論電子表格的幾項功能

【摘 要】隨著時代的發(fā)展和經濟的進步，在現(xiàn)代化、綜合性的辦公管理實踐中，就經常粗要對大量的商務數(shù)據、業(yè)務數(shù)據進行輸入、排序、篩選、匯總、函數(shù)等數(shù)據分析和數(shù)據處理，同時根據數(shù)據表達信息的需要，制造各種滿足公司客戶需要的圖表電子表格。電子表格是一款功能強大的數(shù)據處理軟件，在業(yè)務處理中，通常需要表格來表達和描述某些信息，電子表格在辦公中可以將各種復雜的信息進行簡明扼要的表達，有時比文字表達的更清楚，簡明和有效，所以，在現(xiàn)代辦公中，掌握各類電子表格的制作和功能就顯得異常重要。本文通過對電子表格的幾項功能進行描述，以期達到更好地理解和應用電子表格這一工具的作用。

【關鍵詞】電子表格；排序和篩選；數(shù)據圖表；數(shù)據匯總和分析

電子表格是一款功能強大、使用方便靈活便捷的數(shù)據分析處理軟件，是一種高科技的工具。在辦公業(yè)務處理中，影廠需要使用電子表格來描述某些信息，有時候，甚至“一個電子表格勝過一千個文字”。從電子表格的定義上來看，電子表格就是一種利用某種軟件在計算機中繪制出來的或者是該類軟件本身自帶的，并且可以對其中的數(shù)據進行修改填充匯總的表格。在現(xiàn)代辦公的實踐中，有很多使用電子表格的地方，例如，學校統(tǒng)考過后對于學生綜合成績的統(tǒng)計，排序，在公司中，職工工資管理中的工資計算、匯總和分類分析以及對公司財務狀態(tài)的匯總，對公司銷售額的統(tǒng)計和匯總，計算和前景分析，以及人事考勤中職工工作的情況，請假，曠到，遲到早退的情況的統(tǒng)計等。在使用電子表格的情況下，用戶不僅可以省去手工繪制、填寫、計算的麻煩，而且還增加了前景分析的正確性和準確率，提高了起草、修改、分析數(shù)據的速度和效率。

一、電子表格的分類

根據對辦公中的電子表格的調查和分析，主要可以將電子表格分為兩大類，一類是文字表格，另一類是數(shù)字表格。文字表格又可分為規(guī)則的文字表格，例如假日值班表、日程安排表、會議議程表等，和復雜的文字表格，例如個人求職申請表、項目開工審批表等；數(shù)字表格又可分為四大類，數(shù)字不參與計算的表格，數(shù)字統(tǒng)計報表，數(shù)據庫格式表格和數(shù)據關聯(lián)表格，數(shù)字不參與計算的表格主要包括出貨單、發(fā)貨單、退貨單、價目表等，數(shù)據統(tǒng)計報表包括商品銷售統(tǒng)計表、損益表、統(tǒng)計報表等，數(shù)據庫格式報表包括學生成績表、公司銷售表、人事檔案表等，數(shù)據關聯(lián)表格則主要包括由各個月份考勤表格組成的年度考勤匯總表等。在進行現(xiàn)代辦公業(yè)務處理和使用電子表格的過程中，只有對這些常用的表格類型心中有數(shù)，才能在辦公中對于需要用到的表格對號入座，不至于顯得手忙腳亂。

二、電子表格的功能

電子表格雖然被稱為電子表格軟件，但并不代表電子表格的作用僅僅就是繪制表格，實際上電子表格更重要的功能，最主要的作用，電子表格的精髓在于對各種數(shù)據的管理、統(tǒng)計、分析功能。

1.電子表格數(shù)據的輸入和編輯功能

在電子表格的單元格中可以輸入的對象，主要是普通文本、數(shù)字、日期時間以及邏輯值等各種類型的數(shù)據，通常進行的是用戶直接輸入，就是用戶直接將單元格數(shù)據輸入到電子表格中，在數(shù)據輸入中，也可以采用記憶式輸入法，記憶式輸入法是指用戶在輸入單元格數(shù)據時，系統(tǒng)自動的根據用戶已經輸入過的數(shù)據提出建議，在進行單元格數(shù)據輸入時，如果鍵入的起始字符與該類的其他單元格中的數(shù)據的起始字符相符，電子表格會自動將符合的數(shù)據作為建議顯示出來，并將建議部分反白顯示，如果用戶接受建議，可以選擇“enter”鍵，建議的數(shù)據就會自動的輸入，如果不接受建議，可以直接輸入，不必理會提出的建議，這樣在一定程度上減輕了用戶的輸入工作，提高了做事效率。在辦公中，如果需要建立多張結構相同的電子表格，可以通過建立工作組，實現(xiàn)多張工作表中相同數(shù)據的快速輸入，電子表格在工作組中數(shù)據輸入的過程中也有著與眾不同的功能：如果工作組沒有輸入數(shù)據，而現(xiàn)在多張工作表需要輸入同樣的內容，只需要在保持在同一工作組的情況，對其中某一工作電子表格進行數(shù)據內容的輸入，就可以讓工作組中所有的電子表格擁有同樣的數(shù)據內容，如果其中一張電子表格已經輸入內容，則可以通過復制直接粘貼到工作組中的其他電子表格里，這就大大提高了辦公的工作效率；在輸入大量帶有零和小數(shù)位的數(shù)據的時候，通過電子表格中小數(shù)點自動定位的功能，讓小數(shù)點自動定位，可以提高數(shù)據的輸入效率；在輸入數(shù)據內容后，可以通過電子表格“數(shù)據有效性”的功能對輸入數(shù)據進行有效性的審核；在對電子表格中一些有規(guī)律的序列，可以通過電子表格自動填充的功能，將選中工作區(qū)的內容數(shù)據復制或數(shù)按照序列規(guī)則延伸到同行或是同列的其他單元格中。同時，電子表格還可以對單元格添加“批注”，對其中的數(shù)據或者其他對象進行解釋。

2.電子表格使用公式和函數(shù)的功能

公式是指使用運算符和函數(shù)，對工作表數(shù)據以及一些數(shù)據常量進行計算的方程式，電子表格對于函數(shù)和公示的利用，才能夠有著強大的數(shù)據處理能力，對公式和函數(shù)功能的應用是電子表格進行數(shù)據處理的基礎和核心。電子表格可以通過輸入公式和使用函數(shù)對電子表格的數(shù)據進行數(shù)學運算，還可以比較工作表數(shù)據或者合成文本，在電子表格的公式中，不但可以對常量進行計算，還可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格或者其他工作簿中的單元格，對電子表格中的數(shù)據進行計算。同時，電子表格也有一個容易被人忽視但卻有非常實用的小功能，那就是自動計算功能，如果想要了解單元格區(qū)域的和、平均值等計算結果，不需要輸入公式，可以使用電子表格中的自動計算功能，得到的數(shù)據既快速又有較高的正確性。

3.電子表格關于數(shù)據的排序的功能

電子表格除了上述介紹的兩種功能外，還提供了自動配需的功能，可以對數(shù)據按照數(shù)字順序、日期順序、拼音順序、筆畫排序進行排列，甚至可以按照用戶自動以的序列進行排序。電子表格的排序功能可以分為兩大類，一類是簡單的排序，另一類是復雜排序。簡單排序通過電子表格升序降序按鈕就可以對電子表格單元格中的數(shù)據進行排序；復雜排序則是使用工具按鈕對數(shù)字單個關鍵字或者說是電子表格中某一項內容進行排序，

4.電子表格篩選數(shù)據的功能

對于有些數(shù)據較大的辦公內容，往往需要從大量的數(shù)據中按照某種天劍對需要的數(shù)據記錄進行篩選，電子表格根據這一特點，還提供了自動篩選、自定義篩選和高級篩選的功能。通過自動篩選的功能，電子表格中的某個字段名的右邊便會出現(xiàn)篩選箭頭，此時便可以對數(shù)據或者內容進行各種方式的篩選；通過自定義篩選的功能，可以在自動篩選的狀況下自定義與兩個比較條件來篩選數(shù)據，得到自己想要的數(shù)據；如果對數(shù)據要進行更為詳盡的篩選，則可以用到電子表格高級篩選的功能，使用高級篩選的方式，即可以對單個列應用多個條件，也可以對多個列應用多個條件，從而篩選出特定值的記錄，還可以對于同一字段或者不同字段進行邏輯運算。

5.電子表格轉換成數(shù)據圖表的功能

電子表格有這一項重要的功能，那就是轉換成數(shù)據圖表的功能。通過對電子表格中數(shù)據和內容的分析，可以將電子表格轉化為數(shù)據圖表，數(shù)據圖表可以分為柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖四大類，通過將電子表格轉化為柱形圖表的功能，我們可以很清晰的知道某段時間內數(shù)據的變化，或者比較各數(shù)據項之間的差異；通過將電子表格轉化為條形圖表的功能，我們也可以得到各數(shù)據之間的比較；通過將電子表格轉化為折線圖表的功能，我們可以很快的了解各數(shù)據隨著時間而發(fā)生變化的趨勢情況；通過將電子表格轉化為餅圖的功能，我們可以輕而易舉的得到組成數(shù)據系列的各數(shù)據列與數(shù)據列綜合的比例。

6.電子表格數(shù)據分類匯總的功能

匯總是指對數(shù)據庫中的某列數(shù)據做清河、求平均值等計算，分類匯總是根據電子表格中的某一列數(shù)據將所有的記錄分類，然后對每一類記錄進行分別匯總。電子表格可以通過計算單元格中數(shù)據的分類匯總和總計值來自動匯總數(shù)據，通過分類匯總的功能，可以從大量的數(shù)據信息中按照某種特殊的需要提出有效的信息，分類匯總主要有三種匯總方式，一種是利用函數(shù)進行數(shù)據匯總，一種是利用數(shù)據表格進行分類匯總，另一個是通過多工作表數(shù)據進行合并計算。

7.電子表格透視分析的功能

數(shù)據透視表是一種特殊的交互式匯總的電子表格，是一種對大量數(shù)據進行快速匯總和建立交叉列表的動態(tài)工作表，也是一種使用起來非常方便的分析手段，用戶可以通過旋轉其行或列以查看對源數(shù)據的不同匯總，還可以通過顯示不同的頁來篩選數(shù)據。數(shù)據透視表這一種電子表格可以將雜亂無章的明細數(shù)據按各種方式進行匯總、篩選，從而使用戶直觀的查看到各種有意義的信息，可以通過數(shù)據透視表，這個形象生動的圖標，制造不同格式的數(shù)據透視報告。

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作者簡介：李潔（1971—），女，江蘇淮安人，大學本科，現(xiàn)供職于淮陰工學院校辦，研究方向：辦公行政。