淺談高職院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)存在的問題及對策

摘 要：教學(xué)秘書是學(xué)校的基層教學(xué)管理人員，在學(xué)校教學(xué)管理中起著重要的紐帶作用。加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)、改善教學(xué)秘書隊伍結(jié)構(gòu)、提高教學(xué)秘書隊伍整體素質(zhì)是高校工作不容忽視的一項任務(wù)。本文就高職院校教學(xué)秘書隊伍存在的問題進行了初步的分析，并就如何加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)提出了一些建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)秘書 教學(xué)管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（b）-0119-02

近幾年，我國高職院校辦學(xué)水平不斷在提高、規(guī)模也逐漸擴大，隨之而來的是教學(xué)管理工作難度的逐漸加大和復(fù)雜程度相應(yīng)提高，教學(xué)秘書也開始承擔(dān)起更多的工作任務(wù)。而高職院校在實際的教學(xué)管理工作中更偏向師資隊伍、科研隊伍建設(shè)，教學(xué)秘書被視為“勤雜工”，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作沒有被正確的認識和重視起來。這種現(xiàn)狀勢必會導(dǎo)致教學(xué)秘書隊伍長期得不到發(fā)展和壯大，致使這項工作滯后于教學(xué)管理的硬性需呀，這將最終導(dǎo)致教學(xué)管理與服務(wù)水平受到一定程度的限制，對教學(xué)的質(zhì)量和社會聲譽也將造成負面的影響，以至于影響高校教學(xué)管理工作的長期發(fā)展。

1 教學(xué)秘書隊伍存在的問題分析

1.1 教學(xué)秘書隊伍結(jié)構(gòu)復(fù)雜，整體專業(yè)素質(zhì)不高

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理人員，它是連接學(xué)院與系之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用，其工作兼具行政管理和專業(yè)管理雙重屬性，崗位工作政策性強、業(yè)務(wù)性強、服務(wù)性強、時間性強，工作繁雜，責(zé)任重大，要保質(zhì)保量完成工作，達到提高教學(xué)質(zhì)量的目的，需要教學(xué)秘書具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和一定的專業(yè)知識和技能。而目前大多數(shù)高職院校的教務(wù)秘書源自應(yīng)屆畢業(yè)生、校內(nèi)轉(zhuǎn)崗人員、專職行政人員或引進高層次人才的隨調(diào)人員等。這部分人在學(xué)歷上多為本科學(xué)歷，還有相當(dāng)一部分人員學(xué)歷在大專及以下，在職稱上多無職稱或是初級職稱，高職稱者少。大部分人在從事教學(xué)秘書工作前沒有學(xué)過教育管理學(xué)相關(guān)專業(yè)，或所學(xué)專業(yè)與現(xiàn)有工作崗位關(guān)系不大，專業(yè)與工作要求不匹配，在崗位上表現(xiàn)為工作經(jīng)驗不足或只憑經(jīng)驗處理教學(xué)管理工作。學(xué)歷層次參差不齊，無教育管理知識背景，不了解專業(yè)教學(xué)規(guī)律，這樣的教學(xué)秘書隊伍，必然導(dǎo)致管理效益的降低，影響教學(xué)質(zhì)量的提高，阻礙高職院校改革和發(fā)展。

1.2 教學(xué)秘書流動性大，隊伍不穩(wěn)定

學(xué)校各項教學(xué)管理工作能夠搞笑、有序進行的基本保證是教學(xué)管理隊伍的相對穩(wěn)定。但就目前情況看來，各大高校尤其是民辦高校中教學(xué)秘書隊伍的流動性相當(dāng)大。其原因來自兩方面：一方面是心態(tài)不平衡。教學(xué)秘書管理工作常被看作是輔助性的工作，但在實際的工作中，其工作任務(wù)常常超出本職工作范圍，事務(wù)性工作繁雜，精神壓力大，教學(xué)常規(guī)性的工作完成后得不到相應(yīng)的重視和獎勵，工資待遇差距大，付出與回報相對失衡；另一方面，晉升空間小。現(xiàn)在的體制決定了如今教學(xué)秘書在晉升職稱、工資待遇等方面與代課教師、科研人員和其他行政管理人員存在很大的差異，學(xué)校也幾乎沒有對他們的崗位輪轉(zhuǎn)、職位提升等方面有較為完善的管理機制。教學(xué)秘書屬于行政系列崗位，按科員級別聘任，最高也就是正科，再無法上升，這樣在一定程度上影響到教學(xué)秘書的待遇，同時也影響到教學(xué)秘書的工作積極性，降低本職工作的滿意度，工作沒前途，導(dǎo)致多數(shù)人不愿意應(yīng)聘教學(xué)秘書崗位或者不愿意繼續(xù)從事教學(xué)秘書工作，造成了高素質(zhì)的教學(xué)秘書嚴(yán)重流失。由此，教學(xué)秘書往往處于弱勢，隊伍變化大，人才流失嚴(yán)重影響了教學(xué)管理工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，進而間接影響了教學(xué)質(zhì)量和管理水平的提升。

1.3 教學(xué)秘書缺少進修培訓(xùn)，崗位適應(yīng)性不強

高校管理理念日新月異，教學(xué)秘書作為高校管理的一線人員，需要不斷把握好高校教學(xué)管理發(fā)展的最新動態(tài)，深刻領(lǐng)悟教學(xué)管理的規(guī)律，做出科學(xué)有效的教學(xué)管理，就要不斷進修培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)崗位的要求。但實際上在教學(xué)秘書培訓(xùn)方面存在的問題：一是大多數(shù)教學(xué)秘書接受培訓(xùn)的機會很少，處于“重使用，輕培養(yǎng)”的狀態(tài)；二是培訓(xùn)沒有系統(tǒng)性，多數(shù)教學(xué)秘書只是接受過簡單的培訓(xùn)，在專業(yè)知識培訓(xùn)方面，大多數(shù)沒有機會系統(tǒng)學(xué)過有關(guān)教學(xué)管理方面的專業(yè)知識，培訓(xùn)形式較為單一。由于缺少進修培訓(xùn)，教學(xué)秘書教學(xué)管理方面的專業(yè)知識普遍不足，對于教學(xué)管理工作往往以經(jīng)驗型管理為主，缺乏運用現(xiàn)代的管理理論來開展各項工作的能力，缺乏分析問題、解決問題的能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯不足，崗位適應(yīng)性不強，不能符合高職院校對教學(xué)管理科學(xué)化、規(guī)范化的新要求。

1.4 教學(xué)秘書理論素養(yǎng)欠缺，科研創(chuàng)新不強

教務(wù)管理工作多是日常性、事務(wù)性的工作。在長期工作中，教學(xué)秘書形成按慣例、按領(lǐng)導(dǎo)指示做事的習(xí)慣，嚴(yán)重缺乏積極創(chuàng)新意識，結(jié)果教務(wù)管理工作只能停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型的管理水平上。其次，教學(xué)秘書工作負擔(dān)重，大部分人整日疲于應(yīng)付事務(wù)性工作，視野不開闊或關(guān)注不到教育教學(xué)前沿的最新動態(tài)，以往學(xué)習(xí)的知識跟不上時代的變化，日常又忙于各自的事務(wù)性工作，人員分散，不能通過團隊討論集思廣益，合力對教學(xué)管理中出現(xiàn)的新問題、新情況進行系統(tǒng)深入的研究和探討，創(chuàng)新性地開展課題研究。再次，高職院校很少提供機會讓教學(xué)秘書外出參觀學(xué)習(xí)或參加各種教育教學(xué)培訓(xùn)活動，知識更新不夠，制約了教育管理能力的提高，教育管理學(xué)、文秘業(yè)務(wù)、專業(yè)知識背景、教學(xué)管理研究水平的差異性造成教務(wù)秘書隊伍理論素養(yǎng)欠缺。加之，我們沒有給教學(xué)秘書提供足夠的稿科研的環(huán)境，也因為自身的職級較低，申請課題非常困難，也沒有機會去承擔(dān)科研課題，只能對那些高精尖的科研文章望而卻步。而實踐中我們可以看到，教學(xué)秘書既有教育學(xué)專業(yè)的背景知識，又有一定的教學(xué)和管理經(jīng)驗，而且業(yè)務(wù)能力也相對較高，往往可以具有創(chuàng)造性的開展工作。

2 加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的對策

2.1 提高認識，重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)

教學(xué)秘書隊伍建設(shè)中所存在問題的根源在于學(xué)校對教學(xué)秘書工作的性質(zhì)與作用認識不足，對教學(xué)秘書隊伍建設(shè)重視程度不夠。高職院校應(yīng)從教學(xué)秘書的選拔、聘用、職責(zé)、培養(yǎng)到考核、獎懲、職稱評定和職務(wù)晉升等方面制定相應(yīng)的政策，把教學(xué)秘書隊伍建設(shè)與學(xué)校發(fā)展聯(lián)系起來，以提高學(xué)校教學(xué)管理水平，促進學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。充分肯定教學(xué)秘書工作在高校管理中的地位和作用，從決策上和行動上自覺關(guān)心和支持教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)；正確評價他們工作的成績，及時給予精神或物質(zhì)上的獎勵，最大限度地激發(fā)他們內(nèi)在的工作熱情，拓展教學(xué)秘書的發(fā)展空間，幫助他們在實現(xiàn)學(xué)院目標(biāo)的同時實現(xiàn)個人的發(fā)展目標(biāo)。加強思想教育，培養(yǎng)教學(xué)秘書正確的工作態(tài)度和職業(yè)意識，形成一支教務(wù)管理高效運作、個人與學(xué)校和諧發(fā)展的教學(xué)秘書隊伍。

2.2 完善制度，推進教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化

完善教育管理制度，推進教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)化，必須要加強學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)，規(guī)范教學(xué)秘書的任職條件和崗位職責(zé)，推行競聘上崗制度。增加教學(xué)秘書管理科學(xué)有關(guān)的專業(yè)知識與日常工作產(chǎn)生交叉的學(xué)科知識的專業(yè)化知識儲備，將教學(xué)秘書的培訓(xùn)進修和學(xué)習(xí)交流納入學(xué)校的常規(guī)性工作計劃，不斷提升教學(xué)秘書職業(yè)能力。如定期安排教學(xué)秘書研究交流會、專門培訓(xùn)班、集體學(xué)習(xí)等多種形式的繼續(xù)教育，擴展知識儲備和教學(xué)管理視野，打開創(chuàng)新的思路，提升業(yè)務(wù)能力。采取有效措施鼓勵教學(xué)秘書積極參與學(xué)校的各級教學(xué)改革與研究項目，教學(xué)秘書要積極主動嘗試論文寫作、參與課題研究，使自己的所學(xué)有檢驗的機會，而且也會極大地激發(fā)自己的自信和繼續(xù)學(xué)習(xí)的興趣，以促進基層教學(xué)管理工作的新局面。此外，學(xué)校應(yīng)為教學(xué)秘書的在職學(xué)歷教育提供更多的支持，鼓勵其在職攻讀與教育管理相關(guān)專業(yè)的研究生等高層次學(xué)歷。

2.3 加強管理，建立健全教學(xué)秘書工作質(zhì)量考核和激勵機制

學(xué)校應(yīng)在全校以目標(biāo)管理為主要考核方式的基礎(chǔ)上，針對教學(xué)秘書事務(wù)性工作為主的特征，以全面質(zhì)量管理理論為指導(dǎo)，加強對教學(xué)秘書工作的過程管理與考核，形成過程管理與目標(biāo)管理相結(jié)合的考核評估機制，實現(xiàn)工作績效與工作回報的合理平衡。建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，明確崗位目標(biāo)任務(wù)職責(zé)，通過檢查督促推進教學(xué)秘書認真履行職責(zé)，執(zhí)行規(guī)范，完成任務(wù)。建立健全競爭上崗機制，實行較合理的薪酬制度，為教學(xué)秘書創(chuàng)造一個公平、公正、公開的競爭舞臺和發(fā)展機遇。開展教學(xué)秘書評獎評優(yōu)活動，如開展教學(xué)管理先進者、管理育人先進者、教學(xué)管理服務(wù)之星等活動，獎優(yōu)罰劣，優(yōu)上劣下，提高隊伍整體素質(zhì)。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理部門鼓勵有一定專業(yè)知識的教學(xué)秘書參與教學(xué)，參與教師系列的職稱評定。這些不僅有利于教學(xué)秘書的自身發(fā)展，而且會吸引更多優(yōu)秀人才加入到教學(xué)秘書隊伍，保證教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定。

2.4 改進工作方法，以積極心態(tài)提高自身素質(zhì)

教學(xué)秘書要端正工作態(tài)度，改進工作方法，提高工作效率，創(chuàng)造有利條件不斷進行探索和創(chuàng)新，主動適應(yīng)高職教育教學(xué)的新形勢，新要求，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)：第一，加強自我學(xué)習(xí)。通過自我學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，加強先進教育理念知識的汲取，涉獵教育心理學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)等方面的知識，在具體教育教學(xué)管理中靈活運用所學(xué)知識，不斷增強自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和文化素養(yǎng)；第二，提高工作規(guī)律性認識。在日常教學(xué)管理工作中敏于觀察、勤于思考、善于總結(jié)，提高業(yè)務(wù)專業(yè)技能，達到按教育教學(xué)規(guī)律辦事的高效和優(yōu)效；第三，創(chuàng)新精神和開拓能力。教學(xué)秘書在處理和解決具體事務(wù)性工作時，工作觀念要創(chuàng)新，工作方法和工作手段也要創(chuàng)新；第四，保持一個平和的心態(tài)。有良好的心理素質(zhì)和勇于奉獻的精神，在煩瑣的日常工作中，做到遇事不慌、不煩、不燥、不怕，不斷地培養(yǎng)自己擁有開朗豁達的性格，輕松平靜的心態(tài)。

3 結(jié)語

順應(yīng)時代的發(fā)展，教育教學(xué)改革也在不斷的發(fā)展，教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中越來越重要，學(xué)校管理者也開始意識到教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理工作中的重要性。學(xué)校管理者應(yīng)該順應(yīng)時代的變化，改變以往舊的思想觀念，充分重視并認識教學(xué)秘書工作，并在學(xué)校管理中采取積極有效的措施，加強教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)和管理工作。這樣以來，教學(xué)秘書的工作積極性和熱情就會被充分的調(diào)動起來，全身心的投入到高校的教學(xué)管理工作中，為日后的教學(xué)管理工作作出更為突出的貢獻。

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