淺談民生檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

【摘 要】近年來(lái)，黨和政府越來(lái)越重視民生工作。民生檔案記錄了人民群眾工作、生活的方方面面，承載著百姓的喜怒哀樂(lè)，做好民生檔案工作是改善民生的重要任務(wù)。然而，當(dāng)前民生檔案工作的某些方面和環(huán)節(jié)還不符合社會(huì)發(fā)展的要求，亟待改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】民生檔案；管理工作；問(wèn)題；對(duì)策

民生問(wèn)題已成為當(dāng)今社會(huì)的熱點(diǎn)問(wèn)題。民生檔案是社會(huì)管理的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，與人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題息息相關(guān)。做好民生檔案工作是改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)，已成為當(dāng)前各級(jí)黨委政府的重點(diǎn)工作之一。近年來(lái)，我縣民生檔案工作取得了一定成效，大部分涉民單位建立了專門(mén)的檔案室，配備了檔案柜（密集架）和必要的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等基本設(shè)備設(shè)施。建立了以單位分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備了專（兼）職的檔案管理人員，確保了民生檔案及時(shí)收集、整理、保管和利用工作。近期，筆者有針對(duì)性地到基層調(diào)研民生檔案工作情況，結(jié)果發(fā)現(xiàn)尚存在不少問(wèn)題，有待改進(jìn)和加強(qiáng)。

一、民生檔案資源存在的主要問(wèn)題

（一）少數(shù)單位民生檔案管理混亂

有的部門(mén)檔案管理分工不明確；檔案管理人員職責(zé)不清，流動(dòng)性大；對(duì)下屬單位（科室、站所）的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。有的鎮(zhèn)（街道）、縣直單位只注重文書(shū)檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而專業(yè)檔案（包括涉民檔案）長(zhǎng)期分散在各科室或站所，既無(wú)規(guī)范整理歸檔，又沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，造成民生檔案管理混亂。如有的鎮(zhèn)（街道）二輪土地承包等檔案仍散落在當(dāng)時(shí)的經(jīng)辦人手中，有的甚至已經(jīng)遺失。有的國(guó)有（集體）企業(yè)破產(chǎn)改制后的部分檔案仍滯留在主管部門(mén)，其中有些重要材料仍由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人掌管。有的單位隨意出借檔案，也不辦理借閱手續(xù)，給檔案的齊全完整和安全造成隱患。

（二）部分單位不愿移交到期民生檔案，安全保管無(wú)保障

一是個(gè)別涉民單位檔案法制觀念不強(qiáng)，并強(qiáng)調(diào)平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給檔案館。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施辦法第十三條規(guī)定，屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立歸單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。但一些鎮(zhèn)（街道）、縣直機(jī)關(guān)單位總是千方百計(jì)地找借口拖延或不予理睬。二是部分單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施配套滯后，信息化建設(shè)步伐緩慢，有的甚至還在各自業(yè)務(wù)部門(mén)（科、室）保管，很容易造成流失。三是有的單位因受人員、技術(shù)、管理不到位的影響，使檔案無(wú)法得到安全有效的保管。

（三）民生檔案資源管理分散，不利于資源共享

民生檔案屬于公共信息資源，應(yīng)該為社會(huì)所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門(mén)，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，造成群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產(chǎn)檔案、住房公積金檔案、社保檔案、土地檔案、民政檔案、移民檔案等都由各形成部門(mén)自我保管，比較分散。而市民往往直接到縣檔案館查閱利用檔案，但縣檔案館又無(wú)法提供市民所需的檔案，這就給廣大市民查閱民生檔案帶來(lái)十分不便，同時(shí)也難以體現(xiàn)民生檔案資源真正為社會(huì)所用。

二、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加大檔案宣傳力度，全面提高全社會(huì)檔案意識(shí)

一是要進(jìn)一步提升全社會(huì)的檔案意識(shí)，充分利用電視、報(bào)刊雜志及檔案信息等媒體，大力宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，把如何管理利用民生檔案作為檔案管理人員崗位培訓(xùn)的重要內(nèi)容，大力宣傳民生檔案工作的重要性，全面提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。

（二）抓好民生檔案源頭管理，建立健全民生檔案資源體系

人的檔案最重要，檔案雖然是一張紙，但關(guān)系著一個(gè)人的幸福生活，甚至能影響和改變一個(gè)人的一生。民生檔案來(lái)源于不同的行業(yè)和部門(mén)，內(nèi)容豐富多樣，而要做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方面的大力支持與配合。一是建議縣委、縣政府專門(mén)制定《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見(jiàn)》，明確提出目標(biāo)、任務(wù)和要求，落實(shí)責(zé)任。二是從源頭上抓好民生檔案的管理。要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔、利用和到期移交等工作?？h級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)，努力做到經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)和管理工作開(kāi)展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里，密切關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，提前介入對(duì)民生檔案工作的指導(dǎo)，及時(shí)幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案，特別要加強(qiáng)對(duì)新領(lǐng)域民生檔案工作的管理，以推進(jìn)民生領(lǐng)域建檔工作進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展，建立健全規(guī)范化的民生檔案資源體系。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和管理工作。各鎮(zhèn)（街道）、縣直單位要配齊、配強(qiáng)專（兼）職檔案管理人員，要選擇責(zé)任心強(qiáng)，有鉆研和奉獻(xiàn)精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不怕臟不怕累，服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)的人員擔(dān)任，并確保人員相對(duì)穩(wěn)定。四是要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立綜合檔案室，增添必要的檔案保管設(shè)備。鎮(zhèn)（街道）部門(mén)的民政、農(nóng)經(jīng)、國(guó)土資源所、財(cái)政所、統(tǒng)計(jì)辦、林管站、人力資源保障所、計(jì)生辦、中小學(xué)、派出所等單位的檔案由主管部門(mén)綜合檔案室歸口管理。其它單位及行政村的檔案，根據(jù)檔案屬地管理和分級(jí)負(fù)責(zé)制的原則，由鎮(zhèn)（街道）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理。五是縣檔案行政管理部門(mén)要及時(shí)指導(dǎo)涉民部門(mén)制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制。

（三）整合民生檔案資源，形成全方位資源共享格局

豐富民生檔案信息資源是做好民生檔案工作的關(guān)鍵?？h檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應(yīng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。針對(duì)民生檔案資源分散保存于各部門(mén)，給市民帶來(lái)不便的客觀實(shí)際，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過(guò)接收、寄存、代管等多種形式，將關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有關(guān)單位形成的民生檔案在本部門(mén)保存一定的年限后，應(yīng)依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣范圍內(nèi)的婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、勞動(dòng)就業(yè)、分配、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、出生證明、公共管理等關(guān)系社會(huì)管理、國(guó)際民生、公共服務(wù)的民生檔案全面、系統(tǒng)、完整地接收進(jìn)館，使縣檔案館成為民生檔案資源的集聚地，從而形成“大檔案、全方位”的服務(wù)格局，真正讓老百姓享受到“一站式”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)市民利益保障的最大化。二是要積極調(diào)整館藏收集范圍，加強(qiáng)民間保存的檔案以及記錄普通百姓生活工作狀況的檔案資料的收集，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會(huì)公眾信息的綜合檔案館。三是加強(qiáng)對(duì)瀕危民生檔案的搶救、保護(hù)和整合。全縣國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案瀕臨損毀，轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案關(guān)系到職工群眾的切身利益，如果檔案缺失，將會(huì)給他們的養(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡計(jì)算、退休等手續(xù)的辦理帶來(lái)麻煩，同時(shí)也將會(huì)給社會(huì)帶來(lái)不穩(wěn)定因素。因此必須采取措施，加以妥善保護(hù)和處置。四是要本著“先用先整、突出重點(diǎn)”的原則，深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源，加快館藏民生檔案整理、審查及開(kāi)放步伐，使所有民生相關(guān)檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。特別是針對(duì)當(dāng)前縣檔案館庫(kù)容過(guò)小、保管硬件落后的現(xiàn)狀，要采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。一方面，要通過(guò)加大館藏檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀工作力度，盡量騰出空間，在確保安全的前提下讓更多貴重的檔案及時(shí)進(jìn)館保存。另一方面，對(duì)一些利用率較高，但難以提前移交進(jìn)館的民生檔案資源，要通過(guò)電子文件在線接收、全文數(shù)字化、目錄移交等方式，掌握數(shù)量，整合本區(qū)域各類涉及民生的現(xiàn)行文件和檔案信息。同時(shí)，要逐步將檔案局館的網(wǎng)站作為本縣民生檔案的數(shù)據(jù)平臺(tái)，將不同行業(yè)、部門(mén)的相關(guān)民生檔案信息進(jìn)行集中整合，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

（四）加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，搭建檔案查閱利用平臺(tái)

一是將民生檔案的信息化建設(shè)納入全縣信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的總體規(guī)劃，在全縣建立互聯(lián)互通的民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)體系；二是縣檔案局館要在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快搭建檔案信息查詢利用平臺(tái)，為老百姓查檔維權(quán)構(gòu)建了“快車道”，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。

（五）加大民生檔案資金投入，確保民生檔案工作正常開(kāi)展

一是加大民生檔案工作的投入，將檔案保護(hù)費(fèi)、檔案征集費(fèi)和檔案宣傳教育費(fèi)列入縣級(jí)財(cái)政預(yù)算，并給予檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息化建設(shè)和檔案開(kāi)發(fā)利用等方面的財(cái)力支持，確保民生檔案工作需要；二是各鎮(zhèn)（街道）、縣直各單位要保障本單位檔案工作經(jīng)費(fèi)。

（六）強(qiáng)化監(jiān)管，推進(jìn)民生檔案管理向縱深發(fā)展

要使民生檔案管理工作健康發(fā)展，檔案及各有關(guān)職能部門(mén)要切實(shí)承擔(dān)起歷史賦予的責(zé)任，加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管，主動(dòng)提供服務(wù)。在具體工作中，要做到“三個(gè)超前”：一要超前控制。民生檔案不僅信息面廣、利用率高，而且價(jià)值系數(shù)大，群眾特別關(guān)注，各職能部門(mén)對(duì)該收集、應(yīng)收集的民生檔案要做到建檔對(duì)象一個(gè)不漏，建檔資料齊全完整。檔案行政管理部門(mén)要以實(shí)施國(guó)家檔案局8號(hào)令為契機(jī)，會(huì)同有關(guān)專業(yè)主管部門(mén)共同研究，聯(lián)合制訂各專業(yè)領(lǐng)域檔案管理辦法，將各類民生檔案的管理納入到檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇，爭(zhēng)取早日建立起比較完備的民生檔案管理制度。二要超前監(jiān)管。要通過(guò)法律的、行政的、經(jīng)濟(jì)的手段，管好、用好民生檔案，確保這些重要信息的長(zhǎng)期安全、永久可靠。要通過(guò)不間斷的開(kāi)展專項(xiàng)執(zhí)法檢查和依法監(jiān)管工作，增強(qiáng)各部門(mén)依法管理民生檔案的意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改正民生檔案工作中存在的問(wèn)題，確保民生檔案的安全保管和有效利用，推動(dòng)民生檔案工作步入法制化軌道。三要超前服務(wù)。檔案管理部門(mén)和檔案工作者在民生檔案工作中要發(fā)揮主力軍作用，不僅要積極主動(dòng)地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，謀劃方案，而且要將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與具體指導(dǎo)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)檔案目標(biāo)管理、檔案年檢、考核及示范檔案室創(chuàng)建活動(dòng)等多種形式，幫助、督促各單位提高民生檔案業(yè)務(wù)水平，做好民生檔案管理工作，扎實(shí)推進(jìn)各相關(guān)單位民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)。

（七）創(chuàng)新手段，充分發(fā)揮民生檔案的信息服務(wù)功能

為民生服務(wù)是檔案工作的宗旨和目標(biāo)?？h檔案館要堅(jiān)持以民生需求為導(dǎo)向，采取開(kāi)放服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多種方式，努力向社會(huì)大眾提供檔案信息資源服務(wù)。一是要深化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)開(kāi)發(fā)關(guān)系人民群眾切身利益的重要專題數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案編研產(chǎn)品、打造面向民眾的展覽精品、組織開(kāi)展家庭建檔等活動(dòng)，使普通百姓在利用檔案維權(quán)的同時(shí)，又能充分享受到檔案文化的獨(dú)特魅力。二是要加快檔案服務(wù)利用窗口建設(shè)。要以《政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施為契機(jī)，加快檔案館現(xiàn)行文件服務(wù)中心向政府信息公開(kāi)服務(wù)中心轉(zhuǎn)變，使所有涉及人民群眾直接現(xiàn)實(shí)利益的各類檔案和現(xiàn)行文件能夠更好地為廣大人民群眾服務(wù)。三是要加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)的“內(nèi)外”合作?？h檔案館要積極通過(guò)與其他單位合作開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步密切檔案工作與社會(huì)各方面的關(guān)系，逐步解決當(dāng)前館藏檔案信息內(nèi)容不夠豐富、開(kāi)發(fā)力量不足、經(jīng)費(fèi)緊張和檔案信息開(kāi)發(fā)利用水平不高等方面的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)合作，使檔案工作更好地貼近社會(huì)，融入社會(huì)，服務(wù)大眾，創(chuàng)造出更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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[2]冀成振.關(guān)于民生檔案管理工作的調(diào)研報(bào)告[R].

作者簡(jiǎn)介：徐光明（1960—），男，浙江永嘉人，大學(xué)本科，副研究館員，現(xiàn)供職于永嘉縣檔案局，主要研究檔案管理，檔案開(kāi)發(fā)利用等。