論如何對水利工程檔案實(shí)施有效管理

石秀瓊

摘要：水利工程檔案具有重要的利用價值，如何才能做好水利工程檔案管理工作，是項(xiàng)目建設(shè)管理的需要，也是國家和水利部的共同要求。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

引言

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是水利科技工作者辛勤勞動智慧的結(jié)晶。做好水利工程檔案管理工作必須認(rèn)識到水利工程檔案的重要性，制定有效的管理制度，重視檔案人員的知識更新，做好水利工程檔案的開發(fā)利用工作。

一、水利工程項(xiàng)目檔案的管理重要性

不同階段形成的不同技術(shù)人員收集歸檔的水利檔案，不管是在檔案文件信息的形成過程中還是在檔案形成之后長期的管理和使用的過程中，出現(xiàn)任何的一個小紕漏均會給水利工程帶來安全隱患，甚至有可能引發(fā)重大的責(zé)任事故。因此，加強(qiáng)水利檔案管理工作是保證水利工程運(yùn)行安全的前提。此外，水利工程的檔案資料是其正常運(yùn)行最基本的保障，可靠完善的水利檔案對于水利工程的管理單位和相關(guān)技術(shù)人員熟悉工程的一般狀況，搞好水利工程的維修和改造，提高對水利工程的管理水平也有著重要的意義?？傊訌?qiáng)水利檔案管理工作能夠確保水利工程的安全運(yùn)行和正常效益的實(shí)現(xiàn)。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1、工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在水利工程建設(shè)過程中，檔案工作人員一般都是工程技術(shù)人員多，有的是臨時抽調(diào)，且身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏工程檔案專業(yè)知識，對水利工程檔案管理相關(guān)法律和制度不熟悉，有些檔案工作人員不直接參加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的經(jīng)驗(yàn)，這些都可能使水利工程檔案案卷質(zhì)量差、不規(guī)范，影響歸檔質(zhì)量。

2、檔案管理意識淡薄

管理意識淡薄，影響檔案完整政府職能的轉(zhuǎn)變，行政審批制度的簡化，水利工程建設(shè)管理體制的變革，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制和質(zhì)量終身制等制度的逐步完善，均促使水利工程檔案的管理內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度及各種檔案載體發(fā)生了相應(yīng)的變化。但水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變。個別單位負(fù)責(zé)人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認(rèn)識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設(shè)的全過程，缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性。

3、缺乏專業(yè)的檔案管理人員，缺乏實(shí)際經(jīng)驗(yàn)

任何檔案的管理工作都需要專業(yè)的管理人才，否則很難管好檔案，對于水利工程檔案管理來說更是如此。但在實(shí)際的檔案管理過程中，由于一些項(xiàng)目是臨時動工，項(xiàng)目部的人員都是臨時組成的，普遍專業(yè)素質(zhì)差，管理水平低，沒有經(jīng)過專業(yè)的水利工程檔案管理培訓(xùn)。檔案管理人員一般都是學(xué)習(xí)文秘、人力資源管理、中文專業(yè)出身，不是水利工程專業(yè)畢業(yè)，對水利工程專業(yè)知識了解少，因此，缺乏水利工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行檔案的接收過程中，由于自身知識的缺乏，只接收了工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員提交的資料，根本無法考察資料是否齊全，保存的是否完整，因此，就會導(dǎo)致一些不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生，常常會發(fā)生水利工程檔案的資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊等。

4、水利檔案管理規(guī)范存在一定的缺陷

水利檔案的檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大量的案卷沒有卷內(nèi)目錄以及組卷混亂等等。水利檔案的檢索效率不高。我國水利檔案的檢索方式以手工檢索為主，雖然在手工檢索途徑上做了不少改進(jìn)，但是新開發(fā)的檢索工具存在求多不求精的問題，不能有效緩解檔案資源利用不充分、檢索效率不高的難題。缺乏對水利檔案保密工作的重視。我國水利檔案管理部門對檔案信息的保密工作重視不夠，在信息化日益深化的今天。加大了涉密水利檔案的泄密、失密的風(fēng)險。

三、做好水利工程檔案管理工作的建議

1、加強(qiáng)宣傳，提高對檔案工作的認(rèn)識和重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提， 也是做好檔案工作的關(guān)鍵所在。針對領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視現(xiàn)狀，檔案人員應(yīng)通過各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機(jī)會，向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案對服務(wù)水利工作的作用；圍繞水利工作重點(diǎn)，提出做好檔案管理的合理化建議。在領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上，健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，逐步建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中。

2、建立完善的管理制度

想要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化，除了要有一套先進(jìn)的管理設(shè)備，還必須建立一套完善的管理機(jī)制，只有這樣才能在水利工程檔案管理信息化建設(shè)的過程中不會出現(xiàn)問題。所以，為了使水利工程檔案管理人員明白相關(guān)制度規(guī)范，明確自己的責(zé)任，保障設(shè)備的安全運(yùn)行，就必須根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，建立一套完善的檔案管理機(jī)制。

（1）明確自己的職責(zé)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)。

（2）制定出詳細(xì)的管理?xiàng)l例，細(xì)化檔案管理的工作環(huán)節(jié)和每個步驟。

（3）制定必要的安全管理措施，特別是對于一些已損壞的紙質(zhì)文件檔案，必須注意存放環(huán)境及擁有良好的保護(hù)意識，確保水利檔案的安全性和完整性。

在完善管理機(jī)制的同時，還要注意對水利工程的檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有人人做到規(guī)范化，自覺地遵守，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息化的水利工程檔案管理。一般來說，水利工程的檔案管理規(guī)范化一般包括：水利檔案的整理規(guī)范、檔案的統(tǒng)計(jì)規(guī)范、管理人員的服務(wù)規(guī)范、管理人員的技術(shù)規(guī)范等，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，可以說是衡量一個管理人員工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么水利工程的檔案數(shù)據(jù)將缺乏安全性，而且水利工程的檔案管理部門如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理將成為空談。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

水利工程檔案管理工作具有復(fù)雜、細(xì)致和瑣碎的特點(diǎn)。其科學(xué)性、服務(wù)性及技術(shù)性特征，要求水利工程檔案管理者要具備很高的素質(zhì)，而加強(qiáng)培訓(xùn)是提高其業(yè)務(wù)水平的重要途徑。水利工程檔案管理者不僅需要精通檔案管理的專業(yè)知識，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，還要熟悉水利工程特點(diǎn)和流程。同時，要提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，強(qiáng)化服務(wù)意識。檔案管理者只有具備現(xiàn)代管理素質(zhì)和合理的知識結(jié)構(gòu)，才能切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利工程檔案管理的重任。

4、優(yōu)化管理手段，提高利用效率

檔案的生命在于利用，只有對水利工程檔案充分利用，才能體現(xiàn)其真正的價值。要充分利用水利工程檔案，就要改變傳統(tǒng)落后的管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在不斷豐富水利工程檔案內(nèi)容的同時，提高其信息的檢索和查閱功能，努力實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，才能進(jìn)一步提高水利工程檔案的使用效率。

結(jié)束語

總之，我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應(yīng)用三方面工作，加快檔案信息化進(jìn)程,在充分發(fā)揮原有檔案作用的同時,積極探索和嘗試建立文檔信息服務(wù)、檢索中心現(xiàn)行文件利用中心,以及借助網(wǎng)絡(luò)、電子傳輸?shù)痊F(xiàn)代化手段, 借助檔案平臺，為水利提供信息資源，更好地服務(wù)于現(xiàn)代水利。

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