縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)初探

摘 要：隨著縣級(jí)供電企業(yè)被福建電網(wǎng)公司的接管，縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來(lái)。新形勢(shì)下，要高度重視，認(rèn)真貫徹落實(shí)省電網(wǎng)公司有關(guān)會(huì)議精神，按照“一體化、創(chuàng)優(yōu)秀”的要求，建立完善四項(xiàng)機(jī)制，扎實(shí)推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理，為我市供電事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；機(jī)制；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）10-0213-02

摘 要：隨著縣級(jí)供電企業(yè)被福建電網(wǎng)公司的接管，縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來(lái)。新形勢(shì)下，要高度重視，認(rèn)真貫徹落實(shí)省電網(wǎng)公司有關(guān)會(huì)議精神，按照“一體化、創(chuàng)優(yōu)秀”的要求，建立完善四項(xiàng)機(jī)制，扎實(shí)推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理，為我市供電事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；機(jī)制；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）10-0213-02完善收集整理歸檔機(jī)制，形成系統(tǒng)的、豐富完整的檔案資料。

要根據(jù)自身實(shí)際，對(duì)各個(gè)部門、各種門類、各種載體的檔案資料以及輔助材料盡可能地收集齊全。特別是工程檔案是電力企業(yè)檔案的重要門類，真實(shí)地記錄了工程項(xiàng)目從開(kāi)始立項(xiàng)建設(shè)到竣工交付使用的歷史面貌，反映了工程項(xiàng)目建設(shè)成果，是企業(yè)生產(chǎn)、維護(hù)、擴(kuò)建、技改等項(xiàng)目不可缺少的重要依據(jù)。工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和移交應(yīng)該與項(xiàng)目設(shè)計(jì)同步進(jìn)行，實(shí)施事前介入、事中控制、事后核查和驗(yàn)收把關(guān)。把工程檔案管理關(guān)口前移，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確?？⒐n案的質(zhì)量?？傊?，只有抓好收集工作，才能確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能從根本上保證檔案的質(zhì)量，為企業(yè)健康有序的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。另一方面，做好分類整理和歸檔工作。要將收集到的檔案資料，按照歸檔范圍和保管期限分門別類進(jìn)行整理和編目造冊(cè)，同時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，以利于檔案的保管和提供利用。

二、建立完善開(kāi)發(fā)利用機(jī)制，提高檔案信息資源的價(jià)值

檔案利用是檔案利用者通過(guò)檔案利用系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。完整的檔案信息對(duì)于供電事業(yè)發(fā)展及企業(yè)文化建設(shè)等方面發(fā)揮著無(wú)可替代的作用。電力企業(yè)的改革發(fā)展，離不開(kāi)信息資源。在各種信息資源中，電力檔案因與企業(yè)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)而占有獨(dú)特的地位。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，無(wú)不與檔案的開(kāi)發(fā)利用工作息息相關(guān)。

電力企業(yè)要結(jié)合本單位工作的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照檔案法律法規(guī)制定適合本單位的檔案利用制度。

一是抓好檔案利用制度的落實(shí)。二是建立完備的檔案檢索體系。運(yùn)用傳統(tǒng)形式的檢索系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)相結(jié)合，特別是計(jì)算機(jī)檢索能加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢(shì)。三是建立完善的咨詢服務(wù)體系。檔案工作者要能熟練地解答利用者所遇到的各類問(wèn)題，提醒利用者在查閱中的注意事項(xiàng)，提供方便快捷的利用，更好地發(fā)揮檔案的作用，為供電事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

三、建立完善素質(zhì)能力提升機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力

檔案管理作為一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，特別是要下一番功夫?qū)W習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，才能使自己成為綜合型檔案管理人才。可以說(shuō)，檔案人員的素質(zhì)決定檔案管理工作的質(zhì)量。提升檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，激發(fā)他們的動(dòng)力，是建設(shè)電力企業(yè)檔案隊(duì)伍的關(guān)鍵之所在，同時(shí)還是保障電力企業(yè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)條件。因此，面對(duì)新時(shí)期、新要求、新挑戰(zhàn)，電力企業(yè)應(yīng)該建立完善素質(zhì)能力提升機(jī)制，提升干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，確實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作的軟實(shí)力。一是提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。明確檔案工作者的地位和作用，增強(qiáng)做好檔案工作的使命感、責(zé)任感。二是豐富自身的業(yè)務(wù)知識(shí)。要系統(tǒng)掌握各門類載體檔案的整理方法，掌握檔案的保管、保護(hù)，檔案的利用、編研，檔案信息化和檔案法制建設(shè)等各方面的知識(shí)。三是養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。嚴(yán)格遵守檔案工作各項(xiàng)制度規(guī)范，保證工作質(zhì)量。四要學(xué)習(xí)了解一些電力工程的基礎(chǔ)知識(shí)，以便及時(shí)準(zhǔn)確地為工程人員提供檔案利用，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)。五是檔案工作人員要有較強(qiáng)的檔案服務(wù)意識(shí)。在服務(wù)方法上，要由過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)、超前服務(wù)；在服務(wù)方式上，在不損害國(guó)家利益、企業(yè)利益的同時(shí)，最大程度實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值，更好地為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)服務(wù)；在服務(wù)手段上，要手工管理與計(jì)算機(jī)管理同步進(jìn)行，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

四、建立完善約束激勵(lì)保障機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理持續(xù)發(fā)展

根據(jù)《檔案法》、《福建省檔案條例》及電力行業(yè)的檔案管理制度，建立完善約束激勵(lì)保障機(jī)制，把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作抓緊抓好，實(shí)現(xiàn)檔案管理持續(xù)發(fā)展。一方面，要高度重視，完善機(jī)制，落實(shí)責(zé)任。要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專門工作人員，并落實(shí)好崗位責(zé)任制度，形成檔案工作有人抓、有人管、有人負(fù)責(zé)的良好局面。二要把檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃，進(jìn)行專門研究部署，解決檔案工作場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員保障等問(wèn)題。三要建立健全統(tǒng)一、科學(xué)、規(guī)范的工作運(yùn)行機(jī)制，使供電部門檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化目標(biāo)不斷前進(jìn)。四是建立檔案工作管理制度，保證檔案安全、有效利用。五要建立完善激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化工作考核，使每個(gè)相關(guān)人員增強(qiáng)工作責(zé)任心，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性和必要性，提高做好檔案工作的自覺(jué)性，并通過(guò)量化考核，對(duì)檔案管理工作態(tài)度積極、能力突出而又有實(shí)績(jī)的工作人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、造成不良影響的進(jìn)行批評(píng)教育、責(zé)令改正，營(yíng)造重視檔案工作的良好氛圍。

[責(zé)任編輯 王曉燕]