醫(yī)院財務電算化與財務內控制度關系的探討

王銘巖馬宇林★紅梅

1.內蒙古自治區(qū)國際蒙醫(yī)醫(yī)院藥學部，內蒙古自治區(qū)呼和浩特0100652.內蒙古自治區(qū)國際蒙醫(yī)醫(yī)院財務部，內蒙古自治區(qū)呼和浩特010065

醫(yī)院財務電算化與財務內控制度關系的探討

王銘巖1馬宇林1★紅梅2

1.內蒙古自治區(qū)國際蒙醫(yī)醫(yī)院藥學部，內蒙古自治區(qū)呼和浩特0100652.內蒙古自治區(qū)國際蒙醫(yī)醫(yī)院財務部，內蒙古自治區(qū)呼和浩特010065

近年來，隨著社會經濟水平不斷發(fā)展，信息技術水平也不斷得到提高，我國各企事業(yè)單位的財務電算化程度也伴隨著經濟的發(fā)展而不斷發(fā)展與提高。在該形式的促進下，醫(yī)院財務會計管理工作效率進一步提高，同時，也對醫(yī)院財務內控工作提出更嚴格的要求。本文結合醫(yī)院財務內控案的實證進行分析，以便了解財務電算化形勢下財務內控制度兩者間的關系并在此基礎上提出完善內控工作的相應建議，以促進醫(yī)院財務會計管理工作效率進一步提高。

醫(yī)院財務電算化；財務內控制度；關系與存在問題；措施

既往各企事業(yè)單位多使用常規(guī)紙質材料記錄信息資料作為憑證，但在財務電算化過程中這些憑證容易被認為篡改，在一定程度上加大了財務內控工作的難度。如在二十世紀九十年代后期，某醫(yī)院逐步實現(xiàn)財務電算化。其門診收費收據已由傳統(tǒng)手工開出發(fā)展為計算機打印的方式；另外，每日使用計算機統(tǒng)計匯總為當天收入支出進行統(tǒng)計。該方法較常規(guī)人工開出收據與手工結賬匯總對比一方面提高計算的準確性，另一方面能夠在較大程度上減輕會計人員工作量因此醫(yī)院各方面均較滿意。由于計算機系統(tǒng)的準確高效，該醫(yī)院在此后將原有稽查崗位進行撤銷。但幾年之后,財務內控出現(xiàn)問題。醫(yī)院會計人員借助作廢收據無人進行核查這一漏洞進行貪污，貪污金額高達50萬元。盡管事后犯罪者家屬全力配合退贓工作，但仍給醫(yī)院的形象與名譽造成嚴重影響。因此，妥善處理醫(yī)院財務電算化與財務內控制度間的關系對醫(yī)院財務工作的正常進行具有重要意義。

1 醫(yī)院財務電算化與財務內控制度間的關系

在醫(yī)院會計工作當中，財務內部控制主要是指與保證財務數據準確性,院內各項經營有效性和財產完整性有關的一系列規(guī)章制度及管控方式的總稱。隨著醫(yī)院財務電算化的不斷發(fā)展與完善，與之相關的財務內控制度、組織結構以及會計核算方式也發(fā)生了明顯變化，主要以財務內控制度的改變?yōu)橹?。既往財務信息系統(tǒng)主要以人員辦公為主，每處理一筆經濟業(yè)務均需通過各種程序并需嚴格根據醫(yī)院相關制度進行監(jiān)控與操作。一般為會計記錄與收付款項間的分離、授權批準與業(yè)務經辦的分離等。這些均需通過財務內控制度進行落實且會計人員之間的相互聯(lián)系、監(jiān)督、牽制與核對。在實現(xiàn)財務電算化之后，財務電算化控制的程序化及工作自動化均由計算機對各種手續(xù)進行統(tǒng)一處理[1-3]；相應的財務內控權限、分工及崗位工作也發(fā)生了相應變化。盡管簡化了許多業(yè)務處理程序，但由于工作人員不能直接參與與控制，可能導致許多財務內控制度不能執(zhí)行導致內控制度的作用被削弱。

1.1 財務電算化不能完全將財務內控制度替代

實行醫(yī)院財務電算化盡管能夠有效提高財務工作效率與準確性，但由電腦所執(zhí)行的各種命令均是人為制定。計算機本身不能夠進行規(guī)則制定，更不可能發(fā)現(xiàn)制度與規(guī)則中存在的缺陷與不足；更不可能避免工作人員在財務管控工作中可能發(fā)生的道德風險。通過前文中所舉事例不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院作廢數據管理這一流程并沒有由于財務電算化出現(xiàn)而發(fā)生任何變化。財務電算化前后在財務方面均存在著漏洞且并未因為財務電算化而消除。但院內財務管控人員卻錯誤的將財務電算化當成靈丹妙藥，最終導致醫(yī)院各種財務風險出現(xiàn)。因此，在處理院內財務內控工作上，電算化不能完全取代財務內控制度。

1.2 會計進行核算與財務實物管理的不銜接造成財務電算化優(yōu)勢被削弱

財務電算化優(yōu)勢在于計算機系統(tǒng)能夠批量、自動的將數據進行處理。醫(yī)院能夠通過財務電算化這一系統(tǒng)對院內信息管理系統(tǒng)進行銜接從而對醫(yī)院中各醫(yī)療設備、工作人員工作量及藥品庫存進行統(tǒng)計以確保財務信息與院內藥品出入庫情況及醫(yī)療業(yè)務量、設備使用率相符合。但在電算化初期，多為財務先進性電算化，而醫(yī)療器械的使用情況、工作人員工作量等依舊應用人工記錄的方式來進行；也可能存在盡管信息管理系統(tǒng)已經構建，但尚未與醫(yī)院財務系統(tǒng)進行銜接，導致電算化優(yōu)勢被直接削弱。上文中所舉事例中，退費操作若直接能夠與財務電算化進行連接，系統(tǒng)就能在退費前先利用電算化系統(tǒng)進行查詢，確認患者是否將藥品領取或接受檢查；若已經進行領藥或檢查，則可不進行退款以避免發(fā)生財務漏洞。

1.3 物理痕跡的減少導致財務舞弊風險大大增加

財務電算化實現(xiàn)之后，醫(yī)院可能由于環(huán)保、降低成本等各種原因將會計記錄保存在電腦當中而不進行打印。傳統(tǒng)會計檢查中對物理痕跡的檢查非常重視。但隨著紙質憑證的減少，物理痕跡隨之減少甚至消失，反而對財務檢查共工作造成難度，為工作中可能出現(xiàn)的財務舞弊創(chuàng)造空間。如傳統(tǒng)憑證檢查時對大小寫金額是否符合進行檢查并通過檢查憑證判斷是否存在涂改現(xiàn)象以便發(fā)現(xiàn)可能存在的財物案件。擔當財務電算化實現(xiàn)之后，工作人員只要獲得修改電腦系統(tǒng)的登陸權限即可對數據進行修改，檢查人員不能對其進行查證。前文中所提到的案例中，若醫(yī)院未對原始數據憑證進行保留，恐怕很難發(fā)現(xiàn)工作人員貪污的事實，將對醫(yī)院財務造成更大的損失。

1.4 財務處力量的增加使操作風險提高

理論上來說，財務電算化實現(xiàn)以后將直接建超財務處理工作并直接減少工作人員工作量。但實際上，在財務電算化后，醫(yī)院為節(jié)省人力成本會減少財務人員人數；另外，隨著就醫(yī)人數的不斷增加，收費窗口每日實際處理收費數上升，實際工作人員工作量并未減輕，從而更可能出現(xiàn)操作失誤使財務風險升高。

2 財務電算化背景下強化醫(yī)院財務內控工作

2.1 完善財務內控制度

醫(yī)院將相關法律法規(guī)作為準繩并在規(guī)章制度允許范圍內制定適合醫(yī)院自身需求且具備操作性的內控制度。另外，內控制度應涉及到財務會計工作的各個方面以滿足長期發(fā)展；另外海英有利于醫(yī)院短期目標的實現(xiàn)。這一完善的財政內控制度還應與院內其他相關內控制度相協(xié)調。醫(yī)院在制定制度時應根據自身發(fā)展情況及內控工作中存在的各種問題制定相應的制度以便有效控制財務管理工作中的各個環(huán)節(jié)，提高財務管理控制水平。再次，該制度應與院內財務會計發(fā)展及社會發(fā)展的實際情況相符合并及時進行補充與調整。針對這一情況，醫(yī)院應首先對現(xiàn)有財務內控制度的實施進行梳理；通過對現(xiàn)有制度的認識再根據財務電算化特征進行調整與完善。另外，根據當前制度中存在的缺陷及潛在風險加大研究力度以避免出現(xiàn)操作失誤及人員舞弊現(xiàn)象。對系統(tǒng)安全管理應加大力度，避免由于原始數據信息篡改造成醫(yī)院損失?？筛鶕攧諆瓤馗鲘徫坏男枨笤O置具有針對性的權限范圍，避免工作人員對記錄進行故意篡改。另外，還需進一步加大醫(yī)院內部財務工作的監(jiān)督與檢查；內控工作嚴格按照相關流程進行實施。該流程主要包括：原始憑證-授權批準-財務合格憑證的輸入與制單-電算審核-機系統(tǒng)處理-帳表輸出[4-6]。對院內財務網絡工作人員應采取分級管理方式，不同級別工作人員給予相應操作權限。財務內控做做制度內容應包括工作人員具體工作權限及工作職責；預防記賬憑證及原始憑證等數據在未經審核而直接輸入計算機內的相關措施[7-9]；避免已經輸入的數據或原始憑證未經過任何審核直接輸入系統(tǒng)當中。最后應在財務電算化中設置相應的避免錯誤操作、重復操作或漏操作的程序。

2.2 加強內部監(jiān)督審查

財務電算化后能夠將一部分會計人員補充道監(jiān)督檢查崗位當中，為加強監(jiān)督檢查提供人力資源。另外，除對憑證及賬目進行檢查外，還需對電腦系統(tǒng)的操作痕跡等進行檢查，并加大檢查力度。

2.3 對工作人員加強宣傳教育工作

在加強醫(yī)院財務內控的前提下應對工作人員進行宣傳教育。由于年輕工作者對電腦操作熟練度更高，因此一線收費人員均呈現(xiàn)出年輕化趨勢。但由于年輕人思想不成熟更易出現(xiàn)某些負面想法，因此應重點向年輕工作人員進行思想教育宣傳工作。因此，醫(yī)院可在每年招入財務人員后進行思想品德及職業(yè)道德教育，幫助其提高思想覺悟并形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。另外，對財務工作進行定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時進行解決并通過這一方式提高工作人員業(yè)務水平。再次，對于較關鍵的財務崗位可開展人員定期更換崗位工作。一方面能夠降低無比的風險；另一方面還能夠幫助工作人員熟悉不同崗位的工作內容，為日后實現(xiàn)業(yè)務發(fā)展提供重要的前提與基礎。

2.4 加強財務系統(tǒng)與醫(yī)院網絡系統(tǒng)的連接

近年來，隨著科學技術水平不斷提高，網絡系統(tǒng)的應用也越發(fā)廣泛。除財務系統(tǒng)外，醫(yī)院內伍茲部門、門診、藥房、住院部等均逐漸開始應用網絡IT系統(tǒng)進行管理工作。因此，在財務內控過程當中遵循賬實相符這一原則，財務系統(tǒng)中的數據應與院內網絡系統(tǒng)中數據相一致。理論上來說，院內財務系統(tǒng)應與醫(yī)院各網絡系統(tǒng)相互連接。如患者繳納藥費后，財務系統(tǒng)收到款項后直接將信息發(fā)送至藥房系統(tǒng)當中，藥房系統(tǒng)生成藥品發(fā)放信息后由醫(yī)務人員取出相關藥品進行發(fā)放并做好核銷登記工作；之后發(fā)出消息返回至收費系統(tǒng)，將退款權限及時進行取消。但實際上，由于網絡系統(tǒng)不能實現(xiàn)一步上線，各系統(tǒng)間應用時間存在一定差異，因此可能不能完全與財務系統(tǒng)實現(xiàn)連接。因此需醫(yī)院工作人員定期對財務系統(tǒng)及網絡系統(tǒng)進行核對，確保兩系統(tǒng)賬實相符。

3 結語

因此，在醫(yī)院實行財務電算化的同時應不斷完善與加強醫(yī)院財務內部控制。不能夠以為追求自動化與信息化而忽視財務內控制度在財務管理工作中的作用與重要地位。醫(yī)院工作人員應正確認識財務電算化與財務內控制度二者兼得關系才能在提高醫(yī)院財務工作效率的同時降低風險發(fā)生率，為醫(yī)院的長期發(fā)展打下堅實基礎[10-11]。

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R197.322

A

1672-5654（2014）12（b）-0030-02

2014-09-02）

王銘巖（1978-），大學本科，內蒙古興安盟人，中級會計師，研究方向：企業(yè)管理。

馬宇林（1985-），大學本科，內蒙古呼和浩特人，中級會計師，研究方向：企業(yè)財務管理。