Word軟件在提高辦公效率方面的應(yīng)用

【摘 要】本文首先闡述了Word軟件在提高日常辦公效率上的幾項(xiàng)特殊功能，然后以Word軟件的郵件合并功能在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用實(shí)例具體分析其在提高辦公效率上的顯著效果，最后作出總結(jié)，為Word軟件的實(shí)際應(yīng)用和進(jìn)一步發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】Word軟件 特殊功能 日常辦公 辦公效率

一、Word軟件提高辦公效率的幾項(xiàng)特殊功能

第一，高級(jí)查找和替換功能。Word軟件中的查找和替換功能可以快速的實(shí)現(xiàn)文字、特殊字符、格式及其之間組合的查找和替換，不僅可用于對(duì)文本進(jìn)行批量的修改和刪除，還可用于對(duì)文本字體和段落格式的批量設(shè)置。熟練掌握Word軟件的高級(jí)查找與替換功能可以有效的提高日常辦公效率。比如，要實(shí)現(xiàn)將文檔中的“泄露”全部替換成“泄漏”。如果一行一行的閱讀查找并替換，文章篇幅短這種傳統(tǒng)的方法還可行，但是對(duì)于篇幅較長(zhǎng)的文檔，采用這種方法工作量就會(huì)很大，同時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力。用Word軟件的查找與替換功能，使用“編輯-替換”命令，在“查找內(nèi)容”編輯框內(nèi)輸入“泄露”，在“替換為”編輯框內(nèi)輸入“泄漏”，單擊“查找全部”，最后單擊“全部替換”即可實(shí)現(xiàn)將文檔中的“泄露”全部替換為“泄漏”。用Word軟件的查找與替換功能不僅可以有效地提高工作效率，還能保證查找替換工作的準(zhǔn)確無(wú)誤。

第二，Web工具支持功能。用戶利用Word軟件的Web支持功能，不僅可以根據(jù)向?qū)Э焖俦憬莸闹谱鱓eb網(wǎng)頁(yè)，將Word文檔超鏈接到因特網(wǎng)上，還可以通過(guò)Word軟件的Web工具欄快速的打開、查找并瀏覽Web網(wǎng)頁(yè)上的各種文檔，可以節(jié)省查詢時(shí)間，提高日常工作的辦公效率。

第三，郵件合并功能。郵件合并功能是Word軟件中常常被人們忽視的一個(gè)強(qiáng)大并且非常實(shí)用的功能。對(duì)郵件進(jìn)行處理是Word軟件郵件合并功能中一個(gè)最基本的功能，將Word軟件與Excel軟件進(jìn)行有機(jī)結(jié)合并充分發(fā)揮Word軟件的郵件合并功能和現(xiàn)有資源的作用，輕松快捷的完成招生錄取表、成績(jī)通知單等的填寫，可以節(jié)省大量的辦公時(shí)間，提高辦公效率。

二、Word軟件提高辦公效率的具體實(shí)例——利用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)信封的批量打印

1. 通過(guò)視圖菜單打開郵件合并工具欄，如圖1所示。

圖1

2. 文檔類型設(shè)置。單擊（圖1中第一個(gè)按鈕），彈出“主文檔類型”設(shè)置框，如圖2所示。點(diǎn)選“信封”，單擊“確定”。

圖2

單擊“確定”之后會(huì)出現(xiàn)“信封選項(xiàng)”設(shè)置框，用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際使用情況設(shè)置所要制作信封的尺寸，并調(diào)整收信人和寄信人地址的填寫位置，可以通過(guò)設(shè)置框下方的信封預(yù)覽查看信封設(shè)置的實(shí)際效果。文檔類型設(shè)置好之后，將文檔保存在與所要使用的excel表相同的目錄中。

3. 數(shù)據(jù)源的選擇。單擊（圖1中第二個(gè)按鈕），打開數(shù)據(jù)源選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)置對(duì)話框選擇將要使用的學(xué)生通訊錄的excel表，如圖3所示。圖中除第一行之外的每一行都為一條記錄，每一列為一個(gè)字段，每一列的標(biāo)題稱為字段名。

圖3

4. 數(shù)據(jù)和文字的輸入。本次所要批量打印制作的信封其寄信人的地址和寄信人所在地的郵編是不變的，而收信人的地址和收信人所在地的郵編是隨著圖3中每條記錄的不同不斷變化的，因此信封中的文字就要分兩部分進(jìn)行編輯。信封上不變的文字部分可以用文本框直接輸入和排版，不斷變化的文字部分要通過(guò)插入域來(lái)實(shí)現(xiàn)，具體操作如下。

首先將郵政編碼添加在信封上，單擊并在所彈出的選項(xiàng)框中點(diǎn)選“郵政編碼”并單擊“插入”，實(shí)現(xiàn)郵政編碼域的插入。然后用這樣的方法依次完成收信人通訊地址、收信人名稱等的域的插入，最后填寫好信封上不變的文字部分，信封制作基本完成。

5. 單擊，可以查看第一條記錄對(duì)應(yīng)的信封樣式，但后點(diǎn)擊，可以依次查看各條記錄所對(duì)應(yīng)的信封，保證數(shù)據(jù)導(dǎo)入的正確無(wú)誤。

6. 查看打印結(jié)果并進(jìn)一步調(diào)整信封排版。先打印出一條記錄的信封，根據(jù)打印出來(lái)的實(shí)際信封進(jìn)一步調(diào)整信封排版，直到滿意。

7. 全體輸出打印，完成信封制作。當(dāng)信封排版調(diào)整完畢之后，保存信封文檔，可以通過(guò)單記錄一個(gè)個(gè)打印，也可以通過(guò)合并實(shí)現(xiàn)多記錄一次性打印。

通過(guò)以上實(shí)例可以看出，用Word軟件的郵件合并功能可以快捷方便的批量制作信封，有效的保證了工作質(zhì)量，減少了時(shí)間消耗。運(yùn)用同樣的方法還能快速完成大量錄取通知書、成績(jī)單、補(bǔ)考通知單等的制作，大大地提高了工作效率。

三、總結(jié)

Word軟件功能強(qiáng)大，具有快速生成目錄、高級(jí)查找與替換、Web工具支持、郵件合并等多項(xiàng)特殊功能，熟練掌握Word軟件的操作可以幫助我們?cè)谌粘５霓k公中快速編輯文字、藝術(shù)字、數(shù)學(xué)公式以及進(jìn)行表格制作等，能夠滿足各種文檔處理的需求，還能方便快捷的對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除以及格式的調(diào)整。運(yùn)用Word軟件的郵件合并功能還能快速完成大量通知書、成績(jī)單、信封等的制作。Word軟件在提高辦公效率上功不可沒。