利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)藥品實庫存管理

◆江曉云 謝穎夫

責任編輯:張盼盼

1 藥品管理現(xiàn)狀分析

在實際工作中，由于某些原因，如搶救、借藥等，醫(yī)院藥品很難實現(xiàn)賬務數(shù)據(jù)與藥品庫存量的完全吻合。但是，醫(yī)院信息系統(tǒng)的建立為實現(xiàn)醫(yī)院藥品實庫存管理提供了可能性。

醫(yī)院藥品管理中的賬實相符管理有兩個非常重要的角色:藥品庫管和藥品會計。藥品庫管的職責是根據(jù)藥品庫存制訂合理的采購計劃，管理好藥品的入庫、出庫、盤點，盡量減少藥品庫存積壓。藥品會計的職責是審核原始單據(jù)憑證，按會計制度的要求登記賬薄，及時、準確地編制會計報表，定期核算，并提出改進意見。他們的共同目標是藥品管理的4 個要素:(1)實:藥品實物;(2)證:藥品會計憑證;(3)賬:藥品總賬、分類賬、明細賬;(4)表:藥品會計報表。真正做到賬實相符、賬證相符、賬賬相符、賬表相符［1］。

2 存在的問題及解決方案

2.1 大輸液集中配送管理

為了更好地服務臨床，很多醫(yī)院會根據(jù)臨床科室的分布建立?？扑幏?、分藥房，同時盡量減少藥品冗余配置及庫存積壓。大輸液藥品是常用藥品且日用量大，因此，各藥房不能冗余配置，需集中配送。這就造成了賬從藥房走，而藥品并不從藥房發(fā)出，而是從大輸液庫集中配送。相當于藥房管了入、出賬，卻沒有管實物。

解決方案:通過大輸液過帳管理實現(xiàn)大輸液庫的賬、實同步，實現(xiàn)藥房大輸液賬的平進平出。即大輸液統(tǒng)一歸大輸液庫管理，各藥房根據(jù)服務臨床的特點分別設置大輸液藥品過賬管理標志［2］。同時，對門診藥房仍配置大輸液，而對中心藥房、干部樓藥房等實現(xiàn)過賬管理。具體實現(xiàn)過程:各藥房大輸液實物為0，設置基礎庫存以滿足臨床醫(yī)生站能開具醫(yī)囑，護士站能提交領藥單，扣藥房可用庫存。在擺藥時，生成病人領藥出庫記錄，并確保與患者記賬同步，同時由系統(tǒng)自動從大輸液庫出庫藥品到藥房，這樣就形成了藥房會計賬的平進平出。

2.2 借藥管理

由于醫(yī)院的特殊性，不可避免地存在病患借藥的情況，特別是干部保健診療、民政救助、醫(yī)療援助等。這類藥品出庫后由借出對象通過收費發(fā)票還藥。因借藥、還藥周期較長，對藥房的帳實相符管理造成了影響。同時還需做到借藥單據(jù)必須與后期借藥人的收費單據(jù)相對應。若借藥人不來交費還藥，則借藥藥房的掛賬就成為醫(yī)院的損失。

解決方案:建立借藥藥房單元。當借藥發(fā)生時，由藥房出庫到借藥藥房，打印借藥出庫單，并要求借藥人簽字。借藥人還藥時，需持借藥出庫單及醫(yī)生開具處方到收費處交費。收費處根據(jù)借藥出庫單收費，并做好還藥記錄。藥房根據(jù)還藥記錄判斷是進入本身藥房發(fā)藥還是進入借藥藥房發(fā)藥，以保證財務發(fā)票與藥房的出庫單相對應［3］。借藥藥房每月也要做總結，以避免生成呆賬、壞賬。借助信息技術，不管藥房本身還是借藥藥房，都做到了藥品的出庫與財務收費發(fā)票對應，從而做到了藥品賬與財務賬的一致。

2.3 醫(yī)技科室專用藥品管理

由于醫(yī)技科室專用藥品用量較大，藥品經(jīng)藥庫采購后直接發(fā)到醫(yī)技科室，而醫(yī)技科室記賬到患者時，賬是走藥房的，這就造成賬、實增減不同步，造成賬實不相符。

解決方案:醫(yī)技科室專用藥品是由藥庫直接到藥房。在藥品字典上設置醫(yī)技專用藥品標志，醫(yī)技科室直接到藥庫領取，患者記賬時不考慮庫存。收費的執(zhí)行科室為本科室，即此類藥品的消耗計在科室成本上，藥品收入計在醫(yī)技科室上。這樣藥庫賬實同步，但藥房不參與管理。

2.4 普通藥品管理

由于醫(yī)技科室、手術室用藥特殊性，無法像臨床科室一樣每日拿領藥單及時領藥，采用的是備用藥管理。病人記賬后，藥品并未從藥房及時領走，因此也造成了藥房的賬、實不相符。

解決方案:在藥品字典上設置醫(yī)技手術普通用藥標識，凡此類藥品在醫(yī)技科室、手術室記賬時，采用備用藥管理，要求各科室在藥品會計月結周期內領取。此時藥房庫存記錄仍保持真實的數(shù)據(jù)，科室記賬不判斷藥房庫存，也不扣可用庫存，稱之為藥房掛單。在科室領取藥品以補足備用藥時，如果藥房庫存充足，直接按掛單發(fā)藥;如果庫存不充足，則從藥庫領藥或從其它藥房調藥［4］。

2.5 藥房藥品節(jié)余管理

在臨床實際用藥中，因集中配置的原因不可避免地存在一些藥品的節(jié)余。臨床通常的做法是在下一次領藥時少領，這也就造成了藥房賬、實不同步。

解決方案:在擺藥單上設置應發(fā)與實發(fā)數(shù)量，要求臨床科室在領藥時決定節(jié)余藥品是現(xiàn)時領走還是歸還給藥房。如果科室決定現(xiàn)時領走，則實發(fā)等于應發(fā);如果科室決定歸還給藥房，則系統(tǒng)自動將節(jié)余藥品通過“節(jié)余入庫類型”入庫到藥房。這樣就做到了患者記賬數(shù)與藥房發(fā)出數(shù)一致，節(jié)余藥品通過再次入庫的方式形成入庫記錄。這樣不但做到了藥品的賬、實同步，同時也真實反映了各科室藥品節(jié)余情況。

2.6 藥品盤點管理

由于藥品盤點工作量大，難免出現(xiàn)誤差，而誤差累積起來會對藥品賬實相符管理造成不便，需跟蹤這些誤差的細節(jié)，方能做到賬實相符。

解決方案:為了保證藥品盤點的真實性，采用盲盤模式。即盤點員在盤點藥品數(shù)量時并不清楚此藥品在計算機系統(tǒng)中的數(shù)量，在如實錄入實物數(shù)量時系統(tǒng)自動計算盤點盈虧［5］。其優(yōu)點在于需盤點員仔細清點數(shù)量，盤點真實性提高了;缺點在于沒有信息系統(tǒng)庫存引導，需要一一清點，工作量特別大。不管采用什么方式盤點，差錯在所難免。為了體現(xiàn)真實的藥品盤點情況，在系統(tǒng)中設置盤點調整入庫與盤點調整出庫兩種類型，在盤點員后期發(fā)現(xiàn)有清點差錯時，通過對這兩種類型進行調整，最終會計報表中以盤盈盤虧及盤點調整入、出庫來體現(xiàn)最終的盤盈盤虧。

3 小結

通過對藥品庫存的管理與控制，云南省第一人民醫(yī)院真正做到了賬實相符，實現(xiàn)了會計報表上每項數(shù)據(jù)都可通過信息系統(tǒng)查詢到原始的單據(jù)和憑證信息［6］。

在藥品實際管理中要做到賬實相符仍需克服很多難點，借助科學的管理手段和先進的信息技術進行綜合設計，最終做到了真正意義上的賬實相符。100% 的賬實相符是一個宏大的目標，真正實現(xiàn)是非常困難的，我們的目標是將誤差控制在0.5%～1%的范圍內。

［1］夏旭東.我國醫(yī)藥物流的集成化發(fā)展研究［D］.河南大學，2009.

［2］王 平.進銷存管理系統(tǒng)初探［J］.現(xiàn)代交際，2009(7):70.

［3］姜慶艷.單件小批量企業(yè)庫存管理集成信息模型研究［D］.大連交通大學，2010.

［4］祝 燁.新疆醫(yī)藥公司藥品管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)［D］.電子科技大學，2011.

［5］龍 燕，王或杰，錢 錚，等.計算機信息化技術在我院藥品物流管理中的應用［J］.中國醫(yī)藥導報，2013，10(32):167-170.

［6］李志軍.醫(yī)院藥品管理問題與對策分析［J］.當代醫(yī)學，2013，19(30):17.