綜合醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理初探

摘 要：會(huì)計(jì)檔案信息化是時(shí)代的要求，是技術(shù)進(jìn)步的表現(xiàn)，但在其發(fā)展過程中，還存在一些問題，文章對綜合醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化的作用、存在的問題進(jìn)行了分析，提出了加強(qiáng)信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 會(huì)計(jì)檔案 信息化管理 作用 問題 措施

中圖分類號：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）01-182-02

信息化時(shí)代促進(jìn)會(huì)計(jì)核算實(shí)現(xiàn)電算化，會(huì)計(jì)電算化后使會(huì)計(jì)工作的效率及質(zhì)量得到了極大的提高。檔案是會(huì)計(jì)信息的載體與記錄，它的保管與管理是會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容。目前多數(shù)綜合醫(yī)院已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，這在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)的發(fā)展，在肯定其重要作用的同時(shí)，也要關(guān)注其存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出改善和促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化的措施和建議。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化的作用

1.會(huì)計(jì)檔案信息化促進(jìn)了醫(yī)院會(huì)計(jì)工作、方法和制度改革，為加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)營管理提供信息支持和保證。會(huì)計(jì)檔案信息化使得傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作處理程序和會(huì)計(jì)信息的加工、處理、存儲、傳輸、調(diào)用，會(huì)計(jì)人員的職責(zé)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部控制制度和會(huì)計(jì)檔案的管理制度等都發(fā)生了巨大變化，醫(yī)院對會(huì)計(jì)檔案信息化重視程度大大提高。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案信息實(shí)現(xiàn)院內(nèi)網(wǎng)內(nèi)資源共享，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營管理決策的職能，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供有用、有效的會(huì)計(jì)信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握瞬息萬變的醫(yī)療服務(wù)市場，取得最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.提高效率及準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)建立之后，所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息都可以轉(zhuǎn)換成為電腦可以辨識的形式存放在電腦的磁性介質(zhì)上，成為看不見、摸不著的無形記錄?？梢猿浞掷糜?jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，解決會(huì)計(jì)手工處理中一些難以解決的和經(jīng)常發(fā)生的錯(cuò)賬、漏賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，迅速準(zhǔn)確地提供醫(yī)院經(jīng)營管理決策中所需要的各種會(huì)計(jì)信息。歷年的會(huì)計(jì)檔案都可以存儲在體積很小的電腦磁性介質(zhì)上，因而大大節(jié)省了建檔的印刷費(fèi)用、存檔的空間和成本。會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)還把傳統(tǒng)手工系統(tǒng)中的分散數(shù)據(jù)采用集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的方式加以處理，并要求會(huì)計(jì)系統(tǒng)的崗位重新分工，使會(huì)計(jì)檔案信息的利用更能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

3.會(huì)計(jì)檔案信息化可為醫(yī)患雙方提供完整、真實(shí)的會(huì)計(jì)信息，有利于醫(yī)療糾紛的公正解決，有利于構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，維護(hù)醫(yī)院的形象。自20世紀(jì)90年代末期以來，我國醫(yī)院同患者及其家屬之間發(fā)生醫(yī)療糾紛的數(shù)量明顯增加，據(jù)分析醫(yī)療糾紛中已經(jīng)訴諸法律的約占糾紛總量的50%，其中許多糾紛常常涉及醫(yī)療服務(wù)、收費(fèi)的問題。能否提供真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)信息作為法律證據(jù)，不僅成為醫(yī)患雙方、法院和社會(huì)共同關(guān)注的問題之一，而且成為維護(hù)病人的正當(dāng)權(quán)益、提高醫(yī)生責(zé)任心和糾正不正之風(fēng)的一條重要措施，也是關(guān)系醫(yī)療糾紛能否得到公正解決的一個(gè)重要因素。

4.有助于醫(yī)院經(jīng)營管理。由于會(huì)計(jì)可以傳遞管理規(guī)劃、控制和決策過程中所發(fā)生的醫(yī)院經(jīng)營管理信息，有研究表明與醫(yī)院自身經(jīng)營有關(guān)的信息中大約有70%來自會(huì)計(jì)檔案。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化以后，為會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、完整性和真實(shí)性提供了技術(shù)保障，會(huì)計(jì)部門能隨時(shí)快速、準(zhǔn)確地提供會(huì)計(jì)檔案信息，保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)所掌握的準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行科學(xué)的經(jīng)營預(yù)測和決策，從而在醫(yī)療服務(wù)市場競爭中掌握主動(dòng)權(quán)。

5.會(huì)計(jì)檔案信息化為提高會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)創(chuàng)造了有利條件。會(huì)計(jì)檔案信息化促使他們可以深入了解會(huì)計(jì)工作的全過程，嚴(yán)格按照財(cái)會(huì)制度規(guī)定辦事，不斷學(xué)習(xí)新知識，努力成為既掌握會(huì)計(jì)知識又掌握計(jì)算機(jī)知識、會(huì)計(jì)檔案知識的多面手，以適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)代化的需要。此外，檔案信息化在技術(shù)環(huán)節(jié)方面提高了會(huì)計(jì)信息處理與保存的準(zhǔn)確性及效率，這無疑減輕了檔案管理人員的工作量及心理壓力，有助于會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化存在的一些問題

1.制度層面。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)由于臨床專業(yè)出身，對會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，在會(huì)計(jì)管理工作中未能很好地履行《會(huì)計(jì)法》與《檔案法》，致使很多相配套的檔案管理的規(guī)章制度執(zhí)行不到位，使管理及監(jiān)督等環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞。

2.技術(shù)層面。信息化的會(huì)計(jì)檔案即使被非法修改仍可做到不留痕跡，因此在沒有及時(shí)修訂單位會(huì)計(jì)檔案管理制度與確定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員職責(zé)的情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。此外，缺乏計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人員，影響到檔案信息化的質(zhì)量。

3.人員層面。部分會(huì)計(jì)及檔案人員缺乏責(zé)任心，對檔案資料信息的錄用與保存工作敷衍了事，由于業(yè)務(wù)知識不過關(guān)，不能很好地保管電子化檔案。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)因個(gè)人利益干涉會(huì)計(jì)檔案，使得會(huì)計(jì)信息失真甚至導(dǎo)致檔案的更改或遺失。

三、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的措施

1.更新觀念，完善服務(wù)設(shè)施。

（1）明確會(huì)計(jì)信息化的重要性。明確醫(yī)院負(fù)責(zé)人對醫(yī)院會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性的責(zé)任要求，并從人、財(cái)、物各方面大力支持會(huì)計(jì)檔案信息化。

（2）“規(guī)范操作”是前提。會(huì)計(jì)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都必須按照國家規(guī)定的統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目入帳，并且完全按照國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行登賬、算賬、報(bào)賬，保證輸入電腦的每一個(gè)數(shù)據(jù)都符合規(guī)范化和客觀性的要求，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作的規(guī)范化，同時(shí)還要建立完整的監(jiān)督機(jī)制。

（3）醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案人員應(yīng)當(dāng)適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，以病人為中心，全面建立信息服務(wù)的新觀念，積極采用現(xiàn)代化的服務(wù)手段，增設(shè)現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案工作中的廣泛應(yīng)用，為高效、全面地獲取和利用醫(yī)院現(xiàn)代化所需要的各種會(huì)計(jì)信息提供先進(jìn)的技術(shù)保障。

2.嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題，要求醫(yī)院會(huì)計(jì)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都必須按照國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行。

3.為了加快會(huì)計(jì)檔案信息化的步伐，醫(yī)院要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的作用，必須切實(shí)做好考勤工作，完善藥品、器械、物資的采購驗(yàn)收入庫和領(lǐng)用出庫等各種手續(xù)，建立配套的各種制度，注意做到職責(zé)明確，切實(shí)可行，可操作性強(qiáng)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，補(bǔ)充修訂。同時(shí)還要注重抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，做到有章可循，有章必依，違章必究。建立和加強(qiáng)內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化檢查督促和典型示范，保證會(huì)計(jì)檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映和傳遞真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)信息。還應(yīng)注意做好會(huì)計(jì)檔案的備份工作，以防資料丟失。

4.重視原始記錄與信息共享。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)最原始的記錄，在全社會(huì)“共享信息資源”的信息環(huán)境中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大醫(yī)務(wù)工作者、病人及其家屬和社會(huì)公眾對醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息的利用的要求越來越高。為此，醫(yī)院必須深化信息服務(wù)改革，遵循廣泛與專門相結(jié)合的原則，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案信息化工作，真正為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、社會(huì)公眾行使知情權(quán)服務(wù)。

5.加強(qiáng)綜合能力培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

（1）道德修養(yǎng)。確保會(huì)計(jì)檔案的客觀、完整、真實(shí)和有效性是會(huì)計(jì)行業(yè)職業(yè)道德行為的基本要素。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案信息是不斷豐富和優(yōu)化的，在搜集、形成、歸檔和積累會(huì)計(jì)檔案的過程中，應(yīng)排除利益的影響，做到內(nèi)容客觀真實(shí)、資料完整可靠。

（2）業(yè)務(wù)素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)高度重視并抓好會(huì)計(jì)檔案人員專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)現(xiàn)有人員堅(jiān)持在職培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新知識，引進(jìn)新技術(shù)，努力掌握會(huì)計(jì)檔案、計(jì)算機(jī)等多方面的綜合知識。在醫(yī)院層面，應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)建立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫，最大范圍地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源共享，全面提高醫(yī)院的經(jīng)營服務(wù)水平。

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（作者單位：晉中市第一人民醫(yī)院 山西晉中 030600）

（責(zé)編：李雪）