檔案信息資源管理與開發(fā)利用之管見

[摘 要]檔案信息資源是一項(xiàng)巨大的無(wú)形資產(chǎn)。檔案信息資源可以整合各種社會(huì)資源、人力資源、經(jīng)濟(jì)資源、生產(chǎn)要素資源等，創(chuàng)業(yè)發(fā)展的良好的經(jīng)濟(jì)，社會(huì)環(huán)境，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供智力、信息資源保障。檔案信息管理、信息資源開發(fā)利用要以“科學(xué)發(fā)展觀”為指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域，不斷提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用

[中圖分類號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）04 — 0107 — 02

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)信息資源的開發(fā)利用，已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)和選擇。我們知道，信息資源已經(jīng)是現(xiàn)代社會(huì)重要的戰(zhàn)略資源，當(dāng)然，檔案信息資源的開發(fā)利用也不例外。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是歷史軌跡所形成的綜合信息資源的重要組成部分，其信息資源蘊(yùn)藏豐富。能夠最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案管理工作的最終目的。做好此項(xiàng)工作意義重大，事實(shí)表明，檔案信息資源開發(fā)利用是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，是對(duì)人類財(cái)富的集聚創(chuàng)造和升華。如果該項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作力度大，就可以充分發(fā)掘和利用檔案的潛在價(jià)值，進(jìn)而最大限度地創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。做為此項(xiàng)工作，需要全社會(huì)的大力支持和幫助，并與時(shí)俱進(jìn)和科學(xué)有序地發(fā)展。

作為檔案信息資源開發(fā)利用，就要切實(shí)強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的能力，提高工作水平。比如，注重做好信息、資料收集工作；不斷地豐富館藏及檔案的內(nèi)容；處理好保密與開發(fā)工作三面的關(guān)系；在檔案利用的廣度、深度以及提高服務(wù)質(zhì)量方面下大力氣；主動(dòng)積極、多渠道、多層次、全方位地開發(fā)與利用檔案資源信息；開拓新領(lǐng)域，開發(fā)新局面；加大現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛適用，利用信息網(wǎng)絡(luò)宣傳推介檔案工作，提高檔案管理工作者的自身與整體隊(duì)伍素質(zhì)，注意高端人才的引進(jìn)，以更好地促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的順利開展。

一、切實(shí)加大檔案開放力度，滿足檔案信息資源開發(fā)利用需求

完善管理體制。各級(jí)各類檔案部門要明確檔案密級(jí)，時(shí)刻遵循“開放檔案的最大化，檔案保密范圍最小化”的基本原則，切實(shí)做好相關(guān)級(jí)別檔案保密工作，確保國(guó)家機(jī)密不外泄，維護(hù)好檔案所有權(quán)者的利用和權(quán)力。加快檔案的開放進(jìn)程及開放力度。加快鑒定到期檔案的速度，視程度輕重予以必要的銷毀，依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快的展示并予以開放，建立科學(xué)的降解密制度，正確處理適度保密與全面開發(fā)的關(guān)系，建立健全適應(yīng)依法行政、建設(shè)法治政府要求的檔案行政管理體制。加快建立與檔案行政管理相適應(yīng)的權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范的檔案行政執(zhí)法體制，加強(qiáng)對(duì)檔案行政職權(quán)的監(jiān)督和制約，進(jìn)一步健全和完善檔案行政執(zhí)法責(zé)任制、評(píng)議考核制和執(zhí)法過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制。做好已到開放期的檔案規(guī)劃控制與解密等工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、教育、醫(yī)療、歷史等方面的檔案可根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定和條例，通過(guò)各種合法程序向社會(huì)開放，使之被社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人等及時(shí)利用。

二、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，打好檔案信息資源利用的基礎(chǔ)

擁有檔案是開發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)。檔案資源是第一要素，沒(méi)有大量的檔案，開發(fā)利用就是空談。為此，檔案資源建設(shè)就成為關(guān)系檔案發(fā)展與興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工程，故而最大限量地收集檔案資源就是檔案信息資源利用的前提和保障。事實(shí)證明，只有加強(qiáng)檔案資源管理注重檔案的收集工作，檔案信息資源開發(fā)利用才會(huì)做得更好，檔案收集是檔案信息資源開發(fā)利用的前提和起點(diǎn)，沒(méi)有更好地收集就不會(huì)有更好的利用；有更多更好的利用，反過(guò)來(lái)就會(huì)更好的促進(jìn)檔案信息資源的收集，二者是相互促進(jìn)的，互為條件的關(guān)系。所以說(shuō)，檔案部門要及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地收集的檔案資料。豐富館藏，最大限度地?cái)U(kuò)大征集和接受檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，把控一切可以被利用的原始、客觀、真實(shí)、可靠、詳實(shí)檔案，不斷豐富檔案信息資源這一知識(shí)和信息寶庫(kù)，打好開發(fā)和利用的基礎(chǔ)，為開發(fā)利用提供充分條件。同時(shí)，面對(duì)當(dāng)今信息電子時(shí)代，要對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，例如，采用計(jì)算機(jī)數(shù)字方式把眾多的檔案資源儲(chǔ)存起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為網(wǎng)絡(luò)傳輸建立充足的數(shù)據(jù)庫(kù)資源。

三、通用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平

實(shí)踐證明，高質(zhì)量、快速度進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，是及時(shí)而科學(xué)的使用現(xiàn)代化信息技術(shù)。現(xiàn)代信息技術(shù)手段可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質(zhì)量和檔案信息的傳遞技術(shù)，比如，使檔案工作者早早脫離手工操作的勞苦，使科學(xué)合理利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也為共享檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以，積極主動(dòng)地利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，及時(shí)而全面地傳遞信息，是更好地開發(fā)利用檔案信息資源的主要途徑之一。

而在我國(guó)，主要以館藏介紹、目錄查詢等為主利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然存在；館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國(guó)內(nèi)較為鮮見。據(jù)報(bào)道，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流，以滿足社會(huì)利用者的多樣化需求。

同國(guó)外一些國(guó)家相比，差距顯得尤為突出，這說(shuō)明我國(guó)目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。檔案信息資源共建共享缺乏國(guó)家的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控、缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障，不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，戰(zhàn)略約束力尚顯不足，致使與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、應(yīng)用軟件的開發(fā)與手段應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問(wèn)題。

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)等高科技進(jìn)入檔案信息資源管理開發(fā)利用領(lǐng)域已不成問(wèn)題，一些檔案部門（檔案館、所）等已將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入檔案開發(fā)利用和管理領(lǐng)域，并且成效顯著，工作效率成倍提高。這樣，加大計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，為檔案信息開發(fā)利用工作配備復(fù)印設(shè)施、簡(jiǎn)易機(jī)械等，以便實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用的管理現(xiàn)代化。這種現(xiàn)實(shí)情況，要求檔案信息資源的建設(shè)方式向適應(yīng)新形勢(shì)需要的方向發(fā)展，這無(wú)疑是對(duì)轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)利用模式的一種挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和實(shí)現(xiàn)的需要，應(yīng)

將不同載體的不同表現(xiàn)形式的檔案信息，盡快地轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化和傳輸目的。建立高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的媒體，全文數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開展檔案計(jì)算機(jī)檢索、檔案信息傳遞（網(wǎng)絡(luò)）、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)絡(luò)檔案信息的開發(fā)利用，公開發(fā)布檔案信息，提供檔案的宣傳與指導(dǎo)，

四、強(qiáng)化檔案編研能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用

編研工作是把檔案承載的信息用靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由服務(wù)的傳統(tǒng)性向服務(wù)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。通過(guò)檔案基礎(chǔ)資源—檔案未成品—加工成檔案信息成品這一過(guò)程向社會(huì)提供服務(wù)，使利用者上直接獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。這是開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段，加大編研工作的力度，提高編研的檔案的水平，確立編研工作中心能地位，是加快推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然結(jié)果。

檔案編研質(zhì)量對(duì)深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著十分重要的作用和影響。檔案研究及管理工作者只有參與社會(huì)活動(dòng)，了解用戶的檔案要求，從中確定編研項(xiàng)目，進(jìn)行更有實(shí)效和使用價(jià)值的編研，才可能做好檔案的編研工作。潛心寫出一批時(shí)效性強(qiáng)、特色性、專業(yè)性、使用性明顯的編研成果，確保檔案成品的質(zhì)量。所以說(shuō)，加快檔案信息增強(qiáng)速度，充分滿足領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大NpiXyhq3OnDL9e0DBxivAjqli3YWq3ml8VlVrP7FB+4=檔案利用者的信息要求，是提高檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵之一。

五、提高檔案服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策和環(huán)境

迅速提取檔案的有效手段是決策工具，編制檔案檢索工具作用很大。實(shí)際工作中，我們本著信息實(shí)用、方便、迅捷、準(zhǔn)確等高校原則，采用現(xiàn)代高科技信息管理技術(shù)等服務(wù)手段，優(yōu)化檢索手段，提高服務(wù)效率。

檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)是檔案的利用，沒(méi)有利用就沒(méi)有檔案存在的意義?！稒n案法》指出，檔案的利用是指對(duì)檔案的閱讀、瀏覽、復(fù)制和摘錄等。要最大限度地為各方面對(duì)檔案利用的需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供便捷服務(wù)和提高查找率和查全率。主動(dòng)擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域，開展多層次、多渠道、全方位的檔案信息服務(wù)。

六、以循環(huán)效益為導(dǎo)向，使檔案信息資源開發(fā)利用走向市場(chǎng)

檔案信息是檔案研究和管理者智慧的結(jié)晶，凝聚著每位工作者的勞動(dòng)，故檔案信息是無(wú)形資產(chǎn)。為此，在提供相關(guān)的信息服務(wù)時(shí)，應(yīng)適量適應(yīng)有償轉(zhuǎn)讓，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，收取相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)，讓信息資源產(chǎn)生一定的社會(huì)效益，和經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)階段，我們應(yīng)把檔案工作直接融入市場(chǎng)，服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，躋身經(jīng)濟(jì)工作的前臺(tái)，擔(dān)當(dāng)起為黨和政策決策服務(wù)的行列當(dāng)中，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展出謀劃策并擔(dān)當(dāng)起助理決策的重要角色，這也是檔案信息資源開發(fā)利用的重點(diǎn)，是做好檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑。檔案信息作為進(jìn)入市場(chǎng)，接受競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律的制約，可以調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，做好各項(xiàng)工作，提高利用效率，更好的為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

七、加強(qiáng)人性化服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息管理開發(fā)利用需要

檔案管理部門如何開發(fā)利用檔案信息資源，是未來(lái)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及完成十八大宏偉目標(biāo)的重要方面。檔案部門要適應(yīng)社會(huì)需求，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，讓檔案信息資源發(fā)揮重大的效率。

檔案部門的信息資源門類眾多，如文書檔案、企事業(yè)、科研單位、人事部門形成的檔案等等。各門類檔案信息資源都是國(guó)際民生所必要的。當(dāng)今時(shí)代利用好檔案信息資源，不僅可以節(jié)約成本，還將會(huì)不斷的推進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)的繁榮發(fā)展。為此，檔案管理和研究者要克服過(guò)去的陳舊思想，樹立現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益資源的認(rèn)識(shí)和理念，以社會(huì)需求為目標(biāo)、為目的，以優(yōu)化檔案信息資源，最大限度地開發(fā)出更多的社會(huì)需要的社會(huì)信息資源。

國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃也已經(jīng)明確規(guī)定，加快檔案整理鑒定的進(jìn)度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進(jìn)技術(shù)，為社會(huì)各界提供服務(wù)。打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，搞好電子文件（檔案）備份中心建設(shè)。這也就為我們大力發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)展指明了發(fā)展方向，更為該項(xiàng)事業(yè)的繁榮提供了廣闊的空間。

新時(shí)期，我們要研發(fā)社會(huì)需求，提高信息質(zhì)量，檔案部門要以開放的意識(shí)，通過(guò)自身的特點(diǎn)，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，開座談會(huì)，業(yè)務(wù)咨詢等方式，研究社會(huì)所需，主動(dòng)分析市場(chǎng)，研究用戶需求，密切關(guān)注重大工程，加大科研項(xiàng)目、高薪技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)發(fā)展等方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)，制定切實(shí)可行的規(guī)劃，把開發(fā)利用檔案信息資源落到實(shí)處。

加大利用空間提高服務(wù)效果。檔案信息的價(jià)值只有在人們的應(yīng)用中才能顯示出來(lái)。社會(huì)利用的需要是決定檔案價(jià)值關(guān)系的主要因素。如掌握史料，研究及發(fā)展規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等都離不開檔案。同時(shí)，我們要就信息資源開發(fā)利用的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，采用先進(jìn)而科學(xué)的管理方法，做到“洋為中用、古為今用、外為我用”積極爭(zhēng)取社會(huì)各界對(duì)檔案信息管理開發(fā)利用的支持和認(rèn)可。我們還要建設(shè)一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍，以適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展需求。這支隊(duì)伍必須掌握相關(guān)的各類知識(shí)和技能，特別是信息化知識(shí)及外語(yǔ)水平。同時(shí)，我們還要著眼于新型人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)一批高級(jí)檔案人才，實(shí)現(xiàn)人才更新。

〔責(zé)任編輯：杜 宇〕