會計信息系統(tǒng)不同發(fā)展階段的內部控制研究

●湖北工業(yè)職業(yè)技術學院經濟貿易系 陳麗琴 王 琰

根據會計信息系統(tǒng)對信息技術的應用程度、應用規(guī)模、會計信息系統(tǒng)結構、業(yè)務信息處理的深度和廣度、實現的功能，縱向上可以將企業(yè)會計信息系統(tǒng)應用劃分為三個層次：會計信息處理階段（核算型會計信息系統(tǒng)）、會計管理信息應用階段（管理型會計信息系統(tǒng)）、會計決策支持應用階段（決策支持型會計信息系統(tǒng)）。在不同層次的會計信息系統(tǒng)下，企業(yè)內部控制目標、環(huán)境、所面臨的風險是不同的，因此其內部控制的措施、側重點是不同的。

一、核算型會計信息系統(tǒng)內部控制

（一）核算型會計信息系統(tǒng)的特點。核算型會計信息系統(tǒng)是會計利用計算機技術的初級階段，主要是利用計算機模仿手工操作，對會計業(yè)務進行簡單的、快速的核算，一般只對會計業(yè)務數據進行粗加工，實現的功能較單一，人工干預較多。在硬件方面主要采用單機結構，多數系統(tǒng)由一臺計算機和相應的外部設備構成。在軟件方面一般選用商品化、通用財務核算型財務軟件，數據存儲采用小型數據庫，主要完成企業(yè)日常的財務核算，向外提供財務報告信息。從功能結構上看，一般采用單個應用模塊，即使采用多個模塊，這些模塊間也是獨立的，模塊之間的數據處理也是單方面的。核算型會計信息系統(tǒng)屬于單一用戶、單任務工作方式，少數會計信息系統(tǒng)具有網絡功能，網絡體系結構也只有文件/服務器(File/Server,F/S)這一種。

（二）核算型會計信息系統(tǒng)內部控制側重點。處于核算型會計信息處理階段的企業(yè)一般處于信息化的起步階段，內部控制可能采用手工內部控制和計算機內部控制相結合的方式。側重于對會計信息真實性、正確性的控制。

1.合理設置會計崗位。處于核算型會計信息處理階段的企業(yè)一般規(guī)模較小、業(yè)務較簡單。其人員有限，不可能按照會計電算化工作規(guī)范要求，設立基本會計崗位和電算化會計崗位，因此可在保證會計數據安全的、分設職務不相容的崗位前提下，對某些崗位根據實際需要進行適當合并，多崗合一，交叉設置。

2.確保原始數據輸入的準確度。利用計算機對會計數據進行處理，保證會計核算系統(tǒng)的原始數據真實性，進而保證會計信息質量。同時加強對會計人員自身的業(yè)務水平、工作能力、工作態(tài)度的培訓。

3.充分運用財務軟件自身的程序控制功能。當前核算型財務軟件已經成熟，企業(yè)可以通過系統(tǒng)中的自動控制點來進行人員職責分工、數據備份和保管。但是不同的財務軟件在內部控制上做法不完全一致，企業(yè)管理人員必須對軟件的功能十分熟悉，并在此基礎上制定相應的內部控制措施。

4.加強程序操作控制。對中小企業(yè)來說，程序操作控制中最重要的是做好用戶授權和口令保護。對安裝會計系統(tǒng)的電腦設置口令保護，對會計軟件設置超級用戶口令，系統(tǒng)權限不同的操作員的口令應不一致，并不定期地更換，完全保密，減少未經批準擅自改動數據的可能性。

二、管理型會計信息系統(tǒng)內部控制

（一）管理型會計信息系統(tǒng)的特點。管理型會計信息系統(tǒng)是會計利用計算機技術的中級階段，除具備核算型會計信息系統(tǒng)的全部功能以外，將財務管理的方法和技術應用于系統(tǒng)中，利用計算機對整個企業(yè)管理系統(tǒng)的信息進行處理，為企業(yè)內、外部管理部門提供管理和決策有關的輔助信息。與核算型會計信息系統(tǒng)相比較，其系統(tǒng)開發(fā)和應用的起點更高，功能更完善，更具有實用性。在硬件方面主要采用多用戶系統(tǒng)，一臺主機和多個終端組成。在軟件方面主要采用管理型、多用戶財務軟件，數據存儲采用中大型數據庫，并與其他管理子系統(tǒng)有機結合，系統(tǒng)中各用戶終端可以同時運行，不同用戶終端的會計人員可以共享會計信息。從軟件功能上來看，會計信息系統(tǒng)的職能結構以賬務處理子系統(tǒng)為中心，其他子系統(tǒng)的開發(fā)圍繞賬務處理系統(tǒng)而展開，內容包括各個方面。企業(yè)可根據自身的特點定點開發(fā)研制相關財務軟件，系統(tǒng)的應用層次從財務部門到企業(yè)內部的各個部門。

（二）管理型會計信息系統(tǒng)內部控制側重點

1.進行嚴格的工作環(huán)境控制。管理型會計信息系統(tǒng)涉及的部門不僅是財務部門，還涉及到生產、銷售、人力資源等企業(yè)的多個部門。嚴格的工作環(huán)境控制能夠盡量減少外界因素引起的信息系統(tǒng)故障和差錯。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，必須引入安全稽核機制；在系統(tǒng)運行中，首先要保證硬件、軟件的正常運行，控制一些軟件的安裝，拒絕無關人員使用計算機，書面記載重要的操作。

2.嚴把會計核算控制質量關。會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎，會計核算控制是管理型會計信息系統(tǒng)內部控制基礎。在原始憑證錄入之前，必須按照相關程序和權限進行審批；原始憑證錄入必須簡明、準確、完整；對錄入不正確的會計處理進行更改，必須嚴格按規(guī)定進行；對輸出的賬務憑證，必須仔細核對與實際發(fā)生的經濟業(yè)務是否一致，確保數據真實、完整和安全。

3.集中式事后監(jiān)督與實時監(jiān)控相結合。管理型會計信息系統(tǒng)綜合處理企業(yè)各業(yè)務環(huán)境中發(fā)生的會計信息，企業(yè)物資流、資金流、信息流可以同時傳遞，使內部控制由事后適時控制轉變?yōu)槭轮袑崟r控制成為可能。因此，內部控制也可將事后監(jiān)督與實時監(jiān)控相結合。

三、決策支持型會計信息系統(tǒng)內部控制

（一）決策支持型會計信息系統(tǒng)的特點。決策支持型會計信息系統(tǒng)是會計利用計算機技術的高級級階段，是會計信息系統(tǒng)的最高應用層次。決策支持型會計信息系統(tǒng)除具備信息管理層次系統(tǒng)的全部功能之外，綜合利用各種數據、信息、模型和人工智能技術，建立各種財務分析和管理的方法庫、模型庫和知識庫，應用數學模型對系統(tǒng)的內部信息和外部信息進行綜合分析，為決策者的經營決策提供參考方案。這一階段，大型企業(yè)管理信息系統(tǒng)硬件方面建立基于C／S（客戶／服務器）網絡系統(tǒng)，由中央服務器與多個工作站相連接。系統(tǒng)軟件主要采用32位的開發(fā)工具，數據存儲采用大型或超大型數據庫。網絡體系結構主要采用“數據庫服務器/應用服務器或事務處理服務器/客戶”3層或多層結構，建立完整的數據管理系統(tǒng)和數據模型庫，實現軟件系統(tǒng)數據結構的標準化，主要包括領導信息系統(tǒng)（EIS）、DSS決策支持系統(tǒng)、財務評價系統(tǒng)等模塊。此外，還要采用Internet/Intranet技術、Web服務器技術，使系統(tǒng)能夠跨地區(qū)和跨平臺運行。

（二）決策支持型會計信息系統(tǒng)內部控制側重點

1.找準建設時機，突出決策支持型會計信息系統(tǒng)開發(fā)的實用性。決策支持系統(tǒng)（Decision Support System,DSS）通過量本利分析、風險投資分析等子系統(tǒng)向管理層和決策層提供支持，根據信息化建設的步驟來看，在系統(tǒng)應用上應 “先業(yè)務處理系統(tǒng)、后管理信息和決策支持系統(tǒng)”。建設決策支持型會計信息系統(tǒng)，還應當考慮其提供的信息的相關性和實用性?！拜斎氲氖抢?，輸出的還是垃圾”。 來自多個應用系統(tǒng)的輸入數據應完整、正確、格式和定義應統(tǒng)一，這些必須針對每個企業(yè)自身特點量身設計。

2.與信息流程相協(xié)調，重組業(yè)務流程。會計決策支持應用階段，業(yè)務和財務已經實現一體化，資源得到了高度的共享。信息技術使企業(yè)業(yè)務流程與信息流程融合在一起，完成一項工作，既需要進行業(yè)務處理又要進行數據分析，如果企業(yè)的業(yè)務流程不能適應信息流程，必然會產生許多問題，形成內部控制的弱點。因此，企業(yè)內部控制系統(tǒng)設計的重要內容是重組業(yè)務流程。在重組流程控制中，根據內部控制目標的要求，評估業(yè)務流程和信息流程的各類風險，確定風險重要程度和關鍵控制點，協(xié)調企業(yè)業(yè)務流程與信息流程，建立控制模型，設定控制參數與控制程序，使信息系統(tǒng)能夠同步反映業(yè)務活動的情況，判斷業(yè)務活動生成的數據是否在控制范圍內，依據反饋的預警信號，及時制定正確決策，形成人機結合、業(yè)務活動與信息處理集合的內部控制系統(tǒng)。

3.實現風險管理流程的自動化。在決策支持會計信息系統(tǒng)中引入系統(tǒng)化的內部控制框架體系，采用信息平臺，強調面向業(yè)務流程的財務信息的收集、分析和控制，對企業(yè)的風險管理流程進行固化和自動化。全面識別企業(yè)使用的決策支持型會計信息系統(tǒng)中存在的自動化控制點，并對其有效性進行測試，形成標準的企業(yè)風險管理流程。通過系統(tǒng)中預設的財務規(guī)則，客觀記錄和正確處理原始數據，跟蹤變更軌跡；通過系統(tǒng)中的審批和預警功能，將管理控制點前移。常態(tài)化地、可持續(xù)地開展風險識別，風險評估和風險應對工作。

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