基于“物聯(lián)網(wǎng)”的物資綜合管理內(nèi)控體系研究

摘要：“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)是外在的表現(xiàn)形式和技術(shù)手段，物資管理才是內(nèi)在和核心。在“物聯(lián)網(wǎng)”的實(shí)施過(guò)程中，建立一套完整的內(nèi)控體系至關(guān)重要?！拔锫?lián)網(wǎng)”系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，也是內(nèi)控體系不斷建立并逐步完善的過(guò)程?？梢哉f(shuō)，一套行之有效的內(nèi)控體系，是業(yè)務(wù)系統(tǒng)得以順利實(shí)施的先決條件之一。文章針對(duì)中日友好醫(yī)院基于“物聯(lián)網(wǎng)”的物資綜合管理內(nèi)控體系進(jìn)行研究。該項(xiàng)目在北京甚至全國(guó)都具有領(lǐng)先的示范性效應(yīng)，多次作為典型案例進(jìn)行推介，大大促進(jìn)了醫(yī)院品牌形象的提升。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng) 內(nèi)控 建設(shè)

日友好醫(yī)院自2012年開(kāi)始試行對(duì)高值耗材進(jìn)行條碼管理，實(shí)現(xiàn)高值耗材可追溯；在此基礎(chǔ)上，引入RFID技術(shù)，搭建“物聯(lián)網(wǎng)”平臺(tái)；2014年下半年開(kāi)始探索基于“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)的醫(yī)院物資綜合管理體系并啟動(dòng)試點(diǎn)工作；2016年1月在全院實(shí)施“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)。通過(guò)采用集中供應(yīng)和配送的服務(wù)模式，運(yùn)用信息化以及“物聯(lián)網(wǎng)”等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)醫(yī)用耗材領(lǐng)用、采購(gòu)、配送、結(jié)算進(jìn)行全過(guò)程一體化管理，已初見(jiàn)成效。

一、基于“物聯(lián)網(wǎng)”的物資綜合管理內(nèi)控體系的建立完善

（一）內(nèi)控體系內(nèi)涵。一般情況下，內(nèi)控體系主要涵蓋以下幾點(diǎn)：內(nèi)控手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)防控、內(nèi)控評(píng)價(jià)。內(nèi)控手冊(cè)主要是對(duì)每個(gè)工作流程的描述、流程圖、崗位職責(zé)、授權(quán)說(shuō)明等。風(fēng)險(xiǎn)防控是對(duì)可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的點(diǎn)采用有效的防控措施。內(nèi)控評(píng)價(jià)具體包含三部分：第一部分檢查制度設(shè)計(jì)的齊全性和合理性等；第二部分檢查控制過(guò)程；第三部分檢查會(huì)計(jì)賬務(wù)處理控制。

1.內(nèi)控手冊(cè)?；凇拔锫?lián)網(wǎng)”的物資綜合管理包括物資的訂貨、采購(gòu)、配送、入庫(kù)、使用、出庫(kù)、結(jié)算、盤(pán)點(diǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)部門(mén)多次溝通，院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)地調(diào)研，并經(jīng)多次討論修改，不斷完善，詳細(xì)描述每一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，繪制“物聯(lián)網(wǎng)”業(yè)務(wù)的流程圖，設(shè)定每一個(gè)操作點(diǎn)的崗位職責(zé)，相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需要，提供操作員名單，信息部門(mén)對(duì)每一個(gè)操作人員按照崗位職責(zé)等進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。

2.風(fēng)險(xiǎn)防控。眾所周知，人、財(cái)、物的管理部門(mén)屬于風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)高發(fā)的部門(mén)，相應(yīng)的也是監(jiān)管的重點(diǎn)部門(mén)。早在幾年前，醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察辦公室就要求重點(diǎn)部門(mén)梳理重點(diǎn)崗位的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施并加以實(shí)施。“物聯(lián)網(wǎng)”實(shí)施過(guò)程中，改變了原有的操作和管理模式，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重新梳理，及時(shí)補(bǔ)充完善風(fēng)險(xiǎn)防控措施。以一個(gè)具體的業(yè)務(wù)流程為例，可將具體的流程控制人、控制頻率、控制方式、異常如何處置、控制效果等以文字的形式固化下來(lái)。

3.內(nèi)控評(píng)價(jià)。醫(yī)院以“大型醫(yī)院巡查”“醫(yī)院等級(jí)評(píng)審”等為契機(jī)，要求每一個(gè)職能管理部門(mén)梳理完善本部門(mén)的管理制度，逐項(xiàng)對(duì)照巡查、評(píng)審的要求，檢查制度是否齊全，是否與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行了更新、廢止和補(bǔ)充完善。醫(yī)院“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)從立項(xiàng)、調(diào)研、設(shè)計(jì)到逐步實(shí)施，歷時(shí)幾年。供應(yīng)商按照醫(yī)院管理要求，數(shù)易其稿，多次修訂系統(tǒng)設(shè)定，多次在系統(tǒng)中演示物資管理控制的過(guò)程，財(cái)務(wù)處等部門(mén)多次實(shí)地檢查物資管理情況，院領(lǐng)導(dǎo)數(shù)次帶隊(duì)，按照“物聯(lián)網(wǎng)”的業(yè)務(wù)流程，現(xiàn)場(chǎng)辦公，協(xié)調(diào)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和可能存在的缺陷。“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)下物資管理的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理控制，是牽頭部門(mén)財(cái)務(wù)處的本職工作和核心業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)處專(zhuān)設(shè)物資會(huì)計(jì)在醫(yī)工處、后勤處等屬地化辦公，審核物資入出庫(kù)單據(jù)、發(fā)票等資料；每月由物資系統(tǒng)自動(dòng)生成物資入出庫(kù)憑證；憑證生成后，財(cái)務(wù)處專(zhuān)人進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)；除此以外，財(cái)務(wù)處還設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行財(cái)務(wù)稽核。

（二）內(nèi)控體系的建立和完善。按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，一套完整的、運(yùn)行有效的內(nèi)控體系應(yīng)該包括但不局限于以下幾個(gè)層面：?jiǎn)挝粚用?、業(yè)務(wù)層面、信息層面等。

1.單位層面。

（1）組織架構(gòu)。醫(yī)院成立了由財(cái)務(wù)處、醫(yī)工處、后勤處、信息中心、醫(yī)務(wù)處、審計(jì)處、紀(jì)檢監(jiān)察辦公室等多部門(mén)參加的物資綜合管理工作小組。為推進(jìn)該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，由醫(yī)院辦公會(huì)決定，由醫(yī)院總會(huì)計(jì)師擔(dān)任組長(zhǎng)。

（2）制度建設(shè)。及時(shí)修訂完善各相關(guān)管理制度，用制度管人。在“物聯(lián)網(wǎng)”實(shí)施過(guò)程中，醫(yī)院梳理完善了物資管理的一系列相關(guān)制度，在制度中明確了科室、歸口管理部門(mén)的職責(zé)、物資管理的流程等。制度和流程的明確為“物聯(lián)網(wǎng)”過(guò)程中的內(nèi)控奠定了制度基礎(chǔ)。院級(jí)層面，財(cái)務(wù)處牽頭修訂招標(biāo)管理辦法、物資管理辦法等；部門(mén)層面，以醫(yī)工處為主的歸口管理部門(mén)修訂完善部門(mén)相關(guān)崗位職責(zé)和管理制度。

財(cái)務(wù)處是該項(xiàng)目的牽頭部門(mén)，全面協(xié)調(diào)此項(xiàng)工作。主要包括在全面調(diào)研的基礎(chǔ)上制定物資綜合管理方案；在現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，根據(jù)精細(xì)化管理需要，在滿足內(nèi)部控制的前提下，梳理優(yōu)化相關(guān)業(yè)務(wù)流程；上傳下達(dá)，及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，有效協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)推進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施。醫(yī)工處、后勤處對(duì)本部門(mén)管理的高低值耗材各環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，對(duì)目前的工作流程提出改進(jìn)建議，按照部署要求開(kāi)展相關(guān)工作。信息處配合相關(guān)部門(mén)提供技術(shù)支持，并按照部署要求開(kāi)展相關(guān)工作。醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部負(fù)責(zé)了解臨床、醫(yī)技科室需求，及時(shí)提出改進(jìn)方案和要求。審計(jì)處全程監(jiān)督與咨詢，對(duì)相關(guān)工作隨時(shí)提出審計(jì)建議；定期不定期抽查盤(pán)點(diǎn)等。紀(jì)檢部門(mén)全程監(jiān)督，隨時(shí)對(duì)相關(guān)工作提出意見(jiàn)和建議等。

（3）歸口管理部門(mén)將“崗位責(zé)任制”真正落到實(shí)處，不相容崗位嚴(yán)格分離，重要崗位定期輪崗。

2.業(yè)務(wù)層面。流程設(shè)定、權(quán)限設(shè)置、不相容崗位分離，用流程管人。（1）采購(gòu)：物資品類(lèi)、品牌、生產(chǎn)商、規(guī)格、型號(hào)等由醫(yī)院確定，采購(gòu)主動(dòng)權(quán)由醫(yī)院控制。（2）配送：供應(yīng)商按照科室需求，統(tǒng)一配送。（3）結(jié)算：按照實(shí)際業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，經(jīng)核對(duì)后，按月進(jìn)行結(jié)算。（4）預(yù)算管理：不可收費(fèi)材料嚴(yán)格限制年消耗量，嚴(yán)格審批不可收費(fèi)材料的年度預(yù)算。（5）資金控制：支付物資款項(xiàng)時(shí)，嚴(yán)格按照醫(yī)院資金支付授權(quán)審批的額度和流程辦理，手續(xù)不全，不予辦理。（6）合同管理：通過(guò)合同管理加強(qiáng)內(nèi)控，在物資綜合管理過(guò)程中，按照醫(yī)院合同管理流程簽訂相應(yīng)合同，嚴(yán)格履行合同條款，無(wú)合同不付款。（7）崗位管理：專(zhuān)人專(zhuān)崗，加強(qiáng)內(nèi)控。

3.信息層面。物資管理全過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)管，用系統(tǒng)管人。（1）信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。專(zhuān)業(yè)的事交給專(zhuān)業(yè)的人做。醫(yī)院提出管理需求，院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，提出物資管理的目標(biāo)；工作小組將領(lǐng)導(dǎo)的要求和預(yù)期目標(biāo)分解和細(xì)化成一個(gè)個(gè)現(xiàn)實(shí)可行的和努力可及的數(shù)據(jù)、文檔、流程等；供應(yīng)商按照醫(yī)院的需求，在原有物資管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行個(gè)性化定制和開(kāi)發(fā)。供應(yīng)商的IT部門(mén)和醫(yī)院的信息部門(mén)通力合作，進(jìn)行“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，要求系統(tǒng)符合醫(yī)院的管理要求，操作界面友好。（2）內(nèi)部信息傳遞。規(guī)范系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)流程，建立用戶管理制度，系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份（本機(jī)、異地備份），建立安全保密和泄密追究制度等。

4.其他層面。（1）物資消耗計(jì)入科室成本，與科室績(jī)效掛鉤，這一控制點(diǎn)將每一位員工都納入內(nèi)控體系中，能充分調(diào)動(dòng)員工的內(nèi)控參與度和積極性，讓科室自覺(jué)加強(qiáng)物資管理。（2）充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的作用，用他律管人。（3）加強(qiáng)職業(yè)道德教育，用自律管人。

二、基于“物聯(lián)網(wǎng)”的物資綜合管理內(nèi)控體系的成效

（一）實(shí)現(xiàn)“云庫(kù)房”管理。對(duì)原院內(nèi)耗材1、2、3庫(kù)，消毒試劑庫(kù)庫(kù)存清零，實(shí)現(xiàn)“云庫(kù)房”管理。醫(yī)院只需對(duì)科室的安全庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，且使用電子終端進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，三五分鐘即可完成一個(gè)科室的盤(pán)點(diǎn)。信息技術(shù)的應(yīng)用，大大減少了物資管理內(nèi)控體系中必不可少的盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)的工作量。

（二）信息化手段減少人為干預(yù)。“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)了從科室請(qǐng)領(lǐng)→訂單審批→采購(gòu)管理→院內(nèi)物流→科室使用的全過(guò)程信息化管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)應(yīng)的閉環(huán)控制；“物聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)可對(duì)物資流轉(zhuǎn)的全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證物資管理及使用的安全性；系統(tǒng)中記錄有每一個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的操作信息，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、供應(yīng)的全程監(jiān)控和可追溯。

（三）清理規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，對(duì)涉及400余家供應(yīng)商、700余家生產(chǎn)廠家、12 000余個(gè)品規(guī)的醫(yī)用耗材基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及資質(zhì)進(jìn)行清理和規(guī)范。嚴(yán)控物資入口關(guān)，降低醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)。

（四）管理提升。采用集中供應(yīng)及配送項(xiàng)目對(duì)醫(yī)用耗材使用管理進(jìn)行模式創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)一體化全過(guò)程可追溯的目標(biāo)。通過(guò)“云庫(kù)房”、專(zhuān)業(yè)配送服務(wù)、自動(dòng)化設(shè)備等手段，有效節(jié)約了醫(yī)院的庫(kù)房資源、人力資源、管理成本，同時(shí)也節(jié)約了日常申領(lǐng)、統(tǒng)計(jì)所占用的時(shí)間，可以使臨床科室更加專(zhuān)注于本職的醫(yī)護(hù)工作。在集中供應(yīng)的基礎(chǔ)上，采購(gòu)醫(yī)用耗材的單據(jù)、發(fā)票數(shù)量大大減少，減輕了后續(xù)付款核對(duì)的工作量，使得財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范。運(yùn)用先進(jìn)的信息系統(tǒng)替代原醫(yī)用耗材管理流程中需要人工進(jìn)行重復(fù)工作的內(nèi)容，在提升工作效率的同時(shí)，也使得醫(yī)用耗材管理人員能夠投入更多的精力在關(guān)鍵工作任務(wù)上。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，對(duì)在用醫(yī)用耗材進(jìn)行了全面清理，并對(duì)供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家的資質(zhì)建立了電子檔案，便于實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。一體化可追溯的管理模式使醫(yī)用耗材供應(yīng)的信息流、物流、財(cái)務(wù)流相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系，杜絕了無(wú)訂單送貨、換貨等不合規(guī)的行為，保證了科室成本計(jì)入實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，為醫(yī)用耗材精細(xì)化管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。除了準(zhǔn)確的大數(shù)據(jù)保障之外，項(xiàng)目還根據(jù)精細(xì)化管理的要求個(gè)性化定制了不同的報(bào)表，如不可計(jì)費(fèi)品的同比分析，科室月度使用高值耗材和低值耗材的情況分析等，從而為管理決策提供更有力的支持。

（五）潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。實(shí)現(xiàn)不可計(jì)費(fèi)耗材監(jiān)控管理，一定程度上降低了科室過(guò)度領(lǐng)用不可計(jì)費(fèi)耗材對(duì)醫(yī)院成本造成的損失。通過(guò)流程的梳理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的清理，進(jìn)一步提供了有力手段，可以對(duì)可收費(fèi)耗材的計(jì)費(fèi)情況進(jìn)行落實(shí)，避免醫(yī)院漏收少收造成的經(jīng)濟(jì)損失。S

參考文獻(xiàn)：

[1]畢春梅.基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的醫(yī)院物資綜合管理[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2015，（12）.

[2]孫小艷，楊?lèi)?ài)義.企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的優(yōu)化研究[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2015，（12）.