淺析檔案數(shù)字與數(shù)字化檔案管理

近年來，檔案作為一種重要的資源越來越引起社會與公眾的關(guān)注。檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。長期以來，傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用柜式紙張保存和目錄式管理的模式，這種管理模式存在許多弊端，例如管理成本高、查閱利用的效率低下、保管時易損壞等。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)作為整個計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的核心和基礎(chǔ)，已經(jīng)滲透到了社會生活的各個領(lǐng)域，改變了人們的生存方式、工作方式、思維方式，也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大的沖擊，用計算機管理各種信息，已是歷史的必然要求。因此，建立數(shù)字檔案管理機制，通過快速有效的信息交流，實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，成為當前信息環(huán)境下檔案利用的新趨勢?；谏鲜霰尘?，本文就檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的相關(guān)問題作探討。

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制，輔助設(shè)計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。總之，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開了計算機及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化的實質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：

1.擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機聯(lián)系。

三、推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須立足于長遠的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時間實行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進行數(shù)字化費用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數(shù)字文件進行管理和維護，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質(zhì)

在進行數(shù)字化檔案管理時，必須注重提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質(zhì)，包括專業(yè)知識、技術(shù)知識、管理能力等。因此就要進行跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的人才培訓(xùn)，使得檔案員由原先的知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這樣才能達到信息時代的要求。

綜上所述，檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作。信息網(wǎng)絡(luò)化作為檔案管理的一種潮流和傾向，將是不可阻擋與回避的，檔案部門應(yīng)該以積極的態(tài)度，做好數(shù)字檔案管理工作，在創(chuàng)新中提高，在提高中不斷創(chuàng)新，檔案工作者要正確處理主動服務(wù)與被動服務(wù)的關(guān)系，做到常規(guī)提供利用和開發(fā)服務(wù)統(tǒng)籌兼顧，在服務(wù)中求發(fā)展，在發(fā)展中使檔案工作進一步為全社會提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。