試論如何做好事業(yè)單位檔案保密工作

[摘 要]檔案對(duì)于個(gè)人或者集體來(lái)說(shuō)都有著非同凡響的意義，尤其今天各種外來(lái)的勢(shì)力想要通過(guò)各種檔案內(nèi)容窺探中國(guó)的發(fā)展，因此，檔案保密工作對(duì)我們來(lái)說(shuō)就顯得格外重要。本文從檔案及其保密工作的重要性出發(fā)，系統(tǒng)的闡述了如何做好檔案保密工作的方法，給保密工作新的啟迪。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；保密工作；方法

[中圖分類(lèi)號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）04 — 0103 — 02

檔案對(duì)于每一個(gè)人，每一個(gè)單位組織來(lái)說(shuō)都是極為重要的。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)的見(jiàn)證，是最原始的資料記載，所以它具有獨(dú)特的法律效力和其他任何證件都沒(méi)有的特殊功能，檔案將跟隨一個(gè)人一生，成為每一個(gè)人晉升職稱(chēng)，工資調(diào)整，辦理退休等工作必不可少的有效憑證?，F(xiàn)在企事業(yè)單位，各種團(tuán)體組織為了更好的了解應(yīng)聘者的身份背景，個(gè)人檔案就成為他們了解個(gè)人的必要途徑甚至是唯一途徑，所以檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)有著重要的作用。對(duì)事業(yè)單位而言同樣重要，對(duì)這種組織性的群體來(lái)說(shuō)，很多檔案關(guān)系到單位的發(fā)展前途甚至國(guó)家的發(fā)展前途，如果有檔案的流失就會(huì)給單位國(guó)家?guī)?lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。就此來(lái)看，檔案不論對(duì)什么樣的擁有者來(lái)說(shuō)都是十分重要的，因此檔案的保密工作也就成為檔案管理的重要組成部分，它在保護(hù)檔案的安全中起著無(wú)可替代的作用，因此如何做好檔案的保密工作也成為現(xiàn)在很多學(xué)者和領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門(mén)重要研究的內(nèi)容。

第一，做好檔案的審查工作。審查是檔案工作的必經(jīng)一步，也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是自己責(zé)任義務(wù)的重要體現(xiàn)。如何判斷檔案管理是否到位是否良好除了在日產(chǎn)工作中的比較以外很重要的參考就是與最初狀態(tài)的比較，所以認(rèn)真審查檔案是做好檔案保密工作的第一步。檔案有絕密檔案和非絕密檔案之分，同時(shí)絕密檔案又有一定的時(shí)間限制，因此審查好檔案屬于哪一類(lèi)的才能分門(mén)別類(lèi)的將檔案整理歸類(lèi)，保存良好。對(duì)于絕密檔案的管理必須是非常嚴(yán)格的，它關(guān)系這事業(yè)單位甚至國(guó)家的前途命運(yùn)，所以國(guó)家對(duì)于絕密檔案保密的制度是非常嚴(yán)格的。將兩類(lèi)檔案分類(lèi)存放好之后就是確定保密的時(shí)間，對(duì)于有一定期限的檔案來(lái)說(shuō)，我們根據(jù)時(shí)間的不同將檔案存放在不同的地方，在絕密期內(nèi)就要按照絕密的標(biāo)準(zhǔn)保密，等保密期過(guò)我們就不需要浪費(fèi)那么多的人力物力從事這份檔案的保管，他也就與一般檔案沒(méi)有兩樣。所以做好第一步的審查是對(duì)檔案清晰分類(lèi)的必要步驟，也是提高保密工作效率，合理調(diào)動(dòng)人力資源的重要前提。

第二，加強(qiáng)制度管理和法律約束。檔案不論哪一種都需要保密，是對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)更是對(duì)集體負(fù)責(zé)，因此每一個(gè)單位都應(yīng)該對(duì)檔案管理問(wèn)題提供嚴(yán)格的檔案保密制度，保密不是通過(guò)說(shuō)教就能夠引起人們足夠重視的，所以嚴(yán)格的制度和懲戒是提高檔案保密度的有效措施。對(duì)于絕密性的檔案不必多說(shuō)，一旦有對(duì)這類(lèi)文件泄密的情況嚴(yán)格按照國(guó)家的法律要求嚴(yán)懲不貸，但是對(duì)一般檔案的管理保密我們同樣不能忽視。比如說(shuō)檔案的調(diào)閱，檔案被不屬于檔案管理的人員調(diào)走，這些人是否有保密意識(shí)，是否能夠?qū)n案內(nèi)容保密我們都不得而知，所以我們必須做好記錄，也必須對(duì)每一個(gè)人都要有制度約束，讓每個(gè)人能夠在外力的控制下保密檔案。

認(rèn)真落實(shí)檔案安全保管、保密制度的建立及執(zhí)行，確保安全。加強(qiáng)對(duì)檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度的落實(shí)，實(shí)行檔案專(zhuān)人保管，專(zhuān)人查閱，集中歸檔，認(rèn)真執(zhí)行《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)制度，并按照各項(xiàng)規(guī)章制度的要求認(rèn)真落實(shí)整改。

加強(qiáng)各級(jí)工作人員的崗位職責(zé)的建設(shè)，完善檔案管理措施，認(rèn)真抓好落實(shí)，嚴(yán)防泄密。繼續(xù)加強(qiáng)各級(jí)工作人員的崗位職責(zé)的建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，增強(qiáng)單位各工作人員的檔案意識(shí)。依照相關(guān)法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)文件材料收集和鑒定銷(xiāo)毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。制定并實(shí)施了較為有效的措施：一方面，加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對(duì)各類(lèi)檔案庫(kù)存、接收、銷(xiāo)毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，保證為志辦各項(xiàng)工作提供優(yōu)良的服務(wù)；嚴(yán)格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。嚴(yán)格執(zhí)行《借閱規(guī)則》及《賠償制度》，做好保密工作。主動(dòng)接受主管部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。

第三，加強(qiáng)硬件軟件建設(shè)，實(shí)行了規(guī)范化管理。為了檔案的規(guī)范化保密管理，使用檔案柜，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。堅(jiān)持不懈地做好以下幾方面的工作：一是在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，機(jī)關(guān)文書(shū)材料均按照新的歸檔要求進(jìn)行整理。二是推行各股室業(yè)務(wù)檔案資料由兼職檔案員預(yù)先組卷，綜合檔案在接收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對(duì)不完善的待完善后再上交。三是認(rèn)真落實(shí)八防措施，堅(jiān)持測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度，添置防蟲(chóng)、防霉藥劑，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；四是在正常管理的同時(shí)注重檔案的開(kāi)發(fā)利用，編制各類(lèi)案卷目錄等多種檢索工具，編制了組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等編研材料。嚴(yán)格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)利用檔案登記簿，建立利用效果登記簿。

第四，加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，提高檔案管理效率。首先，我們可以通過(guò)對(duì)員工的培訓(xùn)提高對(duì)檔案保密工作的能力和意識(shí)。檔案管理員每天與檔案接觸，對(duì)其中一些內(nèi)容的接觸自然比其他人多，所以要保證檔案的保密首先要提高檔案管理員的保密意識(shí)，讓他們通過(guò)培訓(xùn)提升檔案外泄的敏感度，對(duì)一些不法行為自覺(jué)抵制。其次，在招聘檔案管理員的時(shí)候應(yīng)該盡量招聘專(zhuān)業(yè)人才，既然檔案對(duì)于個(gè)人或者集體來(lái)說(shuō)都如此重要，那么提高對(duì)檔案的管理就成為順理成章的事情，所以企業(yè)單位應(yīng)該改變以前的錯(cuò)誤觀念，認(rèn)為任何人都可以從事這份工作，應(yīng)該從人才引進(jìn)的時(shí)候就注意對(duì)檔案管理工作的重視。檔案管理專(zhuān)業(yè)人員有著專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)，對(duì)保密工作的重視程度和敏感度都比一般人高很多，所以只有通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員管理才能提高檔案的保密程度。最后，提高員工的職業(yè)道德，堅(jiān)持檔案保密工作的職業(yè)原則。不同的職位有不同的要求，不同的崗位有不同的職業(yè)道德，雖然我們有著共同的職業(yè)道德應(yīng)該遵循，但是對(duì)于各個(gè)不同的職業(yè)我們應(yīng)該堅(jiān)持各自的職業(yè)操守，檔案管理員應(yīng)該自覺(jué)遵循保密檔案，管理檔案的職業(yè)原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成好自己的本職工作。

最后，加強(qiáng)保密工作的宣傳，提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。保密工作人人有責(zé)，并不是說(shuō)保密是一個(gè)人的責(zé)任。如今新聞的自由與隱私的保護(hù)成為一種公開(kāi)對(duì)立的矛盾，就是因?yàn)槿藗儗?duì)于一些個(gè)人隱私的好奇才有了這樣的市場(chǎng)，檔案保密也一樣。不能避免單位中一些人好奇心比較重，對(duì)個(gè)人檔案比較感興趣，所以單位應(yīng)該做好宣傳工作，告誡每一個(gè)員工檔案保密的重要性，讓每一個(gè)人都能從思想上重視起來(lái)，自覺(jué)杜絕泄密的事情發(fā)生，提高自我保護(hù)意識(shí)也提高保護(hù)其他人檔案的意識(shí)，每一個(gè)人都能從自己做起檔案保密工作才能有更大的發(fā)展空間。另外領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此給予應(yīng)有的重視，領(lǐng)導(dǎo)作為一個(gè)單位的核心，價(jià)值取向，對(duì)某件事情的重視程度就能很大程度上左右員工的選擇，所以領(lǐng)導(dǎo)足夠重視才能形成一種上行下效的有效保密體系，幫助保密工作的更好開(kāi)展。

領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案安全意識(shí)和檔案設(shè)施建設(shè)及檔案信息系統(tǒng)的安全管理，規(guī)范操作。檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。重視檔案安全工作，實(shí)行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，加強(qiáng)對(duì)檔案安全、保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立完善檔案管理負(fù)責(zé)制，明確各項(xiàng)職責(zé)，將檔案工作落到實(shí)位，才能保障檔案安全工作的順利開(kāi)展。檔案工作者警鐘長(zhǎng)鳴，牢固樹(shù)立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

近年來(lái)，由于形勢(shì)發(fā)展，工作需要，各辦公室配備了電腦，組建了局域網(wǎng)，并聯(lián)上國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的逐步開(kāi)展，將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案整理工作，做到規(guī)范操作，有序利用。設(shè)立信息系統(tǒng)的防火墻、密碼訪問(wèn)控制，購(gòu)買(mǎi)安裝保密隔離卡，建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全。在管理上建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，從技術(shù)要求和管理措施兩方面有效地保證檔案信息的安全管理。為加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密工作，采取以下措施：一、每臺(tái)電腦系統(tǒng)都安裝瑞星防火墻和瑞星殺毒軟件網(wǎng)絡(luò)版，防止黒客、病毒入侵。二、指定專(zhuān)人精通電腦，責(zé)任心強(qiáng)，受過(guò)保密人員上崗培訓(xùn)來(lái)負(fù)責(zé)全局的電腦管理工作。三、制定電腦安全操作規(guī)范，要求全局人員嚴(yán)格按規(guī)范操作，發(fā)現(xiàn)病毒及時(shí)報(bào)告，由專(zhuān)人處理。四、上網(wǎng)資料需經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)方可上傳，嚴(yán)防泄密pnKWKwn3S49pQINkJPTF+cUuNV8bryZSYMr/HIrOa0I=。

我們將進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案建設(shè)。為全面正確地做好管理工作，準(zhǔn)確履行行政執(zhí)法職能提供后勤保障。一是加大《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識(shí)，明確檔案工作的地位和作用，確保檔案工作的順利開(kāi)展；二是抓好檔案人員的政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高他們的檔案管理水平和實(shí)際工作能力，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題；三是繼續(xù)做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作，開(kāi)創(chuàng)檔案保密管理工作的新局面。

通過(guò)以上總結(jié)分析，我們給出了一些幫助檔案保密的建議措施：

（1）進(jìn)一步組織學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。加大宣傳力度，讓大家了解檔案工作，加強(qiáng)保密觀念。（2）檔案管理工作要建立在平時(shí)的認(rèn)真、仔細(xì)、及時(shí)的基礎(chǔ)上，在日常工作中，要隨時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔，做到規(guī)范化管理。（3）加強(qiáng)監(jiān)管工作。保密監(jiān)管人員要認(rèn)真履行職責(zé)，定期對(duì)單位的文件進(jìn)行保密檢查，特別是節(jié)前的保密檢查，要形成一種制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，把保密隱患消滅在萌芽時(shí)期，確保文件的安全。（4）繼續(xù)建立健全檔案管理工作制度，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。

對(duì)于事業(yè)單位的每個(gè)人來(lái)說(shuō)，保密工作是每一個(gè)人的責(zé)任也是義務(wù)，同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，更多的外來(lái)勢(shì)力想要窺探國(guó)家的發(fā)展，因此我們每一個(gè)人尤其是檔案管理者應(yīng)該提高自己的保密意識(shí)，共同促進(jìn)檔案保密工作的良好發(fā)展。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔3〕 伯穎.加強(qiáng)檔案利用與安全保密管理〔J〕. 中國(guó)金融，2010，（10）.

〔4〕 馬晶.試論檔案保管過(guò)程中的保密問(wèn)題〔J〕. 中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)； 2011，（09） .

〔5〕 陳凌.淺談檔案工作中的保密〔J〕. 經(jīng)營(yíng)管理者， 2011，（10） .

〔6〕 龔靜.檔案管理利用中的保密工作〔J〕. 辦公室業(yè)務(wù)，2010，（11） .

〔責(zé)任編輯：杜 宇〕