電力企業(yè)中的檔案管理

鄭余秀

摘要: 電力檔案已在電力行業(yè)現(xiàn)狀的發(fā)展起著舉足輕重的作用，以及檔案管理是企業(yè)管理權(quán)力的重要組成部分，該倡議是電力企業(yè)直接相關(guān)，才能贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。本文主要闡述了電力企業(yè)中檔案管理的意義及存在的問題和改進(jìn)措施，。

關(guān)鍵詞:電力企業(yè)，檔案管理，意義

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

檔案管理在電力行業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的影響。隨著電力行業(yè)改革的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理變得越來越重要。

檔案的形成及作用

1.形成

檔案是文件的條件形成的、是過去的、已經(jīng)完成的歷史參考價(jià)值的文件，具有實(shí)用和指導(dǎo)實(shí)踐的文件，在文件中尚未完成其傳達(dá)或當(dāng)前的任務(wù)是不被轉(zhuǎn)移到檔案保管賬戶。檔案是具有一定查考和利用價(jià)值的文件，是經(jīng)過檔案專業(yè)人員鑒定挑選的在質(zhì)量數(shù)量上相對(duì)穩(wěn)定的文件精華，是按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求立卷歸檔后形成的文件組合，不是雜亂或單一的文件，是宣傳教育的素材及社會(huì)歷史的憑證，是人們實(shí)踐活動(dòng)中自然形成的歷史真實(shí)紀(jì)錄。

2．作用

檔案在工作中是領(lǐng)導(dǎo)決策的得力助手，是機(jī)關(guān)工作的參謀。領(lǐng)導(dǎo)在作出決策之前，都要參閱大量的檔案文獻(xiàn)，熟悉各有關(guān)的基層工作情況，研究不同時(shí)期的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從中找出決策的論據(jù)。機(jī)關(guān)的工作總結(jié)、計(jì)劃制定、調(diào)查研究和處理問題，需要了解情況、掌握材料和熟悉政策，必須查閱大量的即有文件和資料。這些文件和資料都保存在有關(guān)檔案里，所以，齊全、完整的檔案，是企業(yè)工作人員得以順利開展各項(xiàng)工作的有力助手和得力參謀。

二、檔案管理在電力企業(yè)中的意義

檔案管理是電力企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，具有非常重要的作用。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄和原始憑證，電力檔案包含著許多內(nèi)容，涉及到方方面面，范圍廣、門類多、信息容量大。檔案是企業(yè)成長(zhǎng)、發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識(shí)信息，是一筆不可估量的財(cái)富。檔案管理是保證電力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要，是提高工作質(zhì)量和工作效率的有效手段。目前我國電力企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，轉(zhuǎn)變思想，以科學(xué)創(chuàng)新的理念加快企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，構(gòu)建合理、有效的管理機(jī)制，不斷完善檔案管理工作，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展壯大提供有力的信息保障。

三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.檔案管理體系不健全

一方面，當(dāng)前對(duì)各電力企業(yè)管理人員往往僅對(duì)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量有較高的要求，比較重視，對(duì)檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動(dòng)的局面，只能依靠手工操作和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，從而嚴(yán)重了檔案功能的發(fā)揮，與當(dāng)前電力工程日益增多的工作需要極不適應(yīng)。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時(shí)，沒有從簽訂合同準(zhǔn)備開工就開始，而是等到工程接近完工時(shí)，才加班加點(diǎn)進(jìn)行檔案歸檔，導(dǎo)致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補(bǔ)記錄等方法進(jìn)行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。讓一些應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，而不應(yīng)該歸檔的材料卻歸檔了。

2.管理的專業(yè)化程度不高

在管理人員上，大部分電力企業(yè)從事檔案管理的人員并非檔案管理專業(yè)的專門人才，他們并不熟悉檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，也沒有意識(shí)到在電力企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要作用，只是將檔案管理簡(jiǎn)單地看作是收集、分類和存放資料而已。在管理機(jī)構(gòu)上，許多電力企業(yè)檔案管理部門不單獨(dú)存在，常與其他機(jī)構(gòu)和部門共同管轄或組合。這將使電力企業(yè)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)上產(chǎn)生混亂，把不應(yīng)該保存的檔案保存，長(zhǎng)期歸檔大多是無用的數(shù)據(jù)，這不僅會(huì)使企業(yè)成本增加，從而也大大影響了檔案在企業(yè)發(fā)展中所起的作用。

3.檔案記錄不完善

一方面，當(dāng)前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術(shù)數(shù)據(jù)資料，對(duì)生動(dòng)、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然配置錄音、照相或者攝像等設(shè)備，但卻沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，有的即使進(jìn)行了相關(guān)聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細(xì)小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個(gè)事，就有幾種不同的記錄方式，這些細(xì)節(jié)方面極大程度影響了計(jì)算機(jī)的檢索，降低了檢索效率。

4.檔案管理信息化建設(shè)落后

信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，電力企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)還比較落后，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入不夠；相關(guān)政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)不健全，實(shí)際開展過程中缺乏具體的措施和依據(jù)；很多企業(yè)雖然配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率很低；企業(yè)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實(shí)現(xiàn)資源共享；專業(yè)人才匱乏，制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

四、提高電力檔案管理的措施

1.健全電力檔案管理體系

首先根據(jù)電力企業(yè)單位實(shí)際水平和工程的相關(guān)需求，建立健全相應(yīng)的電力檔案管理制度與實(shí)施規(guī)范，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、整理分類、以及竣工文件的編制、交接驗(yàn)收等都要提出具體要求，最有效的辦法是在工程開始之前，就由企業(yè)檔案室制定詳細(xì)的管理制度下發(fā)到各施工單位，進(jìn)而做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、職責(zé)分明。其次是建立相應(yīng)的檔案管理工作監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，落實(shí)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲措施，以此來增加檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，從而更有效地進(jìn)行檔案管理，真正做到工程開工有報(bào)告、工程進(jìn)行過程中有記錄、工程進(jìn)場(chǎng)時(shí)有合同，對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有依據(jù)。最后是規(guī)范電子文件的歸檔，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，要求統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，以此提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.積極提高數(shù)字信息化程度

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，大量的電子文件的應(yīng)用，極大地推動(dòng)了數(shù)字化檔案室的建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，從文本、圖形、圖像，使更多的歷史數(shù)據(jù)，如更多的影像顯示，所以我們必須積極主動(dòng)地提高數(shù)字信息化檔案管理。首先是電力管理信息系統(tǒng)具有實(shí)用價(jià)值，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)和開發(fā)，管理信息系統(tǒng)，規(guī)范各種文本，音頻和視頻文件、軟件、硬件設(shè)施的升級(jí)，在對(duì)數(shù)字信息的需求。其次是電力系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立是有效的，共享和促進(jìn)電力檔案，提高檔案利用的權(quán)力。最后，還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的能力素質(zhì)，尤其是信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案信息采集的信息化程度，發(fā)展和轉(zhuǎn)移。

3.提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)

作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率直接影響著檔案工作的質(zhì)量和結(jié)果。檔案工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性工作。檔案人員除了要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任感。檔案管理人員應(yīng)明確自身的職責(zé)，規(guī)范各類檔案資料的管理，保證檔案的完整性、真實(shí)性和保密性，同時(shí)，還要對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，以更好地為企業(yè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。因此，首先要讓管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，明白數(shù)字信息化檔案管理、聲像檔案管理等的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、人員配備等的重要性；其次，可以通過檢查等方式，使工程技術(shù)管理人員、檔案管理人員等從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值和作用。

4.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

電力企業(yè)應(yīng)充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)、改革的方式、檔案管理，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排的重要性。制定相關(guān)法規(guī)，檔案資源的深入研究和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的信息，充分利用現(xiàn)代數(shù)字設(shè)備，信息人才引進(jìn)高層次，復(fù)合、有效的進(jìn)行的檔案管理工作的信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

電力檔案是一個(gè)電力工程全過程的真實(shí)寫照，是一個(gè)可以使用的有價(jià)值信息，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案收集、整理和利用，提高自己的能力和素質(zhì)，提高信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案價(jià)值的作用，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，一點(diǎn)一滴，與進(jìn)俱進(jìn)，為本單位乃至整個(gè)電力行業(yè)提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。