文書檔案管理的電子信息分析

王長(zhǎng)芬

摘 要：機(jī)關(guān)團(tuán)體單位以及一些社會(huì)組織在進(jìn)行行政管理以及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的一些具有備案存檔價(jià)值的問價(jià)即文書文檔，該類文書檔案作為管理工作的見證以及組成，反應(yīng)了該組織單位某一時(shí)期決策以及建設(shè)、開發(fā)和問題處理過程以及成果，具有重要的作用。隨著科技變革程度的不斷加深，電子信息檔案技術(shù)的應(yīng)用成為了必然趨勢(shì)，文章主要針對(duì)目前文書檔案管理的電子信息化優(yōu)勢(shì)以及弊端進(jìn)行了分析，用以闡釋其對(duì)于現(xiàn)代組織管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子信息；管理

科技進(jìn)步以及時(shí)代的發(fā)展使得信息的傳播速度以及數(shù)量不斷的增大，文書檔案也不斷的增加，因此大容量高速度檔案管理成為了時(shí)代的需求。檔案的建立以及管理工作需要更加專業(yè)化的手段。為了實(shí)現(xiàn)高效、長(zhǎng)久的檔案存儲(chǔ)和管理，為了保證查詢的速度，檔案的管理信息化成為了迫切的需求，并且信息化的檔案管理也能節(jié)省存放空間。因此為提高相關(guān)單位的文書檔案管理整體水平，對(duì)穩(wěn)當(dāng)管理進(jìn)行了信息化改革，用以保證檔案信息更加準(zhǔn)確完整。

1 信息化可以提高效率

信息化后的文檔在檢索和使用上更加方便，由于電子計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的處理信息能力，使得工作人員徹底摒棄了傳統(tǒng)的手工操作模式，在工作中，對(duì)于文檔的管理更加的齊全完整。傳統(tǒng)的文檔管理中，主要采用的手工抄寫方式，容易出現(xiàn)漏抄、漏寫的現(xiàn)象，并且用筆規(guī)范以及耐久度、字跡的清晰和工整度、檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性以及分類的明確性都無法保證，不但浪費(fèi)了諸多的人力物力，還耗費(fèi)了大量的時(shí)間，但是工作效率卻沒有保證。而計(jì)算機(jī)軟件被應(yīng)用到文檔管理中后，使得文檔在整理分類以及統(tǒng)計(jì)、查閱等工作中變得有序高效起來，并且網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得文件的傳遞、辦理更加的方便簡(jiǎn)潔，計(jì)算機(jī)在信息管理上所體現(xiàn)出的強(qiáng)大的管理能力不得不予以肯定。信息化系統(tǒng)有效的解決了傳統(tǒng)歸檔以及管理中出現(xiàn)的諸多漏洞，提高了工作效率。且人們?cè)谶M(jìn)行電子檔案的管理時(shí)能夠按照分類進(jìn)行歸檔和查閱，縮短了時(shí)間、提高了效率。因此相對(duì)比傳統(tǒng)的方式，電子信息文書檔案的管理優(yōu)勢(shì)更強(qiáng)。

2 易于保存管理

紙質(zhì)材料在保存期限上明顯短于電子文件，由于電子文件載體的科技性更高，在防潮、防蟲等性能上顯然要高于紙質(zhì)載體，且還具有重復(fù)利用的功能。另外電子信息載體的貯存空間較紙質(zhì)材料更大，壽命更長(zhǎng)，更加的節(jié)能環(huán)保。電子文件主要貯存在光碟、DVD以及硬盤等設(shè)備上，該類設(shè)備體積小，便于操作，無需大量的空間存放。且不會(huì)在高濕度、溫度的環(huán)境下被腐蝕或者出現(xiàn)氧化。因此更加易于保管。

3 電子信息化管理方便資源共享

在傳統(tǒng)的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

4 信息傳輸安全性保證

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?，不免?huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

文書檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。

5 保障檔案真實(shí)性

人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。針對(duì)這一情況，我們可在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。

6 檔案管理人員素質(zhì)的提高

現(xiàn)代文書檔案管理工作不僅僅要求相關(guān)工作人員了解傳統(tǒng)的文書管理相關(guān)理論，同時(shí)還要求其懂得電子文檔管理方式，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、熟識(shí)如何傳輸數(shù)據(jù)，因此要求現(xiàn)代管理人員具備專業(yè)的技術(shù)水平以及知識(shí)素養(yǎng)。但是，我國目前檔案文書管理工作人員還沒有完全具備上述專業(yè)素質(zhì)，技術(shù)水平還尚且有限，無法適應(yīng)時(shí)代的需要。

針對(duì)此類現(xiàn)象，要從提高人員技能、增強(qiáng)人員專業(yè)素養(yǎng)上著手。首先加大投入建設(shè)硬件設(shè)施，通過硬件環(huán)境的改善，不斷加強(qiáng)現(xiàn)代硬件設(shè)施環(huán)境建設(shè)，使得日常的檔案文書工作處于電子信息化環(huán)境中，令檔案人員不斷的了解學(xué)習(xí)、適應(yīng)電子信息化穩(wěn)當(dāng)管理，以此提高其工作技能以及管理水平。其次，可以通過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，形成教育機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的素質(zhì)提高。在學(xué)習(xí)中主要以自學(xué)為中心，通過適當(dāng)?shù)慕逃团嘤?xùn)，在工作中學(xué)習(xí)，及時(shí)有效的令工作人員掌握電子信息化的穩(wěn)當(dāng)管理方式。

文檔信息化從本質(zhì)上將是傳統(tǒng)文檔管理工作在現(xiàn)代電子設(shè)備上的延續(xù)，是時(shí)代的要求，是文檔工作思路的創(chuàng)新，同時(shí)也是未來社會(huì)服務(wù)工作的必然要求。