水運(yùn)工程項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化

聶琴

摘 要：項(xiàng)目檔案見證工程建設(shè)的全過程，具有非常重要的研究、保管和利用價(jià)值。本文從水運(yùn)工程檔案的重要性入手，敘述了水運(yùn)工程檔案管理工作中存在的問題，重點(diǎn)以連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程為例探析了水運(yùn)工程項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施、操作方法和達(dá)到的效果。

關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程 檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化

水運(yùn)工程項(xiàng)目檔案是指水運(yùn)工程自項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收全過程中直接產(chǎn)生的反映工程建設(shè)實(shí)際，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有查考利用價(jià)值的各種不同載體的歷史記錄。水運(yùn)工程的建設(shè)、使用和管理始終離不開水運(yùn)工程檔案的支持，它是有效開展工程招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、資金、科研等要素監(jiān)督工作的重要基礎(chǔ)，是工程建設(shè)管理狀況的一面鏡子。它的有效利用可為開展交通規(guī)劃建設(shè)工作提供重要依據(jù)，能促進(jìn)水運(yùn)工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。同時(shí)，水運(yùn)工程檔案管理工作作為水運(yùn)工程各參建單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項(xiàng)工作做得好將促進(jìn)參建單位相關(guān)工作的全面規(guī)范開展，提高水運(yùn)工程管理水平，反之，將受到影響。因此，重視和加強(qiáng)水運(yùn)工程檔案管理工作，保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性對(duì)水運(yùn)建設(shè)事業(yè)意義重大。

當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。水運(yùn)工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要參與工程建設(shè)的各方面人員給予高度重視。在具體操作過程中，主要負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，檔案員及其他工程技術(shù)人員自我學(xué)習(xí)、參與檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，只重視工程本身，輕視工程檔案的現(xiàn)象較普遍。如認(rèn)為“檔案資料后補(bǔ)”很正常。

檔案管理機(jī)構(gòu)不完善。各參建單位內(nèi)部缺乏相互溝通交流機(jī)制，職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員，管理不到位現(xiàn)象普遍。由于人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有設(shè)立檔案管理部門，檔案管理人員普遍非水運(yùn)工程相關(guān)專業(yè)，非專職且不固定；工程技術(shù)管理人員對(duì)工程資料不重視，與檔案管理人員缺乏交流，造成資料的形成與收集、歸檔脫鉤，不利于工程檔案管理工作的規(guī)范、高效開展。

檔案管理規(guī)章制度不健全，采取的管理辦法和操作流程較不規(guī)范。由于工程和檔案的專業(yè)性，工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，沒有明確檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盲目收集資料，歸類較雜亂，缺乏系統(tǒng)性，且檔案資料的收集和整理不能與工程建設(shè)達(dá)到同步。

未設(shè)立專門的檔案管理工作場(chǎng)所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫(kù)房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)工程建設(shè)快速發(fā)展的需要。

就工程檔案質(zhì)量本身而言，施工日志和監(jiān)理日志記錄不規(guī)范、較隨性，簽署不完備，達(dá)不到其預(yù)期效果；施工原始記錄內(nèi)容不全面、不規(guī)范、收集不完整情況較多。

監(jiān)理單位未采取有效措施及時(shí)跟蹤施工單位檔案管理工作情況，未履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，檔案管理措施不完善。如存在不核定施工單位報(bào)驗(yàn)內(nèi)容就簽字認(rèn)定的情況，有的甚至只簽字不簽署審定意見。

檔案管理信息化水平不高。未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，制約其查找速度和利用效率。

連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化

連云港港30萬噸級(jí)航道工程是目前我國(guó)在開敞式海岸淤泥質(zhì)淺灘建設(shè)的等級(jí)最高的人工深水航道，是江蘇實(shí)施沿海開發(fā)戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，也是連云港港發(fā)展的生命線工程。2009年1月，國(guó)家發(fā)改委批復(fù)項(xiàng)目建議書，同意建設(shè)30萬噸級(jí)航道，航道呈“人”字型布局連接連云港區(qū)和徐圩港區(qū)，按“一次立項(xiàng)、分期實(shí)施”的原則，先期實(shí)施一期工程。一期工程建設(shè)25萬噸級(jí)連云港區(qū)航道和10萬噸級(jí)徐圩港區(qū)航道及配套圍堤工程等，總投資47.71億元。該工程于2011年3月開工建設(shè)，2013年10月全面建成，期間建設(shè)單位按總體進(jìn)度計(jì)劃的各控制節(jié)點(diǎn)分10批次開展項(xiàng)目招投標(biāo)工作，一期工程共設(shè)7個(gè)監(jiān)理標(biāo)、8個(gè)疏浚施工標(biāo)、9個(gè)圍堤施工標(biāo)及3個(gè)其他附屬工程標(biāo)，均按照各控制節(jié)點(diǎn)通過交工驗(yàn)收。

1、項(xiàng)目檔案管理制度化

該工程參建單位30余家次，要形成一套格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，難度很大。為了保證實(shí)現(xiàn)“建優(yōu)質(zhì)工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標(biāo)，建設(shè)單位建立健全檔案管理制度、全面落實(shí)責(zé)任、加強(qiáng)全過程控制與實(shí)時(shí)管理。

一是成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由總工程師擔(dān)任小組組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，同時(shí)明確建設(shè)單位所有工作人員職責(zé)，自覺主動(dòng)配合做好項(xiàng)目檔案的管理工作。其余參建單位明確一名總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人分管，并建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)的、能夠適應(yīng)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案人員，在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好項(xiàng)目檔案的形成、整理、歸檔、交接工作。同時(shí)將檔案管理與業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，分工負(fù)責(zé)。自構(gòu)建內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)以來，還將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試驗(yàn)、檢測(cè)等所有參建單位納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，對(duì)于在工程項(xiàng)目推進(jìn)過程中新增加或者是完成承建任務(wù)退場(chǎng)的參建單位，及時(shí)在管理網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行調(diào)整與修改，保證網(wǎng)絡(luò)的高效完備，切實(shí)做到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)”。

二是依據(jù)交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，結(jié)合項(xiàng)目檔案管理的要求和工程建設(shè)實(shí)際，建設(shè)單位組織編制了《連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程竣工文件編制辦法》經(jīng)江蘇省交通運(yùn)輸廳、省檔案局及有關(guān)交通系統(tǒng)內(nèi)的檔案專家審定后，報(bào)交通運(yùn)輸部備案，同時(shí)以紅頭文件的形式下發(fā)至各參建單位參照?qǐng)?zhí)行。該辦法結(jié)合工程實(shí)體施工的工序流程和相關(guān)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了工程項(xiàng)目的檔案分類方案、類目設(shè)置、歸檔內(nèi)容等，明確了項(xiàng)目檔案的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)規(guī)范管理。除此以外還制定保管、保密、利用、銷毀等一系列檔案管理工作制度，有力保障了項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三是在工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位建立健全工程檔案跟蹤監(jiān)管體系，定期對(duì)各參建單位形成的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并依據(jù)檢查情況予以通報(bào)，納入優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考評(píng)中。對(duì)不符合質(zhì)量、進(jìn)度等要求的限時(shí)整改，整改仍不符合歸檔要求的不予進(jìn)行當(dāng)月工程支付。同時(shí)，要求監(jiān)理單位在做好自身檔案管理和竣工文件收集、編制工作的同時(shí)，協(xié)助配合建設(shè)單位及時(shí)跟蹤、督促、檢查施工單位項(xiàng)目文件收集、整理情況，指導(dǎo)施工單位竣工文件編制工作，并審核把關(guān)，保證工程資料真實(shí)有效、收集整理及時(shí)、歸檔完整有序。

四是組織專家集中授課和參加檔案管理培訓(xùn)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，建設(shè)單位多次邀請(qǐng)專家授課、給予專項(xiàng)指導(dǎo)，為項(xiàng)目檔案管理加上了引擎，使各參建單位項(xiàng)目檔案管理水平得到有效提升。此外，建設(shè)單位組織相關(guān)人員參加項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，累計(jì)培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)達(dá)51人次。

2、項(xiàng)目檔案編制標(biāo)準(zhǔn)化

該工程項(xiàng)目竣工文件（除綜合類文件外）基本以合同段為單位進(jìn)行編制，在建設(shè)單位編制的《連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程竣工文件編制辦法》中對(duì)歸檔材料的編制體系、職責(zé)分工、編制要求、竣工文件的收集和組卷、編目及裝訂、驗(yàn)收和移交等內(nèi)容以及相關(guān)的表式、圖章、目錄等樣式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定。

按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則，該工程項(xiàng)目檔案的收集和編制工作由項(xiàng)目文件的形成單位或部門負(fù)責(zé)，按十個(gè)部分整理編制。第一部分為立項(xiàng)審批文件、第二部分為設(shè)計(jì)審批文件、第三部分為工程準(zhǔn)備及業(yè)主管理文件、第四部分為施工文件、第五部分為監(jiān)理文件、第六部分為竣工驗(yàn)收文件、第七部分為工程招投標(biāo)及合同文件、第八部分為資金管理文件、第九部分為科研文件、第十部分為特殊載體文件。建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制的項(xiàng)目檔案主要包括第一、二、三、七、八、九部分文件，施工負(fù)責(zé)編制第四部分文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制第五部分文件，第十部分文件由各參建單位共同形成。

對(duì)于建設(shè)單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位按照文件的自然形成過程分門別類整理組卷，按照編制體系中對(duì)應(yīng)的編目歸檔，如立項(xiàng)審批文件根據(jù)審批事項(xiàng)及內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷，設(shè)計(jì)審批和工程勘察文件按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷，工程招投標(biāo)及合同文件按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容分別整理組卷。

對(duì)于施工單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位首先對(duì)涉及的所有合同段按照其建設(shè)性質(zhì)和內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的編目，每個(gè)合同段在一個(gè)編目范圍內(nèi)獨(dú)立編制項(xiàng)目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位將獨(dú)立的合同段施工文件分為四大部分：一是開工前準(zhǔn)備文件和施工管理文件；二是施工過程各分部、分項(xiàng)開工報(bào)審、各檢驗(yàn)批檢驗(yàn)、報(bào)驗(yàn)文件及相應(yīng)原材料報(bào)驗(yàn)及試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)理平行檢測(cè)報(bào)告；三是單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定、單位工程交工驗(yàn)收文件材料；四是竣工圖。同時(shí)規(guī)定施工文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定資料可按標(biāo)段集中整理組卷外，其余文件材料均按單位、分部、分項(xiàng)工程劃分結(jié)合施工工序的先后進(jìn)行組卷。項(xiàng)目竣工圖是基本建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的核心部分之一，因此，對(duì)其做出了重點(diǎn)要求，該工程竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。對(duì)于按圖施工沒有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補(bǔ)充的，在原施工圖上做修改、說明后作為竣工圖，需加蓋并簽署竣工圖章。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，由施工單位委托設(shè)計(jì)單位重新繪制竣工圖?？⒐D編制完畢后，由承擔(dān)施工的項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人逐張予以審核簽認(rèn)，審核通過后再交監(jiān)理單位總監(jiān)逐張予以審核簽認(rèn)。不同幅面的工程圖紙按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，不裝訂，按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)分別整理組卷。涉及設(shè)計(jì)變更的施工單位均按照標(biāo)準(zhǔn)樣式編制設(shè)計(jì)變更一覽表，內(nèi)容包括變更內(nèi)容、變更依據(jù)文件號(hào)及其所在案卷號(hào)、對(duì)應(yīng)竣工圖號(hào)及其所在案卷號(hào)，一覽表放在竣工圖首頁之前。同時(shí)，施工單位還應(yīng)編寫竣工圖編制說明，敘述工程概況、主要工程數(shù)量，技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；施工中執(zhí)行原設(shè)計(jì)的情況和設(shè)計(jì)變更情況，質(zhì)量評(píng)定情況，采用新材料、新工藝情況以及竣工圖編制情況等，以保證竣工圖編制真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽證手續(xù)完備以及整理符合檔案管理要求。

對(duì)于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)的文件，建設(shè)單位首先對(duì)涉及的所有監(jiān)理合同段按照其監(jiān)理內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的編目，每個(gè)監(jiān)理合同段在一個(gè)編目范圍內(nèi)獨(dú)立編制項(xiàng)目檔案，有效避免了重復(fù)、交叉。其次，建設(shè)單位規(guī)定同時(shí)監(jiān)理多個(gè)施工標(biāo)段的，除監(jiān)理工作依據(jù)性文件可獨(dú)立組卷外，其余過程監(jiān)理資料按施工合同段結(jié)合分部、分項(xiàng)和施工工序組卷，每個(gè)施工合同段給出相應(yīng)的一個(gè)編目，過程監(jiān)理資料主要內(nèi)容包括監(jiān)理工作依據(jù)性文件，質(zhì)量、進(jìn)度、安全、費(fèi)用控制文件，平行檢測(cè)及抽檢記錄匯總表，監(jiān)理月報(bào)、日志、旁站記錄、巡視記錄，監(jiān)理初驗(yàn)文件等。

3、項(xiàng)目檔案形成及其利用效果

建設(shè)單位利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行項(xiàng)目檔案信息管理工作，用Excel軟件編輯案卷目錄和卷內(nèi)目錄，由專人更新，并及時(shí)備份。截止到工程完工，共形成竣工檔案1201卷，其中第一部分立項(xiàng)審批文件17卷、第二部分設(shè)計(jì)審批文件46卷、第三部分工程準(zhǔn)備及業(yè)主管理文件67卷、第四部分施工文件743卷、第五部分監(jiān)理文件205卷、第六部分竣工驗(yàn)收文件4卷、第七部分工程招投標(biāo)及合同文件57卷、第八部分資金管理文件20卷、第九部分科研文件11卷、第十部分特殊載體文件31卷。特殊載體文件包含照片檔案1283張，光盤78張；對(duì)全部形成的項(xiàng)目檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描，形成102.7G電子文件，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查找利用。

在工程建設(shè)過程中，檔案的有效利用為項(xiàng)目跟蹤審計(jì)和資料、數(shù)據(jù)查閱等提供了主要依據(jù)，同時(shí)該工程在港區(qū)范圍內(nèi)大量的地形測(cè)量、地質(zhì)勘探、動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)等資料為港區(qū)內(nèi)其他工程提供了參考，避免了重復(fù)工作，節(jié)省了資金。待整體工程交工后，可為工程試運(yùn)行、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)和各項(xiàng)專項(xiàng)驗(yàn)收提供有力支撐。

結(jié)束語

連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程完工后，其項(xiàng)目檔案通過江蘇省交通運(yùn)輸廳、省檔案局等主管部門聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收組對(duì)該工程項(xiàng)目檔案管理工作給予了很好的評(píng)價(jià)，建議該項(xiàng)目檔案參評(píng)全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程。

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，水運(yùn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是水運(yùn)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。而在整個(gè)檔案管理的過程中，建設(shè)單位始終處于主導(dǎo)地位，根據(jù)國(guó)家和相關(guān)行業(yè)主管部門檔案管理要求，結(jié)合工程實(shí)際制定應(yīng)用性強(qiáng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)非常必要和迫切。連云港港30萬噸級(jí)航道一期工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化做法可供借鑒。

（作者單位：連云港港30萬噸級(jí)航道建設(shè)指揮部）