現(xiàn)代物流企業(yè)內(nèi)部審計與內(nèi)部控制常見問題解析

摘 要：現(xiàn)代物流企業(yè)作為制造業(yè)的延伸、服務(wù)業(yè)的重要組成部分，其內(nèi)部控制體系與風(fēng)險防范能力對企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)有著重大的影響。健全有效的內(nèi)部控制體系已成為現(xiàn)代物流企業(yè)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益、保護(hù)資產(chǎn)安全、保障財務(wù)信息可靠保證的有效手段。針對國際物流企業(yè)內(nèi)部審計中出現(xiàn)的經(jīng)常性問題并由此涉及到的內(nèi)部控制要點進(jìn)行分析與建議，供相關(guān)人士借鑒使用。

關(guān)鍵詞：物流企業(yè)；內(nèi)部審計；內(nèi)部控制

中圖分類號：F239.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）24-0169-02

一、現(xiàn)代物流企業(yè)內(nèi)部審計與內(nèi)部控制常見問題

1.公司治理結(jié)構(gòu)不夠完善。（1）總部與各分子公司之間責(zé)權(quán)不明，導(dǎo)致各分子公司諸侯割劇、各自為政，自主決定經(jīng)營方針，搞“一言堂”，擅自分配利潤；財務(wù)部門完全受分公司總經(jīng)理支配，按其意愿出虛假報表。（2）業(yè)務(wù)操作人員因能力與素質(zhì)的問題不能夠按照業(yè)務(wù)流程操作，導(dǎo)致業(yè)務(wù)雖操作完畢但無法證明為之提供的服務(wù)，引起糾紛。（3）因中外文化、企業(yè)理念的差異，國內(nèi)的員工無法與外籍的員工達(dá)到一致，無法做到融合，在公司的經(jīng)營過程中產(chǎn)生矛盾。

2.貨幣資金控制較弱。（1）現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)手續(xù)不是很完備。借支單未按規(guī)定及時入賬，形成“白條抵庫”現(xiàn)象；借支單沒有內(nèi)部審核簽字，只有經(jīng)辦人簽字，也不符合內(nèi)控要求；（2）沒有按照登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬；每月現(xiàn)金盤點沒有書面記錄，未填制“現(xiàn)金盤點表”。（3）現(xiàn)金坐收坐支，沒有按照收支兩條線進(jìn)行管理。（4）支票等銀行票據(jù)的領(lǐng)用、作廢無備查，未按規(guī)定存放保管，空白支票簽發(fā)時未封金額、抬頭、日期，付款印鑒沒有分離保管。（5）網(wǎng)上銀行支付未進(jìn)行分級審核或?qū)χЦ督痤~進(jìn)行授權(quán)。（6）實際為提現(xiàn)后支付的業(yè)務(wù)，制作成銀付憑證，產(chǎn)生套取現(xiàn)金的情形。（7）不相容崗位沒有分離。憑證編制與審核由同一崗位完成。

3.資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)薄弱。主要表現(xiàn)在固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理上。（1）新增預(yù)算內(nèi)固定資產(chǎn)未報總部審批，還存在預(yù)算外購置固定資產(chǎn)的現(xiàn)象。（2）固定資產(chǎn)新增入賬時，原值的計算及折舊的計算有誤。（3）未定期針對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，并做好書面記錄備查，造成固定資產(chǎn)賬實不符。（4）固定資產(chǎn)未及時清理。（5）未設(shè)置低值易耗品臺賬，管理使用混亂。

4.合同簽訂和履行存在缺陷，導(dǎo)致應(yīng)收賬款存在風(fēng)險。（1）合同簽訂率低，無合同或業(yè)務(wù)委托書。如抽查某公司應(yīng)收賬款其中余額較大的前10家客戶，占應(yīng)收賬款總額62%，僅有1家有合同，其他均無合同。抽查業(yè)務(wù)檔案，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)委托書上無客戶公章或合同章。對于可能發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的控制偏弱。（2）簽定合同要約不清或不全，或未按合同履行。（3）通過轉(zhuǎn)入其他科目方式核銷超期應(yīng)收賬款，少計壞賬準(zhǔn)備。（4）部分超期應(yīng)收賬款已無法收回，存在壞賬風(fēng)險。（5）員工離職時，未及時催促其負(fù)責(zé)的應(yīng)收賬款，導(dǎo)致后續(xù)無法收回產(chǎn)生壞賬。（6）沒有建立壞賬備查簿，管理上還存在缺陷壞賬審批手續(xù)不規(guī)范。如某公司在審計期內(nèi)發(fā)生壞賬，無總部及分公司經(jīng)理審批的書面文件，財務(wù)將應(yīng)退客戶的傭金直接抵消此筆應(yīng)收款，但財務(wù)沒有建立備查簿。

5.會計核算上的不規(guī)范。（1）收入的確認(rèn)不及時，收入及成本不具完整性。（2）成本歸集不規(guī)范。業(yè)務(wù)統(tǒng)計賬與財務(wù)核算存在差異。抽查某公司近三個月的數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)統(tǒng)計的預(yù)估成本和財務(wù)核算成本差異達(dá)120萬元。還存在使用其他單位名稱的發(fā)票入賬，如為貨主代墊的費用，發(fā)票抬頭為貨主，財務(wù)用該發(fā)票列支成本入賬，這是不符合財務(wù)規(guī)定的。（3）費用管理、財務(wù)憑證管理缺失。如用于政府機(jī)關(guān)的交際費，或購置儲值卡等用于交際的，未設(shè)置備查簿。費用報銷無支付憑證，無法證明有相關(guān)人員審核；折舊、攤銷等憑證無證明性附件。支付年度獎金無簽收。（4）債權(quán)債務(wù)核銷不規(guī)范。應(yīng)收、應(yīng)付賬款對沖憑證后無附件及客戶確認(rèn)等證明文件，且沖銷金額與提供的發(fā)票不能一一對應(yīng)。

二、現(xiàn)代物流企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部審計與內(nèi)部控制對策

1.完善公司治理結(jié)構(gòu)。公司治理結(jié)構(gòu)是根據(jù)權(quán)力機(jī)構(gòu)、決策機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)相互獨立、權(quán)責(zé)明確、相互制衡的原則，由各級管理層組成，來決定公司內(nèi)部決策過程和利益相關(guān)者參與公司治理的。因為沒有一個良好的治理結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致各分公司權(quán)責(zé)不明，管理人員濫用職權(quán)。內(nèi)部控制機(jī)制的運作還必須在這嚴(yán)密的組織框架下設(shè)立滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的職能機(jī)構(gòu)。所采用的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)有利于提升管理效能，并保證信息通暢流動。這樣才不會產(chǎn)生分公司總經(jīng)理權(quán)力過大，搞一言堂，影響了企業(yè)管理效能的提升。全面梳理公司治理結(jié)構(gòu)的同時，重點關(guān)注內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)協(xié)的合理性和運行的高效性，以及管理層的運行效果。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部不同主體之間的經(jīng)濟(jì)利益矛盾，形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。對各分公司在管理上加大力度，建立科學(xué)的管控制度，通過合法有效的形式予以資金劃撥，維護(hù)總公司的權(quán)益。進(jìn)行全面預(yù)算管理，對待大額資金使用、資產(chǎn)購置處置、重要人事任免等方面要重點關(guān)注。人力資源方面應(yīng)建立和完善人力資源的激勵約束機(jī)制，設(shè)置科學(xué)的業(yè)績考核指標(biāo)體系。建立員工培訓(xùn)長效機(jī)制，營造尊重知識、尊重人才和關(guān)心員工職業(yè)發(fā)展的文化氛圍，加強(qiáng)后備人才隊伍建設(shè)，促進(jìn)全體員工的知識、技能持續(xù)更新，不斷提升員工的服務(wù)效能。中外文化差異方面應(yīng)該求同存異，優(yōu)勢互補(bǔ)，積極進(jìn)行文化整合，促進(jìn)文化融合，減少文化沖突，以中外雙方的文化為基礎(chǔ)創(chuàng)建全新的優(yōu)秀企業(yè)文化，要在組織架構(gòu)設(shè)計環(huán)節(jié)考慮文化整合因素。要以統(tǒng)一的企業(yè)精神、核心理念、價值觀念和企業(yè)標(biāo)識規(guī)范企業(yè)文化，保持企業(yè)文化的統(tǒng)一性，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力、向心力，樹立企業(yè)的整體形象，實現(xiàn)企業(yè)文化的有效對接。

2.貨幣資金管理方面。貨幣資金是企業(yè)的重要有形資產(chǎn)，其具有流動性大、易流失等特點，財務(wù)日常工作量大。務(wù)必要加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制管理，嚴(yán)格按照內(nèi)控制度執(zhí)行。（1）現(xiàn)金的使用應(yīng)嚴(yán)格依照規(guī)定做到收支兩條線，不得產(chǎn)生坐支情況。（2）現(xiàn)金應(yīng)每日結(jié)清，每月末盤點清查，并形成《現(xiàn)金盤點表》。（3）嚴(yán)格控制現(xiàn)金的使用范圍，對大額支出應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，以減少現(xiàn)金的使用頻率及金額。（4）提現(xiàn)支付業(yè)務(wù)應(yīng)如實分銀付及現(xiàn)付兩筆憑證記賬，不得合并成銀付憑證。（5）銀行票據(jù)支付、保管手續(xù)應(yīng)確保完整性。領(lǐng)用的空白支票，應(yīng)限定期限、金額及用途等，降低空白支票的使用風(fēng)險。作廢的支票應(yīng)依照規(guī)定留底備查。（6）記賬憑證要求全面、完整、準(zhǔn)確地記錄所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在記賬中要做到“賬賬相符、賬證相符、賬實相符”的基本原則，保證每一份記賬憑證的附件齊全、內(nèi)容屬實、記錄清晰。（7）不相容崗位分離原則。崗位設(shè)置應(yīng)符合會計準(zhǔn)則，保證相關(guān)崗位職責(zé)分離。按規(guī)定，憑證編制和審核不得由一人完成。一人兼任，存在控制上的嚴(yán)重缺陷，并容易發(fā)生連貫性差錯，所以該工作要求崗位分離，有利于提高控制力度。

3.資產(chǎn)管理方面。固定資產(chǎn)定期盤點要有書面記錄。固定資產(chǎn)盤點每年至少盤點一次，并做好盤點記錄，發(fā)現(xiàn)問題馬上處理。待清理的固定資產(chǎn)，應(yīng)經(jīng)過報批手續(xù)進(jìn)行資產(chǎn)清理，減少固定資產(chǎn)賬面價值和累計折舊。在加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的同時，審計認(rèn)為還應(yīng)提高對耐用低值易耗品的實物控制，建議建立耐用低值易耗品清冊，安排專人保管，視同固定資產(chǎn)管理。

4.合同簽訂與履行風(fēng)險。審計部門認(rèn)為應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同履行，提高風(fēng)險意識，建議分公司針對固定客戶、長期客戶、重要客戶簽訂經(jīng)濟(jì)合同，尤其是一些特殊客戶更需要以合同形式明確雙方權(quán)益、義務(wù)，同時應(yīng)認(rèn)真履行合同事項。其次，接受客戶業(yè)務(wù)委托書時應(yīng)審查是否蓋有客戶公章或合同章，保證委托書的有效性。嚴(yán)格執(zhí)行壞賬申報、審批制度，建立壞賬備查簿。發(fā)生壞賬時，有關(guān)人員必須對每筆壞賬查明原因，追究責(zé)任，要有確鑿的證據(jù)證明是壞賬，并進(jìn)行必要的報批手續(xù)。財務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時必須認(rèn)真審核申請報告及相關(guān)審批手續(xù)，確實收不回才作為壞賬處理。壞賬轉(zhuǎn)銷后應(yīng)在備查簿中登記，以便隨時查閱。

5.加強(qiáng)規(guī)范的會計核算。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)開票環(huán)節(jié)審核力度。有關(guān)人員每月月末應(yīng)對未開票業(yè)務(wù)做出分析報告上報，同時督促業(yè)務(wù)部門及時開票。發(fā)票不僅是收取運費的依據(jù)，而且也直接影響應(yīng)收賬款的回收。及時開票送達(dá)客戶，能加快資金流動，提高資金使用效率。同時對于開票滯后問題也應(yīng)予以關(guān)注，避免壞賬。財務(wù)人員應(yīng)與業(yè)務(wù)部門經(jīng)常溝通，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)方面的知識，在核算成本時應(yīng)提高正確性，保持業(yè)務(wù)統(tǒng)計賬與財務(wù)核算數(shù)據(jù)一致，相互印證，不得存在差異。成本歸集應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)制度和公司規(guī)定核算，成本范圍包括代理運費、業(yè)務(wù)退傭等與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的支出，與業(yè)務(wù)無關(guān)的支出不得作為成本列支。發(fā)票是證明成本的依據(jù)，是抵扣稅金的基礎(chǔ)。非本單位的發(fā)票不得入賬。原始憑證中不得有非本單位抬頭的發(fā)票入賬。將不是本單位的發(fā)票入賬，存在很大稅務(wù)風(fēng)險，同時按財務(wù)制度規(guī)定，非本公司資產(chǎn)所發(fā)生的費用不得入賬報銷。應(yīng)收、應(yīng)付賬款沖銷時要有證明文件。審計要求進(jìn)行債權(quán)、債務(wù)沖賬時，應(yīng)獲得客戶確認(rèn)書及相關(guān)證明性附件，不得做無依據(jù)的會計憑證。至于審計中發(fā)現(xiàn)辦公場所裝修費計入固定資產(chǎn)核算問題，建議按照財務(wù)核算要求立即進(jìn)行調(diào)整處理，轉(zhuǎn)入營業(yè)費用。

6.公司經(jīng)營管理上的建議。應(yīng)將營業(yè)費用開支與業(yè)務(wù)規(guī)模掛鉤，機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位安排、業(yè)務(wù)招待費使用、辦公費用開支、商務(wù)車修理等應(yīng)本著發(fā)展業(yè)務(wù)、節(jié)約開支的原則，開源節(jié)流，努力做好降本增效工作。同時強(qiáng)化財務(wù)控制，規(guī)范財務(wù)核算。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力。在辦理支付業(yè)務(wù)時，要嚴(yán)格實行支付申請、支付審批、支付復(fù)核、辦理支付步驟，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，不得擅自越權(quán)辦理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 上海國家會計學(xué)院.高級會計實務(wù)考試輔導(dǎo)用書精講[M].大連：大連出版社，2012.

[責(zé)任編輯 吳 迪]