新形勢(shì)下高校辦公室提高工作效率的途徑

摘 要： 高校辦公室是學(xué)校的綜合管理和協(xié)調(diào)部門(mén)，其工作效率直接影響全校教育事業(yè)的發(fā)展。提高辦公室的工作效率對(duì)于學(xué)校的發(fā)展極其重要。本文通過(guò)分析，提出了新形勢(shì)下高校辦公室提高工作效率的途徑。

關(guān)鍵詞： 高校辦公室 工作效率 提高途徑

高校辦公室是學(xué)校的綜合管理和協(xié)調(diào)部門(mén)，在學(xué)校管理中發(fā)揮著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的紐帶和中樞作用。在新形勢(shì)下，高校辦公室的工作水平和效率直接制約全校的整體發(fā)展和進(jìn)步。因此，作為高校的核心管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)，高校辦公室應(yīng)積極探索提高工作效率的途徑，不斷發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督察督辦的重要職能，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展。

一、加強(qiáng)制度建設(shè)

規(guī)范化、制度化是指辦公室工作人員的工作按制定的原則、標(biāo)準(zhǔn)步驟進(jìn)行，將一些常規(guī)性工作按先后順序固定，從而提高工作效率。辦公室的工作突發(fā)性和臨時(shí)性任務(wù)多，工作環(huán)節(jié)程序復(fù)雜，涉及面廣、頭緒多。在這種情況下，沒(méi)有規(guī)范的制度和科學(xué)的管理程序，工作就會(huì)處于混亂和無(wú)序的狀態(tài)。為確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，必須建立一套系統(tǒng)的、完善的管理制度。通過(guò)制度規(guī)范，用制度管人，用制度理事，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。如必須明確崗位職責(zé)，對(duì)辦公室的日常工作進(jìn)行合理分工，落實(shí)到人；建立辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)制度、學(xué)校印章用印制度、學(xué)校公文處理規(guī)定等規(guī)章制度。通過(guò)制度，規(guī)范各項(xiàng)工作的流程，提高工作效率。

二、切實(shí)增強(qiáng)四種意識(shí)

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

作為窗口單位，高校辦公室是為全校教職工、為學(xué)校教學(xué)科研提供服務(wù)的職能部門(mén)，工作中要轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)真落實(shí)中央關(guān)于改變工作作風(fēng)，密切聯(lián)系群眾的有關(guān)規(guī)定，深入基層，積極主動(dòng)、熱情高效地為教職工辦實(shí)事，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，塑造辦公室的良好形象。

（二）增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

隨著高校教育教學(xué)改革的不斷深化及高校機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，辦公室面臨的工作任務(wù)越來(lái)越艱巨，難度越來(lái)越大，新問(wèn)題、新情況不斷涌現(xiàn)。在這種情況下，辦公室必須具有創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)事求是，解放思想，不斷探索提高辦公室工作效率的新思路、新辦法。

（三）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

高校辦公室最重要的三大職能是參謀助手、督查督辦和綜合協(xié)調(diào)，高校辦公室作為學(xué)校綜合協(xié)調(diào)和管理部門(mén)，在學(xué)校的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。只有切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，才能最大限度地發(fā)揮職能，促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。

（四）增強(qiáng)全局意識(shí)

高校辦公室工作必須從學(xué)校整體發(fā)展的宏觀角度出發(fā)，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右，為領(lǐng)導(dǎo)提出具有前瞻性、全局性的建議和意見(jiàn)。

三、不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)

新形勢(shì)下，為更好地發(fā)揮高校辦公室的職能，辦公室工作人員應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

（一）過(guò)硬的思想政治素質(zhì)

高校辦公室作為學(xué)校黨政綜合辦事機(jī)構(gòu)，工作人員要具有過(guò)硬的思想政治素質(zhì)，同時(shí)要對(duì)國(guó)家法律法規(guī)，特別是對(duì)國(guó)家的教育路線和方針政策有較強(qiáng)的理解和分析能力。因此，在日常工作中應(yīng)重視政治理論學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)其思想精髓，提高辨別是非的能力，不斷提高理論修養(yǎng)，并善于以理論指導(dǎo)工作實(shí)踐的開(kāi)展。

（二）吃苦耐勞的奉獻(xiàn)精神

對(duì)高校辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，吃苦耐勞的奉獻(xiàn)精神是必不可少的。辦公室工作人員經(jīng)常會(huì)遇到一些臨時(shí)性和突發(fā)性的任務(wù)，工作頭緒多，工作壓力大，經(jīng)常會(huì)犧牲很多休息時(shí)間，在這種情況下，吃苦耐勞的奉獻(xiàn)精神就顯得極其重要。只有以工作為重，不計(jì)較個(gè)人得失、任勞任怨，以飽滿(mǎn)的熱情投入到工作中，才能真正做好本職工作，成為合格的辦公室工作人員。

（三）精湛的業(yè)務(wù)能力

精湛的業(yè)務(wù)能力是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。辦公室工作的綜合性和復(fù)雜性要求工作人員具備較強(qiáng)的語(yǔ)言文字表達(dá)與寫(xiě)作能力、現(xiàn)代化辦公設(shè)施熟練操作能力和相關(guān)的公關(guān)禮儀知識(shí)。除此之外，高辦公室工作人員還要熟悉國(guó)家法律法規(guī)，尤其是高等教育的相關(guān)法律法規(guī)。只有具備了這些業(yè)務(wù)能力才能勝任辦公室工作。

（四）出色的協(xié)調(diào)能力

高校辦公室是學(xué)校的中樞部門(mén)，是溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的橋梁。如果缺乏出色的組織和協(xié)調(diào)能力，就會(huì)使工作陷入混亂和被動(dòng)。只有具備良好的綜合協(xié)調(diào)能力，才能統(tǒng)籌全局，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。

四、進(jìn)行精細(xì)化管理

進(jìn)行精細(xì)化管理，是高校辦公室提高管理和服務(wù)水平的有效途徑。細(xì)節(jié)決定成敗。辦公室的工作性質(zhì)要求注重細(xì)節(jié)的處理，可以說(shuō)辦公室工作無(wú)小事。小事辦理不好，細(xì)節(jié)處理不當(dāng)，就會(huì)影響全局工作，有時(shí)甚至?xí)斐蓢?yán)重的工作失誤。如一個(gè)來(lái)訪電話如果記錄不清，沒(méi)有恰當(dāng)處理，就可能使學(xué)校工作陷入被動(dòng)。

高校辦公室工作應(yīng)根據(jù)新形勢(shì)進(jìn)行精細(xì)化管理，建立起規(guī)范、高效的學(xué)校行政管理體制和運(yùn)行機(jī)制。辦公室工作人員要形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，以細(xì)致的態(tài)度完成每一項(xiàng)任務(wù)，注意細(xì)節(jié)，確保高效率、零失誤。

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