淺談電子文檔對檔案管理工作的影響

摘 要：計算機技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動了信息技術(shù)的發(fā)展與普及，促進了社會信息化的建設(shè)與發(fā)展。為了適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展、確保信息傳遞的及時性以及企業(yè)管理的便利性，各種電子文檔和辦公軟件應(yīng)運而生。由于電子文檔傳遞信息快、復(fù)制效率高、修改容易，使得電子文檔逐漸擴大其使用范圍和市場規(guī)模，代替紙質(zhì)文檔成為現(xiàn)代社會工作日常生活所需的重要組成部分，同時也對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了極大的影響和作用。文章從幾個方面分別解析了電子文檔對檔案管理工作的影響與作用。

關(guān)鍵詞：電子文檔 檔案管理 作用 影響

中圖分類號：G27文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（c）-0201-01

隨著信息技術(shù)的提高和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，現(xiàn)代社會人們?nèi)粘９ぷ饕呀?jīng)離不開各種相關(guān)的辦公軟件和設(shè)備，而作為現(xiàn)代化工作中重要的工作媒介—電子文件，在現(xiàn)代社會信息化建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展進程中發(fā)揮了巨大的作用。近些年來，尤其是進入21世紀(jì)以來，電子文檔的使用范圍逐漸從企業(yè)、政治領(lǐng)域擴大到教育及文化的領(lǐng)域。由于電子文檔具備的優(yōu)勢和特點，它包含了大量的數(shù)據(jù)信息、圖標(biāo)以及文本，為人們信息的傳遞提供了不小的便利，同時它也對各事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理的根本就是信息、內(nèi)容的處理及保存，現(xiàn)在電子文檔代替了紙質(zhì)文檔，大大簡化了事業(yè)單位的檔案管理工作，也提高了檔案管理工作人員的工作效率，把人們從大量的編輯和抄寫的工作中解放出來，大大加快了現(xiàn)代化社會的建設(shè)步伐和進程。下面文章就會簡要介紹電子文件的特點和其對檔案管理工作產(chǎn)生的影響及作用。

1 電子文件的概念和特點

電子文件，顧名思義就是以計算機為媒介，以計算機光盤、軟盤等記錄數(shù)據(jù)信息的工具為載體，人們?nèi)粘Ｉ鐣钪杏涗浕蚴占母鞣N文件資料、圖像等信息文件。電子文件依賴于計算機而生存，它與原始的紙質(zhì)文件相比，在傳遞的快捷性、復(fù)制的可靠性以及修改的方便性上有著很強的優(yōu)勢，因而在快節(jié)奏的現(xiàn)代社會經(jīng)營活動中逐漸取代了紙質(zhì)文件的市場，并在人們的日常生活使用市場中占據(jù)了不可動搖的地位。

相比較紙質(zhì)文件而言，電子文件有以下特點：第一，電子文件需要依賴于電腦和辦公設(shè)備才能使用；第二，電子文件可以依據(jù)電腦直接修改和處理；第三，電子文件可以依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)迅速傳遞并共享；第四，電子文件的保存的方便性和長久性得到了提高。

2 電子文件對檔案管理工作的影響和作用

檔案管理工作就是人們對事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息以及文件資料等檔案進行管理的活動，電子文件和電子文檔的出生使得檔案管理工作的模式和方法發(fā)生了巨大的變化，對檔案管理工作也產(chǎn)生了深遠的影響。下面文章就會簡要介紹。

2.1 對檔案管理工作人員的影響

由于電子文檔要依賴于計算機才能發(fā)揮其作用，因此，對于現(xiàn)在檔案管理工作人員而言，熟練地掌握并運用跟電子文檔有關(guān)的相關(guān)辦公技術(shù)就成為必備的技能。也就是說，現(xiàn)在檔案管理工作人員不僅要有專業(yè)的檔案管理知識，還要有熟練的電腦技術(shù)以及通過電腦對事業(yè)單位的電子文檔進行處理的能力。

2.2 對檔案管理保存環(huán)境的影響

跟紙質(zhì)檔案有很大的不同，電子檔案的保管也由于其存儲方式和存儲環(huán)境的變化而發(fā)生變化。電子文件和檔案由于使用的載體是一些對溫度、濕度和存放環(huán)境有著獨特的要求的材料，使得電子文檔的保存也對電子靜電、磁性干擾和擠壓碰撞方面有特殊的要求。因此，現(xiàn)在電子檔案的保存除了要考慮其本身載體工具的質(zhì)量外也要考慮其載體工具的適宜保存環(huán)境的因素。

2.3 對檔案管理方式的影響

電子文件的整個工作管理過程都要通過電腦來實現(xiàn)，因此我們現(xiàn)在對檔案的管理就要根據(jù)其電子文件各自特點的不同而采取不同的管理方法和模式。首先，我們都知道電子文件由于其復(fù)制容易，傳遞速遞快，且其更容易受到攻擊，這樣就導(dǎo)致了企業(yè)對于電子檔案的完整性和安全性方面要重點關(guān)注；接著，雖然現(xiàn)在電子文件有很多優(yōu)勢并且其使用范圍和領(lǐng)域都一直在擴大，但是一些事業(yè)單位出于保障性和安全性考慮，對一些重要的文件和技術(shù)資料也會使用紙質(zhì)文檔進行管理和歸檔，這就說明在沒有更好的保證文檔的完整性、安全性以及長久性的方法之前，我們現(xiàn)在檔案管理就處于電子檔案與紙質(zhì)文檔共存的局面。因此，我們在管理事業(yè)單位檔案的時候就要面對兩種不同檔案的管理方式和現(xiàn)狀；最后，我們以往在處理檔案的時候，對于一些時間久遠的資料文檔就會移交到其他專業(yè)部們來進行管理，這樣很不利于查找，而電子文檔的出現(xiàn)則解決了這種困擾。電子文檔利用網(wǎng)絡(luò)的普及，可以很容易的把所有資料文檔進行整合并共享，事業(yè)單位其他工作人員也能夠利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺對其進行了解并查詢，有利于檔案管理工作的系統(tǒng)性、全面性以及規(guī)范性的建設(shè)。

2.4 對檔案管理安全性的影響

由于電子文檔的處理離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)，所以對于檔案的歸檔和電子文件處理過程中的安全性和完整性就帶來了不便。由于電子文件上所存信息和載體之間可以隨意拷貝、分離，使得電子文檔的保密性、完整性以及原始性就有了很大的問題。此外，由于電子文件的傳輸要依靠網(wǎng)絡(luò)，所以保障電子文件傳遞過程中的安全性就成為檔案管理工作工作人員要考慮的問題，尤其是要考慮各種病毒的侵襲和黑客的攻擊等方面，而且對于計算機硬件的設(shè)備和設(shè)施問題也有可能造成檔案資料的遺失或者損毀，因此，我們對于文檔管理的硬件設(shè)施也不能忽視。

3 結(jié)語

通過上文對電子文檔的一些特點進行分析，我們發(fā)現(xiàn)電子文檔的產(chǎn)生帶動事業(yè)單位檔案管理工作上的變革與發(fā)展，使得檔案管理方法和管理模式都發(fā)生了巨大的變化，給我們現(xiàn)代檔案管理工作帶來方便的同時也給我們檔案管理工作的安全性、完整性以及保密性等方面帶來了很大的考驗。因此，我們要客觀地面對電子文檔給我們檔案管理工作帶來的作用與影響，在利用好電子文檔的優(yōu)勢的同時也要想辦法克服并解決電子文檔給我們檔案管理工作帶來的不利。

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