談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中的推廣與應(yīng)用

蔣劼

摘 要 借助電子科技的軟硬件快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為數(shù)字化校園建設(shè)中的重要組成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越來(lái)越重要。文章以文獻(xiàn)研究的方式，對(duì)在高校中推廣辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義、推廣和應(yīng)用中遇到的阻礙和解決方案，以及應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，高校行政管理工作方式的變化進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 高校 推廣 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Talking about the Promotion and Application of

Office Automation Systems in Universities

JIANG Jie

（Nanjing University of Science and Technology， Nanjing， Jiangsu 210094）

Abstract With the rapid development of hardware and software of electronic technology， office automation systems become an important part of digital campus construction， the role in the administration in colleges and universities is increasingly important. This article by way of literature research， for the obstacles encountered and solutions in the promotion of office automation system in colleges and universities significance， promotion and application， as well as the application of office automation systems， changes in university administration work were elaborated.

Key words office automation； college； promotion； application

1 在高校中推廣辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

1.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能

完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具備信息的采集、加工、傳輸和保存這四個(gè)方面的功能，其工作任務(wù)是為各個(gè)系統(tǒng)使用者提供所需的信息。具體來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化主要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)工作有公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議管理、發(fā)文傳閱、公共信息、請(qǐng)示報(bào)告、遠(yuǎn)程辦公、掌上OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化的英文縮寫）、通訊錄以及領(lǐng)導(dǎo)日程安排等方面。

1.2 推進(jìn)扁平化管理，提高決策水平

行政管理的頂層設(shè)計(jì)應(yīng)推行扁平化方式，減少管理層次，使決策層和操作層之間的中間管理層級(jí)盡可能減少，以便快速地將決策權(quán)延至工作的最前線，使用富有彈性的新型管理模式，從而提高行政工作效率。

辦公自動(dòng)化借助于多種先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，提升在工作流轉(zhuǎn)中管理層的決策水平，以提高工作效率。它是推行扁平化管理的一種技術(shù)手段，在高校辦公室的日常工作中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用越來(lái)越多。

1.3 提高工作效率，規(guī)范工作流程

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用是高校自身建設(shè)發(fā)展的需要。高等院校的核心目標(biāo)可概括為決策層充分發(fā)揮管理職能，通過(guò)計(jì)劃、組織和實(shí)施等步驟開(kāi)展行政管理工作，引領(lǐng)全校教職工和學(xué)生，合理支配學(xué)?？捎玫馁Y源，有效完成學(xué)校以教學(xué)和科研為中心的各項(xiàng)任務(wù)。當(dāng)前高等院校行政管理體制發(fā)展滯后，導(dǎo)致出現(xiàn)工作流程不規(guī)范，行政工作效率較低的情況。因此，建設(shè)一個(gè)安全、可靠、高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為高等院校管理部門提供智能化的辦公環(huán)境及開(kāi)放式的綜合信息服務(wù)平臺(tái)，是如今各高等院校行政管理部門的重點(diǎn)工作之一。

1.4 節(jié)約資源，降低辦公成本

伴隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)在我國(guó)的快速發(fā)展，政府企事業(yè)單位逐步推廣應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，高校也逐漸提高了自動(dòng)化辦公的水平，進(jìn)一步提高工作效率。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛使用，被一直大力提倡的綠色無(wú)紙化辦公有了實(shí)現(xiàn)的可能。

從高校的工作而言，公文的行文流程由原先的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，可以變?yōu)殡娮踊姆绞皆诰W(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)，起草、審閱、簽閱、修改、發(fā)布、歸檔和查閱一系列的流程均可以電子化的方式實(shí)現(xiàn)。在操作中提高了效率，大大節(jié)約了人力物力資源，使得歸檔和查閱、傳遞和輸出變得準(zhǔn)確高效，便于管理，體現(xiàn)出了紙質(zhì)文件不能比擬的優(yōu)勢(shì)。

2 實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣中的問(wèn)題與解決方案

2.1 推廣和應(yīng)用時(shí)遇到的困難

2.1.1 少數(shù)管理者墨守成規(guī)

存在一些管理者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和使用積極性不高，尤其當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為新的工具在初期使用時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)少量問(wèn)題，有些是技術(shù)問(wèn)題，有些是工作人員誤操作導(dǎo)致，有可能會(huì)降低工作效率，管理者就會(huì)否定辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)原先紙質(zhì)文件和手工操作與傳遞的優(yōu)點(diǎn)，在一定程度上阻礙了辦公自動(dòng)化的推廣和使用。

2.1.2 個(gè)人工作習(xí)慣不易改變

一個(gè)人的工作習(xí)慣是多年工作養(yǎng)成的規(guī)律，在短時(shí)間內(nèi)改變比較困難。OA系統(tǒng)試運(yùn)行階段，公文流轉(zhuǎn)是紙質(zhì)和OA系統(tǒng)同步運(yùn)行，很多工作人員仍習(xí)慣與紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，而時(shí)常忽略通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn)，在系統(tǒng)運(yùn)行初期阻力較大。

2.2 解決的方案

2.2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是推廣應(yīng)用的保障

辦公自動(dòng)化是一個(gè)系統(tǒng)工程，也是體現(xiàn)管理者的決策水平的一種方式，當(dāng)辦公室著手建設(shè)辦公自動(dòng)化時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)若能積極參與辦公自動(dòng)化的前期調(diào)研，建設(shè)實(shí)施，推廣應(yīng)用中來(lái)，作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣應(yīng)用的先鋒模范，起到領(lǐng)導(dǎo)和表率作用，那么辦公自動(dòng)化在全校范圍內(nèi)推廣也會(huì)變得更加順利。反之，如果領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，自己都不太愿意嘗試使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這樣本來(lái)就在學(xué)校中推廣應(yīng)用存在的困難阻力無(wú)形中就會(huì)增大。所以領(lǐng)導(dǎo)如能好好謀劃辦公自動(dòng)化的頂層設(shè)計(jì)，積極參與指揮辦公自動(dòng)化在校園中的推廣和應(yīng)用，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)營(yíng)造良好的資源和發(fā)展環(huán)境，那么辦公自動(dòng)化的推廣和應(yīng)用將會(huì)順利進(jìn)行。endprint

2.2.2 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度是基礎(chǔ)

近年來(lái)信息化發(fā)展十分迅速，應(yīng)該建立相應(yīng)的規(guī)章制度以保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)被正確、高效、穩(wěn)定和規(guī)范地使用。根據(jù)實(shí)際使用情況，針對(duì)系統(tǒng)安全及保障信息快速傳遞，制定規(guī)范日常管理的工作職責(zé)和制度。使得工作有條不紊，有章可循。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以使管理更加民主和人性化，在提升工作質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率。信息公開(kāi)、黨政文件和校園公共服務(wù)等亦可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)發(fā)布，更具時(shí)效性。建立起有效的規(guī)章制度的重要性不言而喻，且根據(jù)實(shí)際使用情況，做好調(diào)研和修善，確保規(guī)章制度能促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用。

2.2.3 充分準(zhǔn)備，做好人員培訓(xùn)是關(guān)鍵

辦公自動(dòng)化技術(shù)是一門新興學(xué)科，它借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)及多種先進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就要求我們使用者必須具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和掌握一定的操作技術(shù)，否則辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)也就無(wú)從談起。在系統(tǒng)試運(yùn)行之前，應(yīng)組織全校辦公自動(dòng)化的使用者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，內(nèi)容應(yīng)有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí)及操作技巧，并針對(duì)不同的用戶做相應(yīng)的培訓(xùn)，部門領(lǐng)導(dǎo)、OA秘書、OA管理員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的操作內(nèi)容各不一樣，應(yīng)召開(kāi)培訓(xùn)講座，做針對(duì)性的講解。在試運(yùn)行初期，應(yīng)當(dāng)從紙質(zhì)文件和電子文件流轉(zhuǎn)并行，慢慢變?yōu)椴捎秒娮踊鬓D(zhuǎn)的方式，讓使用者逐步適應(yīng)并能熟練操作辦公自動(dòng)化的流程。對(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)正常有效的單位和個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，充分調(diào)動(dòng)積極性。

3 使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后的工作轉(zhuǎn)變

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中的推廣與使用，一定會(huì)對(duì)高校的行政管理工作的方式帶來(lái)變化，對(duì)秘書辦文、辦會(huì)、辦事的工作方式也會(huì)帶來(lái)影響，這些轉(zhuǎn)變有很大一部分是積極的，當(dāng)然也會(huì)產(chǎn)生對(duì)工作不利的影響，我們?cè)谑褂棉k公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意揚(yáng)長(zhǎng)避短，提高工作效率，最大限度地發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

3.1 大幅度提高工作效率，有效節(jié)約成本

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行之前，公文的流轉(zhuǎn)需要指定專人負(fù)責(zé)上傳和下達(dá)，會(huì)議的通知也需要人工一一電話通知的形式，極大地影響辦事效率，造成人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正式運(yùn)行后，公文處理，發(fā)文傳閱、會(huì)議管理、請(qǐng)示、報(bào)告等均可以通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，使得執(zhí)行工作更加快速有效和規(guī)范，省去了老工作方式中不必要的流程節(jié)點(diǎn)，可在線直接發(fā)送文件、通知和公告，可在線直接溝通，省去了打印和人工傳遞的環(huán)節(jié)，溝通變得及時(shí)有效，節(jié)約了時(shí)間和資源，提高工作效率。

3.2 規(guī)范工作流程，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)

辦公流程更加規(guī)范高效，盡量減少工作失誤。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行之前，雖然有工作規(guī)章制度可以參照，但是缺乏有效的落實(shí)，辦公流程不可監(jiān)督，時(shí)常導(dǎo)致工作職責(zé)不明確，有失誤大家都互相推諉，難以問(wèn)責(zé)。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，審批流程規(guī)范化，嚴(yán)格按照系統(tǒng)行文流程來(lái)控制，切實(shí)依據(jù)規(guī)章制度辦事，有效解決部門交叉及協(xié)同管理問(wèn)題，部門和工作人員的責(zé)任明確，避免了以往責(zé)任不明，互相推諉工作的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變了工作作風(fēng)，提高了工作效率。

3.3 減少行政審批手續(xù)，提高工作積極性

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行之前，低效率的重復(fù)勞動(dòng)，導(dǎo)致工作人員情緒消極，工作向前推進(jìn)十分緩慢，如此惡性循環(huán)導(dǎo)致工作人員嚴(yán)重缺乏工作熱情。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，有了高效便捷的工作溝通渠道，嚴(yán)格按照規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)工作流程，減少了不必要的行政審批手續(xù)，使得團(tuán)隊(duì)協(xié)作和個(gè)人工作效率明顯提高，工作積極性和熱情被重新調(diào)動(dòng)起來(lái)。

3.4 電子文件與紙質(zhì)文件同步管理

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的影響下，紙質(zhì)文件大幅度減少，工作基本都以無(wú)紙化的辦公形式在運(yùn)作。當(dāng)然電子文件還無(wú)法在各個(gè)環(huán)節(jié)上都取代紙質(zhì)文件，例如在歸檔環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件作為實(shí)實(shí)在在存在的物質(zhì)，具備的原始性、真實(shí)性、永久性保存和檔案性是電子文件無(wú)可取代的，再者，對(duì)待某些涉密文件的辦理，網(wǎng)絡(luò)不能百分之百確保安全性，還是得使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行傳遞和辦理。所以，在實(shí)際工作中必須采取電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的方式，取長(zhǎng)補(bǔ)短，建立處理電子和紙質(zhì)一體化的辦公自動(dòng)化綜合系統(tǒng)。

3.5 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不利影響

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用不是一帆風(fēng)順的，也有阻力和干擾的存在，而且辦公自動(dòng)化帶來(lái)的辦公方式的革新，也不全是正面的影響，多少還是存在一些負(fù)面的影響。例如容易讓辦公秘書養(yǎng)成拖沓的工作習(xí)慣，過(guò)度依賴使用計(jì)算機(jī)辦公，忽略了以往手工操作的業(yè)務(wù)，而且久坐在計(jì)算機(jī)前，會(huì)導(dǎo)致身體健康狀況下降，而且在互聯(lián)網(wǎng)上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有一定的安全隱患，容易被黑客攻擊，存在信息泄露的危險(xiǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的在高校中的推廣和應(yīng)用，必將帶來(lái)辦公方式的新革命，辦公自動(dòng)化不僅是一門科學(xué)技術(shù)，更重要的是帶來(lái)引領(lǐng)工作方式轉(zhuǎn)變的先進(jìn)理念，管理模式的變革，推進(jìn)扁平化的管理，快速提高工作效率。當(dāng)然我們也應(yīng)當(dāng)注意到推廣中出現(xiàn)的負(fù)面影響，例如OA系統(tǒng)功能不完善，不夠人性化，人機(jī)界面不友好，表單設(shè)計(jì)粗糙，使用率低，流程管理和政策變化的矛盾等等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，我們發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)，盡量避免不足之處帶來(lái)的負(fù)面影響，最大限度地發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理和服務(wù)功能，提高決策水平，提升工作效率，使行政工作質(zhì)量達(dá)到一個(gè)更好的水準(zhǔn)。endprint