淺談辦公計(jì)算機(jī)的使用技巧

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化在技術(shù)和應(yīng)用上都得到了高層次的發(fā)展，人們逐漸意識(shí)到對(duì)辦公自動(dòng)化的運(yùn)用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。因而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，手寫辦公方式已退出歷史舞臺(tái)，然而隨著應(yīng)用新型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，新的情況和問題也隨之出現(xiàn)。

Word軟件是我們?nèi)粘＾k公中最常用的office辦公軟件之一，在使用過程中，經(jīng)常遇到各種問題，有些小問題不大，但是如果解決不了的話，使用起來會(huì)很不方便，比如：怎樣去掉頁(yè)眉下的那條橫線的問題，怎樣能快速改變文本字號(hào)的問題，怎樣使用快捷鍵提高辦公速度的問題，等等，看似簡(jiǎn)單，可用起來卻很棘手的常用問題。

利用快捷鍵或使用一些技巧手法就能使這些問題輕松解決。比如：

1.重復(fù)輸入問題

這個(gè)問題看似簡(jiǎn)單，有些人還會(huì)不屑一顧，認(rèn)為傻瓜都會(huì)用“復(fù)制”“粘貼”這個(gè)方法。這只是常規(guī)用法，如果一篇文章重復(fù)輸入的字符次數(shù)少，利用鼠標(biāo)選擇“塊”，然后點(diǎn)“右鍵”點(diǎn)“復(fù)制”，再把光標(biāo)放到需要的地方，再點(diǎn)“右鍵”點(diǎn)“粘貼”完成，還沒有感覺有什么不好，但是如果重復(fù)的次數(shù)多，還繼續(xù)用 “復(fù)制”“粘貼”的常規(guī)用法，就顯得有些繁瑣了。下面兩種方法，可以幫助解決這個(gè)問題，提高工作效率。

A、使用快捷鍵Ctrl+C、Ctrl+V。如果一篇文檔中重復(fù)輸入的字符次數(shù)較多時(shí)，可以用“復(fù)制”的快捷鍵“Ctrl+C”和“粘貼”的快捷鍵“Ctrl+V”來代替使用鼠標(biāo)，方法是：先用鼠標(biāo)選擇需要重復(fù)輸入的字符塊后，左手按“Ctrl+C”（復(fù)制），右手可利用鼠標(biāo)把光標(biāo)移動(dòng)到需要的地方，然后再用左手按“Ctrl+V”（粘貼），這樣就完成了一次復(fù)制任務(wù)。如果后面繼續(xù)有相同的復(fù)制任務(wù)時(shí)，只需重復(fù)用“Ctrl+V”就可以了。同時(shí)編輯不同的文檔間同樣適用。

B、使用F4。F4是重復(fù)上一步操作。假設(shè)你輸入“中華人民共和國(guó)”后按F4就會(huì)重復(fù)出現(xiàn)“中華人民共和國(guó)”，連續(xù)按F4，就會(huì)連續(xù)出現(xiàn)“中華人民共和國(guó)”。此方法在制作表格時(shí)非常適用，也非常方便，如果再和復(fù)制、粘貼的快捷鍵一起配合使用，就更加相得益彰了。比如：在制作一個(gè)表格時(shí)，相鄰或距離較近的單元格內(nèi)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)相同的字符，此時(shí)就可以用此方法：首先在需要輸入的第一個(gè)單元格內(nèi)輸入需要的內(nèi)容（此文檔內(nèi)前面已有此內(nèi)容的就可以配合用“Ctrl+C”、“Ctrl+V”），然后右手利用鼠標(biāo)移動(dòng)光標(biāo)到下一個(gè)需要相同內(nèi)容的單元格內(nèi)，按F4，然后再重復(fù)此步驟多次，直到把需要相同內(nèi)容的單元格全部填完。這樣既簡(jiǎn)便，又能提高工作效率，不就相得益彰了嗎？

2.去除Word頁(yè)眉下橫線問題

頁(yè)眉下的那條橫線是很讓人討厭的，有時(shí)不知道怎樣操作的，它就跑出來了，而且怎么去都去不掉。你想：如果一篇文章打印出來頂端有條黑線，是不是很難看？況且文章是自己用作資料還能湊合，但是如果給領(lǐng)導(dǎo)或者作別的用處，就肯定不行了。相信這種情況誰都遇到過。開始我用一種很笨的方法解決，就是另外打開一個(gè)空白文檔，把資料復(fù)制過去，慢慢我發(fā)現(xiàn)有四種方法可以解決這個(gè)問題：

A、可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”；

B、在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o”；

C、進(jìn)入頁(yè)眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它；

D、將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”就行了。

E、進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳后，在“格式”中選擇“樣式與格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“清除格式”，然后關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳即可。

3.怎樣能快速改變文本字號(hào)問題

Word的字號(hào)下拉菜單中，中文字號(hào)為八號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為5磅到72磅，這對(duì)于一般的辦公人員來說，當(dāng)然已經(jīng)綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報(bào)或機(jī)關(guān)宣傳墻報(bào)時(shí)常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。

其實(shí)，我們完全也可以快速改變文本的字號(hào)：先在Word中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具樣上的字號(hào)下拉列表框，直接鍵入數(shù)值，即可快速改變字體大小。而且這個(gè)技巧在Excel和WPS中同樣適用。

還有兩種用快捷鍵的方法也可以改變字號(hào)大?。?/p>

A、選中文字后，按下Ctrl+Shift+>鍵，以10磅為一級(jí)快速增大所選文字字號(hào)，而按下Ctrl+Shift+<鍵，則以10磅為一級(jí)快速減小所選文字字號(hào)；

B、選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，而按Ctrl+[鍵逐磅減小所選文字。

4.取消自動(dòng)編號(hào)問題

盡管Word辦公軟件中的自動(dòng)編號(hào)功能較強(qiáng)大，但是在我們編輯文件時(shí)，也有不如人所愿的時(shí)候，這時(shí)我們就需要取消自動(dòng)編號(hào)。

A、當(dāng)Word為您自動(dòng)加上編號(hào)時(shí)，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時(shí)自動(dòng)編號(hào)會(huì)消失，然后您再按照自己的心愿編號(hào)，而且再次鍵入數(shù)字時(shí)，自動(dòng)編號(hào)已經(jīng)被禁止了；

B、取消自動(dòng)編號(hào)，還有一種方法就是：選擇“工具”中的“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，在打開的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕就可以了。

5.雙面打印問題

打印文件誰都會(huì)，雙面打印也不難，只要打印時(shí)選擇奇、偶頁(yè)就行了。但是如果按照常規(guī)的打印方法，打印完奇數(shù)頁(yè)后，需要手動(dòng)把材料的順著頁(yè)號(hào)逐頁(yè)整理一遍，然后才能在材料的另一面打印偶數(shù)頁(yè)，如不整理，材料就會(huì)打亂，無法使用。這個(gè)常規(guī)方法既繁瑣又容易出錯(cuò)，尤其是對(duì)于頁(yè)數(shù)很多的材料來說，更不方便。

如果使用一些打印技巧，這個(gè)問題就顯得簡(jiǎn)單自如多了。

首先，我們?cè)诖蛴〔牧蠒r(shí)，要在“文件菜單”中選擇打印功能或者使用快捷鍵Ctrl+p，彈出打印對(duì)話框后，在打印范圍處選擇偶數(shù)頁(yè)，然后點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，在選項(xiàng)對(duì)話框中選擇“逆頁(yè)序打印”，然后確定打印；打印完偶數(shù)頁(yè)后，把材料反轉(zhuǎn)放入送紙器，再繼續(xù)選擇奇數(shù)頁(yè)，然后再次點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，在選項(xiàng)對(duì)話框中反選（即不再選擇）“逆頁(yè)序打印”，然后確定打印，等打印完成后，就可以直接裝釘，不用再整理頁(yè)號(hào)，這樣豈不是簡(jiǎn)單又省時(shí)？

諸如此類問題的操作技巧，還有很多，如果我們能夠在工作中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，善于積累經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)又取長(zhǎng)補(bǔ)短，這對(duì)于我們每一個(gè)人來說，利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公，會(huì)是感覺非常輕松自如，工作起來也是一件愉快的事情。