檔案信息資源共享建設(shè)研究綜述

劉雙雙

摘 要：信息化趨勢已成為社會發(fā)展的主流，檔案這一社會活動原始記錄物也面臨著信息化的沖擊。當今檔案利用方面依然存在許多缺憾，而在新技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境下，檔案界可以借助信息通信技術(shù)建立檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)加以彌補。本文就對檔案信息資源共享建設(shè)進行了回顧，歸納并總結(jié)了檔案信息資源共享的基礎(chǔ)、存在的問題以及相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案；資源共享；建設(shè)

1.檔案信息資源共享建設(shè)

檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開發(fā)檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源在最大范圍內(nèi)的充分共享。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)于社會，創(chuàng)造檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，而檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與共享是使檔案的價值更好地轉(zhuǎn)化為社會和公民的使用價值。

學(xué)者孟雪梅，金紅霞認為，檔案信息共享建設(shè)是信息社會化的內(nèi)在要求，是檔案工作進一步開展的必然要求。檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該具備一定的條件，并指出了四方面的具體條件：（1）信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。是信息資源共享建設(shè)的硬件基礎(chǔ)，隨著國家骨干網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和成熟，檔案網(wǎng)站的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，為檔案信息資源共享提供了穩(wěn)定的硬件支持。（2）檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息資源共享的核心。對檔案信息資源進行數(shù)字化處理，規(guī)?；?，網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)檔案信息資源。（3）信息管理標準化是檔案信息資源共享的保證，包括檔案信息標準化體系的構(gòu)建和檔案信息標準、規(guī)范的一體化。（4）培養(yǎng)檔案信息人才是實現(xiàn)檔案信息資源共享的關(guān)鍵所在。

而學(xué)者張銳，丁莉則認為，檔案信息資源共享實現(xiàn)的基礎(chǔ)包括以下幾方面：（1）社會信息化的背景與發(fā)展取向；（2）政務(wù)信息環(huán)境的初步形成；（3）檔案信息化建設(shè)的不斷推進；（4）數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟；（5）檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng)；（6）國家的法制環(huán)境與相關(guān)法律規(guī)定的出臺。

從檔案信息資源共享涵義及原則分析可知，檔案信息資源共享須具備最基本的前提條件或基礎(chǔ)。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，政務(wù)信息環(huán)境的形成，檔案信息化建設(shè)的不斷推進，國家相關(guān)法律規(guī)定的出臺，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟，檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng)等，使檔案信息資源共享具備了基本的條件。檔案信息資源共享將是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然趨勢。

2.檔案信息資源共享建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

檔案信息化建設(shè)自上世紀70年代就已經(jīng)開始，自90年代起引起了人們的廣泛關(guān)注。在《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的指導(dǎo)下，計算機檔案管理系統(tǒng)從微機單機版的輔助目錄管理發(fā)展到海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版管理以及公文、檔案一體化管理，經(jīng)歷了計算機輔助檔案管理、檔案信息數(shù)字化和數(shù)字檔案信息資源上網(wǎng)等漸進發(fā)展的過程。檔案信息化建設(shè)的不斷推進，使檔案信息資源共享初具規(guī)模。但就現(xiàn)實情況來看，我國檔案信息資源共享的狀況，應(yīng)該說還遠遠落后于社會信息化的要求。

2.1檔案信息資源共享建設(shè)存在的問題分析

2.1.1 資金制約使檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享難以形成規(guī)模

學(xué)者杜巖松認為，檔案信息共享是一項高投入的事業(yè)，不僅是信息化項目的啟動、信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還是在因特網(wǎng)的運作都需要大量資金投入的，而檔案部門用于信息化的資金還十分有限，經(jīng)費不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入，也需要后期日常維持及其正常運行的費用。資金雖然不是萬能的，可資金的投入可使知識經(jīng)濟時代的檔案信息資源建設(shè)有強有力的經(jīng)濟保障。而爭取大資金投入對于一般檔案機構(gòu)來說是難上加難，除非是借助于政府宏觀調(diào)控下的財政資金項目，否則難以成行。

2.1.2 信息內(nèi)容匱乏、信息資源陳舊

金紅霞認為，檔案信息資源開發(fā)，受資金、電子文件現(xiàn)行階段及檔案信息開放程度的影響而信息資源開發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網(wǎng)上檔案館來看，大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫送上網(wǎng)絡(luò)，信息量十分有限而且信息質(zhì)量不高。加之歷史原因，檔案館的文本數(shù)據(jù)資源原本就不足，也就難以在短時間內(nèi)補充信息資源，完善資源共享。

2.1.3 檔案信息資源建設(shè)發(fā)展狀況不平衡

經(jīng)濟條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢，檔案信息化建設(shè)搞得熱火朝天，而經(jīng)濟相對落后的地區(qū)、既無充足的資金，又無能從事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)人才，要搞信息化建設(shè)困難重重，步履維艱。瀏覽檔案網(wǎng)站就能明顯地感覺到這種差距顯得十分突出。

2.1.4 共享工具落后、檢索途徑促狹

閆小紅學(xué)者認為，由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業(yè)、多部門、多地域的，檔案信息資源的采集、加工和存儲也就是分布式的，所以形成資源分散、搜尋不易的問題。而目前各檔案信息資源網(wǎng)站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導(dǎo)航，檢索和定位，即缺少先進的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

3.檔案信息資源共享建設(shè)的對策

學(xué)者陳山鷹認為，做好檔案信息資源共享建設(shè)工作要從以下幾方面著手：（1）更新館藏觀念，樹立開放意識；（2）加強協(xié)作，聯(lián)合編目，聯(lián)合開發(fā)；（3）開放檔案，尊重公民利用檔案的權(quán)利；（4）要樹立“大檔案、大文獻”意識，加強各檔案館與其他文獻信息機構(gòu)之間的相互協(xié)作，共同開發(fā)信息資；（5）加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化技術(shù)人才。

李紅偉認為，盡快實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，以下諸項是實現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑：第一、加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃；第二、走共建共事之路，以整體互補優(yōu)勢實現(xiàn)共享；第三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共事范辟；第四、重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè)；第五、加強檔案安全建設(shè)。在李宏偉建議的基礎(chǔ)之上，學(xué)者孟雪梅與金紅霞又補充增加了幾項相應(yīng)措施，如加強數(shù)字化的質(zhì)量控制和創(chuàng)新檔案管理模式。

現(xiàn)今的檔案機構(gòu)也意識到社會信息需求及利用檔案為社會提供信息服務(wù)的必要性，將檔案工作的重心由檔案的收集和實體利用向檔案數(shù)字化信息的積累能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)變，并為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化乃至檔案信息資源共享指明方向，鋪平道路。檔案工作的社會性決定了知識經(jīng)濟時代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準確的信息服務(wù)于社會，否則檔案工作就有可能面臨被社會遺棄或取代的危險。我國檔案學(xué)者有關(guān)檔案信息資源共享的看法雖然眾說紛紜，但在關(guān)于檔案信息資源共享建設(shè)的關(guān)鍵步驟和問題認識上還是具有共同性的。我國目前的檔案信息資源共享建設(shè)還處在試驗摸索的階段，檔案學(xué)者從宏觀檔案環(huán)境和微觀檔案個體兩方面分析了檔案信息資源共享存在的問題根源，并結(jié)合社會實際，從革新思想理念、館際協(xié)作、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略、深化基礎(chǔ)理論研究等方面提出各自的應(yīng)對方案。隨著基礎(chǔ)理論的不斷充實和檔案管理與館際合作實踐的飛速發(fā)展，我們對檔案信息資源共享的模式必將產(chǎn)生新的認識，我們對檔案信息資源共享的探索也會不斷完善。（作者單位：西藏民族大學(xué)）

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