電子研究所物資采購成本控制

【摘要】GE通用電氣公司前CEO杰克韋爾奇說：“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費用！”事實證明，采購是企業(yè)成本控制的首要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)節(jié)約1%，企業(yè)利潤將增加5%-10%。而物資采購成本控制作為成本控制的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)利益有著非常緊密的關(guān)系。通過壓縮采購成本，能夠有效縮短采購周期，提高工作效率，真正做到降本增效，提升企業(yè)的運作效率和整體競爭力。同時還可增強物資采購的透明度，使物資采購真正成為為企業(yè)創(chuàng)收的重要環(huán)節(jié)和利潤“搖籃”。本文通過全面分析影響物資采購成本的主要因素，對物資采購成本控制措施進(jìn)行探討，為企業(yè)成本控制提供理論指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】物資采購；成本控制；利潤

結(jié)合中國統(tǒng)計年鑒（2013年版）了解到，2013年全國工業(yè)企業(yè)總利潤額達(dá)到了61396.33億元，而工業(yè)成本費用利潤率達(dá)到了7.71%；同時對中國統(tǒng)計年鑒（2012年版）發(fā)現(xiàn)，工業(yè)企業(yè)總利潤為53049.66億元，工業(yè)成本費用利潤率為8.31%。根據(jù)上述統(tǒng)計數(shù)據(jù)，不難發(fā)現(xiàn)，相較于2012年工業(yè)成本費用利潤得到了有效控制，下降了0.6%，而同時使利潤因此上升了8346.67億元，由此可知，成本控制對提高企業(yè)利潤有著非常重要作用。從以下表格中，我們可以更清楚地看到這點：

如果企業(yè)的利潤想提高10%，不外乎有以下兩種方法：

實踐證明，要在銷售環(huán)節(jié)取得一個百分點的利潤很難，但在采購環(huán)節(jié)卻相對容易，控制物流成本更加具有可控性和可操作性。由此可見，在市場競爭越發(fā)激烈的今天，企業(yè)通過降低物流成本，夯實管理基礎(chǔ)，更能快速獲得競爭優(yōu)勢，塑造核心競爭力。隨著物價的不斷上漲，成本控制已成為了企業(yè)獲取利益的重要途徑，對保證企業(yè)經(jīng)濟效益，最大程度上實現(xiàn)利潤增加起著非常關(guān)鍵的作用?？梢娢镔Y采購成本控制才是降低企業(yè)運營成本的長遠(yuǎn)之計。

一、影響物資采購成本的因素

采購成本，顧名思義，主要是指在進(jìn)行物資采購時所花費的成本。從廣義上來說，它是由三部分組成的：貯備成本、獲取成本和質(zhì)量成本；單從狹義上理解，采購成本只是對物資獲取成本的概括。在進(jìn)行物資采購時，產(chǎn)生的成本主要分為可計算和不可計算成本，其中，可見成本屬于可計算成本，即在采購中實際支出的貨幣量，該成本能夠根據(jù)所采購物資的數(shù)量進(jìn)行量化考核；不可計算成本主要是指隱性成本，也可將其稱之為機會成本。無論是可計算成本，還是不可計算成本，都可以不同形式左右著物資采購的總成本。

首先，就可計算成本來而言，企業(yè)進(jìn)行物資采購時，所取得的報價可作為衡量采購成本的主要指標(biāo)，當(dāng)然采購價格同時也可受到各種因素的左右。在對服務(wù)或商品進(jìn)行采購時，根據(jù)其形態(tài)可分為分階段持續(xù)性和一次性采購兩種，這是采購最基礎(chǔ)的識別。在進(jìn)行采購時，根據(jù)所采購產(chǎn)品的不同，所選擇的采購方式方法和路徑也是大相徑庭的，而所采購產(chǎn)品的質(zhì)量等級、技術(shù)條件、采購數(shù)量、產(chǎn)品交貨期、付款條件及周期都是影響采購價格的主要因素，而宏觀因素則主要取決市場經(jīng)濟的發(fā)展、物價的浮動和相關(guān)政策面的影響。

當(dāng)買賣雙方對物資價格采取不同的形式書面確認(rèn)并完成購銷合同的簽訂蓋章等一系列手續(xù)后，雙方的買賣關(guān)系便得到法律形式上的認(rèn)可和保障。所采購的物資也由流通環(huán)節(jié)直接送達(dá)到用戶，盡管這兩年來，物流行業(yè)的發(fā)展取得了質(zhì)的飛躍，使企業(yè)的運送費用有所下降，但在油價不斷攀升和物價飛漲的今天，運送成本也隨之提高，為此，控制這部分支出非常關(guān)鍵。

對采購的貨物進(jìn)行管理、對非一次消耗的物資進(jìn)行貯存和保管，都需支付相應(yīng)的管理費用，這些費用無疑將增大采購物資的成本，故應(yīng)將這些后續(xù)產(chǎn)生的費用也列入可計算成本中。

另外物資質(zhì)量等級越高所產(chǎn)生的采購成本也越高，代價越高，企業(yè)應(yīng)在滿足用戶使用要求的基礎(chǔ)上，沒必要過分拔高產(chǎn)品的質(zhì)量等級，適合自己就是最好的，做到質(zhì)量價格相匹配，能夠使采購的物資滿足科研生產(chǎn)的需要，防止企業(yè)支付不必要的開支，降低企業(yè)的采購成本。

二、物資采購成本控制的相關(guān)措施

（一）完善物資采購制度

計劃的審批、進(jìn)一步完善采購過程管理和采購保障體系，規(guī)章制度的完善使物資采購有章可循。要實現(xiàn)物資采購成本的控制，在物料的選用方面要嚴(yán)格把關(guān)，首先要落實以下兩點：一是基于合理依據(jù)，把握質(zhì)量尺度。在擬訂采購清單時，首先應(yīng)將質(zhì)量作為成本控制的大前提，選擇適合工程需要的質(zhì)量等級產(chǎn)品，以避免不必要的開支。其次對物資采購成本建立逐級審批制度，首先由采購人員對擬采購物料成本根據(jù)歷史價位和市場行情進(jìn)行初步核價，然后由計劃調(diào)度人員匯總采購預(yù)算，上報給用戶部門領(lǐng)導(dǎo)，由用戶部門領(lǐng)導(dǎo)對產(chǎn)品的質(zhì)量等級進(jìn)行審核把關(guān)。主要針對采購的物料品名、數(shù)量、價格、交貨期、供貨方等各個方面進(jìn)行了解，確保物資采購符合用戶所需，在保證質(zhì)量的前提下，最大限度地壓縮成本。用戶部門確認(rèn)后返回物資采購部，再由采購部門和職能部門一道根據(jù)預(yù)算金額的大小，按照政策進(jìn)行核價比價、招投標(biāo)和談判工作，最終結(jié)果遞交上級負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核實和審批。

（二）建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作機制

一是建立供應(yīng)商評價考核體系，全面收集供方的相關(guān)資質(zhì)、經(jīng)營范圍、代理權(quán)限、行業(yè)信譽等相關(guān)資料，制定評價和選擇供方的準(zhǔn)則和方法，編制合格供方名錄，作為用戶選型和物資采購的重要依據(jù)。主要看其產(chǎn)品實物質(zhì)量能否持續(xù)穩(wěn)定地滿足要求并具有基本的質(zhì)量保證能力。除此以外，對重要的供方還需到供方的現(xiàn)場按照質(zhì)量體系的要求進(jìn)行實地考察。更加詳細(xì)的了解其所提供的產(chǎn)品的性價比，生產(chǎn)工藝是否受控、設(shè)備是否在有效期內(nèi)運行、相關(guān)人員是否經(jīng)過培訓(xùn)考核，具備上崗資格等，其后續(xù)技術(shù)服務(wù)能力以及行業(yè)聲譽等。同時，還要了解分析各個供應(yīng)商的策略、優(yōu)勢、技術(shù)條件、生產(chǎn)能力和經(jīng)營方針等多方面因素，經(jīng)過慎重的對比，在確定無誤后才能夠與其建立起供應(yīng)關(guān)系。

二是對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估、動態(tài)考核。依據(jù)其提供產(chǎn)品的質(zhì)量，價格、交貨期、技術(shù)服務(wù)和出現(xiàn)質(zhì)量事故后的應(yīng)急預(yù)警能力等綜合因素，按照不同權(quán)重打分考核、劃分等級、篩選評定，獎優(yōu)罰劣，通過對采購供應(yīng)關(guān)系進(jìn)行重新選擇，建立優(yōu)選供應(yīng)商名錄。分析供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題，及時對問題進(jìn)行溝通完善，并將溝通的有效性納入評估中，為后期是否續(xù)約提供直觀的信息，使持續(xù)性戰(zhàn)略合作關(guān)系能夠更加完善，確保企業(yè)壓縮采購成本，能夠獲得質(zhì)量和服務(wù)均更好的物資。

三是與優(yōu)選供貨商建立長期新型戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)雙方利益和價值的最大化。通過簽訂合作協(xié)議，讓供應(yīng)商在質(zhì)量、價格和售后等方面給與更好的服務(wù)，把供應(yīng)商作為自己的后背倉庫，集中認(rèn)證，分散采購，按需發(fā)貨。通過集中專家團(tuán)隊的集中認(rèn)證，尋找單位最佳利益；各采購組分散采購，快速響應(yīng)市場，滿足局部需要；按需發(fā)貨，可降低企業(yè)庫存，減少資金壓力。企業(yè)可以最大程度簡化采購計劃的擬定，提高議價能力，降低采購成本。同時將采購管理前延，在單位選型時優(yōu)先考慮戰(zhàn)略合作伙伴所提供的產(chǎn)品，在采購份額上向優(yōu)選供貨商傾斜，在貨款的支付上優(yōu)先考慮；在質(zhì)量保證、價格同等的前提下優(yōu)先考慮訂貨等相關(guān)激勵措施。同時可以請優(yōu)選供方參與產(chǎn)品的開發(fā)，推廣先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品，對共有知識產(chǎn)權(quán)加以利用，信息共享，建立起互惠互利的良好關(guān)系，打造持久性戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

（三）加強企業(yè)物資采購懲防體系建設(shè)和監(jiān)督

進(jìn)一步完善物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，對供應(yīng)商進(jìn)行量化評價和考核用數(shù)據(jù)說話，拉動采購效能的提升。建立健全企業(yè)審計制度，加強企業(yè)物資采購懲防體系建設(shè)和監(jiān)督。企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察審計部門應(yīng)定期或不定期對物資采購活動進(jìn)行審計。針對采購清單的下達(dá)、采購預(yù)算的審批和執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇、采購方法的選用、采購合同的簽訂、采購過程的追蹤、物資質(zhì)量的檢驗與驗收、質(zhì)量問題的反饋和處理、預(yù)付款管理和貨款的支付等一系列重點環(huán)節(jié)，了解其制度執(zhí)行情況，及時查處違規(guī)行為并責(zé)成立即整改。加強采購隊伍建設(shè)，對采購人員進(jìn)行道德風(fēng)險控制與管理，提高人員素質(zhì)。定期或適時輪崗，預(yù)防職務(wù)犯罪。一旦發(fā)現(xiàn)采購人員違法違紀(jì)行為，必須按規(guī)定嚴(yán)肅懲處，甚至調(diào)離采購崗位，對企業(yè)造成重大損失者，還要追究其法律責(zé)任。

（四）采用先進(jìn)的物資采購模式

網(wǎng)絡(luò)平臺上的物資采購，可發(fā)揮傳統(tǒng)采購所無法比擬的便捷和高效，有效拉近企業(yè)之間的距離、極大方便企業(yè)間的溝通和交流。通過網(wǎng)絡(luò)采購能夠最大限度地減少中間環(huán)節(jié)，節(jié)省大量的電話費、差旅費和會務(wù)費等，降低交易成本，提高工作效率，節(jié)省采購成本。企業(yè)可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物資的招投標(biāo)工作，避免了人為因素影響招標(biāo)的公正性。使采購過程更加簡單方便。同時，借助系統(tǒng)應(yīng)用軟件的分析評估，用數(shù)據(jù)說話，采購過程也更加公開透明。真正實現(xiàn)簡化工作流程、提升工作效率、有效控制采購成本。此外，也提高了供應(yīng)商的響應(yīng)速度，企業(yè)各個環(huán)節(jié)所需物資得以盡快補充，保證了生產(chǎn)的不間斷需求，降低企業(yè)的倉貯管理成本，使企業(yè)向“零庫存”進(jìn)一步邁進(jìn)。除此之外，企業(yè)還可通過平臺進(jìn)行供應(yīng)商管理、質(zhì)量及績效考核、貨款支付等電子商務(wù)集成服務(wù)，實現(xiàn)供應(yīng)鏈全過程管理和服務(wù)。

三、結(jié)論

物資采購方式的合理選擇，在推動企業(yè)快速發(fā)展上具有非常重要的意義。它不僅能夠提升采購效率，保證物資質(zhì)量，同時還可使物資采購成本得到有效控制，加快資金周轉(zhuǎn)，使有限的資金能夠發(fā)揮其最大效能。對企業(yè)物資采購成本進(jìn)行控制，應(yīng)以進(jìn)一步完善采購制度為基礎(chǔ)，積極構(gòu)建持續(xù)性戰(zhàn)略合作機制，與重質(zhì)量保信譽、交貨及時、技術(shù)服務(wù)到位的供應(yīng)商形成互惠互利的長期共贏關(guān)系，同時，通過立體化監(jiān)督來加大物資采購各重點環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理力度，使人為因素造成的損失和漏洞能夠及時查出。并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的引導(dǎo)下，積極推動網(wǎng)絡(luò)物資采購，使各方面信息能夠及時匯總發(fā)布和共享，為企業(yè)打造形成一個高質(zhì)、高效、立體化的采購體系，使企業(yè)不斷提升自身競爭力、綜合實力和管理能力，更加有效降低物資采購成本，為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益！

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