從“伊妹兒”奪回控制權(quán)

你是否偶爾會離線幾分鐘？想想上次使用關(guān)機鍵的時候，是周末在家，在假期中，或者是在辦公室？

技術(shù)的不斷更新升級，使得遠距離交流提速，通訊覆蓋范圍大幅拓寬。黑莓、蘋果、安卓、平板電腦以及其他類似的數(shù)碼產(chǎn)品正在改變我們的生活，以及工作開展的方式與時間——這種變化是好是壞很難說清。

眾所周知，不管是哪個層級的管理者，每天都需要花費至少一半的時間來搜集、整理和傳遞信息。而過去半個世紀的研究清晰顯示，管理具有高度多樣、簡明、碎片化和易受干擾而中斷的特性；其中，易中斷性尤其值得注意。

始于卡爾森（Sune Carlson，是最早研究管理工作的人，他研究了1947年左右瑞典的一些企業(yè)高管；這是一個重要的年份，因為第一臺電腦誕生了）的研究顯示，在試圖協(xié)調(diào)矛盾的要求時，管理者的注意力會頻繁地從一項活動轉(zhuǎn)移到另一項活動而導(dǎo)致中斷。而移動計算技術(shù)的出現(xiàn)似乎能夠幫助管理者有效控制注意力被分散的問題。譬如，智能手機的出現(xiàn)允許管理者在有限的時間里照顧到各種需要，在活動轉(zhuǎn)換的短暫時間內(nèi)處理一些次要任務(wù)。

但是，新技術(shù)在無意中也產(chǎn)生了消極的騷擾影響，管理者需要了解過度依賴電子通訊的危險。這一新的現(xiàn)實會給公司管理帶去深遠影響，可惜，相關(guān)領(lǐng)域的研究仍顯得有限。

迷失管理的真意

管理不是一門科學(xué)技術(shù)，而是微妙細膩的實踐工作，大部分需要通過在職業(yè)生涯中密切關(guān)注姿態(tài)動作和說話語氣來慢慢積累。這種“軟信息（soft information）”是管理的重要組成部分，主要在會議、偶然相遇或者在電話中通過交談傾聽來搜集、獲取。僅僅使用文字——發(fā)送電子郵件等文本信息，與直接進行看和聽的觀點交流與工作協(xié)商，存在著細微差別。這種差別往往是管理的微妙之處。信息技術(shù)能夠而且應(yīng)該拓寬人的交流圈，但不能替代建立信任、分享觀點和鞏固團隊所需的面對面互動。

事實上，如果管理者僅僅依靠鍵盤與人聯(lián)系，就會錯失鍵盤外的廣闊世界——這是一種冒險，試圖以廣度來代替深度。最近的研究顯示，雖然如今人與人之間的聯(lián)系更加頻繁，但是人際關(guān)系卻越來越淡。Facebook（臉譜）和LinkedIn （一家面向商業(yè)客戶的社交網(wǎng)絡(luò)SNS服務(wù)網(wǎng)站）可以補充但不能代替作為有效管理核心的個人交互。管理者如果相信他們可以通過電子郵件來獲知自己部門的情況——極少走出辦公大廈，更不用說登上飛機遠赴他方——那么很可能發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)陷入麻煩。確實，管理者可以通過電子通訊搜集到大量事實，卻錯過了事實背后的真意。而且，越來越依賴140字的推特（twitter）來傳遞對組織或個人的印象，將導(dǎo)致對精細之處的更大程度遺漏。

同時，新技術(shù)還會激化管理工作中固有的忙碌與煩亂，有時候甚至導(dǎo)致管理者出現(xiàn)不合常理的表現(xiàn)。譬如，在周日晚上10：30發(fā)送一條文本信息通知周一上午8：30開會，或者僅僅等了一個小時就開始追問請求獲取信息的電子郵件怎么還未回復(fù)。這些在工作中變得越來越平常的現(xiàn)象打亂了工作與生活之間的平衡，擾亂了集中注意力的能力，并且腐蝕著人的認知能力。一旦患上查看手機和電子郵件的強迫癥，就很難將注意力集中在手頭的工作上。

濫用通信新技術(shù)還會導(dǎo)致管理者疏于把握大圖景。大量對金融危機的分析顯示，高管由于過度關(guān)注對競爭的快速反應(yīng)，導(dǎo)致疏忽交易細節(jié)，看不到長遠未來。新技術(shù)帶來快速流動的信息，在給予管理者掌控全局的錯覺的同時，實際上在威脅與剝奪他們對交易的控制。隨著需要處理的事情的增加，管理過程變得更加浮躁和膚淺。

奪回控制權(quán)

不過，還有機會重新奪回控制權(quán)。為此，必須知道自身因過度依賴電子通訊而導(dǎo)致的問題有多嚴重。首先，統(tǒng)計一周內(nèi)收到的電子郵件等文本信息的數(shù)量。第二，計算這些信息中對你個人行為有所要求的比例。第三，計算你的發(fā)送/接收比率（用收到的信息的數(shù)量除以發(fā)送數(shù)量）。最后，看看自己的發(fā)放率，即始于自己的信息占了多少百分比。

也許你會發(fā)現(xiàn)，在一年中郵件最少、工作最寬松的一周里，都需要約20小時來處理電子郵件。過度電子通訊問題的范圍和潛在成本十分明顯。如何根據(jù)自己的電子郵件等文本信息使用習(xí)慣，擺脫電子通訊帶來的煩瑣，抓住工作重點？

削減數(shù)量。如果交際來往更頻繁，涉及的人更多，需要回復(fù)的信息自然越多。在發(fā)送信息前，思考、再思考一下是否真的需要說什么或者別人是否真的需要聽這些。

細分電子郵件。不妨多注冊幾個郵箱：一個交給助理管理，助理應(yīng)該經(jīng)過培訓(xùn)，能夠代替自己給郵件排定優(yōu)先次序，將一些任務(wù)委派出去，并對某些郵件直接進行回復(fù)；第二個郵箱只提供給特定人群，如客戶和同事；第三個郵箱則負責(zé)小型社交圈的交流，如朋友、家庭成員。有些管理者還可以啟用第四個郵箱，專門用于網(wǎng)絡(luò)注冊和購物，以應(yīng)對垃圾郵件。

利用好電郵工具。沒有多少人充分利用了郵箱功能，大多數(shù)電子郵件客戶程序都自設(shè)過濾器、管理器等工具，用于規(guī)范和管理信息。如蘋果Siri之類的電子助理，可以提取電子郵件的底層任務(wù)，并搜集需要的信息來完成任務(wù)。

給自己留下停工期。管理電子郵件確有必要，但有時候也需要休息?？梢試L試“電郵休假”，停止所有電子通訊，至少每兩周這么休息一次。如果覺得這么做太極端，不妨只選擇一天中的部分時間窗口處理郵件，其他時間則拒絕處理電郵和回復(fù)信息；在此期間，將狀態(tài)調(diào)整為“不在辦公室”，讓其他人知道你無法及時回復(fù)信息。

組織企業(yè)休整。前英特爾首席工程師 Nathan Zeldes曾是這個領(lǐng)域的思想領(lǐng)袖，在英特爾設(shè)計和推廣了諸如“安靜時間”、電郵配額、消息退回、限制訪問電子郵件服務(wù)器等措施；（德國）大眾汽車在員工下班后就關(guān)閉黑莓服務(wù)器不再接收郵件；還有一些公司則在重要的假期里設(shè)有“無郵件”時間段；而諸如巴黎IT服務(wù)公司Atos SA等企業(yè)則正在考慮禁止在公司內(nèi)部使用電子郵件。

全新開始。如果到了“郵件破產(chǎn)”的境地，覺得再也無法處理當(dāng)前郵箱紛繁復(fù)雜的狀況，重新開始或許是一個不錯的選擇。重新注冊一個郵箱，然后以更好的習(xí)慣來發(fā)送、接收和回復(fù)信息，同時也可以切斷一些不必要的聯(lián)系。

關(guān)掉電源。如果上述做法都失敗了，記得還可以關(guān)閉所有的電子設(shè)備。不妨將此作為日常管理的一部分。

上述辦法都很有效，但行之不易。要求管理者敢于對有意識或者無意識的、自己必須能夠被聯(lián)系到的思維慣性說“不”。一家加拿大高科技企業(yè)CEO曾如此評價電子郵件：“你無法逃脫，沒有地方可以進行深思，哪怕是簡單思考?！辈贿^，管理者們?nèi)杂羞x擇余地：是控制科技讓它為自己服務(wù)，還是任由其一點點侵蝕管理工作？這取決于你對于自己的習(xí)慣愿意傾注多少關(guān)注。記得，你始終握有關(guān)閉按鈕。