試析醫(yī)院基建工程檔案管理工作

徐同偉

摘要：隨著醫(yī)院基建工程的迅速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善，基建工程檔案作為一個(gè)獨(dú)立的檔案管理門類，也越來越受到醫(yī)院檔案管理部門的重視，搞好基建工程檔案建設(shè)，提高檔案的實(shí)用價(jià)值顯得非常重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建工程檔案 建設(shè)和利用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)

醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體，圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)形成了一個(gè)互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景?；üこ虣n案伴隨著工程的實(shí)施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生，并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者，形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價(jià)值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術(shù)個(gè)性特征，它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性，加工處理的多樣性和其時(shí)間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性［1］。

基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個(gè)屬性，一是具有使用價(jià)值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，縮短設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算周期；同時(shí)為醫(yī)院的基建提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的價(jià)值，才有可能從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行具體分析，發(fā)現(xiàn)其使用價(jià)值，充分發(fā)揮基建工程檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。

2醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成

醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn)，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性，應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書，可行性研究報(bào)告，批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告，土地征用、拆遷補(bǔ)償文件，批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖，有關(guān)部門測(cè)繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同，地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案包括招標(biāo)文件，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件(或工程概、預(yù)算書)，竣工結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字?jǐn)⑹龅暮唵尉S修、裝修內(nèi)容，招投標(biāo)文件，工程結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。

3 醫(yī)院基建工程檔案的作用

要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)，首先要全面、深入地認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，檔案離開了“作用”其價(jià)值就無從體現(xiàn)。

3.1 對(duì)同類工程設(shè)計(jì)具有重復(fù)利用和參考價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項(xiàng)記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程。尤其是工程設(shè)計(jì)檔案的最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用，這是基建工程檔案通用性強(qiáng)的特征決定的，例如一些醫(yī)技樓，

病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本［3］。

3.2 對(duì)日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案對(duì)日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對(duì)修、購專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào)，維修工程招標(biāo)時(shí)的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整，就是一份準(zhǔn)確的投資估算；利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對(duì)維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿，維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理需要基建檔案提供詳細(xì)信息。

4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)

醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設(shè)，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個(gè)方面的工作。

4.1 提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識(shí) 要增強(qiáng)檔案意識(shí)，改變“在檔案收集時(shí)你送我要，在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài)，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應(yīng)是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的立卷意識(shí)、管理和利用意識(shí)并逐步將這些意識(shí)形成習(xí)慣。要加強(qiáng)基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練，選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任檔案管理工作，同時(shí)考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

4.2 完善管理機(jī)制，健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時(shí)，要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征，它的內(nèi)容多、種類雜、收集時(shí)間長，故必須建立崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，分工合作，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，這是一項(xiàng)難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，圖紙會(huì)審紀(jì)錄，設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測(cè)量記錄，材料出廠合格證，材料質(zhì)量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定材料，包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理例會(huì)記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令，沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等?；ú块T應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件，如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件，政府有關(guān)職能部門批文等。審計(jì)部門應(yīng)收集在審計(jì)過程中對(duì)施工單位所提供的審計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、可靠性的確認(rèn)資料，市場(chǎng)材料價(jià)格確認(rèn)資料、收集工程量計(jì)算書、結(jié)算過程的初審意見、核對(duì)后意見，終審意見及完整的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍，對(duì)于施工過程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關(guān)心檔案，自覺收集、保管、愛護(hù)檔案的習(xí)慣。

4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展，基建檔案管理工作面臨的一個(gè)主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用［4］。對(duì)于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。

4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項(xiàng)工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準(zhǔn)備工作，要保證資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在工程建設(shè)前期，檔案人員要及時(shí)了解工程的總體安排，對(duì)需要收集的資料做到心中有數(shù)；在施工過程中，基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場(chǎng)。要加強(qiáng)對(duì)基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察，并定期對(duì)檔案進(jìn)行階段性清查清欠，對(duì)沒有及時(shí)歸檔的部分，要列出清單及時(shí)索取，借用檔案的要及時(shí)督促歸檔，以防因借用人對(duì)檔案保管不善而造成丟失損壞。

4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán)，立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應(yīng)考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，要依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。

4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時(shí)有發(fā)生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統(tǒng)增加，強(qiáng)電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字?jǐn)⑹?，?duì)于這些都應(yīng)進(jìn)行有關(guān)資料的整理，該補(bǔ)圖的補(bǔ)圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理，使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實(shí)完善，有利于今后查閱和重復(fù)利用。

5 結(jié)語

基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、辦院條件的改善，醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會(huì)大量產(chǎn)生，隨之而來的維修工程也會(huì)大量增加，檔案的開發(fā)利用價(jià)值會(huì)不斷顯現(xiàn)，醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ)，在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用，只有加強(qiáng)其建設(shè)，認(rèn)識(shí)其重要性，才能更好的發(fā)揮它的作用。

參考文獻(xiàn)

［1]王傳宇；科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)［M］.北京:檔案出版社,1986

［2]朱曉青；醫(yī)院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學(xué)學(xué)報(bào),2002,18

［3]徐條珍；試論醫(yī)院基本建設(shè)檔案的價(jià)值功能[J].蘇州大學(xué)學(xué)報(bào)(工科版)，2002,12

［4]李芳；論電子文件的歸檔管理[J].河南社會(huì)科學(xué),2004,18