高等院校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理初探

摘 要： 隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，高等院校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理成為信息時(shí)代的必然要求，人們希望足不出戶便可得到同行業(yè)、相關(guān)行業(yè)的國內(nèi)、國際大量信息，查到必要的、詳盡的、權(quán)威的信息資料，而圖書、情報(bào)、檔案這三者之間相互融通，互為補(bǔ)充，如果能夠在同一平臺(tái)出現(xiàn)，則定會(huì)給受眾帶來便利，更有助于這些資源的利用和推廣。高等院校有將三者統(tǒng)一管理的先決條件，應(yīng)該帶頭實(shí)施。

關(guān)鍵詞： 高等院校 圖書 情報(bào) 檔案 一體化管理模式

近幾年，高等院校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理初露端倪，探討這種管理模式的文章也經(jīng)常見諸雜志，但真正實(shí)行這種管理模式的院校還不多。下面筆者就這種管理模式提出自己的想法，與同仁共同探討。

一、圖書、情報(bào)、檔案一體化的意義

1.現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高度信息化、網(wǎng)絡(luò)化、資源共享的社會(huì)，各高等院校在管理上尤其是在信息管理、資源共享方面要走在社會(huì)其他行業(yè)的前面，圖書、情報(bào)、檔案三者之間既有著內(nèi)在的聯(lián)系，又存在著互補(bǔ)關(guān)系，在科學(xué)研究、理論創(chuàng)新方面有著共同的參考、咨詢、管理作用，如果能夠在一個(gè)部門或者一個(gè)平臺(tái)上共享三者資源，就會(huì)為學(xué)者、研究人員、教師、學(xué)生提供極大的便利，院?？蒲泄芾聿块T、各院系、各研究部門也可以利用此平臺(tái)對(duì)科研項(xiàng)目、研究課題、發(fā)表論文進(jìn)行更好更有效的管理。

2.實(shí)現(xiàn)圖書管理、情報(bào)管理、檔案管理的技術(shù)手段現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段就是指以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，形成信息采集、信息管理、信息傳輸、信息讀取的自動(dòng)化，提高圖書管理、情報(bào)管理、檔案管理的管理水平，由人工管理變?yōu)樽詣?dòng)化、信息化管理，將可以公開的局部信息變?yōu)楣残畔①Y源，滿足不同用戶的特殊需求，使信息資源可以得到充分傳播和共享，而且可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)的不間斷服務(wù)，滿足不同受眾的各種要求。

二、圖書、情報(bào)、檔案一體化的可行性

1.各高等院校都具有圖書、情報(bào)、檔案的資源，只是被分散在各個(gè)部門管理：圖書由圖書館管理，情報(bào)由院校情報(bào)所或雜志編輯部管理，檔案則由各部門、各院系管理，只要能夠把這些散在的資源有效的組合起來建成一個(gè)集成信息網(wǎng)，建立信息資源庫和客戶端，就可以做到技術(shù)上的一體化管理。

2.高等院校的圖書館已經(jīng)具備了較為完善的人才體系和管理體系，但情報(bào)和檔案管理卻被分散在各個(gè)部門，管理人員專業(yè)水平良莠不一，參差不齊，部門檔案管理人員大部分是兼職，各院校完全可以圖書館人才體系為基礎(chǔ)，再遴選一些有情報(bào)管理能力和檔案管理能力的人員，將管理體制做適當(dāng)調(diào)整，即可組成完備的高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理體系，并可建立一支精明強(qiáng)干的有管理能力、有專業(yè)技術(shù)能力的管理人才隊(duì)伍。

3.高等院校的圖書館已基本具備計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)條件，要實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案一體化，在圖書館基礎(chǔ)信息管理技術(shù)手段上只要增加兩個(gè)子系統(tǒng)，改善信息平臺(tái)即可。

4.高等院校的圖書、情報(bào)、檔案是相關(guān)的信息，均為知識(shí)的載體，具有同源性，他們的受眾大體相同，主要針對(duì)的是學(xué)者、教師、學(xué)生，他們的目的就是查閱文獻(xiàn)，資料，檢索最新科技信息。這些工作如果能在一個(gè)平臺(tái)上得以實(shí)現(xiàn)，就會(huì)省去很多不必要的繁雜手續(xù)。每個(gè)圖書館的圖書、情報(bào)都有局限性，如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)互通，就可以打破區(qū)域限制、部門制約，使受眾享受到豐富的資源，節(jié)省寶貴的時(shí)間，提高情報(bào)利用率。

三、圖書、情報(bào)、檔案管理一體化的必要性

1.圖書、情報(bào)、檔案管理一體化是信息時(shí)代的必然要求，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的大容量、數(shù)字化、資源共享、多學(xué)科滲透、傳輸?shù)目焖佟⒓舛丝萍嫉耐茝V，越來越被廣大學(xué)者、教師、學(xué)生所重視，他們要求在一個(gè)平臺(tái)上能夠快速找到他們所需要的各方面材料而絕不僅僅是一兩個(gè)局部的材料。他們要對(duì)某一個(gè)研究課題進(jìn)行篩選、對(duì)比、分析、而后確定研究方向；他們要對(duì)歷史資料做對(duì)比、分析，而后得出自己的結(jié)論；他們要對(duì)自己所學(xué)課程進(jìn)行整理、分析而加深記憶，因此，僅憑一本教科書、幾本參考資料已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了他們的要求。他們要和國際對(duì)接，就要涉獵多方面的知識(shí)豐富自己的頭腦，這是時(shí)代的要求，也是創(chuàng)新的要求，是學(xué)生走向社會(huì)的要求。

2.圖書、情報(bào)、檔案管理一體化可以節(jié)約資源，減少浪費(fèi)。高等院校的某些圖書、情報(bào)、本是各個(gè)院系可以共享的，但由于條塊分割造成各部門自己訂閱，往往造成大量的重復(fù)訂閱，不能達(dá)到共享的目的，浪費(fèi)了資源和經(jīng)費(fèi)。

3.圖書、情報(bào)、檔案管理一體化便與行政和技術(shù)管理。一些情報(bào)、檔案管理人員分屬各個(gè)部門管理，而每個(gè)部門都沒有把這項(xiàng)工作像對(duì)待教學(xué)一樣充分重視起來，各念各的經(jīng)、各唱各的調(diào)，管理很不規(guī)范，而且信息化管理要求這些情報(bào)、檔案管理人員要有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，而現(xiàn)實(shí)卻正好相反。他們專業(yè)性不強(qiáng)，技術(shù)管理能力較差，又有很多人是兼職，沒有學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，也沒有與同行交流的機(jī)會(huì)，再加之部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面管理不重視，可管可不管，因此不能全心全意投入到此方面工作中，給情報(bào)、檔案的管理造成困難。如果實(shí)行一體化，一個(gè)部門管理，從整體出發(fā)，兼顧各方面的特殊性，則既便于行政管理，調(diào)動(dòng)圖書、情報(bào)、檔案管理人員的積極性，提高他們的自身素質(zhì)，又可以有充分的精力、時(shí)間提高他們的業(yè)務(wù)水平。這樣既使其技術(shù)管理水平得以提高，建立一支高效的專業(yè)化人才隊(duì)伍，又能建立新的服務(wù)理念和服務(wù)架構(gòu)，為廣大師生員工提供更好的服務(wù)。