高校采購規(guī)范化管理

孫 超 張峨嵋 李柏桐 程冬梅 楊曉潔

中國石油大學(xué)(北京)國有資產(chǎn)管理處 北京 102249

建立在符合外部法律、法規(guī)和內(nèi)部實(shí)際情況基礎(chǔ)上，能夠克服各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)代化的高效管理體系，被越來越多的政府、企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)所認(rèn)可。高校作為社會(huì)的重要組成部分，不能孤立在社會(huì)之外，高校采購工作同樣需要規(guī)范化管理。高校所具有的特殊職能及機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，也決定了高校采購管理有別于其他行業(yè)，對(duì)高校采購特點(diǎn)的分析，查找各個(gè)環(huán)節(jié)中的管理危險(xiǎn)點(diǎn)，建立完善的管理制度，借助科技手段和專業(yè)人才，將為高校采購管理的規(guī)范化創(chuàng)造條件。

1 高校物資采購的特點(diǎn)

高校采購管理具有采購對(duì)象特殊、資金來源有限、項(xiàng)目進(jìn)度受限、專業(yè)人員匱乏等特點(diǎn)?？陀^條件決定了高校的采購管理工作有別于其他行業(yè)部門，具有鮮明的行業(yè)特色，這為高校采購管理工作提出了更高的要求[1]。高校采購管理的具體特點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：

(1)高校承擔(dān)著教學(xué)、科研等多重任務(wù)，決定了高校的采購管理具有多面性?？蒲蓄愇镔Y專業(yè)性強(qiáng)，多伴有研發(fā)設(shè)計(jì)，競爭范圍小，采購范圍、采購數(shù)量很難形成規(guī)模，采購涉及面窄。教學(xué)類物資大部分為基礎(chǔ)應(yīng)用，對(duì)設(shè)備的可靠性、通用性要求很高，采購數(shù)量巨大，采購涉及面廣。

(2)高校為非盈利部門，主要依靠政府投資、社會(huì)共建等渠道獲得資金。雖然近些年政府、社會(huì)對(duì)教育、科研工作的投入不斷加大，但高校所能支配的資金有限，如何充分利用有效資金，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，將是高校物資采購管理的首要任務(wù)。

(3)相對(duì)于社會(huì)企業(yè)，高校行政機(jī)構(gòu)復(fù)雜，組織結(jié)構(gòu)層次多，多數(shù)高校存在多個(gè)管理部門共同參與采購管理，或按照不同職能范圍分別進(jìn)行管理，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門。物資采購是具有較高技術(shù)要求的市場行為，需要具有一定專業(yè)背景的專職人員。高校采購管理部門缺乏具有專業(yè)背景的人員，而作為設(shè)備使用人員的廣大教職工，更是缺少采購相關(guān)知識(shí)。

2 高校物資采購的基本流程

高校物資采購可劃分為四個(gè)相互銜接、相輔相成的基本階段。

2.1 計(jì)劃制訂

申請(qǐng)財(cái)政性資金之前，需要制訂資金執(zhí)行計(jì)劃，具體由項(xiàng)目負(fù)責(zé)方根據(jù)部門科研、教學(xué)需要，制訂相關(guān)申請(qǐng)項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃。

在計(jì)劃制訂過程中，由于項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃申報(bào)時(shí)間集中，多數(shù)高校采用先分散后集中申報(bào)的方式。項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃集中匯總后，由管理部門審核，形成統(tǒng)一意見后，上報(bào)決策層進(jìn)行最終審議。在高校項(xiàng)目計(jì)劃制訂階段，需要經(jīng)過多層審核，但最終的執(zhí)行計(jì)劃仍可能存在預(yù)算不合理、執(zhí)行進(jìn)度不明確等情況。

2.2 資金分配

高校財(cái)政性資金有統(tǒng)一的分配規(guī)劃，一般由統(tǒng)一的部門進(jìn)行管理，總體負(fù)責(zé)學(xué)校資金分配。具體項(xiàng)目由各院系按照本部門的實(shí)際需求進(jìn)行申報(bào)，申請(qǐng)資金支持，經(jīng)過管理部門申報(bào)立項(xiàng)后，確定資金來源及分配比例。

近幾年，高?？芍滟Y金迅速增加，相關(guān)的機(jī)構(gòu)和機(jī)制卻沒有健全，出現(xiàn)了行政機(jī)構(gòu)復(fù)雜，組織結(jié)構(gòu)層次多的問題，多數(shù)高校存在多個(gè)管理部門共同負(fù)責(zé)項(xiàng)目的審批立項(xiàng)，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，有限的資金不能發(fā)揮關(guān)鍵作用。同時(shí)，高校對(duì)資金使用情況沒有相應(yīng)的跟蹤和評(píng)價(jià)機(jī)制，重投入輕使用。多部門管理和申報(bào)容易產(chǎn)生管理間隙，影響項(xiàng)目的實(shí)施效果。

2.3 采購執(zhí)行

物資采購階段為高校采購管理中的重要一環(huán)。高校相應(yīng)采購管理部門根據(jù)不同的采購規(guī)模，采用不同的采購模式。

目前，大多數(shù)高校采用多樣的采購方式，具體包括項(xiàng)目執(zhí)行方自購、項(xiàng)目執(zhí)行定向采購、管理部門組織校內(nèi)招標(biāo)采購、管理部門聯(lián)合上級(jí)管理部門進(jìn)行校外招標(biāo)采購。不同的采購方式，需要辦理不同的流程，學(xué)校的介入方式也不同。采購流程不規(guī)范、個(gè)別采購項(xiàng)目學(xué)校介入不夠、采購伴有隨意性、不能按照相關(guān)規(guī)定履行程序等現(xiàn)象普遍存在，可能造成項(xiàng)目執(zhí)行不受學(xué)校控制[2,3]。

2.4 驗(yàn)收建檔

物資采購?fù)瓿珊?，將涉及物資的驗(yàn)收、建檔、保管等一系列后續(xù)工作。這個(gè)階段是在按需采購的同時(shí)，保證采購的物資得到妥善管理并能發(fā)揮其應(yīng)有的作用的重要環(huán)節(jié)。

但由于高校采購?fù)緩健⒑炗喌暮贤瑮l款不同，設(shè)備驗(yàn)收形式、驗(yàn)收辦法不同，該階段的管理方式不盡相同，但都可能存在對(duì)驗(yàn)收建檔等工作重視不夠的問題，使得驗(yàn)收過程流于形式，不能真正發(fā)揮該階段的監(jiān)督作用。

3 采購管理的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)

高校物資采購管理體系中心，可劃分為三個(gè)不同部分：項(xiàng)目執(zhí)行方、采購管理方、校級(jí)決策層。三方相互依托、有機(jī)結(jié)合，共同完成高校的采購管理工作。物資采購管理體系中心在具體工作環(huán)節(jié)中，都可能出現(xiàn)問題。

3.1 執(zhí)行方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)

執(zhí)行方作為采購項(xiàng)目的具體操作者，需要全程參與整個(gè)采購項(xiàng)目執(zhí)行過程，出現(xiàn)問題的幾率最高。應(yīng)有相應(yīng)的配套管理措施，采購管理工作的執(zhí)行，不能僅靠執(zhí)行方的道德和自律維系。

(1)計(jì)劃制訂階段。由于高校采購設(shè)備的專業(yè)性、特殊性，決定了執(zhí)行方的計(jì)劃制訂方案具有一定的權(quán)威性，在后續(xù)的審核及批復(fù)階段通過的概率比較大。在采購管理方、決策層沒有充分介入的前提下，在計(jì)劃制訂過程中，可能存在計(jì)劃不合理、計(jì)劃與需要不符等情況，不能滿足實(shí)際需要。與此同時(shí)，受現(xiàn)行政策規(guī)定限制，項(xiàng)目采購計(jì)劃不能實(shí)時(shí)變更，這將在項(xiàng)目后續(xù)執(zhí)行過程中產(chǎn)生不良影響，造成國有資產(chǎn)的浪費(fèi)。

(2)資金申請(qǐng)階段。各執(zhí)行方在沒有統(tǒng)籌規(guī)劃的背景下，容易導(dǎo)致資金劃分不清，形成多個(gè)利益小團(tuán)體。如果執(zhí)行方根據(jù)小團(tuán)體利益，盲目追求小而全的物資配置，不從實(shí)際出發(fā)，最大限度地申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，很可能出現(xiàn)物資大量閑置的問題，造成在學(xué)校范圍內(nèi)的資金重復(fù)投入或浪費(fèi)。

(3)采購執(zhí)行階段。如果缺乏嚴(yán)格的制度約束，執(zhí)行方的權(quán)限將被無限放大，出現(xiàn)多種問題。若執(zhí)行方采購流程不規(guī)范，有意無意使采購項(xiàng)目規(guī)避學(xué)校的監(jiān)控，僅僅以完成采購項(xiàng)目為目標(biāo)，將造成嚴(yán)重的國有資產(chǎn)流失。執(zhí)行方本身對(duì)采購工作不夠重視或者缺少必要的專業(yè)知識(shí)，在采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中容易受限于供應(yīng)商，不能掌握主動(dòng)權(quán)；如果執(zhí)行方不能很好地權(quán)衡性價(jià)比，將造成資金的浪費(fèi)；不良社會(huì)環(huán)境對(duì)執(zhí)行方也會(huì)造成影響，容易在采購過程中出現(xiàn)不正當(dāng)行為，使高校利益受損。

(4)采購項(xiàng)目后期的協(xié)議簽訂、驗(yàn)收、建檔等工作是重要的延續(xù)，許多工作需要依靠項(xiàng)目執(zhí)行方開展。采購目的和要求都是通過協(xié)議來實(shí)現(xiàn)，執(zhí)行方缺少必要的商務(wù)知識(shí)和重視程度，都可能造成不利于高校的條款出現(xiàn)，高校的基本利益很難得到保證；按照已簽訂的協(xié)議，購置的物資到校后需要驗(yàn)收，執(zhí)行方需要保證供應(yīng)方按照技術(shù)要求交付貨物的同時(shí)，提供物資能夠發(fā)揮其作用的必要條件。執(zhí)行方重視不夠或不掌握產(chǎn)品的基本參數(shù)及性能，將造成驗(yàn)收流于形式，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其存在的問題。

3.2 管理方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)

管理方作為高校采購工作的管理和間接參與者，需要在全校范圍內(nèi)對(duì)采購工作進(jìn)行管理和規(guī)范，具體包括相關(guān)管理辦法的制度、各種操作流程的規(guī)范、協(xié)助和服務(wù)執(zhí)行方完成采購項(xiàng)目。管理方將是風(fēng)險(xiǎn)防控工作的基礎(chǔ)，出現(xiàn)問題的波及面將是最大的。

(1)采購管理制度及操作流程規(guī)范是管理方的首要任務(wù)，不全面的采購管理制度和不合理的操作流程，容易產(chǎn)生管理間隙，嚴(yán)重影響高校采購工作的順利開展，甚至產(chǎn)生阻礙作用。沒有完善的管理制度和操作流程，高校采購管理無從談起。

(2)管理方必須面對(duì)的問題，是采購項(xiàng)目管理程度和介入方式，由于高校的采購管理具有多面性，科研類物資專業(yè)性強(qiáng)，多伴有研發(fā)設(shè)計(jì)，需要一定的專業(yè)背景，這造成管理方在采購項(xiàng)目計(jì)劃的制訂、資金分配等階段的參與問題，過多干涉項(xiàng)目計(jì)劃的制訂，或?qū)?xiàng)目不能提出可行性建議，都會(huì)造成項(xiàng)目計(jì)劃不合理或執(zhí)行難度高。同時(shí)在資金分配等涉及項(xiàng)目執(zhí)行方利益的階段，如果管理方不能從高校利益出發(fā)，在全校范圍進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理分配資金，也會(huì)間接造成大量資金的浪費(fèi)。在采購過程中，管理方為執(zhí)行方提供方便的同時(shí)，不能堅(jiān)守原則，將會(huì)放任各種問題的出現(xiàn)。在采購后續(xù)工作中，管理方如果不能發(fā)揮審核作用，為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持，高校的基本利益將很難得到保證。

(3)管理方是高校物資采購的組織者，當(dāng)采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)違規(guī)操作甚至違法行為時(shí)，需要管理方具有一定的處理能力和秉公辦事的決心，這是維護(hù)學(xué)校利益的最后屏障。

3.3 決策層職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)

作為高校采購管理的決策層，是整個(gè)管理體系和管理思路的締造者，出現(xiàn)問題將是危害性最大的。決策層的管理思路與本校實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)匹配度，將是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，直接影響高校采購管理工作。在具體項(xiàng)目執(zhí)行過程中，對(duì)于執(zhí)行方和管理方的組織和協(xié)調(diào)也是決策層的重要任務(wù)，高校采購管理工作需要校級(jí)決策層具有一定的領(lǐng)導(dǎo)智慧。

4 能夠采取的具體措施

加強(qiáng)高校采購規(guī)范化管理可以從制度建設(shè)、科技手段、人才培養(yǎng)等方面著手[4,5]。

4.1 制度建設(shè)

完善的管理制度和規(guī)范的操作流程是高校采購管理的基礎(chǔ)，是采購管理工作的根本。具體措施包括：審批和復(fù)議機(jī)制、配合和制約機(jī)制、績效和評(píng)價(jià)機(jī)制。

(1)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立項(xiàng)目計(jì)劃兩級(jí)審批和復(fù)議制度，由執(zhí)行方利用自身技術(shù)背景并結(jié)合實(shí)際需求，提出采購項(xiàng)目計(jì)劃，由學(xué)校管理方審核，對(duì)于大型、重點(diǎn)項(xiàng)目需要相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜艺撟C后，由校級(jí)決策層審核。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)執(zhí)行方的反饋意見，通過管理方對(duì)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，保證設(shè)備采購計(jì)劃的合理性、有效性。

(2)針對(duì)采購項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的各類問題，建立執(zhí)行方和管理方之間相互協(xié)作、制約的監(jiān)督機(jī)制，能夠有效避免采購問題的出現(xiàn)。加強(qiáng)項(xiàng)目執(zhí)行方與管理方的協(xié)作關(guān)系，建立平等協(xié)作、相互監(jiān)督的工作關(guān)系，有利于采購工作的順利開展。簡化操作流程，為項(xiàng)目執(zhí)行提供方便的同時(shí)，能夠有效消除管理方和執(zhí)行方之間的隔閡。根據(jù)實(shí)際情況，推動(dòng)項(xiàng)目信息公開，打破執(zhí)行方的封閉式采購環(huán)境，由管理方引導(dǎo)執(zhí)行方進(jìn)行公開采購，保證學(xué)校在采購過程中的優(yōu)勢地位。在采購后期延續(xù)工作中，由執(zhí)行方、管理方、供應(yīng)方三方共同參與，由管理方為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持，方便采購協(xié)議的簽訂，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)三方的相互監(jiān)督和制約。

(3)建立績效和評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃制定、購置操作、驗(yàn)收維護(hù)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并列入后續(xù)項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)，打破以往項(xiàng)目被動(dòng)執(zhí)行的狀況。建立一套完整的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，由項(xiàng)目執(zhí)行方、管理方和決策層共同組織績效評(píng)價(jià)，對(duì)項(xiàng)目的各項(xiàng)投入產(chǎn)出進(jìn)行衡量，測算各項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比，對(duì)于執(zhí)行順利的項(xiàng)目給予獎(jiǎng)勵(lì)，提高執(zhí)行方和管理方的積極性的同時(shí)，引入憂患意識(shí)，增加違規(guī)操作成本。

4.2 科技手段

利用科技手段，可以將采購項(xiàng)目的執(zhí)行流程化和制度化，方便采購管理減低內(nèi)耗成本。現(xiàn)在成型的科技管理手段包括：項(xiàng)目的申報(bào)和審批系統(tǒng)、采購的管理系統(tǒng)、物資資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。項(xiàng)目執(zhí)行方和管理方都能從煩瑣的操作中解脫出來，提高采購管理效率。還可以利用數(shù)據(jù)收集和分析手段，建立供方數(shù)據(jù)庫、專家數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目執(zhí)行數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況、專家的技術(shù)背景、供方的信用記錄等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為后續(xù)的采購管理工作提供重要依據(jù)。

4.3 人才培養(yǎng)

完善的制度、先進(jìn)的管理手段都離不開人的執(zhí)行，加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，提高項(xiàng)目執(zhí)行方及管理方的人員素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)背景同時(shí)熟悉商務(wù)知識(shí)的復(fù)合型管理人才，才是提高高校采購管理的關(guān)鍵所在。結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)管理方進(jìn)行改革，建立新型的管理模式，通過管理方幫助執(zhí)行方對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成長為熟悉相關(guān)法律法規(guī)并具有一定的商務(wù)知識(shí)的管理人才，是高校培養(yǎng)高級(jí)采購管理人員的有效途徑。利用這些兼職執(zhí)行方管理人員和管理方全職人員，組建成全校范圍的采購管理團(tuán)隊(duì)，將多方管理力量整合起來，可有效發(fā)揮制度和科技輔助手段的作用，保證高校采購管理工作有序、高效開展。

5 結(jié)束語

高校物資采購管理工作具有較強(qiáng)的行業(yè)特點(diǎn)，但高校采購工作也應(yīng)得到重視，并不能只靠管理者的道德和自律來維系。要通過管理制度的完善、科技手段的配合、復(fù)合型人才的培養(yǎng)，構(gòu)建完整的高校采購管理工作監(jiān)管體系，將規(guī)范、高效有機(jī)結(jié)合，為高校的教學(xué)、科研工作順利開展創(chuàng)造條件。

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