工程材料管理系統(tǒng)的運(yùn)用

沈紅燕 劉德利

摘? 要

在工程成本中，工程材料費(fèi)一般占工程總造價(jià)的70%左右。由于工程材料費(fèi)用所占比重很大，就意味者節(jié)約材料用量、減少材料的損失和降低材料費(fèi)用，可以有效地降低工程成本。隨著建筑業(yè)地改革與發(fā)展，材料管理對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益地影響已經(jīng)越來(lái)越得到重視，其中一個(gè)行之有效的手段就是：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高工程材料的科學(xué)管理水平、最大限度地發(fā)揮公司物資的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞： 工程材料管理；信息系統(tǒng)；運(yùn)用

中圖分類(lèi)號(hào)： C931.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一個(gè)施工企業(yè)項(xiàng)目管理的核心是控制進(jìn)度、質(zhì)量、成本。三者又是相互影響，相互促進(jìn)的。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，公路施工企業(yè)對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量高度重視，但是忽視對(duì)于成本的控制，或者沒(méi)有很好的手段去控制，造成普遍利潤(rùn)水平較低，甚至虧損的狀況，出現(xiàn)“沒(méi)活著急，有活更著急”的情況。

項(xiàng)目成本控制并不僅是財(cái)務(wù)部門(mén)的工作，要想控制好成本就要從相關(guān)業(yè)務(wù)入手：材料管理、機(jī)械管理、勞務(wù)管理、分包管理等；還要注重盡量精細(xì)，不僅通過(guò)財(cái)務(wù)、材料、機(jī)械、工程技術(shù)等部門(mén)了解到工程整體成本狀況，更要了解到工程細(xì)部成本狀況。這樣才能為成本控制提供真實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

《工程材料管理系統(tǒng)》通過(guò)對(duì)工程材料進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的統(tǒng)計(jì)來(lái)提高工程項(xiàng)目中材料的使用率和周轉(zhuǎn)效率，降低工程成本。其最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)及相關(guān)工程材料管理的科學(xué)化、規(guī)范化。本系統(tǒng)在單機(jī)上運(yùn)行，能夠滿足中、小型施工項(xiàng)目的實(shí)際需求。

1. 工程材料管理系統(tǒng)的需求分析

1.1公路施工項(xiàng)目部需要什么樣的材料管理軟件

目前，市場(chǎng)中已經(jīng)出現(xiàn)了一些材料管理軟件，那么，對(duì)于施工項(xiàng)目部來(lái)說(shuō)究竟需要什么樣的材料管理軟件呢？

1.1.1實(shí)用性

材料管理軟件應(yīng)適合當(dāng)前施工項(xiàng)目部材料管理工作的實(shí)際業(yè)務(wù)流程，能夠滿足材料管理人員的合理需求，解決實(shí)際問(wèn)題。

1.1.2易操作性

施工現(xiàn)場(chǎng)工作人員受客觀條件限制，計(jì)算機(jī)的操作水平有限，如果軟件操作步驟復(fù)雜，難于掌握，勢(shì)必也會(huì)影響工作效率，要求材料管理人員在不影響正常工作的前提下花費(fèi)很大精力學(xué)習(xí)軟件的使用是不太現(xiàn)實(shí)的。因此就要求軟件界面直觀，操作簡(jiǎn)單，容易理解和掌握。

1.1.3先進(jìn)性

企業(yè)所選擇的材料管理軟件不應(yīng)該僅僅是作為進(jìn)、銷(xiāo)、存工具軟件來(lái)使用，軟件中應(yīng)融入先進(jìn)的材料管理思想，只有這樣，才能有助于施工項(xiàng)目部提高材料管理水平。

1.1.4可維護(hù)性

不同公司對(duì)于材料管理的業(yè)務(wù)模式、管理機(jī)制、崗位設(shè)置等是千差萬(wàn)別的，甚至是在同一公司的不同項(xiàng)目部間都會(huì)有所差別，各自有適合本公司的一套管理經(jīng)驗(yàn)。這就要求材料管理軟件可維護(hù)性比較強(qiáng)，具有一定的伸縮性，可以根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，來(lái)靈活地配置軟件系統(tǒng)的模塊、功能。

1.1.5可升級(jí)性

由于用戶需求會(huì)發(fā)生變化，不可避免的帶來(lái)軟件升級(jí)的問(wèn)題，軟件應(yīng)預(yù)留接口，方便日后升級(jí)及軟件功能的擴(kuò)展，滿足企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需求。

1.1.6強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)查詢、核算、分析功能

材料管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要相關(guān)人員做統(tǒng)計(jì)查詢、核算、分析工作，以便實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地監(jiān)控材料成本的發(fā)生，輔助管理層進(jìn)行決策。材料管理軟件應(yīng)在這方面提供強(qiáng)大的功能，改變過(guò)去手工統(tǒng)計(jì)查詢的低效率狀況。利用軟件的統(tǒng)計(jì)、查詢功能為項(xiàng)目提供各類(lèi)報(bào)表及建立材料價(jià)格庫(kù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)公司投標(biāo)。

1.1.7數(shù)據(jù)安全性

在實(shí)現(xiàn)信息化管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。如果軟件的數(shù)據(jù)安全性得不到保障，一旦遇到突發(fā)情況，如斷電、操作系統(tǒng)崩潰、電腦病毒等，用戶辛辛苦苦建立起的重要數(shù)據(jù)信息無(wú)法得到恢復(fù)，那損失將是慘重的。因此，軟件應(yīng)具有較高的數(shù)據(jù)安全策略，提供數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份與恢復(fù)功能，用來(lái)保證數(shù)據(jù)安全。

基于以上的選擇標(biāo)準(zhǔn)制定出適合本公司施工項(xiàng)目部使用的材料管理軟件系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)加快工作效率，規(guī)范材料管理制度，控制和節(jié)約材料成本的目標(biāo)，最終提高項(xiàng)目部的材料管理水平。

1.2借助信息技術(shù)加強(qiáng)施工企業(yè)管理

當(dāng)前，公路市場(chǎng)逐漸規(guī)范，施工企業(yè)間的激烈競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)覆蓋區(qū)域的逐漸擴(kuò)大；再加上工程建設(shè)周期的縮短、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的錯(cuò)綜復(fù)雜等，都使公路施工企業(yè)面臨著越來(lái)越大的壓力和風(fēng)險(xiǎn)。如何有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)公路施工企業(yè)的綜合素質(zhì)，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，并在新的市場(chǎng)環(huán)境中健康、快速的發(fā)展，已成為施工企業(yè)管理者不停思考的課題。

首先，地域間楚河漢界變通途和經(jīng)濟(jì)的全球化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，地理距離對(duì)施工企業(yè)的市場(chǎng)擴(kuò)張的限制已經(jīng)越來(lái)越小了，各地的施工企業(yè)乃至世界的各路諸侯都在全國(guó)范圍內(nèi)不斷的擴(kuò)張、滲透。身處此境，施工企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理手段、人力資源等方面皆面臨著前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)。

其次，正如達(dá)爾文的進(jìn)化論曾指出的那樣：能夠在不斷變化的環(huán)境中生存下來(lái)的生物，不是那些最強(qiáng)大或最兇猛的動(dòng)物，而是那些最能適應(yīng)變化的動(dòng)物。企業(yè)的興與衰也是如此，諸多企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的此消彼長(zhǎng)就印證了這個(gè)道理：誰(shuí)主動(dòng)應(yīng)對(duì)、主動(dòng)變革，誰(shuí)就能基業(yè)常青；誰(shuí)漠視變化、不善應(yīng)對(duì)，則在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中誰(shuí)就會(huì)陷入越來(lái)越被動(dòng)的境地。

環(huán)顧全國(guó)范圍乃至世界范圍內(nèi)的成功企業(yè)，他們共同的特點(diǎn)就是一直不斷的審視和改進(jìn)自身的業(yè)務(wù)流程；不斷的發(fā)展員工的技能和能力；不斷的將新技術(shù)應(yīng)用到所在領(lǐng)域中，并向管理廣度和深度進(jìn)軍，從而持續(xù)提高企業(yè)的工作效率，并最終獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。從過(guò)去到今天，施工企業(yè)對(duì)于提高運(yùn)作效率和經(jīng)營(yíng)效益的追求一直沒(méi)有改變過(guò)。保證施工項(xiàng)目運(yùn)作效率的是業(yè)務(wù)流程及相應(yīng)的組織架構(gòu)，監(jiān)控和反映經(jīng)營(yíng)效益的是會(huì)計(jì)體系和績(jī)效管理機(jī)制，而能支撐企業(yè)這些業(yè)務(wù)活動(dòng)的正是企業(yè)的信息管理系統(tǒng)。

迅猛發(fā)展的信息技術(shù)給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的能量，有效的推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，已經(jīng)或正在改變著我們的工作、學(xué)習(xí)、生活和思想。信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，實(shí)際上就是信息系統(tǒng)的應(yīng)用。使用信息系統(tǒng)完善和加強(qiáng)傳統(tǒng)的管理方式，重新認(rèn)識(shí)和再造各種企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，成為了企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝的戰(zhàn)略手段。

信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，目前在我國(guó)的公路行業(yè)還處于起步階段，要謹(jǐn)慎對(duì)待 “全面建設(shè)、一步到位”的做法。其他行業(yè)初期建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時(shí)給我們留下了很多可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題，寄希望于捷徑，往往會(huì)進(jìn)入雷區(qū)，欲速而不達(dá)。因?yàn)?，一個(gè)企業(yè)全體員工的意識(shí)、技能都不是一朝一夕就可具備的，需要培育、需要發(fā)展。企業(yè)與周邊環(huán)境的配套與適應(yīng)也是重要問(wèn)題，否則會(huì)出現(xiàn)，一面高精尖、一面小米步槍?zhuān)诮涌谔幙ú弊拥默F(xiàn)象。隨著問(wèn)題的積累，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)被廢棄，巨額投資浪費(fèi)的嚴(yán)重后果。我們要遵循規(guī)律，防止陷阱，就要從最基礎(chǔ)、最根本的做起，層層推進(jìn)，依次改善，最終實(shí)現(xiàn)“通過(guò)全面應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，大幅提高企業(yè)效益”的目標(biāo)。

2.系統(tǒng)簡(jiǎn)介及運(yùn)行環(huán)境

2.1 系統(tǒng)簡(jiǎn)介

工程材料管理系統(tǒng)通過(guò)現(xiàn)代化的管理模式，規(guī)范管理全部項(xiàng)目，使工地與項(xiàng)目之間真正建立起暢通的信息交換通道，清晰的反映出材料在各個(gè)環(huán)節(jié)的狀況，最終達(dá)到?jīng)Q策者在第一時(shí)間根據(jù)各方面的材料數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析，做出正確決策，這是材料管理網(wǎng)絡(luò)化的最終目的。

工程材料管理系統(tǒng)能夠分公司分工程項(xiàng)目對(duì)材料進(jìn)行管理，具備了項(xiàng)目管理中所需要的材料計(jì)劃管理、材料收料管理、材料發(fā)料管理、材料庫(kù)存管理、材料憑證管理和材料結(jié)算管理，同時(shí)提供了強(qiáng)大的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。

工程材料管理系統(tǒng)具有五個(gè)特點(diǎn)：一是具有混合料的配比功能，提供混合料和原材料的對(duì)應(yīng)關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)材料在收料和發(fā)料時(shí)既可按混合料計(jì)量，也可按原材料計(jì)量；二是具有自動(dòng)根據(jù)收料單、發(fā)料單生成憑證單的功能，保證了材料的收發(fā)存與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致；三是具有材料數(shù)據(jù)的多種報(bào)表，并且這些報(bào)表數(shù)據(jù)都具有數(shù)據(jù)的跟蹤功能，能夠直接追溯到收料單和發(fā)料單；四是具有豐富的格式設(shè)置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能，包括單據(jù)打印格式的設(shè)置，報(bào)表查詢數(shù)據(jù)格式的設(shè)置，報(bào)表查詢數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出；五是具有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入功能，既是網(wǎng)絡(luò)版的軟件系統(tǒng)，能滿足具有局域網(wǎng)環(huán)境的單位，也是單機(jī)版的軟件系統(tǒng)，能夠解決施工項(xiàng)目分散，數(shù)據(jù)不易傳輸匯總的問(wèn)題。

2.2系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

P2以上微機(jī)；

操作系統(tǒng)：? 中文Windows95/98或以上的版本，

系統(tǒng)要求預(yù)裝Office2000套件中的Access2000文字編輯程序；

主??? 存：? 最低64MB，建議增設(shè)到128MB以上；

硬盤(pán)空間：? 剩余空間100MB以上；

鼠??? 標(biāo)：? Microsoft及其兼容類(lèi)鼠標(biāo)。

打 印 機(jī)：? 支持Windows95下的所有打印機(jī)

3.系統(tǒng)應(yīng)用的效果

3.1由于運(yùn)算工具不同，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)運(yùn)算工具是算盤(pán)或電子計(jì)算器等，計(jì)算過(guò)程每運(yùn)算一次要重復(fù)一次，由于不能存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果，人要邊算邊記錄，工作量大，速度慢。工程材料管理系統(tǒng)的運(yùn)算工具是電子計(jì)算機(jī)，數(shù)據(jù)處理由計(jì)算機(jī)完成，能自動(dòng)及時(shí)的存儲(chǔ)運(yùn)算結(jié)果，人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所希望的信息。

3.2由于信息載體不同，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)所有信息都以紙張為載體，占用空間大，不易保管，查找困難。電算化會(huì)計(jì)除了必要的會(huì)計(jì)憑證之外，均可用磁盤(pán)、磁帶做信息載體，它占用空間小，保管容易，查找方便。

3.3由于帳薄規(guī)則不同，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)規(guī)定日記帳、總帳要用訂本式帳冊(cè)，明細(xì)帳要用活頁(yè)式帳冊(cè)；帳薄記錄的錯(cuò)誤要用化線法和紅字法更正；帳頁(yè)中的空行、空頁(yè)要用紅線劃消。電算化會(huì)計(jì)不采用傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)中的一套改錯(cuò)方案，凡是登記過(guò)帳的數(shù)據(jù)，不得更改（當(dāng)然還是要輔以技術(shù)控制），即使有錯(cuò)，只能采用輸入“更改憑證”加以改正，以留下改動(dòng)痕跡。對(duì)需要打印的帳頁(yè)的空行、空頁(yè)可以用手工處理。

3.4由于帳務(wù)的處理程序（會(huì)計(jì)核算形式）不同，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理帳務(wù)的程序有4種，但都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄與計(jì)算的根本弱點(diǎn)，伴之而來(lái)的是人員與環(huán)節(jié)的增多和差錯(cuò)的增多。成熟的工程材料管理系統(tǒng)的帳務(wù)處理程序用同一模式來(lái)處理不同企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，成本核算程序以軟件固化形式在計(jì)算機(jī)里，從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表的過(guò)程都由計(jì)算機(jī)處理完成后。因此，可以使會(huì)計(jì)工作更加規(guī)范，并提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量。

從以上可看出，工程材料管理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，不僅使廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，而且在提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變，提高經(jīng)濟(jì)效益和加強(qiáng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)宏觀管理方面都有十分重要作用。實(shí)現(xiàn)工程材料管理系統(tǒng)的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。工程材料管理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，它不僅僅是由計(jì)算機(jī)代替手工記賬，而且是社會(huì)進(jìn)入快節(jié)奏的一個(gè)重要標(biāo)志，是向傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論和操作規(guī)程提出的挑戰(zhàn)，是國(guó)家建立會(huì)計(jì)信息高速公路的基礎(chǔ)，是改變會(huì)計(jì)人員思維方式和工作習(xí)慣的一項(xiàng)根本性措施。可以說(shuō)，工程材料管理系統(tǒng)普及的程度和發(fā)展的速度，是一個(gè)地區(qū)一個(gè)部門(mén)會(huì)計(jì)事業(yè)先進(jìn)與否的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，我們應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)和行業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，積極著手推廣工程材料管理系統(tǒng)，并且在實(shí)踐中加強(qiáng)這方面的理論探討和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，使我國(guó)的會(huì)計(jì)工作更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。