淺析企業(yè)辦公室文秘職責(zé)

鄧國玉

(四川峨眉山電力股份有限公司 河電分公司 四川 樂山 614000)

一、企業(yè)辦公室秘書工作的重要性

(一)是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的必要條件

作為“為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境”的助手，秘書要能快速準確地為上司收集各種信息，隨時為上司的決策服務(wù)。秘書要具有較好的專業(yè)知識和較強的反應(yīng)能力，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或機構(gòu)的形象及競爭力。辦文、辦會、辦事，秘書不僅僅要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，還要為領(lǐng)導(dǎo)做好工作準備;當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件時，秘書要毫無怨言地遵從領(lǐng)導(dǎo)安排，隨機應(yīng)變;對領(lǐng)導(dǎo)的決策失誤或工作疏漏，秘書有義務(wù)及時提醒，提出糾正或補救的方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

(二)是企業(yè)聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐

溝通是改變?nèi)藗冃袨楹驼{(diào)動人們積極性的重要手段。秘書人員良好的溝通能力一方面可以及時了解到企業(yè)中上下級及各部門工作人員的工作狀況、生活狀況、思想動態(tài)、個人喜好、優(yōu)缺點、適合職位等，為企業(yè)采取有效的措施，滿足員工需求，調(diào)動積極性;另一方面可以使企業(yè)能夠及時、準確、全面、深入地了解到國內(nèi)外的市場信息、競爭對手信息、國家政策法規(guī)、文化潮流、民俗民風(fēng)、消費觀念等。這是企業(yè)對內(nèi)實現(xiàn)目標(biāo)一致、行動統(tǒng)一，對外搶占先機，引領(lǐng)市場發(fā)展，和國際市場發(fā)展接軌的前提條件。

二、企業(yè)辦公室文秘工作的主要職能

秘書是因為領(lǐng)導(dǎo)需要產(chǎn)生的，具有輔助和被動性，同時它又是一種上傳下達的中樞機構(gòu)，以辦文、辦事、辦會為主要職責(zé)。

(一)承辦事務(wù)

承辦職責(zé)是指文秘對領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級轉(zhuǎn)辦事項等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室文秘對領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦事項負有直接的承辦責(zé)任。企業(yè)文秘工作無論是經(jīng)常重復(fù)的還是偶發(fā)的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務(wù)的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

(二)參謀職責(zé)

參謀職責(zé)指企業(yè)辦公室文秘在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任，要成為卓有成效的“智囊團”、“參謀部”，辦公室文秘應(yīng)理所當(dāng)然地成為“參謀長”，積極主動地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環(huán)節(jié)，因此，企業(yè)辦公室文秘在決策過程中，要在知識(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要，又是新時期賦予企業(yè)辦公室文秘工作的一項重要任務(wù)。

(三)協(xié)調(diào)關(guān)系

協(xié)調(diào)指企業(yè)辦公室文秘在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策、指令、指示要通過辦公室向各專業(yè)主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系，促進各項活動趨向同步化、和諧化，以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。企業(yè)辦公室文秘對反饋回來的信息進行綜合、分析、篩選，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。

三、提升企業(yè)辦公室文秘工作水平的思考

秘書工作對綜合能力要求很高，不僅要求其具備基本的文字能力，還必須具有一定的思想覺悟、政策水平，熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、方針、政策，隨時收集反饋信息，提供領(lǐng)導(dǎo)決策，完成領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或委托辦理的工作，做好工作督促檢查、綜合協(xié)調(diào)，具有“三服務(wù)”意識，即“為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)，為職工群眾服務(wù)”。

(一)堅持服務(wù)第一，增強服務(wù)意識

企業(yè)辦公室的職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機關(guān)、服務(wù)基層。作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”，秘書人員必須樹立服務(wù)第一的思想，及時掌握情況，保持消息靈通，制定工作方案，提出科學(xué)、合理的建議。一是要清楚地把握領(lǐng)導(dǎo)需求，這是做好服務(wù)的重要前提。秘書人員要全面準確地了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作計劃，超前做好準備。二是要全面掌握相關(guān)的情況。要盡可能做到了解“四情”:上情、下情、內(nèi)情、外情。三是要注意拾遺補缺，這是做好服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好機關(guān)，服務(wù)好基層，發(fā)揮好企業(yè)辦公室秘書人員的橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)作用。

(二)注重工作細節(jié)，提高綜合素質(zhì)

能否促進工作高效運轉(zhuǎn)，能否讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，是衡量文秘工作能力的重要標(biāo)尺。辦公室工作接觸面廣，在工作中秘書人員要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實、注重細節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅持“嚴、細、快、實”的工作作風(fēng)，潛心做事，一絲不茍。一是要用心。秘書人員除了做好常規(guī)性的文字服務(wù)之外，還要全方位、多層次地服務(wù)于大局、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，要把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學(xué)苦練，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”，做到腦勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前。二是要細心。服務(wù)工作要慎之又慎、細之又細，要充分發(fā)揮主觀能動性，盡最大的努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，做到百密無一疏。三是要真心。秘書人員對待工作要有高度的責(zé)任心，做到尊重而不逢迎，服從而不盲從，要著力加強辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即:基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進一步提高企業(yè)文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。

(三)改進工作方法，提高辦事效率

辦公室工作千頭萬緒，辦一件事容易，辦好一件事難，辦好每一件事更難。作為企業(yè)辦公室文秘人員，如何更好地辦事?要按實際辦事，因事制宜，不拘泥于慣例，不墨守陳規(guī)，不機械地照抄照搬;按規(guī)律辦事，能知微見著、舉一反三;按標(biāo)準辦事，事情辦到什么程度最好，要有一個標(biāo)準，能夠給予定量或定性的評價。

1.增強總策劃能力。秘書人員要充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，弄清楚決策的目的和意義，然后謀劃如何實施，通過什么措施保證決策目標(biāo)的實現(xiàn)。一方面看是否符合方針、政策;另一方面看是否符合本地的實際情況。

2.增強總協(xié)調(diào)能力。辦公室是企業(yè)的核心部門，許多事情需要多部門或多單位相互配合，上下左右協(xié)調(diào)聯(lián)動，各司其職，各負其責(zé)，統(tǒng)一指揮，統(tǒng)一行動。協(xié)調(diào)的作用是合理分配任務(wù)、劃分職責(zé)、形成合力，共同實現(xiàn)決策目標(biāo)。

3.增強總調(diào)度能力。決策在實施過程中都會出現(xiàn)一些新的情況和問題，有時候偏離決策目標(biāo)，有時候達不到?jīng)Q策進度，有時候需要修訂決策。因此必須加強調(diào)度，隨時發(fā)現(xiàn)、解決問題，推進決策的落實。