建設(shè)全民社保檔案電子查詢系統(tǒng)的建議

摘 要：隨著人們生活水平提高還有我國經(jīng)濟水平飛快發(fā)展，關(guān)于百姓的民生保障制度逐漸完善，其中社保直接關(guān)系到百姓日常生活，為了確保該政策覆蓋程度更廣，我國建立了全民社保檔案電子查詢系統(tǒng)，在摸索過程中逐漸完善，但部分地方還存在問題，本文就對建設(shè)全民社保檔案電子查詢系統(tǒng)提出針對性建議。

關(guān)鍵詞：全民社保；檔案；查詢系統(tǒng)

人社部門承擔(dān)保障民生、服務(wù)民生的重要職責(zé)，服務(wù)對象涉及廣大老百姓。我區(qū)“金保工程”自2007年啟動以來，充分整合資源，扎實推進，建立了統(tǒng)一的社會保障信息網(wǎng)絡(luò)平臺，涵蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層機構(gòu)，能夠支持人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦、基金監(jiān)管和宏觀決策等核心應(yīng)用，成為覆蓋全區(qū)的統(tǒng)一的社會保障電子政務(wù)工程。目前已開通網(wǎng)上社保查詢平臺和“社保通”短信查詢平臺，發(fā)行帶隱形磁條的社?？?6萬張。截止2013年底，將發(fā)行社?？?0萬張，覆蓋率將達到58%。隨著人社事業(yè)的不斷發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案的服務(wù)性功能日顯重要，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是社會保險經(jīng)辦工作的重要組成部分，貫穿于社會保險登記、征繳、稽核、統(tǒng)計、待遇核發(fā)等經(jīng)辦業(yè)務(wù)的全過程，與社會保險各項經(jīng)辦業(yè)務(wù)既緊密關(guān)聯(lián)又相輔相成，是正確處理各項具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)、支持經(jīng)辦工作順利進行的重要基礎(chǔ)，社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，不僅有利于社會保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，更能為廣大老百姓提供方便快捷的檔案運用服務(wù)。

目前人社管理信息系統(tǒng)對各類人群的勞動就業(yè)和社會保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理，基本實現(xiàn)了對勞動者記錄一生，管理一生，服務(wù)一生，受益一生的服務(wù)和管理目標(biāo)。但與業(yè)務(wù)操作、管理信息化所不相適應(yīng)的是，目前各類社會保障的相關(guān)紙質(zhì)實體資料保管在各經(jīng)辦機構(gòu)各自的檔案室中，同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進行查閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來了有關(guān)資料查閱速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或更改等問題，同時也使得檔案管理工作日益繁重?，F(xiàn)行的資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門的管理、服務(wù)要求，因此提出檔案資料數(shù)字化處理，依托金保工程建立社保檔案電子查詢系統(tǒng)。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代檔案管理不再是傳統(tǒng)意義上的檔案管理，隨著民生問題在社會生活中的日益增多，與民生問題緊密相關(guān)的人社工作在社會管理中的作用越來越重要。

（一）各單位檔案管理工作參差不齊。我局作為民生服務(wù)部門，所屬的八個二級事業(yè)單位中有六個二級單位的檔案為民生檔案。目前，局機關(guān)及一個二級單位的檔案管理等級為省一級（機關(guān)所管轄的干部人事檔案為國家一級），部分二級單位配備有專職的檔案管理員。因辦公用房緊張，多數(shù)單位辦公場所為租用，沒有設(shè)立專門的檔案辦公室、庫房及閱覽室。在平時工作中形成的檔案材料，沒有收集、整理、立卷、歸檔，有部分材料還分散在各單位各崗位人員手中，沒有確保檔案的完整性和安全性。

（二）檔案管理工作日益繁重。隨著社會保險制度改革的不斷深入，社會保險政策逐步完善。自2011年啟動城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險以來，參保人數(shù)直線上升，我局服務(wù)的參保對象達到60萬人次。參保對象涉及養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育的檔案管理工作，范圍廣泛，人數(shù)眾多，責(zé)任重大，原有的按部就班的紙質(zhì)檔案管理模式已不能適應(yīng)社保業(yè)務(wù)工作的需要和滿足參保對象的查詢需求。利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行數(shù)字化管理，是實現(xiàn)信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。建立健全一套門類齊全、分類系統(tǒng)、管理科學(xué)、利用方便的社會保險檔案十分重要和必要。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)函待提高。很多檔案管理人員很少甚至都沒有經(jīng)過任何專業(yè)崗位崗前崗后培訓(xùn)，對檔案管理工作認(rèn)識較膚淺，不能充分利用好檔案資源為社會公眾更好的服務(wù)。

（四）社會保險業(yè)務(wù)檔案整理管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏國家管理標(biāo)準(zhǔn)。在沒有國家管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各地制定了地方管理標(biāo)準(zhǔn)，但各地標(biāo)準(zhǔn)各異，導(dǎo)致管理方法、規(guī)范各不相同。

二、加強社保檔案管理的建議

（一）整合社保業(yè)務(wù)檔案變分散管理為集中管理。一是案卷集中管理。目前，由于條件所限，各二級單位辦公地點分散，檔案分散管理，給工作和服務(wù)帶來了極大的不便。應(yīng)盡快統(tǒng)一管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，實行各門類檔案集中統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理。二是人員集中管理。通過挑選業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作責(zé)任心強的工作人員到檔案管理崗位，加強檔案管理隊伍建設(shè)，形成一支人員相對穩(wěn)定、熟悉經(jīng)辦業(yè)務(wù)、具備一定專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作隊伍（縣級2人/萬卷）。

（二）由部門管理型向社會服務(wù)型轉(zhuǎn)變。為全面實行業(yè)務(wù)檔案集中管理，加強社會化服務(wù)功能，通過城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案電子化的規(guī)范整理起步，建議設(shè)立人社系統(tǒng)綜合性業(yè)務(wù)檔案管理中心，成為全額拔款事業(yè)單位，將檔案管理人員、檔案實行集中管理，面向社會服務(wù)。業(yè)務(wù)檔案由各單位按標(biāo)準(zhǔn)整理后每年交由檔案管理中心集中管理，細化檔案管理收集的工作要求，使檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性。

（三）建立健全科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度。做好檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，進一步完善并建立健全歸檔制度，做好檔案材料的歸檔、收集、整理工作。根據(jù)各經(jīng)辦機構(gòu)的業(yè)務(wù)需要來整理檔案，確保整理的規(guī)范、有序。

（四）實行檔案管理紙質(zhì)與電子雙軌運行。目前的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)在社保工作和參保人員的查詢需求，只有以數(shù)字化處理（使用掃描儀進行掃描錄入）系統(tǒng)為手段，對各類社會保障過程中形成的書面資料進行數(shù)字化處理，建立一個以圖像方式儲存的數(shù)字資料庫，達到長期、安全地保存資料，快速、便捷地查詢?yōu)g覽資料，提高工作效率的目的。

總之，通過社保各類檔案的歸檔整理，我們不僅可以提高社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門的工作效率，也可解決不少歷史遺留下來的社保類問題，解決民生難題，從而為廣大參保人員提供更方便、快捷的貼心服務(wù)，以適應(yīng)當(dāng)前和今后不斷發(fā)展的檔案工作的現(xiàn)實需要。

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