血站信息管理系統(tǒng)“串檔”原因分析及應(yīng)對(duì)措施

◆杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

血站信息管理系統(tǒng)“串檔”原因分析及應(yīng)對(duì)措施

◆杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

為了解決血站信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)的“串檔”問(wèn)題，從“一個(gè)中心，兩個(gè)基本做法”、確定流程及職責(zé)、加強(qiáng)獻(xiàn)血者檔案分類(lèi)管理、加強(qiáng)原始檔案管理、加強(qiáng)差錯(cuò)管理等方面著手，對(duì)獻(xiàn)血者信息進(jìn)行正確歸檔，更好地為獻(xiàn)血者服務(wù)，確保血液質(zhì)量。

血站；信息管理系統(tǒng)；串檔

First_author′s add ressCentral Blood Station of Lianyungang,Lianyungang,Jiangsu,222001,China

2011年,江蘇省采供血機(jī)構(gòu)改版升級(jí)了血站信息管理系統(tǒng),統(tǒng)一了采供血業(yè)務(wù)管理軟件。但工作中發(fā)現(xiàn),采血點(diǎn)在獻(xiàn)血前征詢(xún)時(shí)出現(xiàn)“串檔”現(xiàn)象,即查詢(xún)A獻(xiàn)血者信息時(shí),A、B獻(xiàn)血者信息同時(shí)出現(xiàn),給征詢(xún)工作帶來(lái)了一定困難。本文對(duì)此進(jìn)行探討。

1 “串檔”原因分析

“串檔”現(xiàn)象主要表現(xiàn)為獻(xiàn)血者電腦征詢(xún)信息與歷史獻(xiàn)血信息不一致,主要由采血點(diǎn)征詢(xún)、工作人員登記發(fā)現(xiàn)。主要情況有：(1）獻(xiàn)血者更改姓名,身份證號(hào)碼相同；(2）同一位獻(xiàn)血者使用二代身份證獻(xiàn)血,身份證信息與一代身份證有較大出入；(3）獻(xiàn)血者使用一代身份證獻(xiàn)血,有歷史獻(xiàn)血記錄,但姓名不同；(4）獻(xiàn)血者使用一代身份證獻(xiàn)血,有歷史獻(xiàn)血記錄,姓名相同,卻為第一次獻(xiàn)血；(5）獻(xiàn)血者使用二代身份證第一次獻(xiàn)血,歷史獻(xiàn)血信息檔案為一代身份證,但姓名不同；(6）血站信息管理系統(tǒng)更替或升級(jí),因規(guī)則不同,在進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)導(dǎo)致獻(xiàn)血者檔案關(guān)鍵信息缺失,造成信息與登記不符；(7）工作人員登記錯(cuò)誤或獻(xiàn)血者字跡潦草導(dǎo)致登記錯(cuò)誤；(8）身份證號(hào)碼相同,但血型與以往不一致,或身份證號(hào)碼相同但名字不一致等。

產(chǎn)生“串檔”的核心問(wèn)題是獻(xiàn)血者身份確認(rèn)問(wèn)題。新版血站信息管理系統(tǒng)對(duì)于獻(xiàn)血者身份確認(rèn)主要依靠身份證,一旦身份證號(hào)碼與既往不同,則導(dǎo)致獻(xiàn)血者信息無(wú)法統(tǒng)一,出現(xiàn)信息混淆現(xiàn)象,容易造成質(zhì)量差錯(cuò)。上述1～6種情況主要體現(xiàn)在身份證由一代升級(jí)更換為二代時(shí),由于一代身份證號(hào)是手工編號(hào),人為原因造成號(hào)碼重復(fù)、錯(cuò)誤,辦理二代身份證時(shí)改成全國(guó)聯(lián)網(wǎng)電腦編號(hào),由電腦重新編號(hào)導(dǎo)致血站信息系統(tǒng)中歷史獻(xiàn)血信息重復(fù),出現(xiàn)“串檔”現(xiàn)象?！按畽n”差錯(cuò)中的人為登記錯(cuò)誤主要是由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、疏忽大意以及獻(xiàn)血者字跡潦草、工作人員未仔細(xì)核對(duì)導(dǎo)致。當(dāng)然也有歷史遺留問(wèn)題,如有償獻(xiàn)血時(shí)操作不規(guī)范以及冒名頂替。因此,采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)“串檔”原因進(jìn)行整理,針對(duì)性改進(jìn),確保獻(xiàn)血者權(quán)益不受損害。

2 應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)“串檔”現(xiàn)象,連云港市中心血站質(zhì)量管理科組織業(yè)務(wù)站長(zhǎng)及相關(guān)科室召開(kāi)質(zhì)量分析會(huì),充分運(yùn)用血站信息管理系統(tǒng),加強(qiáng)過(guò)程質(zhì)量管理,完善血站質(zhì)量管理體系,圍繞“一個(gè)中心,兩個(gè)基本做法”實(shí)施了系列改進(jìn)措施。

2.1 一個(gè)中心,兩個(gè)基本做法

“一個(gè)中心”即確認(rèn)身份的獻(xiàn)血者可以獻(xiàn)血,不能確認(rèn)身份的獻(xiàn)血者禁止采血。

“兩個(gè)基本做法”即血站信息管理系統(tǒng)引入身份證識(shí)別系統(tǒng),將二代身份證直接掃描至獻(xiàn)血者管理模塊,永久保存。主要分以下兩種情況：第一,攜帶有效證件,可以獻(xiàn)血。有效證件［2］包括居民身份證、居民社會(huì)保障卡、駕駛證、軍(警）官證、士兵證、港澳通行證、臺(tái)胞證以及外國(guó)公民護(hù)照等。原則上,未帶身份證件不得獻(xiàn)血。特殊情況如身份證消磁或駕照等有效證件無(wú)法掃描,以獻(xiàn)血序列號(hào)進(jìn)行歸類(lèi),對(duì)人和證件進(jìn)行拍照,在獻(xiàn)血登記表上注明、簽字并按手印。本次獻(xiàn)血證盡量不發(fā)放,由體采成分科、微機(jī)室、質(zhì)管科共同調(diào)查并完成血源信息錄入后,通知各采血點(diǎn)發(fā)放獻(xiàn)血證,期間可要求獻(xiàn)血者提供相關(guān)證件。第二,未攜帶有效證件,禁止獻(xiàn)血。各采血點(diǎn)工作人員須協(xié)助獻(xiàn)血者填寫(xiě)無(wú)償獻(xiàn)血登記表,上交體采成分科。需對(duì)獻(xiàn)血者做好解釋工作,告知其需提供的相關(guān)證明材料,更改過(guò)姓名的獻(xiàn)血者則要求提供戶(hù)口本或可以證明更改姓名的有效證明等。

2.2 確定流程及職責(zé)

體采成分科為主要?dú)w口負(fù)責(zé)科室,質(zhì)量管理科協(xié)助進(jìn)行調(diào)查并驗(yàn)證。各采血點(diǎn)發(fā)現(xiàn)“串檔”,必須向體采成分科負(fù)責(zé)人匯報(bào)。各采血點(diǎn)電腦登記查詢(xún)工作人員負(fù)責(zé)將獻(xiàn)血登記表以及相關(guān)證據(jù)單獨(dú)上交體采成分科。體采成分科負(fù)責(zé)安排人員查找該獻(xiàn)血者既往歷史獻(xiàn)血記錄原始檔案,質(zhì)管科協(xié)助參與調(diào)查。業(yè)務(wù)主管審核所有材料并批準(zhǔn),微機(jī)室進(jìn)行處理。對(duì)獻(xiàn)血者檔案進(jìn)行修改必須找到該獻(xiàn)血者所有獻(xiàn)血記錄的原始檔案,且必須保證原始檔案與登記信息的符合性。質(zhì)管科進(jìn)行驗(yàn)證,由各采血點(diǎn)反饋給獻(xiàn)血者。要求整個(gè)過(guò)程必須在一周內(nèi)完成。

2.3 加強(qiáng)獻(xiàn)血者檔案分類(lèi)整理

獻(xiàn)血者信息包括獻(xiàn)血者登記信息及檔案信息。對(duì)于已經(jīng)確認(rèn)身份的獻(xiàn)血者,以二代身份證為基準(zhǔn),將檔案信息進(jìn)行整合。核對(duì)原始無(wú)償獻(xiàn)血登記表,若填寫(xiě)信息準(zhǔn)確,則登記信息不修改。如果是工作人員登記差錯(cuò),則填寫(xiě)糾正預(yù)防措施單并進(jìn)行登記信息修改。對(duì)于原始檔案身份證號(hào)碼均相同的獻(xiàn)血者,將其中一人的身份證號(hào)碼屬性改為其它,即將獻(xiàn)血者檔案剝離,當(dāng)獻(xiàn)血者攜帶二代身份證獻(xiàn)血時(shí)再建立正確的檔案信息。對(duì)于冒名頂替的獻(xiàn)血者,經(jīng)收集證據(jù)確認(rèn)后,盡量聯(lián)系本人,征得同意后再做更改。

2.4 加強(qiáng)原始檔案管理

獻(xiàn)血者信息包括電子版登記信息、獻(xiàn)血證、無(wú)償獻(xiàn)血登記表。其中,無(wú)償獻(xiàn)血登記表因?yàn)槭谦I(xiàn)血者本人親自填寫(xiě),是十分重要的原始檔案,加強(qiáng)管理具有重要意義。如果獻(xiàn)血者文化水平不高,可以由血站工作人員幫助填寫(xiě)無(wú)償獻(xiàn)血登記表,但必須要求獻(xiàn)血者親自簽名,并就獻(xiàn)血注意事項(xiàng)逐一征詢(xún)意見(jiàn),征得同意或授權(quán)后方能幫助填寫(xiě)除姓名、身份證號(hào)碼以外的相關(guān)信息。

2.5 加強(qiáng)差錯(cuò)管理

為了使采供血過(guò)程更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,建立差錯(cuò)管理體系［2］,重視分析差錯(cuò)發(fā)生原因,加強(qiáng)差錯(cuò)的公開(kāi)討論和溝通,培養(yǎng)員工差錯(cuò)處理能力,具有十分重要的作用。質(zhì)管科定期組織專(zhuān)題檢查,與業(yè)務(wù)考核掛鉤,及時(shí)通報(bào),提出預(yù)防及糾正措施,加強(qiáng)血站質(zhì)量管理,更好地為獻(xiàn)血者服務(wù)。具體可從以下兩方面努力：(1）加強(qiáng)獻(xiàn)血前征詢(xún)工作,務(wù)必將獻(xiàn)血者本人相貌與其有效身份證件原件核對(duì)［1］。(2）加強(qiáng)員工培訓(xùn)。培訓(xùn)是最直接、最快速和最經(jīng)濟(jì)的解決問(wèn)題的方法,是提高工作人員素質(zhì)和技能的重要途徑［3］。通過(guò)實(shí)踐操作明確存在問(wèn)題,開(kāi)展針對(duì)性培訓(xùn),可有效提高培訓(xùn)效果,提升工作人員素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作水平,進(jìn)而確保采供血質(zhì)量。

總之,各采血點(diǎn)必須嚴(yán)格遵循獻(xiàn)血相關(guān)流程,步步核對(duì),步步把關(guān),依照電腦查詢(xún)-體檢-初篩-采血-登記流程,全過(guò)程核對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)。每一份“串檔”的解決,都是發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)、完善和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的良好機(jī)遇,更是維護(hù)獻(xiàn)血者權(quán)益的重要舉措。

［1］ 血站技術(shù)操作規(guī)程［S］.2012.

［2］ 魏耀輝,趙花蘭,李大元,等.差錯(cuò)管理在血站質(zhì)量管理中的應(yīng)用［J］.中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理,2009,16(3）：92-94.

［3］ 黃麗萍,史小武,武逢勇,等.血站如何進(jìn)行有效的職工培訓(xùn)［J］.中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理,2009,16(4）：84-85.

責(zé)任編輯:吳小紅

Cause Analysis and Countermeasures on〝String File〝in Blood Bank In form ation M anagement System

DU Liang, YUAN Haitao,YU Sulan.

Ⅰn order to solve the problem of〝string file〝in blood bank informationmanagement system,information on donorswas properly archived from aspects of〝one center and two basic approaches〝,determination of processes and responsibilities,strengthening classificationmanagementof donors file,enhancing the original filemanagement,and strengthening errormanagement,in order to provide better service for blood donors to ensure the quality of blood.

Blood Station；Ⅰnformation Management System；String File

2014-03-07

DOⅠ:10.13912/j.cnki.chqm.2014.21.6.34

杜 亮 袁海濤 于蘇蘭

連云港市中心血站 江蘇 連云港 222001

Chinese Health Quality M anagement,2014,21（6）:100-101

杜 亮:連云港市中心血站副站長(zhǎng)

E-mail:lygqms@163.com