淺析秘書(shū)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)

陳雯

【摘 要】秘書(shū)，在我國(guó)主要是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。秘書(shū)工作概括起來(lái)，就是輔助管理，綜合服務(wù)，其特點(diǎn)主要有綜合輔助、系統(tǒng)中介、間接效益性和對(duì)立統(tǒng)一性。在秘書(shū)工作實(shí)踐中的特點(diǎn)，決定了秘書(shū)在職能活動(dòng)中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)、工作效益和執(zhí)行效益等重要作用，真正達(dá)到管理機(jī)關(guān)對(duì)秘書(shū)工作的要求。

【關(guān)鍵詞】秘書(shū)；職業(yè)素養(yǎng)；培養(yǎng)

秘書(shū)人員工作的全面性，活動(dòng)的寬廣性及 其角色的多變性，除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外， 還必須具備與秘書(shū)本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求， 其中尤以“德”、“謀”、“書(shū)”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力?，F(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，提高業(yè)務(wù)能力，做一些探討。

一、重德

“德才兼?zhèn)洌缘聻橹亍?。一個(gè)秘書(shū)人員，若不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”，也不能算是一個(gè)合格的秘書(shū)。秘書(shū)人員的職業(yè)品德，最主要的一條是在政治上與黨中央保持高度一致，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)持執(zhí)行黨的路線、方針和政策。秘書(shū)人員是絕對(duì)不能偏離黨的政治軌道的。其次，秘書(shū)人員還有職業(yè)性的高尚品德。比如說(shuō)，熱愛(ài)事業(yè)、安心工作、為事業(yè)獻(xiàn)身的精神。比如說(shuō)，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事和謙虛待人的精神。還有嚴(yán)守本份、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)守機(jī)密，等等。做秘書(shū)，根本的一條就是踏踏實(shí)實(shí)、盡心盡責(zé)地工作。鄧穎超同志曾經(jīng)為《秘書(shū)工作》雜志寫(xiě)過(guò)一篇文章，說(shuō)秘書(shū)的高尚可貴之處，恰恰在他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛(ài)事業(yè)的精神、不計(jì)較報(bào)酬待遇的精神。秘書(shū)，總得要一心一意對(duì)待工作。秘書(shū)不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄。經(jīng)常擬稿，但自己不著名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)。經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作，節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂(lè)，但自己還得值班，不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句，而秘書(shū)必須以絕對(duì)服從為天職，等等。而這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種，都說(shuō)明一點(diǎn)，沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書(shū)的。特別是當(dāng)前秘書(shū)人員物質(zhì)待遇相對(duì)社會(huì)上一些行業(yè)、一 些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下，在國(guó)內(nèi)外環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜多變的形勢(shì)下，沒(méi)有“富貴不淫，貧賤不移”，“寧公而貧，不私而富”，“君子修道重德，不為困而改節(jié)”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色，忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度，是干不好秘書(shū)工作的。同時(shí)由于秘書(shū)人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”，要求秘書(shū)人員必須誠(chéng)實(shí)正直、心明步正，謙虛謹(jǐn)慎、 兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密， 互相補(bǔ)臺(tái)、競(jìng)而不妒。

二、善謀

由于秘書(shū)人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償，因而人們常稱秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，當(dāng)好“外腦”就是秘書(shū)“善謀”的應(yīng)有之義。秘書(shū)“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識(shí)，就能在輔助決策的過(guò)程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書(shū)人員怎樣才能做到“善謀”呢？首先，要有正確的角色意識(shí)。秘書(shū)人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見(jiàn)作為自己的重要職責(zé)。其次，要深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過(guò)間接或者直接方式，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越殂代皰。在此基礎(chǔ)上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過(guò)深思熟慮，形成有價(jià)值的參謀意見(jiàn)。第三，注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī)， 從要害問(wèn)題切入，用委婉、含蓄的語(yǔ)言，巧妙地說(shuō)出自己的見(jiàn)解或不同意見(jiàn)。 但是，秘書(shū)人員要做到“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過(guò)“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前。二是輕易拋出“夾生”想法（觀點(diǎn)），強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利。三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來(lái)?yè)p失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書(shū)人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。

三、 擅書(shū)

何謂秘書(shū)？古書(shū)云：“常管文書(shū)并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員?！笨梢?jiàn)秘書(shū)當(dāng)“書(shū)”（即辦理文書(shū)），以“書(shū)”為主，寄情于“書(shū)”。擅長(zhǎng)書(shū)寫(xiě)文稿，應(yīng)該是秘書(shū)人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高秘書(shū)人員的文稿質(zhì)量，要特別注意“四抓”：一抓學(xué)習(xí)練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫(xiě)作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí)，以拓寬知識(shí)面，高屋建瓴，了然于胸；同時(shí)，還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫(xiě)的文稿血肉俱全；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言、工作方式達(dá)到“同頻共振”；向同事學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)已之短，努力做一個(gè)“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書(shū)人員，深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充他們的“資料庫(kù)”，增強(qiáng)寫(xiě)作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。三抓借鑒采眾長(zhǎng)。一方面，要求秘書(shū)人員要經(jīng)常博采來(lái)自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用；另一方面，要經(jīng)常派秘書(shū)人員赴各地學(xué)習(xí)考察，解放思想，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、才干。四抓管理促效率。這方面，主要要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標(biāo)管理，對(duì)秘書(shū)人員每次承擔(dān)的文稿，都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫(xiě)任務(wù)，分多、質(zhì)量高多安排，分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作，并根據(jù)總積分評(píng)定秘書(shū)優(yōu)劣，實(shí)施獎(jiǎng)罰。

秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)是一個(gè)長(zhǎng)期的磨練和實(shí)踐的過(guò)程，需要秘書(shū)人員做出多方面的努力。理論和實(shí)踐相結(jié)合是秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)的基本原則，是秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)的最根本問(wèn)題，是在秘書(shū)活動(dòng)實(shí)踐中改造主觀世界。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，就是要做到勤于學(xué)習(xí)，積累廣博的知識(shí)，發(fā)揮好參謀作用。秘書(shū)人員時(shí)時(shí)刻刻都要做到身體力行，把對(duì)職業(yè)素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)貫徹到實(shí)際工作和日常生活中去，努力使自己成為一個(gè)具有高尚道德品質(zhì)的合格秘書(shū)。

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