公共圖書館灰色文獻(xiàn)收集實(shí)踐與思考——以貴州省圖書館為例

梅 玲

（貴州省圖書館，貴州 貴陽 550004）

1 灰色文獻(xiàn)的界定

文獻(xiàn)是記錄有知識的一切載體，根據(jù)出版形式和內(nèi)容公開程度劃分，可劃分為白色文獻(xiàn)、灰色文獻(xiàn)、黑色文獻(xiàn)三種類型?；疑墨I(xiàn)是介于白色文獻(xiàn)和黑色文獻(xiàn)之間的半公開的、非正式出版物。2010年在布拉格舉行的第12次國際灰色文獻(xiàn)會議上，將灰色文獻(xiàn)定義為：“指由各級政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界所生產(chǎn)的多種類型的印刷與電子形式的資料，這些資料受知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，并具有被圖書館或知識庫收藏并保存的充足的價值，但它們不受商業(yè)出版社（比如，在那里出版不是生產(chǎn)者的主要活動）的控制”。從這一定義可知，灰色文獻(xiàn)是由政府機(jī)關(guān)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)或產(chǎn)業(yè)界自行印刷出版或電子發(fā)行的出版物，多為非賣品，一般讀者難以獲取。

灰色文獻(xiàn)類型多樣，主要包括：研究報告（含預(yù)印本）、會議預(yù)印資料與報告、技術(shù)報告等；學(xué)位論文，一般是指碩士、博士研究生完成學(xué)位的論文；會議文獻(xiàn)，如會刊、特刊、獨(dú)立專著、定期發(fā)行的論文集等；非商業(yè)性翻譯文稿、工作文件；非商業(yè)出版的官方文獻(xiàn)（含政府報告與文件）；技術(shù)與商業(yè)文獻(xiàn) （不對外發(fā)行的企業(yè)文件、企業(yè)產(chǎn)品資料）、貿(mào)易文件（包括產(chǎn)品說明書、相關(guān)機(jī)構(gòu)印發(fā)的動態(tài)信息資料等）；未公開刊登的稿件、交換資料、贈閱資料；未公開出版的期刊（大學(xué)學(xué)報、學(xué)會年報等）及企業(yè)內(nèi)刊；?？?；技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等。

雖然灰色文獻(xiàn)種類繁多，但有其明顯的特征：第一，流通渠道特殊。有的按不同密級要求流通；有的受文獻(xiàn)生產(chǎn)方式所限，流通范圍不廣；有的由政府或非營利機(jī)構(gòu)出版，流通目的是為了贈閱或交換相關(guān)的出版物，發(fā)行量少，不借助任何廣告形式，也不加入正式出版的行列。第二，出版形式多樣，沒有固定的形態(tài)、固定的名稱和固定的篇幅，制作份數(shù)少。第三，有特殊的參考價值。盡管是非正式出版物，但在研究和情報價值上并不亞于正式出版物。雖然有的研究成果并不成熟，但見解獨(dú)到，材料新穎，信息量大。

2 我國公共圖書館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)概況

灰色文獻(xiàn)具有重要的情報價值，收集、保存、整理灰色文獻(xiàn)是公共圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的一項(xiàng)基本內(nèi)容。由于灰色文獻(xiàn)分布廣泛，收集難度較大，基層公共圖書館收藏的灰色文獻(xiàn)數(shù)量有限，國家圖書館及省級公共圖書館是我國公共圖書館系統(tǒng)灰色文獻(xiàn)收集的主要承擔(dān)著。國家圖書館學(xué)位論文收藏中心是國務(wù)院學(xué)位委員會指定的全國唯一負(fù)責(zé)全面收藏和整理我國人文社科和自然科學(xué)學(xué)位論文的專門機(jī)構(gòu)，全國各大學(xué)都要向該中心呈交碩士、博士畢業(yè)論文。目前，該中心已收藏碩士、博士學(xué)位論文及博士后研究報告和海外學(xué)位論文近200萬種，并建設(shè)了數(shù)字化資源庫，提供分類導(dǎo)航（按學(xué)科、高校），設(shè)置了閱讀排行榜，提供前24頁預(yù)覽。除收藏學(xué)位論文外，國家圖書館還收集包括會議文獻(xiàn)、研究報告、譯文集、國際組織和外國政府出版物和方志、家譜、地方志、年鑒及臺港澳灰色文獻(xiàn)等灰色文獻(xiàn)資料。其中，收藏國際組織與外國政府出版物達(dá)73.5萬冊 （件）（截至2011年底），入藏地方文獻(xiàn)(含地方志、地方文史及家譜等資料）共計(jì)57070種，年鑒220000種（截止2011年12月）。

省級公共圖書館作為地方文獻(xiàn)資源保障中心，積極收集灰色文獻(xiàn)，但主要以政府出版物、會議文獻(xiàn)、地方灰色文獻(xiàn)為主。截止2011年，山西省圖書館共接受政府信息公開文件（原件）2455件，其中行政許可類文件1470件，區(qū)縣政府文件633件，職能機(jī)構(gòu)文件384件。河北省圖書館目前已經(jīng)收藏省內(nèi)數(shù)十個廳局的政府公開信息 （含電子版）。陜西省圖書館收藏地方政策法規(guī)1800件，國家政策法規(guī)476件，地方政府文件405件，國務(wù)院文件1774件，西部信息33件。地方志、地方人物手稿、家（族）譜、年鑒、地方史料、地方文藝戲曲資料以及未公開發(fā)行的內(nèi)部刊物等地方灰色文獻(xiàn)，是許多公共圖書館灰色文獻(xiàn)建設(shè)的重點(diǎn)，已形成具有地域性質(zhì)或?qū)ｎ}性的館藏資源。如陜西省圖書館建立的西安事變專題數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫中有電文953件、信函17件、電話記錄19件、演講宣言20件、決議指示11件、訓(xùn)令16件、審判筆錄判決2件。廣東省立中山圖書館建有孫中山文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫，浙江省圖書館建有越劇資料庫，上海圖書館建有家譜數(shù)據(jù)庫等。

雖然公共圖書館都有一定程度的灰色文獻(xiàn)收集，但還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：(1)缺乏系統(tǒng)性。由于灰色文獻(xiàn)沒有固定的出版時間，其編輯出版隨意性較大，這影響了公共圖書館對灰色文獻(xiàn)的系統(tǒng)收集。同時，文獻(xiàn)采訪人員對灰色文獻(xiàn)的分布狀態(tài)不了解，難以獲取系統(tǒng)性的灰色文獻(xiàn)。（2）開發(fā)力度不夠。在收集灰色文獻(xiàn)后，公共圖書館一般建立了書目數(shù)據(jù)庫，為讀者提供書目檢索服務(wù)，從而利于讀者借閱灰色文獻(xiàn)。筆者通過調(diào)查可知，目前對灰色文獻(xiàn)進(jìn)行深加工的公共圖書館較少，專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后?；疑墨I(xiàn)的描述、組織、存儲、檢索和服務(wù)不規(guī)范。（3）網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)收集較少。浩如煙海的網(wǎng)絡(luò)信息資源中包含著豐富的灰色信息資源，網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)的發(fā)布沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，既有以文本為主要內(nèi)容的Word文件、HTML文件、pdf文件、Powerpoint文件，也有各種類型的圖像文件、音頻文件及視頻文件等。大量網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)分布在機(jī)構(gòu)或個人主頁的BBS、專業(yè)論壇、電子郵件、聊天室、Blog等中，公共圖書館很少對網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行挖掘，沒有將有價值、新穎的、潛在有用的灰色文獻(xiàn)收集起來。

3 貴州省圖書館灰色文獻(xiàn)收集途徑及辦法

貴州是一個多民族的省份，具有悠久的歷史和多姿多彩的民族文化。貴州省圖書館（以下簡稱我館）作為該省最大的綜合性、研究型公共圖書館，是貴州地方文獻(xiàn)收藏中心。近年來，我館十分重視灰色文獻(xiàn)收集，制定灰色文獻(xiàn)采訪的原則，以政府出版物和民間史料作為重點(diǎn)灰色文獻(xiàn)采訪對象，形成了我館的特色館藏。

3.1 采取呈繳、征集的辦法，收集政府出版物

政府出版物內(nèi)容廣泛，但其核心部分是官方發(fā)布的法律和行政性文獻(xiàn)，如會議文件、司法資料、國家的方針政策、規(guī)章制度、有關(guān)國情的報告、國家權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的統(tǒng)計(jì)資料等。在我國出版法規(guī)和公共圖書館法規(guī)中都有呈繳本制度的內(nèi)容。從公共圖書館的功能看，省級圖書館具有收藏和保存出版物呈繳本的功能。如《公共圖書館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》明確規(guī)定：“省圖書館應(yīng)成為本區(qū)域的文獻(xiàn)收藏中心，建有保存本庫；地、縣級公共圖書館(中小型圖書館)應(yīng)以圖書流通為主，除特殊館藏資源(如地方文獻(xiàn))外，一般不設(shè)基本書庫?！蔽茵^作為省級館，理所應(yīng)當(dāng)收集各級政府的灰色文獻(xiàn)。我館采取呈繳、征集的辦法，收集政府出版物，主要有：（1）貴州省各級政府的文件和決策性會議材料；（2）全國性質(zhì)的地方普查材料（人口普查資料、農(nóng)業(yè)普查資料、組織史、黨史資料、地方志等）；（3）政策研究和咨詢機(jī)構(gòu)的調(diào)研報告；（4）地方發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展成果匯編；（5）承接的國家重大活動和項(xiàng)目的材料；（6）具有全國影響力的重大事件。在調(diào)查重點(diǎn)灰色文獻(xiàn)采集單位的基礎(chǔ)上，我館采訪人員主動與相關(guān)單位聯(lián)系，征集政府出版物。如我館與中共貴州省委政策研究室取得聯(lián)系，2013年征集到包括 《同步小康在行動》《現(xiàn)代旅游經(jīng)濟(jì)概論》《中共貴州省委政策研究室重要成果匯編》《政策研究謀發(fā)展 決策服務(wù)促跨越》《旅游經(jīng)濟(jì)理論與實(shí)踐》《創(chuàng)新求是 服務(wù)決策》《邁向旅游強(qiáng)省的科學(xué)發(fā)展之路》等1866冊灰色文獻(xiàn)，極大地豐富了我館館藏。我館還于2010年9月成立了政府公開信息查閱中心，主要為讀者免費(fèi)提供國家和貴州省的各類政府信息，讀者也可通過貴州數(shù)字圖書館網(wǎng)站的中國政府公開信息整合服務(wù)平臺查閱。

3.2 采取贈送、采購的辦法，收集民間史料

我館將具有民族特色、時代特色和地方特色的民間史料作為灰色文獻(xiàn)收集范圍，文獻(xiàn)類型涵蓋民俗文化、民間詩詞、戰(zhàn)爭回憶史料、生活歷程。民俗文化主要包括歌謠、故事、傳說、俗語和笑話等民文類，民間說唱、民間舞蹈、民間戲曲和民間工藝等民藝類，地方傳統(tǒng)節(jié)慶、傳統(tǒng)廟會等民節(jié)類，服飾、民居、器用、車乘等民物類。民間詩詞主要以舊體詩詞、楹聯(lián)、謎語和民間俗語等中國傳統(tǒng)文學(xué)為主要內(nèi)容的非正式出版物，采選來源為具有鮮明地域文化特色的民間詩詞組織和團(tuán)體內(nèi)部出版物。以對戰(zhàn)爭史拾遺補(bǔ)缺為目的，主要采選經(jīng)歷過抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭、抗美援朝戰(zhàn)爭歷史的革命團(tuán)體和個人的回憶文獻(xiàn)和相關(guān)史料匯編等戰(zhàn)爭回憶史料。生活歷程主要采選與新中國共同成長的人們親身經(jīng)歷與民族、國家和政黨發(fā)展命運(yùn)相關(guān)的重要?dú)v史事件的回憶錄，也包括以普通人的視角，描述過去親歷的婚姻家庭、生活方式、風(fēng)俗習(xí)慣、價值觀念、精神狀態(tài)、社會心理以至于整個社會的結(jié)構(gòu)及運(yùn)作方式等傳統(tǒng)文獻(xiàn)不曾涉及的回憶史料。

我館通過網(wǎng)站發(fā)布地方文獻(xiàn)征集函，重點(diǎn)闡明地方文獻(xiàn)征集內(nèi)容和范圍及征集方式，鼓勵社會各界捐贈地方文獻(xiàn)資源。2013年我館通過購買、個人和單位贈送的方式，獲取灰色文獻(xiàn)共計(jì)1300多種，包括貴州史志史料、貴州少數(shù)民族歌冊、貴州籍名人著述和手稿及反映貴州經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、風(fēng)土人情等方面內(nèi)容的書籍，如《鎮(zhèn)山布依風(fēng)情》《黔軍風(fēng)云》《水書文化研究》《貴州生態(tài)旅游集萃》《蹇先艾文學(xué)作品集》《花溪區(qū)文史資料選集》等。我館還對社會捐贈的地方文獻(xiàn)進(jìn)行登記造冊，通過網(wǎng)站公布，以便于捐贈者及時了解捐贈文獻(xiàn)收藏情況。

4 建議

4.1 建立灰色文獻(xiàn)收集保障機(jī)制

灰色文獻(xiàn)收集是一個系統(tǒng)工程，需要圖書館各個部門的通力協(xié)作。公共圖書館購書經(jīng)費(fèi)主要是政府撥款，因圖書館購書經(jīng)費(fèi)長期不足，為了保障本地區(qū)灰色文獻(xiàn)系統(tǒng)性和完整性收藏，必須建立經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制?；疑墨I(xiàn)收集是專業(yè)性強(qiáng)的文獻(xiàn)采訪工作，應(yīng)建立人員保障機(jī)制，保證采訪人員能聯(lián)系社會各界，及時收集灰色文獻(xiàn)。省級館是一個省的地方文獻(xiàn)收藏中心，建立以省級館為中心館的全省統(tǒng)一協(xié)作的灰色文獻(xiàn)協(xié)作采訪機(jī)制，通過分工協(xié)調(diào)，建立灰色文獻(xiàn)共享系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，尤為必要。

4.2 加大網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)資源收集力度

在網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)展的情況下，網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)大量產(chǎn)生，已成為圖書館灰色文獻(xiàn)收集的重要來源。鑒于公共圖書館對網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)收集的弱勢，筆者建議，公共圖書館應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)收集，利用搜索引擎或?qū)ｉT的搜索軟件搜集網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)，采用元數(shù)據(jù)對網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范化處理，使灰色文獻(xiàn)從無序變得有序，揭示灰色文獻(xiàn)所含的有價值的信息，為發(fā)揮灰色文獻(xiàn)的利用價值創(chuàng)造條件。建立學(xué)會、研究機(jī)構(gòu)、高校、政府等部門的網(wǎng)站的鏈接，方便讀者了解所需灰色文獻(xiàn)。

[1] 王磊.現(xiàn)實(shí)采訪環(huán)境下對灰色文獻(xiàn)館藏角色的主動選擇——以國家圖書館為例[J].圖書情報知識,2013(1):74-79.

[2] 楊國華.灰色文獻(xiàn)的探索與研究[J].河南圖書館學(xué)刊,2002(4):6-8.