī)療設(shè)備后只重視醫(yī)療設(shè)備的安裝、驗收和調(diào)試，對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負(fù)責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4 重管輕用

目前絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理普遍存在重管輕用的現(xiàn)象，醫(yī)院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發(fā)檔案信息資源，浪費(fèi)了許多極為寶貴的對醫(yī)療、科研、教學(xué)具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫(yī)院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統(tǒng)的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見，重管輕用嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展[7，8]。

1.5 檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫(yī)院，通常更加重視醫(yī)療工作，將醫(yī)療工作視為醫(yī)院的首要頭等大事，但醫(yī)院常常忽略了對檔案管理的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部在思想意識上缺乏對檔案管理工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益放在首位，沒有考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對醫(yī)院未來的發(fā)展、對醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗的傳承、對科研工作等多方面的重要性[9]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導(dǎo)致檔案管理工作者對做好醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的意識更加淡薄，不能與時俱進(jìn)，總是持著舊的思路來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫(yī)院形同虛設(shè)。endprint

1.6 檔案管理工作不規(guī)范，檔案歸檔內(nèi)容不清晰

伴隨社會的日益發(fā)展，現(xiàn)代化社會科技發(fā)展與日俱進(jìn)，醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)日顯陳舊且不規(guī)范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內(nèi)容，醫(yī)院總是根據(jù)自己的需要來收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費(fèi)，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫(yī)院檔案管理的變化，醫(yī)院必須制定一套統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式對醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理，否則將無法適應(yīng)新形勢下醫(yī)院經(jīng)營管理的新模式。

1.7 檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時

大部分的醫(yī)院在醫(yī)院的管理考核體系中缺乏對檔案管理工作考核的具體內(nèi)容，缺乏專業(yè)的檔案管理組織架構(gòu)、沒有統(tǒng)一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責(zé)不明確，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8 檔案監(jiān)管機(jī)制不完善、檔案信息安全無法保障

目前部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各個臨床科室分散管理的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，難以發(fā)揮檔案信息資源的整體優(yōu)勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應(yīng)有的價值。

2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

2.1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動力

醫(yī)療衛(wèi)生檔案屬于無形資產(chǎn)的一種，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分之一，醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)院的管理具有精神推動作用，把醫(yī)療衛(wèi)生檔案貫穿整個醫(yī)院的管理、經(jīng)營、臨床、科研等實踐活動中，并對其進(jìn)行完整地記錄，可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供前進(jìn)的動力[13]。與此同時，醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應(yīng)用到醫(yī)院的管理實踐中，可調(diào)動醫(yī)院全體職工的工作積極性，在工作中發(fā)揮員工的主動性和創(chuàng)造性，有助于促進(jìn)醫(yī)學(xué)知識創(chuàng)新與現(xiàn)代化和科學(xué)化的醫(yī)院管理。

2.2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院管理工作的信息來源

醫(yī)療衛(wèi)生檔案真實地記錄了往復(fù)不斷的現(xiàn)象和過程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質(zhì)、準(zhǔn)確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律提供可靠的依據(jù)。憑借真實記錄的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，有助于醫(yī)務(wù)人員了解過去、把握今日、創(chuàng)新明日。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過文字、數(shù)據(jù)、表格、影像、彩圖等資料真實地反映出醫(yī)療、教學(xué)、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院管理者可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案總結(jié)過去、把握現(xiàn)在、開創(chuàng)未來，加快醫(yī)院的全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

2.3 醫(yī)療衛(wèi)生檔案為醫(yī)院管理者提供科學(xué)決策依據(jù)

醫(yī)院的日常管理中，醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息應(yīng)滲透到管理工作的每個環(huán)節(jié)，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展。利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步，為新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開展提供科學(xué)的原始依據(jù)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院落實“以質(zhì)量為核心”的根本保證，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果與技術(shù)的發(fā)展，可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案還可推動醫(yī)院管理決策更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，有助于提高醫(yī)院管理者的能力和水平。

2.4 開發(fā)利用檔案應(yīng)為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)

醫(yī)療衛(wèi)生檔案可真實反映醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的必要條件。醫(yī)院在制定其長期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作目標(biāo)時，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為其提供翔實依據(jù)，有了醫(yī)療衛(wèi)生檔案的資料與信息的支持和保障，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃才能長久可持續(xù)。有效合理f 開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的主要目的。

3 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

3.1 健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

健全醫(yī)院檔案管理制度可從多方面開始執(zhí)行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應(yīng)的考核和獎懲制度，充分調(diào)動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時醫(yī)院制定的檔案管理制度應(yīng)符合醫(yī)院的具體情況，選擇從事檔案管理時間較長的具有管理經(jīng)驗的人員組成檔案管理小組，同時檔案管理小組中應(yīng)包括相關(guān)的技術(shù)人員，必要時給予專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，檔案管理小組應(yīng)廣泛收集各臨床科室的意見，認(rèn)真總結(jié)臨床科室的具體要求，同時結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗，制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

3.2 強(qiáng)化管理意識，提高業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量[15]。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進(jìn)行保管，醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平。但當(dāng)今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，醫(yī)院可通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法來強(qiáng)化管理人員的管理意識。醫(yī)院應(yīng)將培養(yǎng)醫(yī)院檔案人員納入人才培養(yǎng)計劃重視培養(yǎng)復(fù)合型人才。專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法均可提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進(jìn)行考核、制定獎懲制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對檔案的管理意識，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3 引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

現(xiàn)代化設(shè)備，有利于現(xiàn)代化檔案管理，利用計算機(jī)來管理醫(yī)院檔案可大大減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，可大大節(jié)約人力、物力、財力，大大提高檔案管理的工作效率，計算機(jī)管理檔案是當(dāng)今社會醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。以電子文件形式存儲醫(yī)院檔案，可擴(kuò)大存儲的內(nèi)容和范圍，延長儲存時間，但電子文件形式并不能完全替代傳統(tǒng)的檔案儲存方式，應(yīng)兩種形式結(jié)合用于檔案管理。醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)做到：人事檔案、病歷檔案以及文書管理的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實際情況逐漸發(fā)展，循序漸進(jìn)走向醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，避免資源浪費(fèi)。endprint

綜上所述，在新醫(yī)改、新形勢下，醫(yī)院檔案管理尤為重要，面對醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極探索，努力創(chuàng)新，不斷發(fā)展，適應(yīng)社會的要求。這就要求完善醫(yī)院檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，取得院領(lǐng)導(dǎo)及臨床各科室的積極配合，增加對醫(yī)院檔案管理工作的重視度，充分利用醫(yī)院檔案信息。

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（收稿日期：2013-09-25）endprint