對做好物業(yè)檔案管理工作的認識與思考

摘 要：物業(yè)檔案管理作為物業(yè)服務工作的一項重要內(nèi)容，是開展其他服務工作的基礎與前提。在物業(yè)服務行業(yè)已過而立之年的今天，有必要重新認識并解決好物業(yè)檔案管理工作中存在的問題，強化檔案管理意識、創(chuàng)新工作機制、開拓服務新領域，推動物業(yè)檔案管理工作的健康發(fā)展。

關鍵詞：物業(yè)服務 檔案管理 存在問題 解決措施

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）01-250-02

隨著城市房地產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，物業(yè)服務這一新興行業(yè)應運而生，并逐步發(fā)展壯大。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)服務內(nèi)務工作的一項重要內(nèi)容，是開展其他服務工作的基礎與前提，其質(zhì)量優(yōu)劣是衡量一家物業(yè)企業(yè)工作規(guī)范與否的重要標尺。為了保證物業(yè)服務規(guī)范有序，需要我們充分認識并解決好物業(yè)檔案管理工作中存在的問題，強化檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理工作機制，開拓檔案服務新領域，推動物業(yè)檔案管理工作的健康開展。

一、物業(yè)檔案的定義與內(nèi)容

物業(yè)檔案是指在物業(yè)服務活動中形成的、反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)企業(yè)管理、服務、經(jīng)營活動情況，具有查考利用價值的不同形式與載體的歷史記錄。它是某一項目物業(yè)服務基本狀況的綜合反映，是開展各項工作的基礎和依據(jù)。

物業(yè)檔案的內(nèi)容主要包括兩個部分：一是物業(yè)自身的檔案，包括開發(fā)建設成果的記錄和物業(yè)服務企業(yè)接管物業(yè)后進行管理、維護或更新改造情況的記錄；二是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，如姓名、家庭成員情況、單位、聯(lián)系方式、管理費或租金繳交情況等。物業(yè)檔案的形式多樣，主要有檔、圖、卡、冊、表?！皺n”是指在物業(yè)服務過程中形成的各類文字材料，包括前期介入文件、接管驗收文件、物業(yè)服務合同、業(yè)主投訴、報修記錄等，它是物業(yè)檔案的主要組成部分?！皥D”是指與物業(yè)相關的各類圖紙，如房屋平面圖、水電氣線路圖、給排水管道圖等?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、搜索方便的各類卡片，包括設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟浴笔侵笧樵黾有畔⑷萘?、提高工作效率而建立的業(yè)主繳費底冊等?！氨怼笔侵笜I(yè)主情況登記表、房屋質(zhì)量驗收登記表等各類表格。

二、物業(yè)檔案在物業(yè)服務中具有重要的作用

隨著物業(yè)服務的日益普遍和發(fā)展，物業(yè)檔案在物業(yè)服務中的地位和作用日益凸顯，越來越受到包括物業(yè)服務從業(yè)者在內(nèi)各方面的重視。城市化的日益發(fā)展，人們對于住宅質(zhì)量和品位的要求也不斷提高，小區(qū)各種設施設備越來越多且復雜，而各種管線進入地下或埋入建筑物體內(nèi)也越來越多。作為物業(yè)檔案重要組成部分的工程技術檔案則是對這些設施設備進行維修養(yǎng)護、更新改造必不可少的重要依據(jù)，一套完整、準確的物業(yè)工程檔案往往能在維修養(yǎng)護工作中起到事半功倍、省時省力的作用，并最大限度地減少對其他業(yè)主或使用人造成不必要的影響。物業(yè)業(yè)主和使用人檔案則是物業(yè)企業(yè)開展各種管理和服務的資料來源，通過它們物業(yè)企業(yè)可以全面了解業(yè)主和使用人的狀況和需求，從而為業(yè)主提供各種針對性的服務，減少工作的盲目性，增加企業(yè)經(jīng)營的效益。同時，物業(yè)檔案因其具有系統(tǒng)詳實記錄物業(yè)服務各方面情況和數(shù)據(jù)的特征，故常常成為物業(yè)企業(yè)解決合同糾紛、化解各種矛盾的可信依據(jù)和幫助領導作出科學決策的信息庫。市場經(jīng)濟得以健康運轉(zhuǎn)的保證就是誠信，社會各界如何判定一家企業(yè)的可信度，其基本依據(jù)就是企業(yè)在經(jīng)營活動中取得的業(yè)績或榮譽的記錄，無論是資質(zhì)審核、項目招標、融資等，都必看重企業(yè)的信用檔案內(nèi)容。由此可見，加強物業(yè)檔案管理有利提高企業(yè)的競爭力。

隨著物業(yè)服務優(yōu)秀項目評選活動的不斷深入開展，行業(yè)內(nèi)外對于物業(yè)檔案管理的要求越來越高，筆者認為有必要探討物業(yè)檔案工作中存在的共性問題，提出切實可行的改進措施，真正發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)服務工作中的基礎性作用。

三、物業(yè)檔案管理工作中存在的問題

在對一線項目物業(yè)檔案管理工作的檢查中，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案工作存在著一些比較突出的共性問題，相關行業(yè)檔案管理工作規(guī)范缺失，造成檔案管理工作欠規(guī)范，檔案管理質(zhì)量普遍較差。主要表現(xiàn)在：（1）檔案資料不完整。例如小區(qū)臺賬中的業(yè)主個人情況登記欄不是少這就是漏那，而且內(nèi)容沒有及時變更。（2）檔案資料存放未經(jīng)科學整理和排序，不少檔案只是被簡單地裝在檔案袋或檔案盒中，沒有按時間順序或事件發(fā)展過程進行分類、歸檔、立卷，顯得雜亂無章，致使查找利用耗時費力。（3）檔案資料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范、不到位，檔案資料在傳遞過程中交接手續(xù)不健全，對缺失檔案的責任難以確認；更嚴重的是某些建設單位或管理單位在項目驗收移交中，存在將部分檔案采取隱匿、轉(zhuǎn)移、抽取、頂替甚至損毀的惡劣現(xiàn)象，有意逃避管理責任。（4）檔案管理現(xiàn)代化水平較低，尤其是軟件建設方面欠賬較多。

四、如何進一步做好物業(yè)檔案管理工作

有鑒于此，要做好物業(yè)檔案工作，應從以下六個方面入手：

1.強化檔案管理意識，將物業(yè)檔案工作納入企業(yè)整體工作規(guī)劃之中。自上而下加強企業(yè)員工的檔案意識，企業(yè)領導應對檔案工作給予應有的重視，通過完善制度、落實責任、加強管理，切實將物業(yè)檔案工作作為企業(yè)質(zhì)量管理和目標管理的重要考核依據(jù)。采取組織參加檔案知識培訓、考試等有效措施增強全體員工的檔案意識，營造人人關心檔案工作，人人支持檔案工作的良好氛圍。

2.檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保證和依據(jù)，要建立科學的“規(guī)范—監(jiān)督—檢查”三位一體的檔案管理體系，健全檔案管理制度，并適時結(jié)合工作實際制定切實可行的具體措施，進一步規(guī)范檔案工作程序，抓好每一個環(huán)節(jié)，確保相關制度得到完好落實。

3.物業(yè)檔案管理工作是一項長期性的工作，企業(yè)領導應安排綜合素質(zhì)高、責任意識強、工作認真扎實、耐得住寂寞的人員從事檔案管理工作。同時，應把檔案人員的培訓和繼續(xù)教育納入整個企業(yè)的人力資源培訓總體規(guī)劃中，保證檔案管理人員的知識結(jié)構、業(yè)務水平得到及時的更新與提升。

4.檔案法制建設是檔案工作發(fā)展的根本保障和必要條件。應該根據(jù)行業(yè)發(fā)展的需要，制定一批行業(yè)檔案法規(guī)和規(guī)范性文件，進一步明確物業(yè)檔案管理的內(nèi)容和標準，規(guī)范檔案資料的收集、整理、立卷、保管和移交，保證物業(yè)檔案管理有法可依、有規(guī)可循。同時，行業(yè)主管部門應將企業(yè)檔案管理狀況作為其資質(zhì)審核的內(nèi)容，促使企業(yè)重視檔案工作，完善檔案管理。

5.牢固樹立科技興檔的指導思想，加大必要的設備投入，加強檔案管理人員的技能培訓，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，使檔案工作真正實現(xiàn)信息化、標準化。

6.利用現(xiàn)代數(shù)字技術加強檔案資料的編研，加大檔案資料的深度開發(fā)。改變以往檔案資料“養(yǎng)在深閨無人識”的狀況，變檔案資料為檔案資源，將檔案資料中具有物業(yè)管理特色、有著實際利用價值的成果、案例轉(zhuǎn)化成專題信息摘編、快訊、參考資料等，提高檔案的利用價值，更好地為企業(yè)或業(yè)主服務，進而提升物業(yè)檔案的地位和作用。

綜上所述，物業(yè)服務從業(yè)人員應正確認識物業(yè)檔案管理中存在的問題，及時創(chuàng)新管理機制，尋求切實可行的解決辦法，適應行業(yè)發(fā)展對于檔案管理工作的新要求。

參考文獻：

1.尹彥紅.物業(yè)檔案管理淺述.2010（2）

2.蔡娜.物業(yè)檔案的特點與管理思考.云南檔案，2006（4）

（作者單位：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處 福建福州 350000）

（責編：若佳）