檔案管理現(xiàn)代化淺析

摘要：實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的要求。充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)及內(nèi)容，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，制定加快檔案管理現(xiàn)代化的措施，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化及電子政務(wù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然。檔案現(xiàn)代化管理相對(duì)傳統(tǒng)管理而言，是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)數(shù)字通信等技術(shù)組成的最佳結(jié)構(gòu)體系。它能充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果。

計(jì)算機(jī)數(shù)字通信的應(yīng)用遍布社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，它已經(jīng)成為一種普遍存在的工作方式，檔案存取、辦公自動(dòng)化、電子文件數(shù)量的增加，都對(duì)計(jì)算機(jī)提出了較高的要求。檔案數(shù)據(jù)處理的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、保管時(shí)間長(zhǎng)，計(jì)算機(jī)要求被加工的檔案數(shù)據(jù)必須正確、完整和規(guī)范并可及時(shí)增加和修改，硬盤作為電子檔案的載體，發(fā)揮著不可替代的作用，它容量大、體積小，可以把大量檔案、文件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在里面，并且可以隨時(shí)隨地修改，成為存放檔案較為理想的載體，大大節(jié)省了空間，使得查找和管理更為方便，從而提高了工作效率。

一、檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)及內(nèi)容

1.檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

一是數(shù)字化。借助各種現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制。包括檔案資源數(shù)字化整理、建設(shè)檔案數(shù)字化信息資源庫、建設(shè)檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)。二是網(wǎng)絡(luò)化。借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。

2.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

一是管理思想的現(xiàn)代化。管理思想現(xiàn)代化，就是要更新觀念，提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的最終目的，必須要有先進(jìn)的管理思想和科學(xué)的管理方法，做到“洋為中用”。在認(rèn)識(shí)上，要大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性及優(yōu)越性。二是管理人才的現(xiàn)代化。它是檔案管理現(xiàn)代化的保證，應(yīng)當(dāng)有一批掌握現(xiàn)代化技術(shù)，具有管理才能和專業(yè)知識(shí)的人才。因?yàn)樯鐣?huì)的需要，檔案工作者僅僅掌握專業(yè)知識(shí)是不夠的，還必須掌握各種相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，特別是現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)。另外，要重視新型人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)一批高級(jí)檔案管理專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人才的更新。三是管理方法的現(xiàn)代化。它是檔aBkDpApP1cskCfGxzR2dGgpLxoRPUtzK+D3L3Tu1wHU=案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理。建立健全規(guī)章制度，是檔案管理方法現(xiàn)代化的一個(gè)重要部分。四是管理手段的現(xiàn)代化。它是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，它包括運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。充分和利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和保護(hù)措施，加大對(duì)檔案管理工作的投入，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。各級(jí)檔案部門要在檔案管理軟件和硬件建設(shè)上下本錢，充分使用現(xiàn)代化的管理手段，提升檔案管理工作科學(xué)化、信息化水平。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

1.更新檔案管理觀念是前提

沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性和檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是根本

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各大環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大的工程，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3.集中統(tǒng)一管理機(jī)制要健全

目前，檔案信息現(xiàn)代化的管理體制同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要是集中統(tǒng)一管理不力，應(yīng)下決心解決這一問題，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，軟硬件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息現(xiàn)代化管理之中，以利于檔案的系統(tǒng)化查找利用，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

4.抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵

目前，檔案管理現(xiàn)代化從總體上看，仍處于由文件處理向信息管理的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。當(dāng)前若能把數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

5.重視人才培養(yǎng)和引進(jìn)是方向

推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的關(guān)鍵是人才，檔案信息現(xiàn)代化的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響現(xiàn)代化水平的提高。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化，使檔案人員掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑，多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

6.集思廣益、科學(xué)決策是保證

目前，檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)與推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)行結(jié)合起來，正確的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要的作用。因此，要提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主性，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析、集思廣益，這樣才能避免失誤。要加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，提出長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，審定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方案，為提高新政決策水平建立制度保證。

檔案的現(xiàn)代化管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，需要各級(jí)檔案部門順應(yīng)形勢(shì)，加強(qiáng)合作。從檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作開始做起，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，在廣泛采用先進(jìn)技術(shù)基礎(chǔ)上，構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理部門和檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。我們要抓住機(jī)遇，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極采用先進(jìn)的科技手段，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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