辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，辦公自動(dòng)化程度也越來(lái)越高，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備保修管理系統(tǒng)的研究，開(kāi)發(fā)一套高效便捷的報(bào)修管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急，尤其機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須應(yīng)用一套高效的報(bào)修管理系統(tǒng)，保證設(shè)備故障及時(shí)得到解決，恢復(fù)正常辦公。本系統(tǒng)終端采取瀏覽器，基于WEB服務(wù)器，通過(guò)應(yīng)用服務(wù)器，向數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)設(shè)備報(bào)修的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化控制。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化設(shè)備；保修管理系統(tǒng)；開(kāi)發(fā)與應(yīng)用；機(jī)關(guān)單位

中圖分類(lèi)號(hào)：TP277

隨著信息化和自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)用越來(lái)越廣泛，設(shè)備出現(xiàn)的故障也呈現(xiàn)多樣性、復(fù)雜性，因此，對(duì)設(shè)備的維修、管理、報(bào)修等成為一項(xiàng)復(fù)雜且重要的工作。由于我國(guó)自動(dòng)化水平起步較晚，在設(shè)備保修和維修方面仍停留在傳統(tǒng)的手工記錄的階段，嚴(yán)重硬性設(shè)備維修的高效性和及時(shí)性，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位迫切需要一套適合本單位的高效便捷的辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)。應(yīng)用報(bào)修管理系統(tǒng)能夠大大提高維修工作效率，進(jìn)而提高工作效率，也是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修的科學(xué)化、信息化、流程化、規(guī)范化管理。

1 辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)概述

現(xiàn)代機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化設(shè)備主要包括信息處理設(shè)備、通訊設(shè)備及辦公輔助設(shè)備三個(gè)方面，信息處理設(shè)備是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)的，包括硬件和軟件兩部分；通訊設(shè)備也是以計(jì)算機(jī)為主體設(shè)備實(shí)現(xiàn)的；辦公輔助設(shè)備指的是印刷設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備、會(huì)議輔助設(shè)備等。辦公自動(dòng)化設(shè)備種類(lèi)繁多，故障類(lèi)型復(fù)雜，通過(guò)人工記錄的傳統(tǒng)方法已無(wú)法實(shí)現(xiàn)保修管理的要求。

傳統(tǒng)的設(shè)備報(bào)修采用的是電話或者口頭的申請(qǐng)維修，未形成書(shū)面的申請(qǐng)單，因此經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)修信息不準(zhǔn)確、不完整的情況，報(bào)修信息遺漏，設(shè)備維修不及時(shí)，設(shè)備維修質(zhì)量不高，不滿意維修結(jié)果等問(wèn)題，維修設(shè)備的時(shí)間周期長(zhǎng)，維修效率低。維修過(guò)程缺乏有效地監(jiān)控和實(shí)施的反饋，缺乏對(duì)維修費(fèi)用的管理和控制。設(shè)備管理人員對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的掌握不全面，設(shè)備維護(hù)人員的工作效率、工作質(zhì)量等無(wú)法進(jìn)行科學(xué)有效地管理。報(bào)修管理系統(tǒng)能夠在線申報(bào)和提交報(bào)修信息、查看報(bào)修進(jìn)程、查看維修歷史記錄、查看維修費(fèi)用支出、進(jìn)行報(bào)表分析等功能。保修管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)包括：存儲(chǔ)量大、查詢(xún)方便、實(shí)時(shí)查詢(xún)、保密性好、全過(guò)程管理、投資成本低等，系統(tǒng)的應(yīng)用能夠極大地提高工作效率，也是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修的科學(xué)化、信息化、流程化、規(guī)范化管理的重要技術(shù)手段。

2 辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)的需求分析

辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：建立辦公自動(dòng)化設(shè)備的分類(lèi)管理檔案，便于設(shè)備的管理；建立辦公自動(dòng)化設(shè)備實(shí)時(shí)查詢(xún)的信息平臺(tái)，便于及時(shí)掌握設(shè)備數(shù)量等情況；對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理和分析，對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)；通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備及時(shí)上報(bào)維修人員，方便維修人員及時(shí)查詢(xún)上報(bào)情況并組織維修，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，便于查詢(xún)維修的全過(guò)程，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高工作效率；建立電子維修臺(tái)賬，設(shè)備管理人員可以查詢(xún)維修費(fèi)用，便于部門(mén)進(jìn)行事前控制，便于設(shè)備管理人員實(shí)時(shí)查詢(xún)辦公自動(dòng)化設(shè)備數(shù)量及維修費(fèi)用情況。

辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的可行性分析：我們通過(guò)把單位中各部門(mén)的各種辦公自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行分類(lèi)管理，建立檔案，并將編號(hào)進(jìn)行備案，建立可供查詢(xún)的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而滿足各種查詢(xún)的需求，實(shí)現(xiàn)查詢(xún)功能，建立辦公自動(dòng)化設(shè)備的電子臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的日常管理和維護(hù)。設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，設(shè)備報(bào)修通過(guò)維修申報(bào)，逐級(jí)進(jìn)行審批，確定維修人員，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，及時(shí)反饋維修情況，結(jié)算維修費(fèi)用等一系列的過(guò)程，均通過(guò)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，通過(guò)報(bào)修管理系統(tǒng)還可以對(duì)維修全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，能夠查詢(xún)到設(shè)備的維修歷史記錄信息，對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)對(duì)維修費(fèi)用結(jié)算按照設(shè)備報(bào)修項(xiàng)目、報(bào)修部門(mén)、報(bào)修時(shí)間、維修人員等等不同條件的報(bào)表。

3 辦公自動(dòng)化設(shè)備保修管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

3.1 系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

系統(tǒng)采用Domino數(shù)據(jù)庫(kù)與SQL數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用JAVA程序語(yǔ)言進(jìn)行代理，通過(guò)JDCB技術(shù)，實(shí)現(xiàn)Domino數(shù)據(jù)庫(kù)與SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交互。對(duì)人員設(shè)置管理權(quán)限，系統(tǒng)賦予人員不同的權(quán)限，保證系統(tǒng)的安全性和可靠性，不同權(quán)限的用戶可以實(shí)時(shí)查詢(xún)報(bào)修單的數(shù)據(jù)信息，設(shè)備報(bào)修人員只能看到自己的報(bào)修單，設(shè)備維修人員可以查詢(xún)?cè)O(shè)備報(bào)修單和報(bào)修歷史記錄，設(shè)備管理人員能夠查詢(xún)各項(xiàng)報(bào)修單。設(shè)備的報(bào)修歷史數(shù)據(jù)信息通過(guò)更新可以流轉(zhuǎn)，可以查詢(xún)辦公自動(dòng)化設(shè)備的維修歷史記錄和各環(huán)節(jié)的運(yùn)行記錄，便于掌握維修的全過(guò)程，并加急處理。系統(tǒng)將未修、在修、已修、完成進(jìn)行了分類(lèi)管理，設(shè)備管理人員可以清晰的了解設(shè)備維修的狀態(tài)。系統(tǒng)的用戶通過(guò)WEB瀏覽器網(wǎng)上申報(bào)，只要有網(wǎng)絡(luò)，即可憑借用戶名和密碼登陸系統(tǒng)，填報(bào)申請(qǐng)單。系統(tǒng)的用戶通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)WEB瀏覽器和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)?？蛻舳藦臑g覽器向Web服務(wù)器發(fā)出請(qǐng)求，通過(guò)應(yīng)用服務(wù)器提交數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。

3.2 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（1）報(bào)修管理系統(tǒng)的構(gòu)成。系統(tǒng)主要由以下幾大模塊組成，登陸系統(tǒng)、報(bào)修系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)等；（2）設(shè)備報(bào)修模塊。設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程圖如圖1所示；（3）系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)涉及到的人員包括設(shè)備報(bào)修人員、設(shè)備維修人員、設(shè)備管理人員。

圖1 設(shè)備報(bào)修流程圖

3.3 系統(tǒng)的應(yīng)用

設(shè)備基礎(chǔ)信息進(jìn)行分類(lèi)管理，進(jìn)行編碼，通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按照設(shè)備類(lèi)別、報(bào)修單位、報(bào)修時(shí)間等查詢(xún)?cè)O(shè)備信息。設(shè)備報(bào)修人員或用戶登錄系統(tǒng)后，按實(shí)際情況填寫(xiě)或修改待修設(shè)備相關(guān)信息，新的信息將出現(xiàn)在設(shè)備維修列表中。設(shè)備維修人員或管理員處理報(bào)修單，通過(guò)查看設(shè)備維修單，處理設(shè)備報(bào)修單。系統(tǒng)將報(bào)修單進(jìn)行編號(hào)，并自動(dòng)按照類(lèi)別進(jìn)行歸類(lèi)，時(shí)間進(jìn)行排序，提供了各種查詢(xún)檢索的條件。設(shè)備的維修信息全部?jī)?chǔ)存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，便于設(shè)備管理人員實(shí)時(shí)查詢(xún)?cè)O(shè)備維修歷史記錄。設(shè)備基礎(chǔ)信息、維修信息、維修過(guò)程等各個(gè)環(huán)節(jié)可以通過(guò)維修單編號(hào)、報(bào)修時(shí)間、報(bào)修類(lèi)別，方便實(shí)時(shí)查詢(xún)，對(duì)維修過(guò)程實(shí)施全過(guò)程管理。設(shè)備管理人員可以及時(shí)掌握設(shè)備報(bào)修的處理情況，設(shè)備是在修、未修還是已修。系統(tǒng)還提供了維修結(jié)算功能，實(shí)現(xiàn)了按照維修人員、維修時(shí)間等各種不同條件的維修費(fèi)用結(jié)算功能，還可以生成各種報(bào)表。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)設(shè)備系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備報(bào)修的過(guò)程化控制，實(shí)現(xiàn)了維修費(fèi)用的查詢(xún)和控制。為進(jìn)一步規(guī)范單位辦公自動(dòng)化設(shè)備的選購(gòu)、管理、報(bào)修工作提供系統(tǒng)的支持手段，對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備維修費(fèi)用的管理一目了然，對(duì)于整個(gè)單位的費(fèi)用管理起到了重要作用。無(wú)論設(shè)備維修的流轉(zhuǎn)如何，通過(guò)報(bào)修單編號(hào)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)跟蹤。系統(tǒng)的應(yīng)用可以對(duì)費(fèi)用支出進(jìn)行有效控制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各部門(mén)的資金的管理，是單位實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約的最重要的措施，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修的科學(xué)化、信息化、流程化、規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]茍素潔，劉利智.辦公自動(dòng)化設(shè)備報(bào)修管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用[A].2011年河北省冶金信息化自動(dòng)化年會(huì)論文集[C].2011.

[2]杜艷春.典型自動(dòng)化設(shè)備及生產(chǎn)線應(yīng)用與維護(hù)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（28）.

[3]石映國(guó).高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理程序探討[J].河北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2009（07）：158-159+162.

作者單位：四平市信息中心，吉林四平 136000