五常法管理在醫(yī)院派遣制員工人事檔案管理中的應用

薛明霞

青島市市立醫(yī)院，山東 青島 266011

醫(yī)療機構管理

五常法管理在醫(yī)院派遣制員工人事檔案管理中的應用

薛明霞

青島市市立醫(yī)院，山東 青島 266011

本文從勞務派遣公司、醫(yī)院和個人3方面分析醫(yī)院勞務派遣制員工人事檔案的管理現(xiàn)狀，根據(jù)公司、醫(yī)院和個人的不同特點，引入五常法管理理論，提出針對性的改進建議，規(guī)范派遣制員工的檔案管理。

隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，勞務派遣制用工逐漸成為事業(yè)單位用工的一種形式。目前，事業(yè)單位勞務派遣制度尚未完善，派遣制員工在用人單位工作而由勞務派遣公司履約，導致其人事檔案管理存在不可忽視的問題。本文從勞務派遣公司、用人單位和員工個人三個角度分析醫(yī)院派遣制員工人事檔案管理中存在的問題，進而探索派遣制員工人事檔案的科學管理和利用。

1 醫(yī)院勞務派遣制員工人事檔案管理存在的問題

1.1 勞務派遣公司方面

（1）基本設備不足。勞務派遣公司多為小規(guī)模經(jīng)營，沒有足夠的資金支持，檔案儲存設備缺乏，租借存放庫房，網(wǎng)絡化管理更無從談起；（2）沒有專職檔案管理員。人員沒有經(jīng)過專門培訓，身兼多職，只負責簡單的檔案收集、交接工作，檔案管理的專業(yè)化程度不高；（3）派遣公司不注重檔案材料的收集，大多依賴于醫(yī)院的送交［1］，采取散材料收集封袋儲存的方法，待積累較多檔案材料時才統(tǒng)一存檔，導致檔案歸檔不及時甚至遺失。

1.2 醫(yī)院方面

（1）對勞務派遣制員工的人事檔案重視不夠。醫(yī)院無權保管派遣制員工的人事檔案，認為派遣制員工不屬于正式在編員工，對其人事檔案不重視；（2）人事檔案管理機制不完善。管理人員很少參加檔案管理知識培訓，不能應用科學的檔案管理方法。檔案材料由人事工作人員兼職管理，不注意收集和整理，只是定期移交，為檔案資料的流失埋下隱患。

1.3 員工個人方面

對人事檔案的重要性認識不足，不關心自己檔案的去向，更不注意檔案材料的歸檔。此外，派遣制員工流動性大，有時不辦理解約手續(xù)而自動離職，不進行檔案轉移，到新單位后也不進行檔案接續(xù)，從而出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。

2 五常法管理理論

五常法（5S）是一種現(xiàn)場管理技巧，是用來創(chuàng)造和維護良好的工作環(huán)境的一種有效技術，是單位和個人用來改善環(huán)境、規(guī)范管理、增加效率、減少損失的一種有效的管理方法，包括常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范和常自律［1］。近幾年，五常法在檔案管理中也得到了應用，在衛(wèi)生領域主要對病案管理、護理檔案進行規(guī)范管理，起到了較好的作用［2］。

3 規(guī)范派遣制員工人事檔案管理的措施

3.1 勞務派遣公司方面

（1）加強自身基礎設施建設。勞務派遣公司應増資強基，擴大工作場所，購買存儲設備，建立檔案網(wǎng)絡化管理；（2）加強檔案管理專業(yè)隊伍建設。增加檔案管理人員，加強人員專業(yè)培訓，使其能夠掌握和應用科學的管理方法。樹立主動服務的意識，與醫(yī)院溝通，定期收集檔案資料，及時歸檔；（3）應用五常法加強內(nèi)部管理。常組織：每天對檔案庫房進行檢查，區(qū)分檔案有關及無關物品，將有關物品的使用空間降到最低標準，最大化利用存儲空間。常整頓：合理布局檔案架，進行分類編號，方便查詢。對檔案實行條碼管理，進行網(wǎng)絡化跟蹤查詢，實現(xiàn)檔案資源共享，以便檔案開發(fā)和利用［3］。常清潔：定期對檔案場所進行全面清潔整頓，注意檔案室通風干燥，檔案旁放置干燥劑和殺蟲劑，避免檔案受潮和蟲蛀。常規(guī)范：明確管理人員責任，制定檢查標準和考核方案。對組織、整頓和清潔工作落實情況進行定期檢查和考核，并將考核結果與績效工資掛鉤，作為工作激勵的有效手段。常自律：檔案管理者要養(yǎng)成以上五常工作習慣，將五常法管理作為日常工作。

3.2 醫(yī)院方面

（1）重視派遣制員工的人事檔案管理。將派遣制員工參照正式在編員工管理，增加外包人事檔案管理的投入。完善派遣制員工的人事檔案管理制度，指定專人負責，明確責權利，規(guī)定檔案資料移交時限，制定移交流程，簽署交接單；（2）加強檔案管理人員培訓。加強檔案管理隊伍建設，對檔案管理人員進行檔案管理知識培訓，提高檔案管理能力，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提高工作效率；（3）應用五常法加強內(nèi)部管理。常組織：人事部門要經(jīng)常與勞務派遣公司溝通，明確派遣員工檔案存在的問題，及時解決。應按時收集在工作中形成的人事檔案材料，認真鑒別，定期向勞務派遣公司移交；常整頓：建立派遣制員工的臨時檔案袋，分類編號，存放在固定檔案室。常清潔：對檔案存放場所經(jīng)常進行清掃清潔，存放干燥劑、防蟲劑，保證檔案干燥、清潔和完整。常規(guī)范：落實常組織、常整頓、常清潔活動，制定檢查考核辦法，形成制度化。常自律，將五常法作為日常工作并形成一種工作習慣。

3.3 員工個人方面

派遣制員工要提高對人事檔案的認識，關注自己人事檔案的完整性和存放單位。當自己工作變動時，按規(guī)定和流程及時辦理調(diào)檔和落檔手續(xù)，確保自己檔案的連續(xù)性。

［1］何廣明．現(xiàn)代管理五常法［M］．香港：明窗出版社有限公司，2000：1-39．

［2］唐瑞璠，錢紅，劉三露，等．“五常法”在病案管理中的應用［J］．中國病案，2010，11（4）：15～16．

［3］宋宋，薛金增．醫(yī)療機構人事檔案社會化管理之我見［J］．中國醫(yī)院管理，2003，23（6）：38．

Application of "5S” in the Personnel File Management of the Dispatched Workers in the Hospital

XUE Mingxia Qingdao Municipal Hospital，Qingdao Shandong 266011，China

This article analyzed current management status of the personnel file management of the dispatched workers from the labor dispatch companies， hospitals， and individuals. Introducing”5S” theory， according to the different characteristics of companies， hospitals and individuals， the suggestions were put forward to regulate personnel file management of the dispatched workers.

The dispatched，Personnel file，5S

R197.3

B

1674-9316（2014）19-0090-03

10.3969/J.ISSN.1674-9316.2014.19.056

【關鍵詞】派遣制；人事檔案；五常法