醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理應(yīng)用

摘 要：文章對醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理的重要性內(nèi)涵進(jìn)行了表述，分析了物資信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全問題，并著重介紹了物資信息化管理的實際應(yīng)用，總結(jié)了物資信息化管理對提升后勤物資管理品質(zhì)所帶來的明顯成效。

關(guān)鍵詞：物資配送 服務(wù)流程 信息化管理

中圖分類號：F252

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）01-252-03

醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程的管理是醫(yī)院醫(yī)療活動的基礎(chǔ)，是一項綜合性較強的經(jīng)濟管理活動。如何提高各類物資管理的科學(xué)性和合理性，減少浪費和庫存占用，優(yōu)化物資管理流程，加強物資的定額管理等，是醫(yī)院信息化管理的一個重要課題。近年來，筆者所在的湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院以信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以計算機管理為技術(shù)支持的后勤各種物資配送服務(wù)流程管理，取得了長足發(fā)展。對全院實行各種物資的統(tǒng)一招標(biāo)采購、統(tǒng)一供應(yīng)配送、統(tǒng)一信息化管理、統(tǒng)一成本核算。經(jīng)過幾年的運行，醫(yī)院經(jīng)濟效益明顯提高，各種物資采購成本大幅度下降，收到了良好的效果。在醫(yī)院物資內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程和科學(xué)管理中，強化了醫(yī)院物資管理意識，確保醫(yī)院固定資產(chǎn)的實物管理和價值管理相結(jié)合，不斷完善內(nèi)部控制制度，減少管理中的漏洞，營造了良好的物資管理環(huán)境。

一、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理重要性

現(xiàn)在的社會是信息化的社會。信息具有傳播速度快、傳播范圍廣、內(nèi)容更新及時等優(yōu)勢。以我院為例，對后勤物資管理的信息化建設(shè)歷來十分重視，但物資管理信息化建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院內(nèi)部行政職能科室、后勤部門、臨床科室共同配合與協(xié)調(diào)才能完成。我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，醫(yī)院的財會、審計部門重點加強對后勤物資采購配送等一系列關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，采用多元化內(nèi)部監(jiān)控措施，把內(nèi)部控制滲透到醫(yī)院物資管理的各個環(huán)節(jié)，降低醫(yī)院的成本消耗，緩解就醫(yī)者看病貴的突出矛盾，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，在提高醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益的同時，不斷深化后勤物資配送服務(wù)流程的信息化建設(shè)，真正地建立了良好的物資管理體系。物資信息管理很好地保證了物資流通處于較佳的運行狀態(tài)。

二、后勤物資配送服務(wù)流程信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理問題

計算機硬件設(shè)備更新及升級不及時。我們獲取信息、處理信息、存儲、傳遞信息這一過程中，高效的計算機信息處理工具起到了非常重要的作用。從物資招標(biāo)采購環(huán)節(jié)到物資驗收入庫出庫等物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，都離不開計算機系統(tǒng)。但是，由于硬件老化及計算機的不穩(wěn)定因素，系統(tǒng)故障會嚴(yán)重影響到物資流通過程中繁重的運算和大量的數(shù)據(jù)流處理，影響工作效率。硬件引起的故障，硬盤數(shù)據(jù)丟失，會使多年來保存的各種數(shù)據(jù)、重要文檔資料等丟失。為此，不斷進(jìn)行計算機設(shè)備的更新，配備高性能的計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能使物資管理信息系統(tǒng)運行更流暢，數(shù)據(jù)保存更安全，更穩(wěn)定、可靠。

計算機病毒防護(hù)及安全意識不強。由于網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，各級醫(yī)院紛紛通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立了自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源共享和各項工作的拓展，開放網(wǎng)絡(luò)的使用波及到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，致使計算機病毒在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上大范圍的傳播，影響到網(wǎng)絡(luò)整體的速度和系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。網(wǎng)絡(luò)安全關(guān)系到物資部門專用軟件的穩(wěn)定運行，也關(guān)系到物資重要數(shù)據(jù)的保存和傳輸安全，使得我們在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中不得不對數(shù)據(jù)安全問題引起足夠重視。

三、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理應(yīng)用

1.明確權(quán)責(zé)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。我院物資的采購供應(yīng)由后勤部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。醫(yī)院成立有招標(biāo)采購民主管理機構(gòu)及物資招標(biāo)采購選標(biāo)工作組，成員由院長、主管后勤工作的副院長，后勤服務(wù)中心、財經(jīng)處、監(jiān)審處等有關(guān)人員組成。做好醫(yī)院物資管理的宏觀調(diào)控，把握投資方向。主管院長負(fù)責(zé)指導(dǎo)醫(yī)院物資采購項目的評審和決策。臨床科室對使用的醫(yī)療物資進(jìn)行技術(shù)性的綜合評估。財經(jīng)處對相應(yīng)物資的定價和成交價格進(jìn)行核定，同時從經(jīng)濟效益的角度對物資采購項目提出評估意見。紀(jì)委監(jiān)察、財務(wù)、審計等有關(guān)部門履行對招投標(biāo)及審核結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向醫(yī)院招標(biāo)采購民主管理機構(gòu)建議。后勤物資配送部門對全院物資采購、物資管理、物資分配進(jìn)行全面統(tǒng)管，改變過去醫(yī)院物資管理粗放分散型的運作模式，遵循合理分工與相互制約原則、協(xié)調(diào)原則和責(zé)任到人等原則，使醫(yī)院物資管理突出集中統(tǒng)一，責(zé)權(quán)明確，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，充分體現(xiàn)物資管理的透明性。

2.分類管理、統(tǒng)一核算。大型醫(yī)院物資分類方式較多，通常按物資的功用分類、價值分類和自然屬性分類，目前，我院物資的分類根據(jù)物資的用途和價值來分類。我院物資的采購與配送分屬于后勤物資器材科（配送部）和后勤財務(wù)部共同管理，由物資采購員和財務(wù)會計員統(tǒng)一核算，責(zé)任明確。根據(jù)醫(yī)院實際情況和管理需要，醫(yī)院后勤物資儲備采用ABC分類庫存管理辦法，并設(shè)置三個分區(qū)庫房：醫(yī)療器械庫、醫(yī)用耗材庫、行政材料庫。ABC分類庫存管理法，就是按照“關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)”原理，將品種繁多的物資按其重要程度及資金占有的不同進(jìn)行分類。對品種少但資金占用多的A類物資集中管理，經(jīng)常檢查，并盡可能按經(jīng)濟批量原則儲備，以免過多占用固定資金。對次重點的B類物資，采用分散和集中結(jié)合的管理方法，適當(dāng)控制庫存，并且定期檢查。對品種多而資金占用少的C類物資，可批量進(jìn)貨，據(jù)實靈活儲備，以便將精力投入到AB兩類物資的儲備管理。憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢將各個庫房的物資材料的賬務(wù)數(shù)據(jù)全部匯集到后勤財務(wù)部統(tǒng)一處理、統(tǒng)一核算、匯總統(tǒng)計。后勤所有物資的消耗統(tǒng)一參與醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟核算。

3.借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)一體化管理。一是嚴(yán)格物資“零庫存”；二是網(wǎng)上物資申領(lǐng)流程；三是計算機出入庫、庫存管理；四是貴重物資監(jiān)控管理。貴重物資如導(dǎo)管和介入材料等，采用從采購入庫到請領(lǐng)、病人的使用、收費環(huán)節(jié)等全過程監(jiān)控，減少了中間環(huán)節(jié)的失誤對醫(yī)院造成的經(jīng)濟損失。

4.優(yōu)化物資財務(wù)管理流程和質(zhì)量。我院運用新建立RHP的電算化財務(wù)軟件系統(tǒng)，以最快的時間，最經(jīng)濟的辦法，及時編報準(zhǔn)確可靠的財務(wù)報表，真實反映后勤中心的工作業(yè)績，同時為做好事前的預(yù)測、事中決策、事后分析提供依據(jù)。嚴(yán)格執(zhí)行材料入出庫管理制度，出庫定額制度，交舊領(lǐng)新制度，計劃領(lǐng)料制度，庫存物資賬目清楚。本著“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則加強資產(chǎn)日常監(jiān)管，并將每年的1月1日和7月1日作為資產(chǎn)清查基準(zhǔn)日，制作《科室固定資產(chǎn)臺賬》下發(fā)到科室，首先科室對資產(chǎn)自查，在科室資產(chǎn)管理員的配合下不定時地對設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行實地清查。

四、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理成效

1.財物流通秩序不斷規(guī)范。后勤物資從采購到配送的各個環(huán)節(jié)，都受到經(jīng)濟管理的制約，計算機網(wǎng)絡(luò)全方位監(jiān)督，較好地發(fā)揮了物資經(jīng)費的整體保障作用。改革傳統(tǒng)物資管理的思維定式、管理模式和方法。新的信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)醫(yī)院材料從需求計劃、采購、訂單、入庫、移庫、出庫、科室耗用的全過程跟蹤管理，確保物資在每個環(huán)節(jié)的管理監(jiān)控，杜絕了“跑冒滴漏”等現(xiàn)象的發(fā)生，消除管理“盲點”。推行院領(lǐng)導(dǎo)、后勤、臨床科室等集體理財、經(jīng)費專管、物資統(tǒng)一保管，糾正了采購、管理、供給、核算各環(huán)節(jié)的不可控性，確保了財物管理的科學(xué)有序，提高了經(jīng)濟和社會效益。

2.物資消耗成本大大降低。醫(yī)院物資消耗費用與醫(yī)院支出費用關(guān)系密切，材料費用的下降是醫(yī)療費下降的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。物資的統(tǒng)管統(tǒng)供，大大地增加了資金運籌的靈活性。通過計劃采購、定額供應(yīng)，變成本事后控制為事前控制，以達(dá)到醫(yī)院總體成本的降低，實現(xiàn)管理出效益的最終目的。通過對采購的物資價格與市場價格分析，一次性耗材最高范圍可降低30%左右，辦公用品可降低20%，后勤物資可降低15%。

3.物資管理效率大大提高。物資的采購渠道到物資的供應(yīng)環(huán)節(jié)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，因此，可以進(jìn)行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種物資賬務(wù)報表，不但為管理者提供科學(xué)有效的物資分析，也把會計、保管員從繁瑣的賬務(wù)處理中解放出來。物資的采購、入庫出庫可以隨時查詢，并根據(jù)庫存情況由計算機自動生成或人工編制進(jìn)貨單，既保證了臨床一線的使用、又避免了庫存積壓和資金占用，提高了采購資金的循環(huán)利用率。我院物資配送部門實行計算機管理后，工作效率增加一倍，管理人員卻減少了一半。

我院實施臨床科室效益單獨核算，各病區(qū)在物資部門領(lǐng)用的物資全部計入科室成本，杜絕了科室的物資浪費現(xiàn)象，努力采取增收節(jié)支措施，促進(jìn)了科室的成本管理意識。

五、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理展望

物資保障信息化管理過程就是多種資源整合的過程，管理、信息、人員、事務(wù)等都要通過信息化整合在一起。目前物資部門既懂得業(yè)務(wù)知識又懂得信息化的人才稀缺，人才匱乏已經(jīng)成為物資信息化建設(shè)過程中的一大瓶頸。我們應(yīng)盡快完善物資信息化建設(shè)的整體思路和發(fā)展戰(zhàn)略，大力進(jìn)行對具有網(wǎng)絡(luò)知識和實踐能力、專業(yè)知識和管理能力的復(fù)合型人才的培養(yǎng)和骨干的培訓(xùn)，盡快建立起物資部門復(fù)合型人才隊伍，以適應(yīng)信息經(jīng)濟和物資管理信息化發(fā)展的需求。

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（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）