淺談以物資管理信息化推動項目物資管理標(biāo)準(zhǔn)化的工作思路

袁蓮娣 呂松青

摘要：標(biāo)準(zhǔn)化管理是一種管理手段或方法，即以標(biāo)準(zhǔn)化原理為指導(dǎo)，將標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于管理全過程，以增進(jìn)系統(tǒng)整體效能為宗旨、提高工作質(zhì)量與工作效率為根本目的。

關(guān)鍵詞：物資管理信息化 項目物資管理標(biāo)準(zhǔn)化 思路

中圖分類號：C36文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著我公司生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，跨行業(yè)、跨地區(qū)的國內(nèi)外工程項目越來越多，公司共有海內(nèi)外施工項目共33個，物資管理作為施工企業(yè)項目管理的重要組成部份，其事務(wù)管理工作中包括物資計劃管理、物資采購供應(yīng)、物資到貨質(zhì)量和數(shù)量驗收、庫存物資的保管保養(yǎng)、物資領(lǐng)料出庫及現(xiàn)場材料的使用管理等等。在業(yè)務(wù)管理流程中它包括物資采購計劃的控制、物資價格信息的收集及材料的采購比價、物資驗收信息及供應(yīng)商資料的收集、物資領(lǐng)用的使用用途及庫存狀況的信息、物資出庫及退料憑證記錄、物資的統(tǒng)計及財務(wù)核算成本核算等一系列的相關(guān)信息的提供。

1.項目物資管理信息流：

2.現(xiàn)有物資管理信息化的應(yīng)用及成效

2.1應(yīng)用

系統(tǒng)以采購計劃為先導(dǎo)，重點是對物資從入庫驗收開始到領(lǐng)料使用后的全過程的活動進(jìn)行管理，通過幾種原始憑證信息的輸入，形成可按物資、供應(yīng)商、領(lǐng)用單位、用途項目、入庫、出庫、單號、日期、單價、金額等多渠道的查詢及匯總，并自動生成一系列的報表，能準(zhǔn)確、及時地提供成本核算分析資料。

主要功能特點：通過填制原始記錄憑證《物資入庫驗收單》、《物資領(lǐng)料出庫單》、《物資退料入庫單》、《物資調(diào)撥出庫單》完成各項資料信息的采集錄入。為了減少原始憑證的種類報廢（損）、盤盈、盤虧物資通過設(shè)置制定的用途項目通過領(lǐng)料出庫單和退料單處理。單據(jù)輸入時，系統(tǒng)增加了自動提示功能，提高了輸入的準(zhǔn)確與速度。根據(jù)原始記錄憑證的任何一輸入項進(jìn)行查詢，對預(yù)點入庫的物資（或輸入有誤的物資）只須點擊原單據(jù)即可進(jìn)行沖單處理，可直接查詢某時段物資的入庫、出庫數(shù)量。結(jié)合施工生產(chǎn)和物資管理各項工作的不同需要，設(shè)置了多方面多層次的查詢功能，對一些常用的報表制定固定表式，可直接點擊生成報表。通過物資庫存查詢，可及時反映某一時點的庫存量，直觀地了解庫存結(jié)構(gòu)，以保證生產(chǎn)需要和庫存架構(gòu)的合理；月物資收發(fā)存情況可以按各分類物資（或明細(xì)）統(tǒng)計當(dāng)月及累計收入、領(lǐng)料、退料、調(diào)撥、庫存；物資收發(fā)存明細(xì)帳是對所選定的物資的收發(fā)存來源、去向、庫存進(jìn)行逐一記錄；以用途項目為內(nèi)容的多項查詢，可以滿足對單一項目，單機(jī)核算的統(tǒng)計需要；對領(lǐng)用單位所領(lǐng)用材料的查詢，可直接監(jiān)督部門用料情況；根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資情況匯總，可跟蹤材料價格和付款等情況。

《物資采購價格信息庫》，目的是使公司內(nèi)部的采購價格信息共享，為了解貨源、選擇供應(yīng)商和“采購比價”等采購工作提供依據(jù)。物資采購價格信息庫是建立在公司BS結(jié)構(gòu)物資管理軟件里面的一個功能模塊，它的數(shù)據(jù)來源是各個項目部的入庫驗收單據(jù)。全公司的價格信息庫可以從以下幾個方面查詢統(tǒng)計，物資名稱、價格信息、采購時間、采購單位、系統(tǒng)也可以通過供應(yīng)商，生產(chǎn)廠家等查詢。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代，通過網(wǎng)絡(luò)充分及時利用價格信息資源，挖掘價格信息潛能，進(jìn)一步提高企業(yè)物資管理水平，為企業(yè)管理創(chuàng)造價值。

2.2成效

現(xiàn)在公司全面推行使用網(wǎng)絡(luò)版物資管理系統(tǒng)，各項目所有的信息資料按要要求及時輸入系統(tǒng)，公司及項目部的各級管理人員按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授于的權(quán)限，即可查詢得到經(jīng)管理系統(tǒng)程序開發(fā)的相關(guān)信息，如各項目的材料采購單價、數(shù)量及供應(yīng)商資料，同一物資各項目的價格情況，各項目按用途項目分類所反映的材料費用情況，庫存物資的詳細(xì)記錄及庫存資金情況等等。因此，本系統(tǒng)能為相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)及時掌握公司采購價格信息、材料成本及庫存資金情況提供資源平臺。

2.3特點

本系統(tǒng)按物資帳務(wù)管理的流程編制，每個環(huán)節(jié)的工作都經(jīng)系統(tǒng)嚴(yán)密控制，促進(jìn)了流程管理的執(zhí)行；通過采購價格信息資源共享，對比價和控制生產(chǎn)成本提供了方便；提高了核算資料的準(zhǔn)確性，加速了核算速度；系統(tǒng)構(gòu)思完整，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，留下了一系列管理程序中的工作接口。系統(tǒng)生成各種相關(guān)原始憑證，既能滿足各項管理需要的同時，著重提高企業(yè)物資管理的信息化，科學(xué)化水平。

3.項目物資標(biāo)準(zhǔn)化管理

3.1物資采購計劃

物資采購計劃包括物資總采購計劃、月度物資采購計劃、補充物資采購計劃、零星物資采購計劃等。項目物資部門接到專業(yè)技術(shù)人員提交的物資需求計劃時，首先要核對計劃提交的及時性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、審批手續(xù)的合規(guī)性等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)有不符合采購要求的地方，須及時同專業(yè)技術(shù)人員溝通，直至專業(yè)技術(shù)人員修改完善，書面確認(rèn)后方可接收。同時材料人員接收正式的物資需求計劃后，要及時登記需求計劃管理臺帳。在項目的實際應(yīng)用過程中，物資需求總計劃不僅給項目總的成本預(yù)測提供了依據(jù)，也為物資管理工作的開展提供了總體思路。物資采購計劃根據(jù)物資需求計劃編制而成，上報公司后為公司總體了解項目的實際情況提供了指導(dǎo)依據(jù)，對人力、資金的布局和掌控更為客觀和全面。

3.2物資采購

物資標(biāo)準(zhǔn)化采購保證了企業(yè)管理的先進(jìn)性,使物資采購的各個環(huán)節(jié)于可控制的范圍之內(nèi),達(dá)到相互監(jiān)督、相互制約的管理機(jī)制。并求做到資源互補,信息共享,節(jié)約人力物力和財力。公司實行由公司物資中心和區(qū)域/專業(yè)公司物資部門統(tǒng)一組織實施(公司集中采購以外的物資由區(qū)域公司集中采購)，各相關(guān)部門和項目部配合進(jìn)行的兩級集中采購制度。物資采購采用分級集中制度，優(yōu)勢十分明顯，效益也非常顯著，有效避免了很多常規(guī)物資采購方式的弊端，權(quán)責(zé)明確，在確保經(jīng)濟(jì)效益的同時也保證了物資的質(zhì)量。

3.3物資驗收

(1)采購產(chǎn)品到貨驗收由項目保管員負(fù)責(zé)組織相關(guān)技術(shù)人員及質(zhì)檢員共同驗收。特類勞動保護(hù)用品、安全防護(hù)用由項目部安全員負(fù)責(zé)驗收。

(2)供方送貨時，必須提供加蓋物資合同簽訂方(供方)公章的送貨清單。清單中必須標(biāo)明規(guī)格型號、數(shù)量、單價、合價。項目材料員應(yīng)及時核對送貨清單與物資采購合同所附清單或批價單，核對無誤后，方可在送貨清單上簽字。

(3)進(jìn)貨物資需進(jìn)行見證資料的核查和實物核查。所購物資必須具備相應(yīng)的能證明其物資質(zhì)量的“產(chǎn)品質(zhì)量證明”資料，如：產(chǎn)品合格證;材質(zhì)化驗單;檢驗試驗數(shù)據(jù)報告等能證明其產(chǎn)品質(zhì)量的資料。

(4)對分包方自行采購的物資(主材)，項目部材料管理部門負(fù)責(zé)對其實物進(jìn)行核查并督促其收集保管相關(guān)質(zhì)量證明資料。

(5)對驗證合格的物資，保管員會同專業(yè)技術(shù)人員對物資進(jìn)行見證資料核查和實物核查后，填寫進(jìn)場材料自檢情況一覽表(工程監(jiān)理有要求時)。保管員在驗收時，采用檢斤、檢尺、量方、過磅等方式對物資的外觀、型號、規(guī)格、數(shù)量、包裝等方面進(jìn)行檢查核對確認(rèn)無誤后在驗收單上簽字。

3.4 物資標(biāo)識

材料標(biāo)識管理是為防止物資使用前或在使用過程中的混用和誤用，達(dá)到對工程物資可追溯的目的。物資標(biāo)識是滿足對工程形成過程具有可追溯性的重要管理環(huán)節(jié)，項目保管員應(yīng)負(fù)責(zé)材料驗證前存放區(qū)域、驗收入庫后及材料發(fā)放前標(biāo)識的移植：在材料標(biāo)識過程中應(yīng)當(dāng)注意：

(1)倉庫保管員必須經(jīng)常保持標(biāo)記清晰、明顯、正確，發(fā)現(xiàn)標(biāo)記不清時及時恢復(fù)。

(2)保管員根據(jù)物資的物理性質(zhì)、化學(xué)性質(zhì)、形狀、體積、重量等不同情況分類入庫保管，并按材料標(biāo)識分類和材料標(biāo)識方法標(biāo)識清楚。

(3)保管員應(yīng)在倉儲設(shè)備材料的種類、規(guī)格型號、數(shù)量等信息變更后的24小時內(nèi)更新標(biāo)識卡中的相關(guān)內(nèi)容，保持“賬、物、卡”相一致。

4.結(jié)束語

標(biāo)準(zhǔn)化物資管理是公司打破傳統(tǒng)企業(yè)物資管理模式的局限性，利用管理制度標(biāo)準(zhǔn)化、人員配備標(biāo)準(zhǔn)化、過程控制標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮企業(yè)管理技術(shù)優(yōu)勢、優(yōu)化資源配置、降低工程成本、全面提升工程項目管理水平，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

參考文獻(xiàn)：

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