淺議如何加強水利工程檔案管理①

摘 要：水利工程檔案是在水利工程建設(shè)中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像資料等。整理好、管理好、利用好工程檔案，才能使其在工程建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。桂林市防洪及漓江補水樞紐工程建設(shè)項目按照水利水電檔案現(xiàn)代化管理的要求，著力做好檔案管理的科學化、信息化、制度化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：水利工程 檔案 規(guī)范化管理

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0218-01

桂林市防洪及漓江補水樞紐工程（以下簡稱水利樞紐工程或工程）由斧子口、小溶江、川江等3座控制性水利樞紐組成，工程建設(shè)任務(wù)是，以城市防洪和漓江生態(tài)環(huán)境補水為主，結(jié)合發(fā)電、灌溉，實現(xiàn)水資源綜合利用。工程總用地面積37024畝，淹沒房屋446616平方米；規(guī)劃搬遷人口7764人。該工程總庫容4.38億立方米，工程概算投資40.47億元。為桂林市建國以來投資最大的水利樞紐工程。

檔案工作是一門管理科學，是一個系統(tǒng)工程。為了做好樞紐工程檔案收集管理工作，從工程建設(shè)開始，我們就以科學發(fā)展觀為指導(dǎo)，在不斷加強檔案管理的科學化、信息化、制度化建設(shè)上下功夫，努力推進工程檔案建設(shè)與工程建設(shè)同步，做到檔案管理資料全面、詳細、系統(tǒng)、科學。

1 樞紐工程檔案的形成過程，努力做好全面、詳細、系統(tǒng)

工程檔案是反映工程建設(shè)真實面貌的一項重要工作。產(chǎn)生于整個工程建設(shè)的全過程，從工程項目的提出、可行性研究、設(shè)計、規(guī)劃、招（投）標、征地拆遷、移民安置、施工、監(jiān)理，到竣工驗收、試運行（使用）等過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是工程建設(shè)的重要依據(jù)和寶貴財富。這些看似零亂，五花八門且不同類別專業(yè)而又互相交叉的文件資料，實際上它是緊緊圍繞著一個系統(tǒng)工程建設(shè)項目進行的，所形成的文件材料之間既以不同的工作階段、不同門類相區(qū)別，又與工程建設(shè)總體程序和內(nèi)容緊密銜接，全面反映了工程建設(shè)的全過程。各個設(shè)計、施工階段，各專業(yè)互相滲透，缺一不可。在工程建設(shè)過程中，這種有規(guī)律的自然形成的文件材料各具有一定的成套性，相互之間又有緊密的關(guān)聯(lián)性。作為工程項目的建設(shè)單位。一是在工程建設(shè)初期就高度重視檔案管理工作，向有關(guān)設(shè)計、監(jiān)理、施工單位下發(fā)工程檔案收集、分類、歸檔、編制的具體要求；二是更新觀念，強化意識，把檔案工作納入工程建設(shè)目標管理，把檔案資料收集管理與支付工程建設(shè)進度款掛鉤，與建設(shè)文明工地相結(jié)合，確保工程檔案資料收集與工程建設(shè)同步，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門、各參建單位關(guān)心、檔案管理人員認真負責的良好氛圍，為工程建設(shè)檔案資料收集形成做到全面、詳細、系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)。

2 樞紐檔案管理過程中，努力做到科學化、信息化、制度化

為確保樞紐工程檔案收集完整、整理有序、甄別正確、保管有方，并便于今后利用。項目業(yè)主要制定了嚴格的工程檔案管理制度，努力推進檔案管理的科學化、信息化、制度化建設(shè)。

2.1 不斷提高樞紐工程檔案科學化管理水平

收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，同時也是提高檔案科學管理水平的前提條件。在工程建設(shè)期間，我們嚴格按照“流程控制”方法，對檔案進行收集、分類、立卷、整編。再利用管理軟件建立檔案管理系統(tǒng)，將工程建設(shè)檔案統(tǒng)籌起來，使檔案工作在工程設(shè)計建設(shè)之初就建立起來，包括每一張設(shè)計圖紙和每一份來往文件。對于入檔文件采用科學規(guī)范的標準，嚴格把好檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)，不合格的檔案材料不得入檔。要保證歸檔文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔圖紙按要求折疊，歸檔竣工圖必須加蓋竣工圖章，施工、監(jiān)理等有關(guān)單位簽字、審核。在施工工地設(shè)立專門工程檔案庫房，購置系列檔案柜，設(shè)置干濕溫度計，優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。確保歸檔檔案處在良好的環(huán)境不受損害。確保整理入庫的檔案資料全部符合檔案管理要求。

2.2 加快樞紐工程檔案信息化管理進程

作為水利工程建設(shè)單位，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是必然趨勢。為實現(xiàn)檔案管理的信息化，業(yè)主單位要與施工、設(shè)計、監(jiān)理等有關(guān)單位建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將入庫檔案資料按類別立卷整編，分別編號存放并錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案資料網(wǎng)絡(luò)連接，達到檔案管理自動化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。積極推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過對紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化管理，使檔案資料更加便于利用、檢索、查詢。嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T1 8 894-2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》文件要求，全面收集管理檔案，使檔案管理向著信息化方向發(fā)展。

2.3 加強樞紐工程檔案規(guī)范化管理

作為水利樞紐工程建設(shè)單位，為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，根據(jù)國家《檔案法》、水利部的《科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，制定樞紐工程《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案管理人員崗位責任制》等管理規(guī)定，并嚴格按照執(zhí)行，使水利樞紐工程檔案從產(chǎn)生到形成的那一刻起就對它的真實性、完整性、準確性負責。樞紐工程建立了檔案統(tǒng)計臺帳，做到了帳實相符，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載，使檔案業(yè)務(wù)管理工作井然有序。