人事檔案管理的新思路

[摘 要]人事檔案是獲取人才信息資源的重要渠道，更是企業(yè)挑選人才、選賢舉能的重要工具。因此，管理好人事檔案對人才資源的開發(fā)和利用來說具有非常重要的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，以及市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，事業(yè)單位在人事檔案管理方面也暴漏出了越來越多的問題，材料內(nèi)容缺失、信息不真實(shí)等問題嚴(yán)重影響了企業(yè)對人才使用的積極性，而且隨著信息化的不斷發(fā)展，人們對檔案管理的要求也變的更高，因此，加強(qiáng)人事檔案管理體制的改革，探索和研究社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新思路對我國檔案管理工作的完善有著重要的意義。本文從人事檔案的概念入手，分析了目前人事檔案管理中存在的問題，提出了未來人事檔案管理的新思路，希望對我國人事檔案的管理有一定的指導(dǎo)和借鑒作用。

[關(guān)鍵詞]人事檔案，管理，新思路

[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）04 — 0105 — 02

一、人事檔案的概念

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，一直以來執(zhí)行的是隨人走制度，它比較真實(shí)的客觀記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個人德、能、勤、績等方面的材料?！?〕

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

（一）對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥無味的工作，它不能像其他重要管理工作一樣能給單位帶來一定的利益，因此，長久以來都不受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而且相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案工作無非就是一些保管性質(zhì)的工作，只要能保證材料的安全，不出現(xiàn)丟失、泄露的現(xiàn)象就行。因此在現(xiàn)實(shí)的工作中，大部分領(lǐng)導(dǎo)就會忽視人事檔案管理的重要性，使其一直處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。而且在人員配備方面，人事檔案管理方面的工作并沒有專職的人員來做，大多是由人事人員兼職做管理，但人事人員由于工作量大，就會出現(xiàn)對檔案管理工作投入的精力不足，因此會嚴(yán)重影響檔案管理水平。此外，在人事檔案的設(shè)備管理上，多數(shù)單位都沒有單獨(dú)的人事檔案管理管，都是和其他辦公區(qū)域合用，也沒有防盜、防潮等安全保護(hù)措施，使得檔案由于存放時間較長的原因，紙張也開始變的發(fā)黃、發(fā)硬，甚至出現(xiàn)褪色、字跡模糊的現(xiàn)象，造成檔案以后查詢的困難。

（二）人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和市場化程度的日益加深，人才流動現(xiàn)象日益頻繁，人們不會再像以前那樣會長期固定在某一個工作的崗位上，越來越多的人會根據(jù)自己的興趣愛好去選擇跳槽，為了找到自己感興趣的工作，很多人員不會顧及原來單位的再三挽留，即使單位會拿檔案作為要挾，很多人也不會輕易妥協(xié)，依然決定了選擇放棄檔案。而且隨著社會的發(fā)展，很多單位并不看重員工的檔案，只要能為企業(yè)帶來效益就可以留下工作，這也使得社會上越來越多的人不看重檔案而選擇棄檔。據(jù)不完全統(tǒng)計，截止到2006年底調(diào)查的時候，全國至少出現(xiàn)了60多萬份與主人失去聯(lián)系的檔案，即使目前勞動部門已經(jīng)出臺了相關(guān)政策去解決流動人員的檔案調(diào)動問題，但是還是出現(xiàn)了較多棄檔的現(xiàn)象，而且這些問題也給當(dāng)前的用人單位帶來了很大隱藏危機(jī)。

（三）檔案材料的缺漏

收集是完善人事檔案管理工作的重要步驟，人事檔案材料的收集必須及時，才能保證檔案內(nèi)容的完整。然而目前從各個事業(yè)單位檔案材料的收集方面來看，大多數(shù)企業(yè)都存在著檔案內(nèi)容材料缺失的現(xiàn)象。造成檔案內(nèi)容材料缺失的原因主要有以下三方面：第一，由于事業(yè)單位部門較多，就使得檔案收集范圍擴(kuò)大，而且在檔案管理制度方面還沒有一定的管理規(guī)范，因此實(shí)施起來就比較困難；第二，檔案管理部門工作人員的責(zé)任心意識不強(qiáng)，因?yàn)樗麄兺ǔＬ幱诒粍拥墓ぷ鳡顟B(tài)，因此就不會有及時主動去收集材料的意識，而且對檔案材料管理查漏的工作力度也不夠大，通常都是事后才發(fā)現(xiàn)材料的缺失；第三，干部職工人員對檔案的重視不夠，在最開始填寫檔案表的時候就經(jīng)常是敷衍了事，能省則省，也在一定程度上造成了檔案信息的缺失。

（四）人事檔案利用水平低的問題

人事檔案是查看人力資源信息的重要方式之一，是服務(wù)于人事工作，為人事決策提供參考的依據(jù)，應(yīng)該得到有效的利用。但目前，檔案管理工作過于強(qiáng)調(diào)其保密性，忽視其利用性，致使檔案的利用率低，查看的手續(xù)比較繁瑣，因此就大大降低了人事檔案存在的價值，給社會資源也帶來一定的浪費(fèi)。而且即使得到利用，也只是單一的查看性質(zhì)的利用，使得檔案管理工作始終處于一種被動的狀態(tài)，本來檔案管理工作就是一個保密性比較強(qiáng)、比較規(guī)范的工作，沒有一定的制度約束，被動的利用現(xiàn)象更使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從。

（五）管理制度相對落后

目前，在檔案管理的手段上，大多數(shù)事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的手工操作的方式。有些單位甚至采用純手工的方式進(jìn)行編輯檢索，導(dǎo)致人事檔案材料不能及時歸檔整理。雖然有些單位已經(jīng)開始采用電腦的方式管理信息，但還僅僅停留在查看目錄的階段上，不能充分運(yùn)用信息化的手段來提高自己的工作效率和工作質(zhì)量。此外，在人事檔案的分類管理上，大多都是沿襲傳統(tǒng)的分類方法，多是反映個人的經(jīng)歷和家庭情況，很少有反應(yīng)工作能力、實(shí)際業(yè)績的信息，因此，千篇一律的內(nèi)容對人事來說不能產(chǎn)生多大的使用價值，為企業(yè)選撥人才也造成了一定困難。

三、人事檔案管理的新思路

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作要想得到充分的發(fā)展，首先就要能夠受到領(lǐng)導(dǎo)部門的重視，給領(lǐng)導(dǎo)貫徹檔案管理的重要性，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。其次，要使單位領(lǐng)導(dǎo)能把檔案管理工作當(dāng)做是長期發(fā)展規(guī)劃中的重要部分，把檔案管理納入到日常工作的考核范圍，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。第三，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，委派專職人員進(jìn)行檔案管理的工作，不管從思想上，還是行動上，都要加大對檔案管理的重視程度。

（二）建立健全人事檔案管理工作制度

建立健全人事檔案管理工作制度，是提高檔案管理工作制度化水平的重要方法。所謂：“無規(guī)矩不成方圓”，只有具備了標(biāo)準(zhǔn)的工作制度，才能加快檔案管理工作的進(jìn)程。目前，在檔案管理工作中，基本上是處于一種無章可循、無方向性的工作狀態(tài)，而且由于檔案管理工作比較瑣碎，工作量也比較大，因此，必須根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況去制定一些規(guī)章制度，讓檔案管理工作也變得有章可循。尤其要重視對檔案計算機(jī)輔助管理制度的建設(shè)，嚴(yán)格要求檔案材料的收集整理，嚴(yán)明紀(jì)律，杜絕虛假信息的存檔。此外，還要明確檔案管理的工作細(xì)則，把工作做到細(xì)處，這樣才能保證檔案材料的更加全面、真實(shí)和完整，在人力資源的利用方面也可以做到準(zhǔn)確、實(shí)用，真實(shí)。

（三）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè) 加大培訓(xùn)力度

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性和專業(yè)性都比較強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，人事檔案管理也是需要一批具有高素質(zhì)、高學(xué)歷和復(fù)合型的人才。因此，我們必須加強(qiáng)對管理人員在政治素養(yǎng)、專業(yè)技能方面培訓(xùn)力度，不斷提高管理人員的政治水平和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)具有多方面素質(zhì)的復(fù)合型人才。同時也要不斷培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神，堅持學(xué)用結(jié)合，注重因材施教，讓他們能夠全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的先進(jìn)知識和先進(jìn)技術(shù)。此外，單位方面也要為管理人員創(chuàng)造一些機(jī)會去學(xué)習(xí)和提升，比如可以引用競爭機(jī)制，競聘上崗的工作制度，提高管理人員工作的積極性和創(chuàng)作性。

（四）加大對硬件設(shè)施的投入 進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

保證人才信息檔案的完整與安全是檔案管理工作的關(guān)鍵，但要想做好這項(xiàng)工作，除了要加強(qiáng)對人才的培育之外，還要不斷加大對硬件設(shè)施的投入力度，不斷完善和提高檔案管理的硬件設(shè)備，為檔案管理工作配置足夠面積的檔案室、閱檔室、電腦、空調(diào)等硬件設(shè)施。同時要引進(jìn)信息化技術(shù)，加大計算機(jī)在檔案管理方面的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，真正做到物盡其才，人盡其用。

（五）完善人事檔案管理材料收集的渠道

首先要建立一套完善的檔案管理材料收集制度，使得檔案從收集、存檔到最后交檔統(tǒng)一管理，都有制度可循。其次，要建立暢通的材料收集渠道。收集材料是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，但這個基礎(chǔ)性工作對員工來說是其任免、晉升、提高工資待遇的依據(jù)，因此，要讓員工能夠認(rèn)識到檔案的重要性，可以主動的去提交材料。第三，要增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，提高工作積極性。檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（六）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)是適應(yīng)社會發(fā)展、提高管理工作效率，更好服務(wù)于人事的需求。紙質(zhì)檔案的保存通常會因?yàn)橐恍┉h(huán)境因素破壞或損壞檔案內(nèi)容，而且紙質(zhì)的檔案管理在查看和尋找方面，都有一定的難度，這在一方面就加大了管理人員的工作難度。而信息化的發(fā)展為保持檔案的完整性提供了一定的便利，而且也不易損壞。加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，就是要利用計算機(jī)根據(jù)不同的人物和不同的類型進(jìn)行分類管理，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系，而且信息化的檔案管理可以及時準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。此外，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也為檔案信息收集帶來一定的便利。事業(yè)單位可以充分利用計算機(jī)尋找信息資源，可以做到一方收集，多方共享的效果。而且信息系統(tǒng)的運(yùn)用，可以從中更方便了解人員調(diào)動信息，員工也可以通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞檔案材料。這為檔案管理工作可以帶來極大的便利。

四、結(jié)論

雖然目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面做出了一些成績，但是距離單位發(fā)展、時代要求還有很大的差距，因此，事業(yè)單位必須從實(shí)際出發(fā)對人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，加大投入力度搞好本單位的信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門考察干部、選撥錄用有用人才提供真實(shí)可靠的檔案資料?？傊Ｍ覈拿總€事業(yè)單位都能不斷完善和改進(jìn)人事檔案的管理工作，使人事檔案的利用煥發(fā)出新的活力與生機(jī)，使人事檔案的管理模式更加充實(shí)與現(xiàn)代化，這也將為我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人力資源水平的提高提供強(qiáng)有力的保障。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕李兵琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業(yè)管理與科技，2009，（34）.

〔2〕吳琪.淺析人事檔案管理〔J〕.現(xiàn)代企業(yè)教育，2008，（06）.

〔3〕王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究〔J〕.民風(fēng)，2008，（09）.

〔4〕劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進(jìn) 〔M〕.鄭州：河南省社會科學(xué)界聯(lián)合會，2009.

〔5〕王建芳.如何提高檔案信息自動化的應(yīng)用水平 〔M〕.鄭州：河南省檔案局，2009.

〔6〕段榮婷.論國際檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及我國的對策〔M〕.北京：科學(xué)技術(shù)學(xué)會，2008.琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業(yè)管理與科技，2009，（34）.

〔責(zé)任編輯：杜 宇〕