如何做好辦公室行政管理工作之我見(jiàn)

摘 要：行政管理工作是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，辦公室行政管理工作應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和管理模式，提高行政管理人員的職業(yè)素質(zhì)，健全行政管理工作的規(guī)章制度，這樣才能有效地提高行政管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；工作

[中圖分類號(hào)]：C931.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2013）-12--01

1、正確認(rèn)識(shí)辦公室行政管理工作

行政管理工作雖然是一項(xiàng)需要各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)合作和相互配合的繁瑣雜亂的系統(tǒng)工程，但是其工作質(zhì)量卻關(guān)乎著企業(yè)未來(lái)的發(fā)展前景。同時(shí)，行政管理工作也具有自身鮮明的特點(diǎn)，在單位當(dāng)中占據(jù)重要的地位，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基石。具體來(lái)說(shuō)，辦公室行政管理部門(mén)是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的中樞機(jī)構(gòu)，起著信息傳遞的橋梁和紐帶作用，各個(gè)部門(mén)的重要信息都要通過(guò)各個(gè)行政管理部門(mén)進(jìn)行傳達(dá)。各種后勤工作和對(duì)外交流工作也都由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)。總之，行政管理部門(mén)是單位的信息部門(mén)、服務(wù)部門(mén)、參謀部門(mén)、運(yùn)轉(zhuǎn)部門(mén)以及指揮部門(mén)。辦公室行政管理部門(mén)在企業(yè)中的重要地位必然要求行政管理工作者具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，不僅要求其具有較高度的政治敏銳性和前瞻性，還需要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和管理才能。因?yàn)槠涔ぷ鞯娜魏我粋€(gè)環(huán)節(jié)如果出了問(wèn)題都會(huì)對(duì)其他部門(mén)的工作造成不好的影響。

1.1服務(wù)性

公室行政管理部門(mén)是連接各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息交流的樞紐中心，其最基本的特點(diǎn)就是服務(wù)性。辦公室行政管理人員每天都與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)。辦公室行政管理人員實(shí)質(zhì)上就是為各個(gè)部門(mén)服務(wù)的人員。因此，這個(gè)部門(mén)實(shí)質(zhì)上是一個(gè)服務(wù)部門(mén)。其服務(wù)性具體體現(xiàn)為以下三方面：一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。作為辦公室主要職能的行政管理工作主要是做好領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。所以，辦公室在行政管理人員上要從整體著眼，積極領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高自己的工作素質(zhì)。二是服務(wù)部門(mén)。行政管理人員不僅要輔助好領(lǐng)導(dǎo)做好領(lǐng)導(dǎo)的貼心參謀，而且還要協(xié)調(diào)和溝好單位各部門(mén)。行政管理部門(mén)在保證各個(gè)部門(mén)協(xié)作性上具有重要的作用，其高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作機(jī)制支撐著企業(yè)的發(fā)展。三是服務(wù)員工。服務(wù)員工也是辦公室工作服務(wù)性的具體體現(xiàn)之一。行政管理部門(mén)掌握著企業(yè)的全部物資，承擔(dān)著為員工創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境的責(zé)任。因此。行政管理部門(mén)要盡力解決好員工在實(shí)際工作中的困難，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，激發(fā)員工的工作熱情，將辦公室行政管理工作的服務(wù)性能切實(shí)落實(shí)到實(shí)處。

1.2 瑣碎性

瑣碎性是辦公室行政管理工作一個(gè)顯著的特點(diǎn)。從表面上看，辦事的工作都是一些瑣碎的小事情，但是如果小事情堆積起來(lái)處理不好也會(huì)對(duì)于各項(xiàng)工作造成不好的影響。上文已經(jīng)提到，行政管理工作不僅具有聯(lián)系著上下級(jí)還要具有承上啟下的輔助作用。所以，在具體工作的各個(gè)環(huán)節(jié)一定要仔細(xì)安排謹(jǐn)慎處理，避免工作失誤造成沒(méi)有必要的麻煩。

1.3 復(fù)雜性

辦公室行政管理工作工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系復(fù)雜，工作目標(biāo)模糊。因此，其工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn)。具體主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是在辦公司工作內(nèi)容方面。辦公室行政管理工作的工作內(nèi)容涉及范圍非常廣泛。上到領(lǐng)導(dǎo)的接待下到生活日用品的購(gòu)買(mǎi)和發(fā)放都?xì)w該部門(mén)負(fù)責(zé)。無(wú)論是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作還是圍繞基層員工的工作都要部署周全絲毫不能疏忽，否則都會(huì)對(duì)下一步的工作造成麻煩，影響整體的工作進(jìn)度。二是辦公室人事關(guān)系的處理。對(duì)內(nèi)企業(yè)內(nèi)部的上下級(jí)之間，同級(jí)員工之間的關(guān)系都要妥善處理和及時(shí)溝通。對(duì)外要同兄弟企業(yè)以及和企業(yè)相關(guān)的各級(jí)行政部門(mén)處理好關(guān)系。具體而言，對(duì)內(nèi)辦公室行政管理部門(mén)要處理好內(nèi)部各個(gè)級(jí)別員工的關(guān)系，增強(qiáng)企業(yè)的向心力；對(duì)外也以為要和外部企業(yè)打好關(guān)系和各個(gè)行政部門(mén)打好關(guān)系，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。三是行政管理工作繁雜。行政管理工作與其他的工作不同，其沒(méi)有具體的工作內(nèi)容，工作目標(biāo)，只要按時(shí)完成規(guī)定的任務(wù)就可以。行政管理工作沒(méi)有具體目標(biāo)，也沒(méi)有時(shí)間概念。很多時(shí)候，任務(wù)都是突然來(lái)的而且要立馬執(zhí)行，并且在執(zhí)行的時(shí)候不分時(shí)間地點(diǎn)。加班加點(diǎn)的工作是經(jīng)常遇到的事情，行政管理人員雖然非常疲憊了還要堅(jiān)持把任務(wù)完成。綜上所述，辦公室行政管理工作具有復(fù)雜性。

2、正確把握辦公室行政管理職能

2.1 助手功能

辦公室行政管理部門(mén)積極配合領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作做好服務(wù)工作，并堅(jiān)定觀和實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。該部門(mén)對(duì)于維護(hù)機(jī)關(guān)秩序保證各個(gè)部門(mén)的工作質(zhì)量和效率起到了積極的作用。

2.2 參謀功能

辦公室行政管理人員要積極做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，深入到基層的工作中去，及時(shí)了解基層的工作困難，聽(tīng)取基層人員的寶貴意見(jiàn)，及時(shí)反映到領(lǐng)導(dǎo)層，為領(lǐng)導(dǎo)的掙錢(qián)決策提供幫助。

2.3協(xié)調(diào)功能

辦公室行政管理人員要真正起到協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的中樞作用。協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)和上下級(jí)做出正確的決策，及時(shí)傳達(dá)各個(gè)部門(mén)的最新消息，起到自身承上啟下的作用。

3、正確協(xié)調(diào)好辦公室行政管理工作的三個(gè)矛盾

3.1大局和小局的矛盾

正確處理大局和小局矛盾的原則是“小局服從大局”。當(dāng)在具體的工作實(shí)施當(dāng)中大局和小局發(fā)生沖突的時(shí)候，小局要為配合大局的工作積極做好各方面的努力，小局要為大局的整體利益做出犧牲和讓步。

3.2主動(dòng)和被動(dòng)的矛盾

辦公室行政管理工作主要是服務(wù)性的，因此，在具體的工作環(huán)節(jié)中往往顯得被動(dòng)。這就要求行政管理人員辦事情具有預(yù)見(jiàn)性和扎實(shí)性。面對(duì)工作，不僅要有耐心，不慌不亂，而且還要想領(lǐng)導(dǎo)所想，了解領(lǐng)導(dǎo)的思路。在日常工作當(dāng)中善于被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)，把握工作的規(guī)律性，增強(qiáng)靈活應(yīng)變的能力。

4、做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

4.1 要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問(wèn)題

在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂(lè)于奉獻(xiàn)，講究原則性規(guī)范、要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己無(wú)論是大事小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦不誤辦不錯(cuò)辦。

4.2 要努力提高能力，主動(dòng)適應(yīng)辦公室行政管理工作的新要求

辦公室行政管理工作面廣，綜合性強(qiáng)，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對(duì)新知識(shí)新問(wèn)題的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想主動(dòng)去做。

4.3 要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系

辦公室行政管理工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力辦公室行政管理工作“事無(wú)巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，提高工作質(zhì)量和效率。

5、結(jié)語(yǔ)

總之，由于各企事業(yè)單位因各自職能和分工的不同，每個(gè)部門(mén)都有獨(dú)立的辦公場(chǎng)所，辦公室則作為單位組成的重要一部分，為單位各個(gè)部分的正常運(yùn)行和銜接奠定了基礎(chǔ)。辦公室做為保證單位正常運(yùn)行的根本，其行政管理和服務(wù)的職能工作必須劃分清楚，從而形成良好的服務(wù)管理體系的整體的運(yùn)行機(jī)制。

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